新時(shí)期檔案管理的規(guī)范化和制度化創(chuàng)新分析

文/鄢虹英

檔案管理的規(guī)范化和制度化優(yōu)化創(chuàng)新管理，能夠保證改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，對(duì)往常的檔案管理制度不一致、檔案管理系統(tǒng)不規(guī)范致使檔案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用不全面等現(xiàn)實(shí)問題進(jìn)行改善，通過導(dǎo)入互聯(lián)網(wǎng)+的技術(shù)支持，以全網(wǎng)通的理念引導(dǎo)，向著檔案管理制度從封閉型轉(zhuǎn)向開放型的轉(zhuǎn)變，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和制度化的創(chuàng)新發(fā)展

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)的有效管理直接影響到各行業(yè)是否能夠直接利用到相關(guān)信息，從而制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展計(jì)劃。檔案管理主要涉及信息數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用，這些工作內(nèi)容直接影響到一個(gè)行業(yè)發(fā)展過程中所需要的大多數(shù)的數(shù)據(jù)資料。但是受傳統(tǒng)思維的影響，當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化和制度化發(fā)展面臨一定的阻礙，傳統(tǒng)的檔案管理行業(yè)不再適用于當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展，檔案實(shí)際使用的價(jià)值不高。隨著時(shí)代的變遷發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理從紙質(zhì)歸檔到電子檔案，其中涉及到對(duì)全部檔案的重新規(guī)劃，對(duì)檔案的存儲(chǔ)、使用以及提高檔案使用程序等制度的重新設(shè)定，但是對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理而言，卻忽視對(duì)檔案管理這一環(huán)節(jié)的重視，使檔案管理逐步演變成企業(yè)可持續(xù)發(fā)展中的薄弱環(huán)節(jié)。

一、新時(shí)期檔案管理的規(guī)范化和制度化現(xiàn)狀

（一）新時(shí)期檔案管理的制度體系較為完善，具體操作執(zhí)行規(guī)范不足

自《中華人民共和國(guó)檔案法》實(shí)施以來，我國(guó)各行業(yè)檔案管理根據(jù)《檔案法》結(jié)合本行業(yè)基本情況，制定了符合實(shí)際的檔案管理制度，從檔案立卷歸檔制度，其中包括綜合管理、設(shè)計(jì)材料、設(shè)計(jì)文件、可行性研究等環(huán)節(jié)，重點(diǎn)歸檔工作在于企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目開展階段形成的不同載體和形式的文件材料，如對(duì)于圖書館而言，歸檔重點(diǎn)是圖書館書籍總體的管理數(shù)據(jù)。在現(xiàn)階段，面對(duì)收集歸檔這一現(xiàn)實(shí)問題，檔案管理人員能夠依據(jù)《檔案法》制定符合實(shí)際情況的檔案管理制度或規(guī)則，對(duì)歸檔內(nèi)容、歸檔重點(diǎn)做出了詳細(xì)說明。但是對(duì)歸檔的程序、歸檔的時(shí)間、歸檔的基本要求等尚未作出明確規(guī)定，導(dǎo)致檔案收集管理出現(xiàn)繁亂現(xiàn)象，對(duì)日后檔案的提取使用造成一定的阻礙。

（二）新時(shí)期檔案保管條件逐漸完善，檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)和庫(kù)房有機(jī)結(jié)合不足

在新技術(shù)手段的影響下，檔案管理的信息化、電子化已經(jīng)是大勢(shì)所趨，經(jīng)過對(duì)電子檔案的查詢可知，當(dāng)前各個(gè)單位所采用的電子檔案管理系統(tǒng)主要分為庫(kù)房館藏、調(diào)閱查找、整理分類和綜合辦公四大版塊，同時(shí)實(shí)現(xiàn)分開管理。而現(xiàn)實(shí)情況在于，庫(kù)房館藏這一模塊存在于虛擬的管理系統(tǒng)中，即一些材料的原件經(jīng)過掃描存儲(chǔ)在這一模塊，同時(shí)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)了完整的防火墻，防止原始檔案材料的丟失，而原件直接通過檔案袋封存，存儲(chǔ)在各個(gè)直接負(fù)責(zé)的辦公室，即隨便一個(gè)辦公室都是檔案的“實(shí)際庫(kù)房”，或是有的企業(yè)將一些基礎(chǔ)設(shè)施不足的空房當(dāng)做檔案庫(kù)房，不考慮電子檔案存儲(chǔ)和紙質(zhì)原件之間的一致性，當(dāng)需要原件提供支持時(shí)，難以找到原始文件，只能找到電子版的，缺少說服力。

