新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

吳 芳

（441600 保康縣道路運輸管理所 湖北 襄陽）

1 城建檔案工作現(xiàn)存的一些問題

1.1 工作人員業(yè)務(wù)水平不高

我國的城建檔案管理相關(guān)工作起步比較晚，雖然經(jīng)過前期的發(fā)展也形成了以城建檔案館為核心，以基建部門、城建檔案室和基層檔案室為基礎(chǔ)的建構(gòu)體系。但由于受到歷史沿革的影響，城建檔案的相關(guān)理論研究不夠深入和貼近實際，也不能很好地適應(yīng)城市化的發(fā)展節(jié)奏和步伐。其中，比較突出的問題就是不少城建檔案管理工作者業(yè)務(wù)水平不高，沒有熟練掌握計算機技術(shù)，對于大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)等先進(jìn)知識更是了解甚少。工作人員整體素質(zhì)水平不高的這種情況，不僅容易導(dǎo)致城建檔案管理工作和社會發(fā)展大環(huán)境相脫節(jié)，還會嚴(yán)重阻礙自身的健康發(fā)展和進(jìn)步。

1.2 檔案設(shè)備信息化管理下的殘余風(fēng)險

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，我們已經(jīng)徹底進(jìn)入了信息時代，城建檔案都在進(jìn)行信息化建設(shè)，逐步走數(shù)字化發(fā)展的道路。這種管理方式更方便，但隨之而來的存在潛在的威脅。技術(shù)是發(fā)達(dá)的，但它不能消除這些風(fēng)險因素。城建檔案信息數(shù)字化帶來了便利和安全隱患。很多時候我們已經(jīng)采取了保護措施，但我們不能避免危險的發(fā)生。然而，對于檔案信息的管理，有必要向數(shù)字化方向邁進(jìn)，避免在此過程中出現(xiàn)風(fēng)險，并進(jìn)行風(fēng)險防范和控制。

1.3 管理效益未能充分體現(xiàn)

城建檔案管理工作的開展，雖然不能夠產(chǎn)生直接的經(jīng)濟價值，不過其具有較強的服務(wù)功能，為群眾和企業(yè)等提供了極大的便利。在具體工作中，通過科學(xué)化管理，為相關(guān)建設(shè)部門，提供相應(yīng)的服務(wù)，避免發(fā)生重復(fù)建設(shè)以及資源浪費問題，最終產(chǎn)生間接經(jīng)濟效益。不過從實際情況來說，由于管理滯后，使得城建檔案管理工作效益未能充分體現(xiàn)。

2 新時期背景下如何創(chuàng)新城建檔案管理工作

2.1 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

①要采取技術(shù)手段實現(xiàn)現(xiàn)有檔案的數(shù)字化，收集、整合、存儲各類城建檔案管理電子文檔，并且納入統(tǒng)一的信息庫中。②實施城建檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施等的建設(shè)工作。③要培養(yǎng)專業(yè)的信息化檔案管理隊伍，并儲備信息化管理人才，為提高城建檔案管理工作的信息化打好基礎(chǔ)。④還要制定相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。對電子檔案、信息化資源的搜集、存儲和查詢等工作制定具體流程，保證城建檔案管理的信息化工作有序進(jìn)行。

2.2 制定健全檔案管理利用體系

城建檔案開發(fā)利用工作必須要堅持落實統(tǒng)一集中管理原則，必須遵循檔案形成的基本規(guī)律，由城建檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，各部門經(jīng)辦的需要歸檔的材料應(yīng)當(dāng)向城建檔案部門移交，禁止出現(xiàn)分散保存的現(xiàn)象。應(yīng)當(dāng)構(gòu)建更加科學(xué)合理的城建檔案材料歸檔機制，把城建過程中各項工程項目施工中形成的各類文件材料都納入其中。同時，歸檔機制需要表現(xiàn)出較強的科學(xué)性、合理性特征，不但要與時俱進(jìn)，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合城建中施工具體情況，需要清楚規(guī)定歸檔時間、歸檔要求及其他歸檔標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 強化城建檔案管理人員的培養(yǎng)工作

首先，做好工作人員的技能培訓(xùn)。在日常管理工作中，為了使管理人員更好地適應(yīng)當(dāng)前的城建檔案管理工作，需要從工作實際出發(fā)，定期組織管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高其技能水平。在具體培訓(xùn)中，要結(jié)合數(shù)字化檔案管理模式的工作需求，組織檔案管理人員學(xué)習(xí)計算機知識和技能，使其能夠熟練做好數(shù)字化檔案管理工作。其次，要強化法律知識宣傳力度。借鑒上述的法律案件經(jīng)驗，為了強化城建檔案管理工作，要注重法律知識的宣傳。邀請法律專業(yè)人員，利用微信或者QQ群等傳播媒介，或者現(xiàn)場宣傳的方式，面向城建檔案管理工作人員，開展法律知識傳播，增強工作人員的法律意識，使其能夠嚴(yán)格遵循法律法規(guī)，規(guī)范自身的行為，避免發(fā)生上述情況。最后，要增強工作人員的服務(wù)意識。作為城建檔案管理工作的主要負(fù)責(zé)人，工作人員的態(tài)度和能力水平，直接影響著此項工作的具體落實質(zhì)量?；诖耍枰⒅嘏囵B(yǎng)工作人員的服務(wù)意識，使其能夠為相關(guān)主體提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.4 強化信息化城建檔案管理工作的安全保障

傳統(tǒng)城建檔案管理工作以紙質(zhì)媒介為主，所以安全方面的隱患較多，水患、火災(zāi)、空氣過于潮濕等，都可能會導(dǎo)致檔案受損，而且容易發(fā)生檔案遺失的情況。信息化城建檔案管理工作的檔案資料的存儲都集中在硬盤中，體積非常小巧，安全性有所提升，不過其同樣可能會因為環(huán)境或是其他因素而發(fā)生安全問題。為此，必須要強化信息化城建檔案管理工作的安全保障，一方面要為信息化城建檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器打造良好的環(huán)境條件，控制好室內(nèi)溫度、濕度，注意防水、防火，另一方面更要加強對黑客、木馬、病毒的防范，制定嚴(yán)格的上機安全規(guī)范，相關(guān)工作人員只能使用自己的工作號登錄系統(tǒng)，不能隨意插用來歷不明的可移動存儲設(shè)備，定時對檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行異地備份，如果檔案出現(xiàn)了意外丟失、損壞的情況，以便恢復(fù)數(shù)據(jù)。

3 結(jié)束語

城建檔案是一個城市發(fā)展足跡的再現(xiàn)和記錄，它不僅承載著城市的記憶，還是城市持續(xù)健康發(fā)展的重要依據(jù)。然而，當(dāng)前在城建檔案的管理工作中出現(xiàn)了一些問題，影響著整體的工作質(zhì)量。必須樹立創(chuàng)新意識，通過創(chuàng)新管理思想和手段，提高工作人員業(yè)務(wù)能力，提升檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)等手段，才能不斷提升城建檔案管理工作的質(zhì)量和效率，為城市發(fā)展和社會進(jìn)步提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)?；诖?，以上內(nèi)容就新時期如何創(chuàng)新城建檔案管理工作進(jìn)行了分析。