建設(shè)新時代檔案管理規(guī)范化的對策探討

郭懷英

摘 要：隨著改革開放的不斷深入，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，規(guī)范化管理檔案工作顯得尤其重要。規(guī)范化管理檔案工作不但可以提升一個企業(yè)的管理水平，做好檔案的開發(fā)和利用工作，還可以發(fā)揮檔案管理工作的自身價值，為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。本文擬對建設(shè)新時代檔案管理規(guī)范化問題進(jìn)行探討，供參考。

關(guān)鍵詞：經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理是指收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用檔案的活動。檔案記錄著一個國家、公司和單位的歷史沿革，它可以真實(shí)地反映一個國家、單位、企業(yè)職能活動的過去的整體面貌，同時也為以后的工作提供資料參考和利用。新時代檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理工作的重點(diǎn)之一，是提高檔案工作效率和質(zhì)量的基本保證。新時代的背景，要求檔案管理工作必須要運(yùn)用科學(xué)的原則、方法和手段，才能使檔案管理與時俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢，使檔案管理工作逐漸規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

1 新時代檔案管理規(guī)范化的作用

檔案是一個單位發(fā)展、建設(shè)的重要無形資產(chǎn)。隨著新時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也顯得越來越為重要，逐步受到社會各界的重視，尤其是現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展，檔案管理工作的現(xiàn)代化更是刻不容緩。要使檔案工作適應(yīng)新形勢的發(fā)展，做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

檔案是單位的一項(xiàng)重要的信息來源，檔案管理工作是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分。檔案對于單位做出各項(xiàng)關(guān)鍵決策提供了一定的依據(jù)。規(guī)范化的檔案管理，可以為今后檔案資料的查找和利用提供方便，為單位的信息收集具有巨大作用，才能發(fā)揮檔案最大化的貢獻(xiàn)，成為單位信息來源的動力。

2 檔案管理存在的問題及因素分析

2.1 檔案管理觀念落后，重視不夠

檔案管理工作者在觀念認(rèn)識上比較落后，認(rèn)為自己就是一個“倉庫管理員”，只負(fù)責(zé)各種資料的收集和整理，對于現(xiàn)代化的檔案管理的重要性沒有足夠的重視，認(rèn)為保管好就行，處于了一種松懈、安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，落后的檔案管理觀念，缺乏現(xiàn)代化創(chuàng)新意識，嚴(yán)重影響了檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程，使得單位不能很好地利用檔案中有用的信息資源。由于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作缺乏重視，工作的條件和場所很差，每天重復(fù)著瑣碎繁雜的工作，工作人員無法認(rèn)識到自身工作的重要性，認(rèn)為自己的工作可有可無，產(chǎn)生自卑心理，對檔案管理的規(guī)范化建設(shè)產(chǎn)生了十分消極的作用。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作是一個需要有一定責(zé)任心，工作認(rèn)真、細(xì)心、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膷徫唬瑢I(yè)素質(zhì)要求也較高。然而目前檔案管理工作人員多數(shù)綜合素質(zhì)偏低，新時代新形勢對檔案工作人員的素質(zhì)的要求更高，管理者的整體素質(zhì)問題更加嚴(yán)重。對于檔案管理工作缺乏認(rèn)識和重視，安排一些年齡偏大、兼職、新調(diào)動人員做檔案工作，導(dǎo)致檔案工作的質(zhì)量得不到保證，嚴(yán)重影響管理工作的效率和水平。但是，科班出身的檔案管理人員數(shù)量極少，而且薪資待遇不高。這就導(dǎo)致極少的專職人員流失，更加影響了檔案工作的信息開發(fā)和編研，檔案管理規(guī)范化建設(shè)難以進(jìn)一步發(fā)展。

2.3 管理技術(shù)手段落后，設(shè)施陳舊

同樣由于對檔案工作的重視不足，財力投入偏少，使得陳舊的檔案管理的設(shè)施得不到更新，基礎(chǔ)設(shè)備缺乏，很多檔案室存在到不到規(guī)定的安全指標(biāo)，建設(shè)不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)重阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)。我國大多數(shù)單位的檔案室的管理技術(shù)和手段落后，依然停留在傳統(tǒng)的手工工作方式，跟不上科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，沒有對檔案工作信息開發(fā)和編研的意識。有些檔案室隨配置先進(jìn)設(shè)施，管理人員卻不利用，使其擱置成為擺設(shè)，先進(jìn)的管理技術(shù)也就流于形勢，沒有實(shí)際的操作和利用，因而造成人力、物力和財力資源的極大浪費(fèi)。這種現(xiàn)象嚴(yán)重制約著新時代檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

3 新時代檔案管理規(guī)范化的對策

檔案管理工作對我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代企業(yè)制度改革發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。要規(guī)范化管理好檔案工作，就必須立足于我國現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，完善檔案管理工作的新要求，激發(fā)檔案管理工作人員的歷史責(zé)任感和使命感。

3.1 全面普查案卷

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館多年來大多未做全面的清查，有移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)確，有案卷標(biāo)題不規(guī)范或無標(biāo)題，有缺少卷內(nèi)目錄，組卷混亂，不可避免地存在許多重復(fù)現(xiàn)象，也有相當(dāng)一部分無查考價值的文件充數(shù)其中。首先要剔除這些無用的文件，去糟取精，以防計算機(jī)管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

3.2 提高案卷質(zhì)量

不斷深化的工作實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

3.3 嚴(yán)格立卷歸檔原則

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作?！耙晕覟橹鳌钡牧⒕須w檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

3.4 用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”

用“關(guān)鍵詞”替代“主題詞”，簡化查找時間，提高效率，即從題名或文件主題中靠思維歸納出揭示主題內(nèi)容的詞匯、關(guān)鍵詞，進(jìn)行標(biāo)識，待錄入計算機(jī)后利用計算機(jī)批量處理的功能進(jìn)行處理。

3.5 實(shí)施“以我為主”的歸檔原則

“以我為主”的歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是我們文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并長期堅持下來的一條原則，而且還是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。

3.6 提高人員素質(zhì)

檔案管理人員對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè)；二是業(yè)務(wù)素質(zhì)，要具備專業(yè)知識，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)；三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。

當(dāng)然，實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化的措施還有許多，這需要在以后的工作中不斷總結(jié)。我們通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，推進(jìn)了檔案管理，現(xiàn)代化的進(jìn)程，為初步建成計算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]孫光禮.新世紀(jì)檔案工作宏觀管理的探討[J].檔案學(xué)通訊，2000，6.

[2]彭利軍.不斷改革創(chuàng)新 促使檔案管理規(guī)范化現(xiàn)代化[J].衡陽通訊，2008（04）.

[3]丁麗艷.檔案管理的規(guī)范化和優(yōu)化模式[J].城建檔案，2011（08）.