（三）新時(shí)期檔案管理人員的學(xué)歷有所提升，管理的先進(jìn)性不足

目前，我國(guó)各大高校已經(jīng)普遍開設(shè)了檔案管理相關(guān)專業(yè)，使得各個(gè)行業(yè)的檔案管理工作人員的學(xué)歷80%達(dá)到本科學(xué)歷及以上，這同檔案管理的規(guī)范化和制度化的趨勢(shì)相符合。但是時(shí)代的變化，一些系統(tǒng)技術(shù)或是管理理念的不同，要求檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)更加綜合化發(fā)展，因此當(dāng)前檔案管理的規(guī)范化和制度化相關(guān)工作開展過程中存在積極性不足和專職人員不足的現(xiàn)象，已經(jīng)嚴(yán)重影響到檔案管理制度和各個(gè)環(huán)節(jié)整體優(yōu)化工作的進(jìn)一步開展。

（四）新時(shí)期檔案管理工作的相關(guān)指導(dǎo)和監(jiān)督部門互動(dòng)性不足，檔案管理缺少整體規(guī)范

目前檔案管理部門一直按照“邊收集邊整理”的方式收集材料，對(duì)于遺漏的材料不能及時(shí)找相關(guān)部門補(bǔ)齊，相關(guān)材料立卷時(shí)出現(xiàn)雜亂、無序的現(xiàn)象，又因檔案管理人員主要由各個(gè)部門自行組成，缺少專職檔案專業(yè)人員對(duì)各個(gè)歸檔工作進(jìn)行監(jiān)察，對(duì)歸檔材料是否齊全進(jìn)行全面審查。另一方面是檔案管理的行政部門與各個(gè)項(xiàng)目的執(zhí)行者溝通較少，項(xiàng)目執(zhí)行中的隱蔽材料信息需要檔案行政部門進(jìn)行協(xié)商，相關(guān)部門需要及時(shí)介入進(jìn)行檔案收集歸檔的完整性以及檔案信息的準(zhǔn)確性的監(jiān)督。

二、新時(shí)期檔案管理的規(guī)范化和制度化現(xiàn)狀的原因分析

（一）新時(shí)期檔案管理制度執(zhí)行度和后續(xù)保證不足，規(guī)范化管理流于表面

《檔案法》已經(jīng)實(shí)施多年，各個(gè)行業(yè)的檔案管理制度都是按照這一法律法規(guī)來進(jìn)行規(guī)則的細(xì)化。隨著行業(yè)在各個(gè)階段中戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型發(fā)展，檔案管理制度也需要進(jìn)行重新優(yōu)化更新，而實(shí)際上，不論是企業(yè)還是高校，在檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則的設(shè)定下，都是按照原先的細(xì)則進(jìn)行進(jìn)一步的改善，真正能夠統(tǒng)籌行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)、現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行實(shí)施細(xì)則更新的企業(yè)少之又少?；蚴羌幢惆凑兆陨硖攸c(diǎn)以及社會(huì)需求制定的檔案管理制度，卻在執(zhí)行過程中缺少基本的保障。如檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)需要經(jīng)費(fèi)保障，對(duì)于檔案管理人員而言，要求其能夠?qū)嵤虑笫恰⑴c時(shí)俱進(jìn)，必須對(duì)外進(jìn)行檔案管理的相關(guān)技術(shù)和理念的交流學(xué)習(xí)，同樣需要后續(xù)保障支持。

