檔案信息開發(fā)利用經(jīng)濟(jì)效益的思考

白樹泉

摘要：科技發(fā)展離不開信息，更新思想觀念，改變檔案管理傳統(tǒng)模式，開發(fā)利用檔案信息資源，才能適應(yīng)當(dāng)前改革開放和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的需要。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；開發(fā)；利用；現(xiàn)代化管理

隨著科技時(shí)代的到來，人們?cè)絹碓街匾曅畔⒌臏?zhǔn)確性，在商業(yè)中信息能夠決定成敗。檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。原始記錄性是它的本質(zhì)屬性。如何在檔案存儲(chǔ)過程中盡可能避免原始資料的不準(zhǔn)確因素，是非常必要的。本課題的研究，希望有助于檔案信息資源開發(fā)，保護(hù)檔案資源，使其不受到其他因素的影響，改變檔案資源的準(zhǔn)確性。

一、檔案信息資源開發(fā)的主要影響因素

（一）檔案管理意識(shí)落后

隨著時(shí)代變化，科技發(fā)展迅速，只有利用高科技進(jìn)行存儲(chǔ)檔案才能高質(zhì)量把檔案保留下來。運(yùn)用現(xiàn)代檔案管理意識(shí)，將檔案合理進(jìn)行存儲(chǔ)，隨時(shí)隨地能夠通過檢索的方式找到所需檔案合理運(yùn)用。研究表明，目前對(duì)檔案管理還是采用傳統(tǒng)方式，通過紙質(zhì)錄用信息的方法進(jìn)行檔案管理，這樣的管理方式是非常落后的，不能有效確保檔案資源信息的準(zhǔn)確性，極大地降低了工作效率。由于檔案資源管理人員綜合素質(zhì)不高，部分人員沒有經(jīng)過嚴(yán)格培訓(xùn)，對(duì)于大資源管理是盲目的，沒有一個(gè)準(zhǔn)確的目標(biāo)。同樣也沒有創(chuàng)新精神，把高科技運(yùn)用到檔案管理中。

（二）檔案專業(yè)人才缺乏

配備兼職檔案員是多數(shù)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位普遍存在的現(xiàn)象，這些兼職檔案員在單位身兼多職，事務(wù)太多，變換頻繁，交接不及時(shí)、不到位，缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致資料收集不齊全不完整，劃分保管期限混亂，技術(shù)不到位，所整理的檔案不符合要求，更不要說專門檔案歸檔了，嚴(yán)重影響了檔案管理和工作正常開展。

（三）檔案經(jīng)費(fèi)投入少，保管保護(hù)條件差

由于受資金的限制，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，相當(dāng)一部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施不完善，保管條件差，特別是部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)，檔案室不僅面積小，而且在空的地方堆放其他物品，不是單獨(dú)的檔案室，根本不具備檔案“八防”的要求，不利于檔案的管理、利用。檔案現(xiàn)代化管理就是一句空話，猶如紙上談兵。

對(duì)于檔案管理模式的落后，一些管理員沒有正確對(duì)這些檔案進(jìn)行更新和整理，有時(shí)對(duì)這些檔案的編碼進(jìn)行改編，很容易造成檔案的損失。

二、檔案信息資源開發(fā)的有效對(duì)策

（一）樹立現(xiàn)代思想觀念

應(yīng)該把新時(shí)代思想觀念合理運(yùn)用到檔案管理工作中，拋棄原來傳統(tǒng)觀念。首先，應(yīng)該改變管理服務(wù)人員觀念，用新思想、新思路對(duì)檔案資源進(jìn)行管理。

1.現(xiàn)代服務(wù)觀念的樹立

要明確檔案服務(wù)工作是為社會(huì)各行各業(yè)服務(wù)，要徹底改變傳統(tǒng)單一服務(wù)方式，對(duì)有效服務(wù)領(lǐng)域不斷進(jìn)行開闊和創(chuàng)新，積極建立檔案信息服務(wù)機(jī)制，使之具有產(chǎn)業(yè)化和公益性特征，并使產(chǎn)業(yè)化和公益性特征緊密結(jié)合，相互促進(jìn)。

2.開放觀念的樹立

檔案信息資源開發(fā)雖然具有一定的私密性，需要嚴(yán)格遵守相關(guān)準(zhǔn)則，嚴(yán)防泄密，但同時(shí)，檔案資源開發(fā)也具有一定的開放性，所以也要遵守一定開放原則。如：對(duì)檔案信息資源開放方式、開放時(shí)間等做明確規(guī)定，這樣才能保證對(duì)檔案信息資源的充分開發(fā)。

3.效益觀念的樹立

檔案信息資源的開發(fā)是一項(xiàng)系統(tǒng)和長(zhǎng)期的工作，因此在開發(fā)過程中要樹立效益觀念，主要包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，使兩者能夠有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案資源開發(fā)的最終目的。

（二）加快建設(shè)檔案信息資源庫

能否對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，信息資源庫建設(shè)是關(guān)鍵。所以，在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)前，要注意收集一些重要的檔案信息，一方面使各種具有價(jià)值的信息得到及時(shí)整理。另一方面，可以有效豐富館藏資源。對(duì)于一些重要人物檔案、社會(huì)團(tuán)體檔案或國(guó)家機(jī)關(guān)檔案，在開發(fā)前對(duì)其收藏價(jià)值做詳細(xì)具體的分析，明確其收藏價(jià)值，以及價(jià)值的大小，然后根據(jù)價(jià)值大小進(jìn)行收藏和管理。對(duì)于一些目前還不具備檔案保管條件的個(gè)人或單位，檔案館可以提供一定的有償服務(wù)，對(duì)這些檔案進(jìn)行有效保管，確保重要檔案不流失。具體工作中，檔案工作者要養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)加工和整理，使檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，進(jìn)而提高檔案信息資源開發(fā)程度。

（三）完善檔案信息資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效開發(fā)基礎(chǔ)，也是影響檔案工作的主要因素。目前，完善檔案信息資源基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)需要從三個(gè)方面著手：

一是加強(qiáng)對(duì)檔案資源的建設(shè)。簡(jiǎn)單來說，檔案資源建設(shè)就是收集和整理各種有價(jià)值的檔案信息資源。

二是建立規(guī)范的檔案數(shù)據(jù)庫。將收集和整理來的檔案資源詳細(xì)分類和整理，進(jìn)行合理、科學(xué)存放，有助于檔案信息資源開發(fā)率的提高。

三是建立并完善檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。有效的檔案信息資源開發(fā)，必須充分借助先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立完善檔案資源網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，借助網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，有效對(duì)檔案信息資源進(jìn)行利用，滿足人們需求。另外，人才素質(zhì)也對(duì)檔案信息資源的開發(fā)有重要影響，所以，要注重培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才，以適應(yīng)新時(shí)期檔案工作要求。

三、總結(jié)

總之，根據(jù)檔案信息資源開發(fā)影響因素采取相應(yīng)的解決對(duì)策，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，滿足人們需求，更好地服務(wù)社會(huì)。各級(jí)檔案管理部門要重視檔案信息資源開發(fā)，勇于探索和創(chuàng)新，努力提高檔案信息資源開發(fā)效率。

（作者單位：海西州人力資源和社會(huì)保障局人事考試中心）