行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)思路探討

張雪梅

摘要：伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息化已經(jīng)普及到社會(huì)的各個(gè)層面。行政事業(yè)單位內(nèi)部存在著人員眾多、賬目復(fù)雜、工作繁重等問(wèn)題，之前的人工管理的弊端已經(jīng)逐漸暴露出來(lái)，因而在行政事業(yè)單位內(nèi)部控制中運(yùn)用信息化的管理方式是十分有必要的。信息化管理不但可以提高行政事業(yè)單位的工作效率，還可以有效地降低其經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)?！缎姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》實(shí)行和落地的關(guān)鍵渠道便是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化。本位對(duì)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)要處理的重要問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的思路。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；內(nèi)部控制；思路探討

一、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)要處理的重要問(wèn)題

1.內(nèi)部控制信息化的范疇及邊緣

《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》表明，單位層面內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制是行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的范疇。單位層面內(nèi)部控制大多數(shù)是“軟”控制，包含職能部門(mén)控制、職業(yè)道德培訓(xùn)、崗位職責(zé)分工等，要運(yùn)用信息系統(tǒng)去實(shí)施這類(lèi)控制幾乎是不可能的，應(yīng)該借助單位日常管理和文化建設(shè)等。業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制大多數(shù)是“硬”控制，包含預(yù)算業(yè)務(wù)控制、政府采購(gòu)業(yè)務(wù)控制、收入業(yè)務(wù)控制、建設(shè)項(xiàng)目控制、資產(chǎn)業(yè)務(wù)控制等，可以借助把控制點(diǎn)插入到詳細(xì)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)的方式，來(lái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制。除此之外，針對(duì)《單位內(nèi)控規(guī)范》規(guī)定的“評(píng)估與監(jiān)督”，可以把內(nèi)部控制評(píng)估及監(jiān)督過(guò)程、內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告、內(nèi)部控制自我評(píng)價(jià)等導(dǎo)入信息系統(tǒng)中，進(jìn)行信息化管理，從而有利于管理人員對(duì)本單位內(nèi)部控制的評(píng)估和整治進(jìn)程進(jìn)行追蹤。

2.內(nèi)部控制信息化和現(xiàn)有信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)

在進(jìn)行內(nèi)部控制信息化之前，單位已經(jīng)設(shè)立了業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，并且已將其投入使用，這有效地滿(mǎn)足了一些管理控制的需求。但是因?yàn)闅v史原因及技術(shù)環(huán)境的不斷改變，這些系統(tǒng)所運(yùn)用的信息結(jié)構(gòu)是不大一樣的，所以?xún)?nèi)部控制信息化要在容納當(dāng)前信息系統(tǒng)的技術(shù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)功能的前提下，做好相應(yīng)的重新改造、升級(jí)與組合。

3.內(nèi)部控制信息化建設(shè)的組織和執(zhí)行

行政事業(yè)單位和大部分的企業(yè)是不一樣的，它一般不設(shè)立內(nèi)部控制專(zhuān)業(yè)部門(mén)，相應(yīng)的工作通常都是交給財(cái)會(huì)部門(mén)處理。但是實(shí)際上，內(nèi)部控制信息化的組織和執(zhí)行需要財(cái)會(huì)部門(mén)和信息部門(mén)共同參與。所以，行政事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)單位負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)會(huì)部門(mén)與信息部門(mén)詳細(xì)執(zhí)行、每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)一同參與的專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，為內(nèi)部控制信息化建設(shè)的有序開(kāi)展提供了保障。

二、行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的重要思路

根據(jù)內(nèi)部控制的理論研究和實(shí)踐探索可以看出，其概念外部邊緣正在慢慢拓寬，單位管理控制的每個(gè)方面均為其內(nèi)容。所以，行政事業(yè)內(nèi)部控制信息化應(yīng)該把單位管理控制作為出發(fā)點(diǎn)，進(jìn)而掌控全局。依據(jù)這個(gè)理念，筆者建立了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的運(yùn)用結(jié)構(gòu)。該系統(tǒng)由收集系統(tǒng)、風(fēng)險(xiǎn)剖析系統(tǒng)、監(jiān)督系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、決策系統(tǒng)等構(gòu)成，借助控制流和信息流與政府購(gòu)置系統(tǒng)、部門(mén)預(yù)算系統(tǒng)、國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行合成。信息網(wǎng)絡(luò)、操作平臺(tái)、計(jì)算機(jī)設(shè)備與數(shù)據(jù)庫(kù)均為信息化環(huán)境的組成部分。該環(huán)境是內(nèi)部控制系統(tǒng)及時(shí)獲取、儲(chǔ)藏、傳輸信息的技術(shù)環(huán)境的提供者。

