探討新時(shí)代醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的對策

湯曉靜

摘要：隨著改革開放的不斷深入，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，規(guī)范化管理醫(yī)院檔案工作顯得尤其重要。規(guī)范化管理醫(yī)院檔案工作不但可以提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，做好醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用工作，還可以發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作的自身價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文擬對建設(shè)新時(shí)代醫(yī)院檔案管理規(guī)范化問題進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展；醫(yī)院檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)院檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用醫(yī)院檔案的活動。醫(yī)院檔案記錄著一個(gè)國家、公司和單位的歷史沿革，它可以真實(shí)地反映一個(gè)國家、單位、企業(yè)職能活動的過去的整體面貌，同時(shí)也為以后的工作提供資料參考和利用。新時(shí)代醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院檔案管理工作的重點(diǎn)之一，是提高醫(yī)院檔案工作效率和質(zhì)量的基本保證。新時(shí)代的背景，要求醫(yī)院檔案管理工作必須要運(yùn)用科學(xué)的原則、方法和手段，才能使醫(yī)院檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢，使醫(yī)院檔案管理工作逐漸規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

一、新時(shí)代醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的作用

醫(yī)院檔案是一個(gè)單位發(fā)展、建設(shè)的重要無形資產(chǎn)。隨著新時(shí)代的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也顯得越來越為重要，逐步受到社會各界的重視，尤其是現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化更是刻不容緩。要使醫(yī)院檔案工作適應(yīng)新形勢的發(fā)展，做好醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

醫(yī)院檔案是單位的一項(xiàng)重要的信息來源，醫(yī)院檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。醫(yī)院檔案對于單位做出各項(xiàng)關(guān)鍵決策提供了一定的依據(jù)。規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理，可以為今后醫(yī)院檔案資料的查找和利用提供方便，為單位的信息收集具有巨大作用，才能發(fā)揮醫(yī)院檔案最大化的貢獻(xiàn)，成為單位信息來源的動力。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題及因素分析

（一）醫(yī)院檔案管理觀念落后，重視不夠

醫(yī)院檔案管理工作者在觀念認(rèn)識上比較落后，認(rèn)為自己就是一個(gè)“倉庫管理員”，只負(fù)責(zé)各種資料的收集和整理，對于現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認(rèn)為保管好就行，處于了一種松懈、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，落后的醫(yī)院檔案管理觀念，缺乏現(xiàn)代化創(chuàng)新意識，嚴(yán)重影響了醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，使得單位不能很好地利用醫(yī)院檔案中有用的信息資源。

（二）醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)有待提高

醫(yī)院檔案管理工作是一個(gè)需要有一定責(zé)任心，工作認(rèn)真、細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫?，專業(yè)素質(zhì)要求也較高。然而目前醫(yī)院檔案管理工作人員多數(shù)綜合素質(zhì)偏低，新時(shí)代新形勢對醫(yī)院檔案工作人員的素質(zhì)的要求更高，管理者的整體素質(zhì)問題更加嚴(yán)重。對于醫(yī)院檔案管理工作缺乏認(rèn)識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調(diào)動人員做醫(yī)院檔案工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案工作的質(zhì)量得不到保證，嚴(yán)重影響管理工作的效率和水平。

（三）管理技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊

同樣由于對醫(yī)院檔案工作的重視不足，財(cái)力投入偏少，使得陳舊的醫(yī)院檔案管理的設(shè)施得不到更新，基礎(chǔ)設(shè)備缺乏，很多醫(yī)院檔案室存在到不到規(guī)定的安全指標(biāo)，建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。我國大多數(shù)單位的醫(yī)院檔案室的管理技術(shù)和手段落后，依然停留在傳統(tǒng)的手工工作方式，跟不上科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，沒有對醫(yī)院檔案工作信息開發(fā)和編研的意識。有些醫(yī)院檔案室隨配置先進(jìn)設(shè)施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設(shè)，先進(jìn)的管理技術(shù)也就流于形勢，沒有實(shí)際的操作和利用，因而造成人力、物力和財(cái)力資源的極大浪費(fèi)。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約著新時(shí)代醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

三、新時(shí)代醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的對策

醫(yī)院檔案管理工作對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好醫(yī)院檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的醫(yī)院檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作的新形勢，完善醫(yī)院檔案管理工作的新要求，激發(fā)醫(yī)院檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。

（一）全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性醫(yī)院檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價(jià)值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）提高案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響醫(yī)院檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于醫(yī)院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于醫(yī)院檔案規(guī)范化管理。

（三）嚴(yán)格立卷歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙醫(yī)院檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案保管利用價(jià)值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

（四）用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時(shí)間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計(jì)算機(jī)后利用計(jì)算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

（五）實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長期堅(jiān)持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個(gè)重要原則。

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了醫(yī)院檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。