淺談企業(yè)檔案工作與檔案軟件的互助互推

趙媛媛

摘要：目前紙質(zhì)檔案+電子檔案管理模式形成了檔案工作的包圍圈，點(diǎn)點(diǎn)結(jié)合匯成全局。而現(xiàn)代化檔案工作核心力量---專業(yè)檔案軟件在這個(gè)舞臺(tái)舉足輕重，全文從實(shí)例論證檔案軟件與檔案工作發(fā)展不同進(jìn)程中的關(guān)系，以及兩者間的契合與取舍乃至對(duì)未來相互結(jié)合滿足專業(yè)工作更高需求的展望。

關(guān)鍵字：互助互推；軟件；對(duì)比；需求

近幾年電子檔案管理工作被企事業(yè)單位提上重點(diǎn)工作日程，紙質(zhì)檔案與電子檔案結(jié)合管理的模式已經(jīng)逐漸推廣，兩者相互依托任何一方的功能缺失都會(huì)影響檔案工作全局的發(fā)展，嚴(yán)重則會(huì)造成癱瘓局勢(shì)。

一、“管中窺豹”以實(shí)例概述檔案工作與檔案軟件結(jié)合的發(fā)展歷程

我公司屬于集團(tuán)企業(yè)，業(yè)務(wù)及分子公司遍布全球，工作的開展需要極強(qiáng)的融合性及共享性。單純的舊有模式檔案管理已經(jīng)不能滿足需求。公司檔案與檔案軟件的融合發(fā)展迫在眉睫：

1.起步：母公司自1999年經(jīng)所屬市檔案局引進(jìn)推廣，使用某單機(jī)版本檔案類軟件，該軟件專業(yè)性強(qiáng)，檔案人員使用方便。此時(shí)，軟件的使用提供助力的范圍僅限專職檔案人員，幫助其提速、更正規(guī)的完成檔案工作。而隨著工作的深入，公司的發(fā)展，更多的需求推動(dòng)著檔案工作對(duì)軟件的更高要求。

2.發(fā)展：隨著公司辦公平臺(tái)搭建，地域間的檔案信息共享，檢索、查閱需求上升。2009年檔案人員放眼長(zhǎng)遠(yuǎn)，著手考察、上線可聯(lián)網(wǎng)與公司辦公OA平臺(tái)搭建共享的檔案軟件，歷經(jīng)一年測(cè)試，期間檔案實(shí)體工作中產(chǎn)生的需求加促軟件的多次版本更新，功能定制，此為檔案對(duì)軟件的推動(dòng)發(fā)展。相對(duì)的軟件正式作為辦公必要條件作用于檔案工作，其除了全公司普通用戶可通過身份認(rèn)證后在辦公平臺(tái)進(jìn)入檔案軟件從而進(jìn)行角色權(quán)限范圍內(nèi)的檢索、查借閱外，流程審批人還可以通過軟件流程嵌入辦公平臺(tái)的方式將檔案借閱流程進(jìn)行在線審批，期間申請(qǐng)人及檔案人員可以跟蹤進(jìn)度。

3.不斷前進(jìn)：公司業(yè)務(wù)不斷擴(kuò)大，在建國(guó)家級(jí)、省市級(jí)基建項(xiàng)目越來越多，自主研發(fā)項(xiàng)目如雨后春筍不斷涌現(xiàn)，這些都對(duì)企業(yè)檔案工作提出了更高的要求。每個(gè)大型項(xiàng)目可產(chǎn)生百萬卷檔案，中小型項(xiàng)目也可產(chǎn)生數(shù)十萬卷檔案，而科研類項(xiàng)目檔案種類繁多，這些都對(duì)檔案工作提出了新的要求，與實(shí)體檔案工作面臨壓力大一樣檔案軟件也面臨承載力與功能調(diào)整兩大難題。2016年底開始，對(duì)原軟件的升級(jí)與更新?lián)Q代考察提上日程，此時(shí)現(xiàn)有市面軟件產(chǎn)品多更新至網(wǎng)頁(yè)版，無需下載使用客戶端，對(duì)硬件要求降低而軟件本身功能提升應(yīng)用更便捷。

二、契合有度，取舍不易。做好檔案工作與軟件工具性能的磨合與雙贏

結(jié)合公司檔案現(xiàn)有情況及需求陸續(xù)考察了行業(yè)內(nèi)享譽(yù)較高的6家檔案軟件產(chǎn)品?；趯?shí)際功能需求及軟件綜合性能篩選出兩款較適宜軟件進(jìn)入最終測(cè)評(píng)。筆者也進(jìn)行了詳細(xì)對(duì)比，如下：

軟件功能 A款軟件描述（網(wǎng)頁(yè)版） B款軟件描述（網(wǎng)頁(yè)版+客戶端） 實(shí)際需求建議

導(dǎo)入/導(dǎo)出 可操作，可預(yù)覽，但導(dǎo)入必須案卷或案卷+卷內(nèi)形式。 導(dǎo)入無直接操作需進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，導(dǎo)出需要進(jìn)行詳細(xì)篩選才可用 需求：在卷內(nèi)狀態(tài)不只有導(dǎo)出功能，增加導(dǎo)入功能

