民營檔案寄存中心發(fā)展芻議

鄭直

隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，各類組織和團(tuán)體的變遷速度不斷提升，檔案在事業(yè)發(fā)展過程中承接了必不可少的參考作用和憑證作用，為記錄歷史發(fā)展變化和提供有效證明為組織做出了積極貢獻(xiàn)。在檔案事業(yè)高速發(fā)展的過程中，形式、內(nèi)容和技術(shù)都發(fā)生了較大變化，倒逼組織也要進(jìn)一步革新，民營檔案寄存中心也就應(yīng)運(yùn)而生了。

一、檔案事業(yè)公共參與的背景

十八大以來的一系列簡政放權(quán)政策導(dǎo)向都鼓勵(lì)著民營經(jīng)濟(jì)參與到更多的國民經(jīng)濟(jì)組成部分中去，“大眾創(chuàng)業(yè)萬眾創(chuàng)新”更加成了中國新常態(tài)下經(jīng)濟(jì)發(fā)展“雙引擎”之一。以上政策導(dǎo)向指出了三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，一是政府將減少對(duì)民營經(jīng)濟(jì)的管制，更多地從限制性轉(zhuǎn)為規(guī)范性管理，這種破除限制壁壘不僅局限于參與力度，更多的是參與方式和參與范圍，降低民營經(jīng)濟(jì)進(jìn)入公共事業(yè)領(lǐng)域的門檻，是其中的重要環(huán)節(jié)，基于該政策紅利，民營經(jīng)濟(jì)的源頭活水將更加生動(dòng)有力；二是簡政放權(quán)目的其實(shí)是把部分權(quán)力交還給市場(chǎng)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事情，按供需平衡體現(xiàn)勞動(dòng)價(jià)值，減少行政干預(yù)過程，在不涉及民生安全及穩(wěn)定的重大領(lǐng)域，民營經(jīng)濟(jì)自主權(quán)將不斷提升，物權(quán)財(cái)權(quán)的掣肘進(jìn)一步削弱，同時(shí)可讓更多民營經(jīng)濟(jì)因勢(shì)利導(dǎo)，因地制宜的發(fā)展投入，從而整體激活社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展；三是政府向社會(huì)購買服務(wù)預(yù)示著商業(yè)邏輯在政府和業(yè)務(wù)，新興商業(yè)體之間的重新構(gòu)建，政府作為甲方按市場(chǎng)要服務(wù)，最先試水的必然是和公共服務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，民營企業(yè)參與到公共服務(wù)中來，必然是政府倡導(dǎo)和需要的，為長期發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。綜上所述，民營檔案寄存中心是率先嘗試進(jìn)入原國家專有領(lǐng)域的民營經(jīng)濟(jì)體，提供方便企業(yè)等各類組織的檔案公共服務(wù)，符合政府與社會(huì)的共同需求。

二、民營檔案寄存中心發(fā)展的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

民營檔案寄存中心除了上述的政策背景以外，更重要是的現(xiàn)實(shí)需求已不容忽視，目前社會(huì)組織檔案管理較為薄弱的現(xiàn)狀和高速增長的檔案需求之間的差距，僅依靠政府的力量無法解決，主要體現(xiàn)在以下方面：

1.檔案數(shù)量的高速增長的現(xiàn)實(shí)形勢(shì)

檔案伴隨著社會(huì)需求和技術(shù)的不斷發(fā)展，導(dǎo)致數(shù)量劇增，檔案載體呈現(xiàn)多樣性，檔案內(nèi)容分散交叉。音視頻影像資料的快速發(fā)展，以及電子文件的激增，為傳統(tǒng)檔案管理增加了難度。無論從有效積累和儲(chǔ)備國家信息資源，真實(shí)保存社會(huì)記憶，還是從服務(wù)企業(yè)等其他組織和個(gè)人的需要，需要實(shí)現(xiàn)更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補(bǔ)與共享，需要在管理方式和管理形式上不斷擴(kuò)充并滿足。

2.檔案管理不斷加強(qiáng)的社會(huì)要求

檔案承擔(dān)了組織的五類功能：歷史記錄功能、科學(xué)管理功能、生產(chǎn)建設(shè)功能、文化建設(shè)功能、科學(xué)研究功能。企業(yè)等各類組織在社會(huì)中執(zhí)行功能的過程，離不開檔案保駕護(hù)航，隨著法治社會(huì)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案的形式憑證和內(nèi)容憑證的合法性和原始性都提出了更高要求，在提供信息、解決矛盾、化解危機(jī)和協(xié)調(diào)關(guān)系等方面起到了重要支撐作用。

3.社會(huì)檔案管理薄弱的現(xiàn)實(shí)情況

檔案工作因?yàn)椴恢苯訉?duì)組織產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，致使在很多企業(yè)成立初期乃至后期，都長期得不到重視，部分企事業(yè)單位和機(jī)關(guān)也由于檔案利用效率不高，對(duì)檔案事業(yè)投入較小，“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，到需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)積重難返。主要表現(xiàn)在檔案人員專業(yè)素質(zhì)提升過緩，檔案基礎(chǔ)設(shè)施投入不足，檔案設(shè)施更新?lián)Q代不及時(shí)等方面，客觀都造成了檔案基礎(chǔ)管理工作的薄弱，非一時(shí)之功可以改善。

