企業(yè)會計檔案管理問題與對策研究

孫鑫

摘要：企業(yè)會計檔案管理是企業(yè)日常管理中非常重要的工作之一，其不僅可以反映企業(yè)內(nèi)部各部門經(jīng)濟管理的完整信息及資源，而且能為企業(yè)的內(nèi)部管理起到監(jiān)督的作用。所以會計檔案管理不容小覷，其在企業(yè)發(fā)展中起到非常重要的促進作用。然而隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)會計檔案管理的發(fā)展無法跟上快速發(fā)展的經(jīng)濟，所以存在諸多的問題。本文將對企業(yè)會計檔案管理中存在的問題進行分析，在此基礎上，提出有效的解決對策及意見，以供參考。

關鍵詞：企業(yè)；會計檔案；管理；問題；對策；分析

會計檔案管理工作是一項重要且煩瑣的工作任務，良好的企業(yè)檔案管理也是企業(yè)獲得長足穩(wěn)定發(fā)展的重要保障。當前我國提倡構建社會主義和諧社會，而企業(yè)檔案管理就能起到良好的作用。其不僅可以為雙方的糾紛提供合理有效的法律依據(jù)，還能傳遞相應的管理規(guī)劃與決策，解決經(jīng)濟糾紛，所以企業(yè)必須重視內(nèi)部檔案管理工作，對當前企業(yè)會計檔案管理中的問題，制定科學有效的解決方案，促進企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

一、當前我國企業(yè)會計檔案管理工作中存在的問題

1.檔案管理制度不健全，管理意識薄弱

我國現(xiàn)行的有關企業(yè)會計檔案管理的法律比較少，包括《檔案法》《會計法》《會計檔案管理辦法》，會計檔案管理方面法律制度根本不健全。這也是因為我國該方面的制度建立起步較晚，除了《會計檔案管理辦法》屬于專門的會計管理方面的法律制度之外，尚未出臺新的管理制度。由于法律制度不健全，很多企業(yè)的管理水平也是參差不齊。有的大企業(yè)，比如上市公司等，其一般都聘請專業(yè)的檔案管理公司進行企業(yè)會計檔案的管理，所以管理水平較高。而一些企業(yè)，比如小企業(yè)或者家庭企業(yè)等，因管理現(xiàn)狀卻非常混亂，導致其管理水平普遍較低。還有一些企業(yè)為了避稅，會在一個企業(yè)內(nèi)建立兩個賬本，或者有些家庭企業(yè)受到人員限制與影響比較嚴重，造成了管理狀態(tài)混亂，嚴重阻礙了企業(yè)會計檔案管理制度的發(fā)展，進而影響了企業(yè)的發(fā)展。另外，企業(yè)內(nèi)部管理者還存在認識不到位，管理意識薄弱的情況。有些企業(yè)管理者由于文化水平有限，其根本認識不到企業(yè)會計檔案的重要作用，認為其只是記錄企業(yè)會計資料的簡單材料而已，起不到什么作用，再加之企業(yè)內(nèi)部檔案電子化程度不夠，在后續(xù)的查找中不僅浪費了公司的人力、物力，更重要的是增大了物質(zhì)成本的投入，嚴重影響了企業(yè)的發(fā)展。

2.對會計檔案的范疇缺乏正確理解

由于企業(yè)內(nèi)部管理人員的水平參差不齊，不能正確理解會計檔案的范疇，致使企業(yè)在會計檔案管理工作中出現(xiàn)了混亂。我國現(xiàn)行的《會計檔案管理辦法》對會計檔案的范疇有著明確的規(guī)定，其內(nèi)容包括：會計憑證、財務報告、會計賬簿等會計核算的材料。由于企業(yè)內(nèi)部財務人員的水平不同，對會計檔案的內(nèi)容范疇認識也不同。有些財務人員根本無法正確分清哪些屬于會計檔案，或者非會計檔案等，對于檔案的保存也是一知半解，不能明確的劃分，將所有的材料混為一談，致使會計檔案管理經(jīng)常因放置混亂而出現(xiàn)差錯。

3.會計檔案未及時歸檔

企業(yè)會計檔案歸檔時間不是隨意的，而是有明確法律規(guī)定的。我國《會計檔案管理辦法》規(guī)定歸檔的時間是每年會計年終，并按照要求，將會計檔案材料整理完整，裝訂成冊。對于已經(jīng)歸檔的會計檔案材料，還要按規(guī)定編寫在會計檔案保管清冊上，以便于對于歸檔的會計材料進行查詢。然而，有些企業(yè)卻經(jīng)常按照自己的意愿或者時間進行歸檔，致使會計材料出現(xiàn)損失或者丟失等。還有些企業(yè)由于會計管理工作懶散，監(jiān)督不到位等，在歸檔時，常將報告或者合同等重要的憑證從卷宗中抽出來裝訂，或者有些裝訂人員根本不懂會計的知識，也缺乏專業(yè)的經(jīng)濟知識，將重要的支付憑證或者合同、收據(jù)等遺漏，未裝訂在冊等現(xiàn)象。

4.企業(yè)會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低

企業(yè)中直接負責會計檔案管理的是檔案管理人員，其素質(zhì)的高低直接影響著企業(yè)會計檔案管理的水平。有些企業(yè)尤其是小企業(yè)或者家族企業(yè)等，企業(yè)領導對會計檔案工作缺乏正確的認識，或者忽略會計檔案工作的重要性，其經(jīng)常會對企業(yè)檔案管理人員的成本投入進行預算，但是出于對企業(yè)成本的考慮，其對企業(yè)會計檔案管理人員的成本預算都比較低，對于那些具備較高水平的檔案管理人才，根本不具有吸引力，招進來的會計檔案管理人員都是專業(yè)性比較差或者非專業(yè)性的人員，甚至還有兼職人員。

