電力檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題及措施

趙娟

摘要：電力企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)體系中支柱型企業(yè)，對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起到了良好的帶動(dòng)作用。檔案管理是電力企業(yè)管理中重要的內(nèi)容，做好檔案管理工作對(duì)企業(yè)健康發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。本文首先對(duì)電力企業(yè)做好檔案管理工作的重要性進(jìn)行分析，然后提出電力企業(yè)檔案管理中目前存在的問(wèn)題，最后提出有效的解決對(duì)策，望采納。

關(guān)鍵詞：電力檔案管理；問(wèn)題；措施

引言

現(xiàn)階段，我國(guó)電力事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入了快速平穩(wěn)發(fā)展的新時(shí)期，電力工程項(xiàng)目數(shù)量、規(guī)模不斷增多。檔案管理是電力企業(yè)管理中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，在信息技術(shù)發(fā)展帶動(dòng)下，企業(yè)檔案管理工作也取得了一定的進(jìn)步，但仍然存在一定的問(wèn)題，影響檔案管理整體的質(zhì)量。

一、電力企業(yè)做好檔案管理的重要性

第一，檔案能夠有效地反映出電力企業(yè)發(fā)展的軌跡，是企業(yè)向前發(fā)展的重要依據(jù)。如果無(wú)法做好檔案管理工作，導(dǎo)致檔案丟失、檔案數(shù)據(jù)失真等，都可能對(duì)企業(yè)檔案質(zhì)量造成影響，失去檔案的作用。通過(guò)規(guī)范化的檔案管理工作，有助于促進(jìn)企業(yè)全面改革工作的進(jìn)行，為電力企業(yè)效益提升提供保障。第二，企業(yè)檔案中包括財(cái)會(huì)信息檔案，能夠有效地反映出企業(yè)運(yùn)營(yíng)全過(guò)程，包括收入、盈利、虧損等，能夠?qū)ζ髽I(yè)經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)做出決策調(diào)整，保證各項(xiàng)投資的合理性。

二、電力企業(yè)檔案管理中現(xiàn)存的問(wèn)題

（一）電力檔案管理體制沒(méi)有得到完善

在進(jìn)行電力檔案管理工作時(shí)， 由于電力企業(yè)各個(gè)部門(mén)以及相關(guān)工作人員之間分工均具有較強(qiáng)的獨(dú)立性，在管理時(shí)，沒(méi)有對(duì)各個(gè)部門(mén)間的合作事項(xiàng)進(jìn)行合理的規(guī)定， 因此導(dǎo)致了檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間無(wú)法積極的進(jìn)行溝通交流， 無(wú)法構(gòu)成緊密的聯(lián)系， 在各部門(mén)間的協(xié)調(diào)與合作上并未達(dá)成一致的習(xí)慣或默契， 從而給檔案管理的各項(xiàng)工作帶來(lái)了一定程度的阻礙。此外，若在收集檔案所需資料或信息的過(guò)程中，沒(méi)有獲得其他部門(mén)的配合，不僅各類(lèi)資料及信息的全面性、 真實(shí)性、及時(shí)性均無(wú)法得到滿足，還會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率及進(jìn)展程度。

（二）檔案管理方式落后

現(xiàn)階段，很多電力企業(yè)檔案管理工作方式陳舊，在具體實(shí)施中還沿用手工作業(yè)模式，效率低，對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用相對(duì)較少。具體工作中，檔案管理工作也局限與查找、調(diào)閱，管理工作十分被動(dòng)，文件歸檔工作不夠及時(shí)，檔案資源開(kāi)發(fā)利用率較低。一些電力企業(yè)檔案管理中，僅僅做到了對(duì)資源的收集、保管，對(duì)資源的分析、編研環(huán)節(jié)十分薄弱，降低了其使用價(jià)值。

三、加強(qiáng)電力企業(yè)檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）樹(shù)立積極進(jìn)取的發(fā)展觀念

電力企業(yè)不斷發(fā)展過(guò)程中，檔案工作在電力企業(yè)基礎(chǔ)建設(shè)、財(cái)務(wù)管理、投資決策等工作中的運(yùn)用更加頻繁，重要性逐漸凸顯。為了滿足電力企業(yè)發(fā)展，滿足企業(yè)對(duì)檔案管理的需要，保證檔案工作能夠與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)接軌。在電力企業(yè)改革過(guò)程中，信息不斷增多，檔案工作面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。所以，必須更新管理觀念，采取有效的改革與創(chuàng)新，保證檔案工作價(jià)值，發(fā)揮檔案的社會(huì)與經(jīng)濟(jì)效益。在信息技術(shù)高速發(fā)展中，應(yīng)該發(fā)揮信息資源優(yōu)勢(shì)，充分挖掘電力企業(yè)檔案工作潛能，積極開(kāi)拓進(jìn)去，提升電力企業(yè)檔案服務(wù)性能。

（二）不斷提升自身素質(zhì)