4.技術(shù)發(fā)展倒逼改革的客觀需要

隨著檔案載體的不斷革新，檔案存儲(chǔ)及利用的方式更趨多元化。電腦技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，使檔案利用的主體對(duì)快捷性和傳導(dǎo)性提出更高要求。國家檔案局從2010年提前謀劃，也提出了將檔案從不同載體最終歸元為統(tǒng)一的電子文件封裝形式的構(gòu)想，檔案數(shù)字化和云端化的將推動(dòng)傳統(tǒng)檔案管理方式變革，大幅減少在某個(gè)私有域中同質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，優(yōu)化利用方式，從根本上改變檔案系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)則。而這種春江水暖也必將由民營經(jīng)濟(jì)為代表的檔案管理單位先行捕獲，從私有云，企業(yè)私域等方面率先展開實(shí)踐。

三、民營檔案寄存中心發(fā)展的瓶頸問題

1.缺少檔案寄存相關(guān)的制度性文件引導(dǎo)發(fā)展

基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。檔案寄存的需求原來基本只在地方檔案管理部門下屬的檔案館消化解決，內(nèi)部自運(yùn)行系統(tǒng)對(duì)社會(huì)需求并沒有進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，目前已不符合現(xiàn)實(shí)發(fā)展情勢(shì)。但對(duì)于民營經(jīng)濟(jì)體來說，進(jìn)入檔案寄存行業(yè)缺乏指導(dǎo)原則和實(shí)施意見，必將面臨市場(chǎng)做大后行政規(guī)范的又一次理牌，如果方向出現(xiàn)偏差，可能蒙受巨大損失，民營經(jīng)濟(jì)體抵御該風(fēng)險(xiǎn)的能力相對(duì)較低，同時(shí)占據(jù)市場(chǎng)倒逼行政規(guī)劃可能性也相對(duì)較低，使其參與和研究動(dòng)機(jī)不足，導(dǎo)致該業(yè)務(wù)領(lǐng)域無法出現(xiàn)規(guī)模性變革。

2.檔案寄存在體制內(nèi)外游走存在限制性因素

檔案工作原來是機(jī)關(guān)及國有企事業(yè)的重要行政管理工作，改革開放后企業(yè)管理不斷深化后，逐漸從資料整理向檔案轉(zhuǎn)型，至此檔案行政管理才漸漸向社會(huì)覆蓋。但是體制內(nèi)原有的檔案載體特性十分突出，如公文管理、機(jī)要管理、印鑒管理等，和原有檔案體系聯(lián)系十分緊密，如今檔案寄存開放，但相應(yīng)業(yè)務(wù)規(guī)范并未調(diào)整，導(dǎo)致無法銜接，致使體制內(nèi)外檔案收存范圍依然具有清晰界限，業(yè)務(wù)難以融合。

3.檔案寄存業(yè)務(wù)目前依然面臨有型行政壁壘

民營檔案寄存和檔案局寄存業(yè)務(wù)一定程度上應(yīng)為社會(huì)檔案事業(yè)發(fā)展互為補(bǔ)充，但不可避免地在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)格局下形成競(jìng)爭關(guān)系，而檔案局寄存業(yè)務(wù)可以利用政策、法律法規(guī)等方面的信息不對(duì)稱，占據(jù)先天市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，并為后續(xù)博弈建立壁壘。如檔案寄存條件中庫房面積、排架數(shù)、檔案館級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)、檔案規(guī)范管理星級(jí)等方面建立強(qiáng)要求，提高入門競(jìng)爭門檻，民營檔案寄存必須付出更多信息成本及經(jīng)濟(jì)成本予以彌補(bǔ)，才能獲得公平競(jìng)爭機(jī)會(huì)，成功幾率自然衰減。

四、民營檔案寄存中心發(fā)展的解決方案

1.誠意正心，明確自身戰(zhàn)略定位。

民營檔案寄存中心要克服民營經(jīng)濟(jì)體固有的局限性，既然決定加入市場(chǎng)競(jìng)爭，就不能三心二意。既要把握好和“國字號(hào)“檔案寄存業(yè)務(wù)相互之間的聯(lián)系，又要堅(jiān)持企業(yè)利益和社會(huì)價(jià)值為導(dǎo)向，在關(guān)鍵時(shí)刻敢于比拼，形成交流合作與競(jìng)爭并存的關(guān)系，共同推進(jìn)檔案寄存市場(chǎng)進(jìn)一步繁榮。從遠(yuǎn)期看，只有基本流程被打破重構(gòu)，才能對(duì)原有格局進(jìn)行重新分配，效率和經(jīng)濟(jì)性將成為分配主因。為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展，民營檔案寄存與國字號(hào)檔案寄存業(yè)務(wù)互通互補(bǔ)，各司其職，各行其力，形成雙方共贏的健康商業(yè)生態(tài)，這是民營檔案寄存入行應(yīng)有的基本戰(zhàn)略認(rèn)識(shí)。endprint

