淺談供電企業(yè)營銷基礎(chǔ)資料檔案規(guī)范管理

王曼玲

摘 要：為了保證供電企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，應(yīng)加強(qiáng)自身基礎(chǔ)資料檔案管理，結(jié)合供電企業(yè)的營銷情況以及發(fā)展戰(zhàn)略等制定規(guī)范的資料檔案管理，這些搜集的資料也將作為供電企業(yè)發(fā)展的主要參考數(shù)據(jù)。從當(dāng)前的供電企業(yè)營銷基礎(chǔ)資料檔案管理的情況分析來看，還存在不規(guī)范的現(xiàn)象，直接影響到資料檔案管理質(zhì)量。針對這種現(xiàn)象必須采取有效的整改措施，并嚴(yán)格遵循著國家發(fā)展的相關(guān)條例，認(rèn)真完善供電企業(yè)營銷基礎(chǔ)資料檔案管理的相關(guān)規(guī)范，并將其嚴(yán)格落實(shí)下去，不斷提升資料檔案的規(guī)范管理水平，為供電企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供保障。

關(guān)鍵詞：供電企業(yè)；營銷基礎(chǔ)；資料檔案；規(guī)范管理

客戶的檔案資料的收集歸檔是供電企業(yè)營銷管理工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)。它既有與其他行業(yè)相同的文書、科技、財(cái)務(wù)、基建等檔案類別，又有獨(dú)特的、真正具有供電企業(yè)行業(yè)特色的營銷基礎(chǔ)資料檔案。隨著電力行業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的不斷發(fā)展，客戶的維權(quán)意識日益增強(qiáng)，為了確?？蛻糍Y料的完整、安全和有效利用，最大限度地延長營銷基礎(chǔ)資料檔案壽命，為進(jìn)一步提高供電集約化服務(wù)管理，保護(hù)好企業(yè)合法權(quán)益，必要時(shí)提供解決客戶發(fā)生業(yè)務(wù)糾紛或法律問題時(shí)的重要依據(jù)，因此，建立健全營銷基礎(chǔ)資料檔案規(guī)范管理的有效機(jī)制，則具有特別重要的社會意義和現(xiàn)實(shí)意義。

主要內(nèi)容

申請報(bào)裝資料

高壓三相用電客戶

一是單位證明及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；二是項(xiàng)目審批文件復(fù)印件；三是用電地址產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件；四是產(chǎn)權(quán)主和法人身份證復(fù)印件；五是國土規(guī)劃部門批準(zhǔn)的征地紅線四至圖復(fù)印件；六是建設(shè)工程施工許可證復(fù)印件；七是產(chǎn)權(quán)主擔(dān)保證明、租賃合同（如土地屬租用）；八是《高壓用電報(bào)裝單》；九是《電力工程委托書》；十是《10KV專用變壓器報(bào)裝答復(fù)書》；十一是驗(yàn)收送電資料。

低壓三相用電客戶

一是單位證明及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；二是項(xiàng)目審批文件復(fù)印件；三是用電地址產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件；四是產(chǎn)權(quán)主和法人身份證復(fù)印件；五是國土規(guī)劃部門批準(zhǔn)的征地紅線圖復(fù)印件；六是建設(shè)工程施工許可證復(fù)印件；七是產(chǎn)權(quán)主擔(dān)保證明、租賃合同（如土地屬租用）；八是驗(yàn)收送電資料。

高層、成幢住宅小區(qū)客戶

一是單位證明及營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件；二是項(xiàng)目審批文件復(fù)印件；三是法人身份證復(fù)印件；四是建設(shè)工程施工許可證復(fù)印件；五是國土規(guī)劃部門批準(zhǔn)的征地紅線圖復(fù)印件；六是高層、成幢住宅小區(qū)配套的供配電設(shè)施情況；七是《10KV專用變壓器報(bào)裝答復(fù)書》；八是驗(yàn)收送電資料。

低壓單相照明用電報(bào)裝手續(xù)

一是報(bào)裝申請單；二是身份證復(fù)印件；三是房產(chǎn)證復(fù)印件。

客戶信息綜合資料

第一，高壓專變客戶基礎(chǔ)資料檔案內(nèi)容包括：客戶名稱、用電地址、用電戶號、主供線路名稱、備用線路名稱、負(fù)荷類別、電價(jià)類別、變壓器臺數(shù)、各臺容量、總?cè)萘?、安裝形式（室內(nèi)、臺架、箱式）、計(jì)量方式、PT、CT、倍率、自備發(fā)電機(jī)臺數(shù)及各臺容量、保護(hù)方式、高壓配電柜名稱、型號、低壓配電柜名稱、型號、無功補(bǔ)償柜型號、電容器組數(shù)及容量、生產(chǎn)班次、產(chǎn)品名稱、季節(jié)影響、負(fù)荷高峰期、企業(yè)負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話、電工負(fù)責(zé)人姓名、聯(lián)系電話，進(jìn)網(wǎng)電工證編號，電費(fèi)告知方式、電氣設(shè)備試驗(yàn)時(shí)間、增容、減容、銷戶、遷址、電價(jià)改類、更名、過戶、換表等資料。