二、會計檔案管理工作的有效對策

1.提高會計檔案管理的重視度，實行規(guī)范化管理

鑒于當前企業(yè)會計檔案管理中的意識薄弱的現(xiàn)狀，企業(yè)應提高本企業(yè)內(nèi)部會計檔案的認識度，對會計檔案管理工作進行規(guī)劃管理。在我國《檔案法實施辦法》第四條、第五條中明確規(guī)定，企事業(yè)單位和其他組織應加強企業(yè)本單位檔案工作的領導，確保會計檔案保存有序、禁止損毀、妥善保管等，以便于查閱。因此，各企事業(yè)單位應提高本企業(yè)會計檔案管理工作的重視度，對會計檔案進行規(guī)范化、有序化管理，確保會計檔案完整、有序、便于查閱，真正實現(xiàn)會計檔案管理工作的成效。

2.增強會計檔案人員的培訓力度，提高其綜合素質(zhì)

會計檔案管理工作的操作都是通過相關人員來完成的，是檔案管理的第一責任人，所以會計檔案管理人員的水平高低對直接影響著管理工作的好壞與成效。鑒于當前我國大部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員素質(zhì)較低的現(xiàn)狀，所以必須增強會計檔案人員的培訓力度，提高其綜合素質(zhì)。綜合素質(zhì)不僅包括會計專業(yè)素質(zhì)，還包括思想道德素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)等。根據(jù)《檔案法實施辦法》第八條及第九條之規(guī)定，企業(yè)應對內(nèi)部會計檔案人員進行相應的培訓，并由縣級以上的地方行政管理部門組織、指導，并且要求會計檔案工作人員遵紀守法，忠于職守，具備較強的專業(yè)知識。所以，企業(yè)應搞好會計檔案人員的培訓工作，包括專業(yè)知識及其他綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，統(tǒng)一思想，提高相關人員的責任心與職業(yè)素質(zhì)、管理水平，進而促進企業(yè)的發(fā)展。

3.建立健全相應的會計財務檔案管理規(guī)章制度

會計檔案管理必須要規(guī)范化，這樣才能防止檔案材料出現(xiàn)丟失或者混亂等不良現(xiàn)象。如何才能使財務檔案規(guī)范化呢？企業(yè)應首先要建立健全相應的檔案管理目標與責任、制度。將日常管理工作列入檔案管理中，明確管理的職責、目標、任務，包括保管制度、歸檔制度、保密制度、移交、銷毀制度等，對會計財務檔案日常整理、歸檔、保存、查詢等工作進行規(guī)范化，提升會計檔案管理的效率。endprint

4.銷毀會計檔案資料應嚴格定期進行

對于一些保管資料，如果保管期滿，可以進行相應的銷毀工作。我國《會計檔案管理辦法》第十條中對會計檔案資料的銷毀工作做出了嚴格的規(guī)定。企業(yè)會計檔案管理人員應協(xié)同財會部門，對于保管期滿的檔案資料，再經(jīng)過嚴格的鑒定之后，沒有價值資料的可以進行銷毀，對于那些保管期雖然已滿，但是暫未清結的債權、債務或者其他未了事項的原始憑證嚴禁銷毀，在銷毀清單中將相應信息予以標注，并對其應重新立卷保存。

5.同步升級會計檔案資料，使其與計算機系統(tǒng)相匹配

由于會計檔案管理的電子化，使得許多材料的制作、保存與查詢工作都是在計算機上完成的。但是由于計算機版本或者檔案管理軟件不斷升級，致使舊的檔案管理資料有時由于電腦系統(tǒng)升級等情況，而常出現(xiàn)舊的會計檔案資料無法打開的情況。這種情況不僅嚴重影響了工作效率，還給會計檔案保存工作帶來嚴重的安全隱患。所以對于檔案資料的管理，應與計算機版本同步升級，以實現(xiàn)匹配，杜絕資料打不開或者丟失的現(xiàn)象發(fā)生。

6.加強會計檔案資料的監(jiān)管力度

對于會計檔案資料，由于相應人員的專業(yè)素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的不同，為了確保會計檔案資料保管的規(guī)劃有序化，避免遺漏或者混亂等現(xiàn)象，企業(yè)應派相應的監(jiān)管人員對檔案的保管情況等進行不定期的抽查，確保卷宗的保存環(huán)境良好，卷宗裝訂達標、擺放整齊、按類放置、檔案資料完整，便宜于查詢。確保會計檔案資料保存能完好無損，規(guī)范有序。在監(jiān)督工作中，如出現(xiàn)不良狀況，應及時通知相關人員予以改正。

7.充分融入先進的檔案管理技術

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)要想獲取長足穩(wěn)定的發(fā)展，就必須跟得上社會的發(fā)展節(jié)奏，建立新型的財務管理制度。這就要求企業(yè)要不斷地引進與融入先進的檔案管理技術與手段，將電算化財務會計檔案徹底取代傳統(tǒng)財務會計檔案，發(fā)揮會計電算化管理的功能，認真完成企業(yè)檔案管理工作，提升企業(yè)管理的效率。

結束語

總之，企業(yè)財務會計檔案管理工作的好壞直接影響著企業(yè)的發(fā)展，因此，企業(yè)領導人員應提高檔案管理的重視度，建立健全檔案監(jiān)管制度，提高相關人員的綜合素質(zhì)，引進先進的檔案管理技術與手段，提升檔案管理的管理效率與管理水平，進而為企業(yè)的快速穩(wěn)步發(fā)展奠定基礎。

參考文獻：

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