2.群策群力，完善市場(chǎng)準(zhǔn)入機(jī)制。

多方協(xié)作，因勢(shì)利導(dǎo)，運(yùn)用人大、政協(xié)以及行業(yè)協(xié)會(huì)等信息渠道，呼吁政府及相關(guān)職能管理部門盡快形成行業(yè)準(zhǔn)入指導(dǎo)意見，明確不同主體在業(yè)務(wù)運(yùn)營時(shí)各自承擔(dān)的職責(zé)，同時(shí)要對(duì)檔案寄存需求進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，制定行之有效，符合實(shí)際情況也兼顧發(fā)展的準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)和評(píng)價(jià)機(jī)制，使市場(chǎng)管理有章可循，有法可依。這么做，既為民營檔案寄存降低政策風(fēng)險(xiǎn)，也為企業(yè)更高效配置自身資源提供了合理依據(jù)

3.揚(yáng)長避短，細(xì)分目標(biāo)客戶市場(chǎng)

民營檔案寄存很大的特點(diǎn)就是靈活，一是協(xié)調(diào)機(jī)制快速響應(yīng)，總體效率勝于體制化的官僚機(jī)制，執(zhí)行力得以充分發(fā)揮，應(yīng)對(duì)響應(yīng)客戶緊急需求具有優(yōu)勢(shì)，二是服務(wù)個(gè)性化定制多樣，日益變化的市場(chǎng)需求，求新求變的社會(huì)實(shí)踐步伐，傳統(tǒng)檔案寄存很難跟上。但民營企業(yè)可以充分激發(fā)自身活力，定制個(gè)性化產(chǎn)品，避免同質(zhì)比價(jià)競(jìng)爭，創(chuàng)造更優(yōu)利益增長點(diǎn)。三是轉(zhuǎn)換服務(wù)優(yōu)質(zhì)客戶思維。對(duì)民營檔案寄存來說，并不是獲利最多的就是最優(yōu)客戶，而是在承擔(dān)責(zé)任所需的服務(wù)成本和創(chuàng)造利潤中的差值最優(yōu)，才是企業(yè)經(jīng)營的關(guān)鍵。部分優(yōu)質(zhì)客戶業(yè)務(wù)穩(wěn)定，但為了保密級(jí)別，安全級(jí)別相關(guān)要求，要增加特殊安全服務(wù)成本，優(yōu)先級(jí)不一定高于已成熟的低技術(shù)含量模式，需要綜合分析，統(tǒng)籌無形資產(chǎn)、社會(huì)價(jià)值等方面綜合進(jìn)行考量。

4.勇猛精進(jìn)，提高基礎(chǔ)管理水平

基礎(chǔ)管理方面的強(qiáng)弱與恰檔案工作水平的優(yōu)劣息息相關(guān)，民營檔案寄存的基礎(chǔ)管理水平，一定是其立身根本，否則根本無法站在同一平臺(tái)和對(duì)手競(jìng)爭。無論是硬件還是軟件，人員還是管理，都要充分利用自身經(jīng)濟(jì)體特性，深耕細(xì)作，找出自身的檔案寄存方面的優(yōu)劣勢(shì)。建議以“三高”促“三省”，即以高專業(yè)人員素質(zhì)、高項(xiàng)目實(shí)施水平和高響應(yīng)需求速度為核心能力，形成以專業(yè)化、精細(xì)化為特色的檔案管理方式，為檔案寄存方提供省錢、省事、省心的管理服務(wù)，逐步建立忠誠客戶群體。

5.創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，進(jìn)軍高端應(yīng)用領(lǐng)域

運(yùn)用“云大物移”等先進(jìn)技術(shù)，讓“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案寄存領(lǐng)域率先試水，結(jié)合檔案管理的核心要素，做到“四優(yōu)化”，即優(yōu)化檔案寄存的流程、優(yōu)化數(shù)字化檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、優(yōu)化檔案系統(tǒng)的人機(jī)界面、優(yōu)化檔案管理的基本架構(gòu)。這四個(gè)步驟循序漸進(jìn)，逐步豐富檔案寄存管理的理論體系和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。只有通過跨專業(yè)的技術(shù)融合才能推動(dòng)跨行業(yè)的業(yè)務(wù)融合，在檔案管理信息系統(tǒng)、智能化檔案寄存通道、大數(shù)據(jù)復(fù)雜檔案編研等方面不斷創(chuàng)新，在形成科技和管理創(chuàng)新成果的同時(shí)，為同時(shí)企業(yè)提速增效，提質(zhì)創(chuàng)收，從而增強(qiáng)長期競(jìng)爭能力。endprint