第二，低壓三相客戶基礎(chǔ)資料檔案的主要內(nèi)容包括：客戶名稱及聯(lián)系電話、用電地址、用電戶號、主供公用變壓器名稱、電價(jià)類別、增容、減容、銷戶、遷址、電價(jià)改類、更名、過戶、換表等資料。

第三，低壓單相客戶基礎(chǔ)資料檔案的主要內(nèi)容包括：客戶名稱及聯(lián)系電話、用電地址、用電戶號、電價(jià)類別、增容、減容、銷戶、遷址、電價(jià)改類、更名、過戶、換表等資料。

供用電合同資料

其他服務(wù)資料

管理現(xiàn)狀

高壓客戶

由一級機(jī)構(gòu)市局市場部負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔、立卷并保管；客戶服務(wù)部協(xié)助建立高壓客戶的營銷基礎(chǔ)資料檔案的管理工作。

低壓客戶

由于歷史遺留的客觀原因，汕頭供電局在低壓供電業(yè)務(wù)的管理上由金平、龍湖、濠江等四個(gè)區(qū)級供電局負(fù)責(zé)，分別與行政區(qū)域上的金平區(qū)、龍湖區(qū)、濠江區(qū)相對應(yīng)。因此，在營銷基礎(chǔ)資料檔案管理上，同步實(shí)行以“區(qū)局”為管理單位的模式，即各個(gè)區(qū)級供電局分別負(fù)責(zé)各自轄區(qū)內(nèi)的營銷基礎(chǔ)資料檔案的收集、整理、分類、建檔、保管、利用服務(wù)等綜合管理功能。

存在問題

在各個(gè)區(qū)級供電局關(guān)于低壓客戶基礎(chǔ)檔案資料的管理過程中，基本上配合營銷系統(tǒng)的流程，主要采用以時(shí)間順序?yàn)橹鳌⒎诸惐９転檩o的建檔形式。這種建檔形式具有明顯的優(yōu)缺點(diǎn)：

優(yōu)點(diǎn)

1.日常收集比較方便；2.分類方法簡單；3.整理工作量較輕；4.已經(jīng)形成一定規(guī)模的歸檔資料。

缺點(diǎn)

1.基礎(chǔ)資料檔案收集與營銷系統(tǒng)登記管理不同步，契合性有待提高；2.利用時(shí)查找困難。需要在營銷系統(tǒng)上查詢具體客戶基本資料后，再根據(jù)相關(guān)提示分別到檔案室查找相關(guān)年度或月份中的具體類別，才能找出所需要的目標(biāo)檔案資料；3.未能較好反映客戶歷史記錄，不符合營銷稽查的要求；4.已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了的跨區(qū)報(bào)裝業(yè)務(wù)，因?yàn)榉帧皡^(qū)局”的管理增加了營銷基礎(chǔ)資料檔案的難度。

解決思路

根據(jù)國家能源部1991年3月份頒發(fā)的《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》的分類項(xiàng)目中，營銷基礎(chǔ)資料檔案基本上涵蓋了“經(jīng)營管理”類別下的大部分內(nèi)容，是“用電營業(yè)”及“農(nóng)村電網(wǎng)及農(nóng)電管理”兩大類目所概括的主要內(nèi)容。經(jīng)過了近30年來電力體制改革的不斷發(fā)展，《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》中關(guān)于營銷基礎(chǔ)資料檔案的分類已經(jīng)有一部分不太適應(yīng)目前供電企業(yè)營銷規(guī)范管理的需要。

電力體制的改革，其實(shí)是我國從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)變的改革，是電力企業(yè)從壟斷走向競爭的改革，歸根結(jié)底其實(shí)就是一個(gè)逐步確立電力企業(yè)市場地位的改革過程。