（二）檔案管理缺少與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理人員

目前，檔案管理的規(guī)范化和制度化發(fā)展進(jìn)程要求檔案收集、歸檔等工作能夠在行業(yè)發(fā)展后期發(fā)揮主要的作用，這決定了檔案管理所發(fā)揮的效能是長(zhǎng)期的，即一些檔案管理人員可能不能看到其收集歸檔的信息發(fā)揮作用。而當(dāng)前各行業(yè)的檔案管理工作中，由于檔案信息的時(shí)效性原因，致使很多單位都忽視檔案管理人員，或是聘請(qǐng)兼職的檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。在此階段，檔案整體性的收集和收集工程、收集內(nèi)容的復(fù)雜性容易被檔案管理人員所忽視，而且檔案管理人員不能夠正確對(duì)待各種檔案資料的價(jià)值，在歸檔工作中有所偏頗，造成檔案管理制度化和規(guī)范化程度受到影響。

（三）檔案管理的信息化程度難以同傳統(tǒng)檔案管理方式相結(jié)合

檔案管理的信息化是大勢(shì)所趨，但是大多數(shù)行業(yè)中的檔案管理仍存在傳統(tǒng)的管理方式，如庫(kù)房管理、檔案室管理等等。在新時(shí)期的推動(dòng)下，很多行業(yè)在制定戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)，都要求檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息規(guī)范化管理，卻忽視與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，主要表現(xiàn)為一味執(zhí)行電子檔案管理，庫(kù)房中存在的舊的檔案資料未能及時(shí)錄入電子檔案系統(tǒng)中，同時(shí)傳統(tǒng)的庫(kù)房檔案未能進(jìn)行進(jìn)一步更新，即出現(xiàn)檔案管理的分級(jí)發(fā)展，由此造成庫(kù)房管理的不足等問題。

三、新時(shí)期檔案管理的規(guī)范化和制度化創(chuàng)新的渠道

（一）全行業(yè)內(nèi)提高檔案管理專業(yè)知識(shí)及管理能力

全行業(yè)內(nèi)提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知，不僅可以改善檔案管理工作中執(zhí)行力不足的問題，還可以全面提高檔案管理工作的規(guī)范性，保證檔案資料收集和歸檔的專業(yè)性。第一，明確檔案管理規(guī)范化和制度化的相關(guān)理念，即改變傳統(tǒng)中對(duì)于檔案管理規(guī)范化和制度化屬于檔案管理部門的片面理念，要求企業(yè)或是高校等能夠全面投入到檔案管理活動(dòng)中，如在企業(yè)營(yíng)銷部門要為檔案行政部門及時(shí)提供有效且有用的資料，并且對(duì)行政部門的檔案收集情況進(jìn)行監(jiān)督，達(dá)到查漏補(bǔ)缺的目的；第二，要求能夠在檔案管理的規(guī)范化和制度化的創(chuàng)新工作中提供支持，如經(jīng)費(fèi)支持，保證檔案管理系統(tǒng)能夠得到更新，提高檔案管理人員的專業(yè)技能。

（二）增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，轉(zhuǎn)變檔案管理職能

在檔案管理的規(guī)范化和制度化過程中，檔案管理人員往往把檔案管理工作當(dāng)做是行業(yè)發(fā)展的資料收集，在檔案資料收集管理中，往往代入主觀意識(shí)，對(duì)檔案管理的內(nèi)容和重點(diǎn)進(jìn)行無意識(shí)的側(cè)重，這大大偏離檔案管理的規(guī)范化原則，因而要求增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)意識(shí)，即本著檔案資料的服務(wù)性質(zhì)，按照規(guī)章制度辦事，對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行客觀的歸檔和存儲(chǔ)，同時(shí)要求能夠?qū)胫鲃?dòng)服務(wù)意識(shí)，做好檔案的指導(dǎo)、監(jiān)管和協(xié)調(diào)工作。

（三）提升檔案管理人員的素質(zhì)

檔案是一種稀缺的信息資源，是由各行業(yè)在發(fā)展過程中積累下來的信息財(cái)富。要求檔案管理人員能夠?qū)n案信息進(jìn)行收集、歸納并且能夠保證這筆信息財(cái)富在后續(xù)發(fā)展過程中及時(shí)出現(xiàn)為發(fā)展提供幫助。這就要求檔案的完整性、安全性和使用性。在新時(shí)期，要求對(duì)檔案管理人員進(jìn)行再培訓(xùn)，迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”的檔案管理趨勢(shì)，適應(yīng)信息化、數(shù)字化以及檔案信息共享的發(fā)展。