1.控制對(duì)象

單位發(fā)生的一切經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或者業(yè)務(wù)流程均為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)的控制對(duì)象。業(yè)務(wù)流程由業(yè)務(wù)活動(dòng)構(gòu)成，不僅包含平常管理中的所有活動(dòng)，還包含單調(diào)詳細(xì)的活動(dòng)，例如材料購(gòu)買(mǎi)、經(jīng)費(fèi)報(bào)銷(xiāo)、資產(chǎn)管理、合同審查等。業(yè)務(wù)流程存在于政府購(gòu)置系統(tǒng)、部門(mén)預(yù)算系統(tǒng)、國(guó)庫(kù)支付系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)等主要業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，通過(guò)資金流和物流的流轉(zhuǎn)形成相應(yīng)的信息流。

2.采集系統(tǒng)

采集系統(tǒng)是搜集控制對(duì)象行動(dòng)結(jié)果信息的子系統(tǒng)。在單位管理活動(dòng)中，及時(shí)收集與獲取單位經(jīng)營(yíng)過(guò)程產(chǎn)出現(xiàn)的信息，以一定的處置規(guī)則為依據(jù)進(jìn)行相應(yīng)的加工和處理，并且根據(jù)相應(yīng)的格式儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)中，為風(fēng)險(xiǎn)剖析系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支撐是該系統(tǒng)的根本功能。采集系統(tǒng)的信息收集是全自動(dòng)的，包含業(yè)務(wù)信息和會(huì)計(jì)信息。因?yàn)榭刂频男仕胶唾|(zhì)量水平會(huì)受到采集信息速率和數(shù)額的直接影響，所以在信息化環(huán)境之下要先設(shè)定收集的內(nèi)容，為采集活動(dòng)信息的完整性與實(shí)時(shí)性提供保障。

3.規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)

規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)是由內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、結(jié)構(gòu)及體制所規(guī)定的控制指示和程序構(gòu)成的數(shù)據(jù)庫(kù)。以規(guī)則的架構(gòu)為劃分依據(jù)，可以把控制規(guī)則劃分為結(jié)構(gòu)化規(guī)則和非結(jié)構(gòu)化規(guī)則。結(jié)構(gòu)化規(guī)則可以利用結(jié)構(gòu)化語(yǔ)言敘述并且插入到信息系統(tǒng)里面，支撐自動(dòng)控制；非結(jié)構(gòu)性規(guī)則沒(méi)有具體的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，各單位可以有自己的理解，所以該控制是需要有人參與的。

4.風(fēng)險(xiǎn)剖析系統(tǒng)

風(fēng)險(xiǎn)剖析風(fēng)險(xiǎn)負(fù)責(zé)比較并剖析數(shù)據(jù)庫(kù)中取出的體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)信息和規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)里面的控制標(biāo)準(zhǔn)或者準(zhǔn)則，若控制對(duì)象與制定的準(zhǔn)則與標(biāo)準(zhǔn)不符，則把信息傳送到控制系統(tǒng)，進(jìn)而組織有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展或者提醒有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)已經(jīng)與制定的標(biāo)準(zhǔn)與準(zhǔn)則不符。

5.控制系統(tǒng)

控制系統(tǒng)以風(fēng)險(xiǎn)剖析系統(tǒng)反映的控制指示為依據(jù)，讓管理者在其控制范圍內(nèi)對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)展開(kāi)控制。柔性控制和剛性控制是控制指示的兩個(gè)分類(lèi)。柔性控制是非結(jié)構(gòu)化控制規(guī)則的結(jié)果，剛性控制是結(jié)構(gòu)化控制規(guī)則的結(jié)果。在柔性控制的狀況之下，系統(tǒng)運(yùn)用自動(dòng)提醒的方法來(lái)提示管理人員進(jìn)入控制過(guò)程，讓管理人員來(lái)處理相應(yīng)的偏差；在剛性控制狀況之下，系統(tǒng)直接阻斷經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)控制。

6.監(jiān)督系統(tǒng)

監(jiān)督系統(tǒng)要監(jiān)測(cè)和督察內(nèi)部控制實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)與結(jié)果，也就是要比較單位經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的結(jié)果和單位戰(zhàn)略計(jì)劃，并且定期向單位管理當(dāng)局匯報(bào)比較結(jié)果，對(duì)內(nèi)部控制的成效進(jìn)行剖析，這將有利于單位管理當(dāng)局對(duì)內(nèi)部控制政策進(jìn)行實(shí)時(shí)的整改，進(jìn)而順應(yīng)變幻無(wú)常的內(nèi)外部環(huán)境。

7.決策系統(tǒng)

決策系統(tǒng)是在監(jiān)督系統(tǒng)的根基上合理運(yùn)用聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)剖析（OLAP）、數(shù)據(jù)挖掘（DW）等協(xié)助決策技術(shù)，為單位領(lǐng)導(dǎo)在制定內(nèi)部控制計(jì)劃的過(guò)程中提供必需的數(shù)據(jù)支撐。決策系統(tǒng)是單位實(shí)行戰(zhàn)略控制的支持體系，其通過(guò)單位的長(zhǎng)期策劃和計(jì)劃指標(biāo)來(lái)擬定控制標(biāo)準(zhǔn)，并且以現(xiàn)實(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中的數(shù)據(jù)剖析為有關(guān)依據(jù)，做好擬定標(biāo)準(zhǔn)和調(diào)節(jié)計(jì)劃的有關(guān)工作。