作為供電企業(yè)，始終應(yīng)該圍繞“企業(yè)”二字來定位。既然是企業(yè)，就不可避免地面臨著市場競爭、經(jīng)營效益、企業(yè)決策等企業(yè)行為。如果從這一角度來分析，那么電力營銷應(yīng)該就是供電企業(yè)重要核心業(yè)務(wù)之一，電力營銷工作的質(zhì)量關(guān)系到公司自身的生存和發(fā)展，同時(shí)也決定著供電公司的市場競爭力。而作為供電企業(yè)營銷管理活動的真實(shí)記錄的營銷基礎(chǔ)資料檔案，是企業(yè)管理活動中重要的一種信息資源，因此，營銷基礎(chǔ)資料檔案其實(shí)應(yīng)該歸于供電企業(yè)生產(chǎn)檔案的范疇，它的分析、歸納、利用、提升將為企業(yè)在營銷決策上提供重要的依據(jù)，并將發(fā)揮實(shí)實(shí)在在的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會價(jià)值。

解決途徑

營銷基礎(chǔ)資料檔案管理應(yīng)該遵循大營銷的思路，按照精益化管理的要求，建立并規(guī)范營銷基礎(chǔ)資料檔案管理工作，即逐步建立一表一檔的管理模式。在目前的情況下，可以制定分級、分步規(guī)范管理的方案，先高壓、后低壓；先三相、后單相，逐步推進(jìn)，直至一表一檔。

營銷基礎(chǔ)資料檔案日常管理及工作職責(zé)

第一，由業(yè)擴(kuò)窗口發(fā)起的業(yè)務(wù)在業(yè)務(wù)完成后相關(guān)業(yè)務(wù)班（組）應(yīng)及時(shí)將有關(guān)資料送業(yè)擴(kuò)窗口人員，業(yè)擴(kuò)窗口人員負(fù)責(zé)收集、整理并每周一次將資料送對口資料管理班組。對欠缺資料的業(yè)擴(kuò)窗口人員應(yīng)負(fù)責(zé)向相關(guān)班（組）索取，由相關(guān)班（組）對應(yīng)落實(shí)。

第二，批量客戶信息資料由資料管理班（組）負(fù)責(zé)收集、錄入、校對、整理及歸檔。

第三，客戶動態(tài)信息管理的主體及要求。業(yè)擴(kuò)報(bào)裝窗口人員是實(shí)施客戶動態(tài)管理的主要責(zé)任主體，資料管理班組人員主要做好配合工作。當(dāng)客戶信息發(fā)生改變時(shí)，單相客戶資料由窗口班組按照變更事項(xiàng)規(guī)范填寫并收回，及時(shí)歸檔；對三相及專用變更客戶在要求客戶填寫信息表時(shí)，應(yīng)重新與客戶簽訂供用電合同歸檔備查。在客戶新裝、增容或用電變更時(shí)，在現(xiàn)場勘查過程中應(yīng)對客戶資料進(jìn)行仔細(xì)核對，當(dāng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場客戶資料與報(bào)裝資料不符或與電腦內(nèi)檔信息不符時(shí)，應(yīng)要求客戶填寫信息表并審核填寫內(nèi)容，負(fù)責(zé)收回并交內(nèi)勤班處理，遇客戶不配合時(shí)必須終止業(yè)務(wù)的受理。受理增容或變更業(yè)務(wù)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真審查客戶所提供的有關(guān)資料，當(dāng)用戶提供的資料與電腦內(nèi)檔不符或不全時(shí)，應(yīng)要求客戶提供所需資料并正確錄入；用戶不配合時(shí)應(yīng)停止受理申請業(yè)務(wù)。資料管理班組應(yīng)對客戶信息要及時(shí)進(jìn)行復(fù)核、修改、整理并歸擋，確?？蛻粜畔⒌募皶r(shí)更新。

第四，進(jìn)行檔案交接時(shí)應(yīng)有交接登記手續(xù)。

第五，檔案入檔案庫后，無論因何原因被使用時(shí)，都必須嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借用、歸還的登記手續(xù)以確保檔案的完整性。

結(jié)語

確立營銷基礎(chǔ)資料檔案工作在供電企業(yè)經(jīng)營管理過程中的重要地位，從提升企業(yè)經(jīng)營水平、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營管理的角度來看應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)營銷基礎(chǔ)資料檔案管理工作。盡快由局職能部門牽頭，組織力量研究、制定營銷基礎(chǔ)資料檔案規(guī)范管理的方案，通過規(guī)范化營銷基礎(chǔ)資料檔案管理，來為營銷的進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化管理創(chuàng)造更加堅(jiān)實(shí)的條件，從而促進(jìn)營銷規(guī)范化、科學(xué)化管理水平的進(jìn)一步提升。

（作者單位：廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司汕頭供電局）