靖 昉 王新鎖

2017年底，山西省已經(jīng)基本完成了承包地確權(quán)登記頒證工作。確權(quán)檔案管理工作是確權(quán)工作的重要組成部分，現(xiàn)結(jié)合工作實際，淺談對土地確權(quán)檔案管理的體會。

土地確權(quán)檔案的整理方法

綜合管理類檔案整理方法。工作形成的綜合管理類文件材料，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，以“件”為單位進行整理，具體整理流程如下：（1）確定“件”；（2）裝訂；（3）按保管期限分類；（4）文件排列；（5）文件編號；（6）編制歸檔文件目錄；（7）編制盒內(nèi)文件目錄；（8）裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表；（9）錄入管理軟件。

確權(quán)登記類檔案整理方法。農(nóng)戶承包地確權(quán)登記頒證檔案的整理以戶為單位，將每戶所有材料集中在一起，組成一卷。具體流程如下：（1）組卷；（2）排列；（3）編號；（4）編制卷內(nèi)文件目錄；（5）填寫卷內(nèi)備考表；（6）填寫案卷封面；（7）檔案數(shù)字化；（8）裝訂案卷；（9）案卷排列；（10）編制案卷號；（11）編制案卷目錄；（12）裝盒；（13）錄入管理軟件。

糾紛調(diào)處類檔案整理方法。糾紛調(diào)處類檔案，應(yīng)單獨立卷歸檔。具體流程如下：（1）組卷；（2）裝訂；（3）案件排列；（4）案件編號；（5）編制卷內(nèi)文件目錄；（6）編制案卷目錄；（7）裝盒并填制盒脊、盒內(nèi)備考表；（8）錄入管理軟件。

特殊載體類檔案整理方法。特殊載體主要為照片檔案和電子檔案。在每項活動的照片形成后，將照片存放在事先準(zhǔn)備好的“照片檔案冊”內(nèi)，照片的排列要保持工作活動的有機聯(lián)系。對每張照片要寫出文字說明，其內(nèi)容包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。電子檔案的整理按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》進行。電子文件元數(shù)據(jù)和使用管理信息系統(tǒng)采集、儲存的專業(yè)數(shù)據(jù)及航空照片、遙感數(shù)據(jù)等一并歸檔保存。

土地確權(quán)檔案管理的重點

資料收集齊全完整是基礎(chǔ)。收集資料過程中務(wù)必保證齊全完整，真實可靠，這是檔案資料來源的第一步，是最基礎(chǔ)的工作，也是最重要的環(huán)節(jié)?？h級負責(zé)確權(quán)方案、政策制定、檢查驗收等檔案的收集整理；鄉(xiāng)級負責(zé)在土地確權(quán)過程中本級形成的過程文件、統(tǒng)計報表、各村方案，糾紛調(diào)處等檔案資料的收集整理。村級負責(zé)本村承包溯源、歷史文件、過程材料、糾紛調(diào)處、權(quán)源變動等檔案資料的收集整理；測繪隊負責(zé)各村的確權(quán)方案、農(nóng)戶信息、地塊信息、確權(quán)過程資料的收集整理。

資料質(zhì)量符合要求是關(guān)鍵。土地確權(quán)歸檔資料必須是原件，文件材料要字跡工整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、圖樣清晰、容易辨別；所有歸檔的文件材料必須經(jīng)過嚴(yán)格審查，做到手續(xù)完備，簽字、蓋章、日期等必須齊全規(guī)范；一律用黑色中性筆填寫；照片、聲像及其他非紙質(zhì)檔案要配以相應(yīng)的目錄和文字說明，并確保載體有效。

整理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一是前提。確權(quán)登記類中具體涉及農(nóng)戶的有關(guān)確權(quán)申請、身份信息、確認權(quán)屬、實地勘界、界限表、登記和權(quán)證審核發(fā)放等文件材料，應(yīng)按“一戶一卷”整理歸檔。從案卷封面到卷內(nèi)文件目錄，頁碼編寫、裝訂及檔案盒尺寸等，都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一制定，確保內(nèi)容完整，歸檔齊全。

業(yè)務(wù)指導(dǎo)精準(zhǔn)到位是重點。檔案部門要根據(jù)本縣（市、區(qū)）土地確權(quán)工作進展和實際情況，第一時間介入，全程參與指導(dǎo)。在成立工作隊伍、制定分類方案編號、熟練歸檔流程、明確歸檔質(zhì)量等方面，先行確立試點，全程參與指導(dǎo)，強化實務(wù)操作，提供現(xiàn)場培訓(xùn)，以便發(fā)揮示范引導(dǎo)作用，以點帶面，整體推進。