在現(xiàn)代化檔案管理要求下，電力企業(yè)檔案管理人員需要不斷地接受培訓(xùn)，提升自己的專(zhuān)業(yè)能力，同時(shí)通過(guò)自學(xué)，挖掘自身的潛能。對(duì)檔案管理人員的要求是：不僅具備豐富的理論知識(shí)，同時(shí)還應(yīng)該具有扎實(shí)的管理經(jīng)驗(yàn)，另外也需要具有前瞻性的服務(wù)意識(shí)。電力企業(yè)檔案管理工作需要開(kāi)放自己的思想，以便適應(yīng)新的環(huán)境以及新的形勢(shì)，對(duì)不斷出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研究、創(chuàng)新。另外，還應(yīng)該引入先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，提升電力企業(yè)整體的檔案管理水準(zhǔn)，促進(jìn)其向著現(xiàn)代化、智能化的方向發(fā)展。在檔案管理工作中，必須樹(shù)立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目蒲幸庾R(shí)，將科研理論及時(shí)的運(yùn)用到實(shí)踐中，提升整體的業(yè)務(wù)能力。

（三）增強(qiáng)意識(shí)的開(kāi)放性，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

作為電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層，必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，同時(shí)要求檔案工作者樹(shù)立開(kāi)放思想，采用多樣化的形式，調(diào)整開(kāi)放度，為檔案使用者提供更加貼切的服務(wù)，為檔案利用者創(chuàng)造更加完善的環(huán)境，讓電力企業(yè)檔案成為企業(yè)、乃至于整個(gè)地區(qū)的電力行業(yè)的檔案信息中心。企業(yè)應(yīng)該從創(chuàng)新管理體制，優(yōu)化管理團(tuán)隊(duì)，提升管理服務(wù)質(zhì)量入手，改變傳統(tǒng)的管理模式，采用全開(kāi)放型的科學(xué)管理模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

（四）完善檔案管理制度

建立完善的檔案管理制度，是保證檔案工作有序進(jìn)行，確保檔案管理工作發(fā)揮作用的重要基礎(chǔ)。電力企業(yè)必須成立檔案管理專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)，同時(shí)組建檔案鑒定銷(xiāo)毀領(lǐng)導(dǎo)小組，建立包括檔案立卷、查閱、借閱、保管等在內(nèi)的管理制度，將檔案管理工作納入到電力企業(yè)管理中的日常工作日程中。同時(shí)，應(yīng)該樹(shù)立資源共享意識(shí)，摒棄傳統(tǒng)的檔案觀念，為了滿足社會(huì)各個(gè)行業(yè)、層次的需求，可以鼓勵(lì)檔案系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行有效的信息合作，實(shí)行信息資源整體化、網(wǎng)絡(luò)化，提升資源共享性，保證檔案資源作用的發(fā)揮。

（五）加大軟硬件設(shè)備的投入

電力檔案是對(duì)電力產(chǎn)業(yè)歷史發(fā)展的真實(shí)記錄， 是電力企業(yè)資產(chǎn)的憑證，是電力企業(yè)珍貴的無(wú)形資產(chǎn)。 近年來(lái)，雖然電力檔案信息化程度已經(jīng)在不斷加強(qiáng)，但是為了相較于是科技發(fā)展的節(jié)奏還是比較滯后的， 因此還要加快檔案信息化進(jìn)程。 在針對(duì)加快檔案管理工作信息化進(jìn)程的問(wèn)題上：① 要掙脫傳統(tǒng)管理模式的桎梏，依托信息化平臺(tái)，加強(qiáng)電子檔案的應(yīng)用于管理。 在實(shí)際工作中，應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身情況，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)軟硬件的建設(shè)，及時(shí)更新設(shè)備，選擇使用具有較強(qiáng)實(shí)力及豐富經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)開(kāi)發(fā)的電力檔案管信息系統(tǒng)軟件， 加快檔案信息的開(kāi)發(fā)利用使電力檔案管理的數(shù)字化得到廣泛應(yīng)用。 ② 根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有檔案庫(kù)房情況進(jìn)行更新改造，構(gòu)建一個(gè)寬敞、明亮的庫(kù)房，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范要求做好庫(kù)房的防火、防潮、防盜工作，選取標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜，確保檔案安全。在現(xiàn)代化發(fā)展背景下， 還應(yīng)為檔案管理工作配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，如：電腦、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī) / 攝像機(jī)、刻錄機(jī)等等，以實(shí)現(xiàn)對(duì)各種形式的電子檔案的管理，構(gòu)建完善的信息庫(kù)，供電力企業(yè)相關(guān)人員檢索、翻閱。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)上述分析可知，檔案管理是電力企業(yè)管理工作中的核心環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)健康發(fā)展具有積極的意義。但是，目前電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中還存在一定的問(wèn)題，包括重視程度不足、管理不夠規(guī)范、管理人員專(zhuān)業(yè)化不強(qiáng)，影響檔案管理質(zhì)量，不利于檔案作用的發(fā)揮。因此，必須樹(shù)立現(xiàn)代化的檔案管理意識(shí)，不斷地提升檔案管理人員素質(zhì)，建立完善的檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)意識(shí)等，切實(shí)提升檔案管理質(zhì)量，為電力企業(yè)健康發(fā)展提供保障。

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