OCR 有格式限制，分頁(yè)掃描對(duì)設(shè)備有要求 無 由于設(shè)限太多，此功能不方便推廣

批量修改/替換 方便易上手，需簡(jiǎn)單邏輯思維 邏輯公式較復(fù)雜，功能廣 實(shí)際使用多，人員水平不一，簡(jiǎn)單實(shí)用較重要

移卷（將卷內(nèi)某件移至另一卷） 不可操作 可用，有復(fù)制和剪切功能。 建議添加該功能

批量關(guān)聯(lián)/拆卷/組卷 可用 可用 標(biāo)準(zhǔn)化日常工作需求

生成檔號(hào) 案卷只有生成檔號(hào)功能，沒有檔號(hào)調(diào)整功能 需要進(jìn)行設(shè)置再進(jìn)行功能使用 建議添加檔號(hào)調(diào)整功能，檔案整理的重點(diǎn)

保存到其他庫(kù)，跨全宗保存 可用 不可用 對(duì)多個(gè)全宗公司有需求

錄入 通過設(shè)置可攜帶上一條部分信息，方便錄入 必須逐條進(jìn)行錄入與修改 可攜帶式錄入節(jié)省人力時(shí)間

普通用戶 檢索、查看、申請(qǐng)、協(xié)查 協(xié)查功能為亮點(diǎn)，借多份檔案可添加暫存架集中申請(qǐng) 有預(yù)約功能，其余功能使用方便 都依據(jù)實(shí)際使用進(jìn)行了人性化設(shè)置

流程跟蹤 可用 可用 流程與審批是企事業(yè)單位檔案工作順利開展的必備項(xiàng)

審批人 審批、轉(zhuǎn)審批 可用 可用。且可以臨時(shí)賦權(quán)

打印審批單 可用 客戶端狀態(tài)下可用

檔案員 借出 可通過手動(dòng)查檔案找添加借閱單及通過流程借閱單借出 沒有手動(dòng)選擇借閱功能，即紙質(zhì)借閱審批的無法加入系統(tǒng)后期統(tǒng)計(jì) A較全面考慮了檔案查閱的線上，線下并行的情況。最后都可匯總進(jìn)軟件進(jìn)行跟蹤及統(tǒng)計(jì)等

歸還 可用 可用 日常工作必備項(xiàng)

統(tǒng)計(jì)/報(bào)表編目 需進(jìn)行設(shè)計(jì)與導(dǎo)入 需進(jìn)行設(shè)計(jì)與導(dǎo)入 檔案日常工作，如果系統(tǒng)化則更方便了

錄入移交人 檔案添加、導(dǎo)入、移交、拒絕后查看 基本可用。但是拒絕后消息不顯示，作為移交人可能無法及時(shí)知道那些被拒絕，并且看不到拒絕的理由，不方便后期的整改 基本可用。但是拒絕后沒有消息提示，僅變回未移交的檔案顏色，并且看不到拒絕的理由，不方便后期的整改 希望添加價(jià)值檔案員移交檔案后拒絕回來的檔案消息顯示及拒絕的理由。否則其無法知道何時(shí)被拒絕，被拒絕了什么及理由

縱觀不同地域，不同領(lǐng)域的企事業(yè)單位對(duì)檔案整理的不同要求影響著其對(duì)于軟件工具的具體考量，但是行業(yè)中主要軟件的性能體現(xiàn)出了檔案工作的基本原則不變，總體方針統(tǒng)一。雖然各款專業(yè)的軟件基本上都可以滿足檔案具體工作的實(shí)現(xiàn)，達(dá)到了檔案與工具的契合，但龍生九子個(gè)個(gè)不同，不同的檔案實(shí)際工作對(duì)軟件工具的要求不同，除非進(jìn)行專向定制否則檔案工作者都要面臨取舍問題。

三、著眼當(dāng)前，展望未來，謀求共同發(fā)展與進(jìn)步

“檔案”誕生于清初，至今已有近500年歷史，而廣義中的檔案則淵源更久。同比檔案軟件的誕生起源于上世紀(jì)90年代，至今只有不到30年歷史。如果認(rèn)為檔案是歷史是舊的，那么坐上了科技發(fā)展的軟件管理這趟航班，歷史就與時(shí)代接軌了。筆者在進(jìn)行檔案軟件市場(chǎng)考察時(shí)，期望著放眼大局希望找到一款與實(shí)際工作契合度高且可以做好符合未來發(fā)展方向，做好如網(wǎng)頁(yè)版功能軟件與電子掃描識(shí)別、離線客戶端、三維立體庫(kù)房檢索、二維碼盤庫(kù)等結(jié)合于一體的軟件。雖然目前看行業(yè)領(lǐng)域內(nèi)市場(chǎng)無法在成本可控的范圍內(nèi)做到綜合性軟件功能與實(shí)際檔案工作需求整合，那不妨相信用不了再一個(gè)30年，到時(shí)候承載著檔案工作高效、可控、契合高的這架工具航班必然會(huì)進(jìn)入到全局航線，且越飛越遠(yuǎn)。

四、結(jié)束語(yǔ)

1+1的模式雖然不一定大于3，但是一定不會(huì)小于2。檔案工作也許是繁瑣的，是平淡的但是同樣也在謀求發(fā)展，尋求與時(shí)代接軌。相信，行業(yè)內(nèi)的發(fā)展會(huì)不斷變革，各種服務(wù)于檔案工作的基礎(chǔ)工具也將順應(yīng)發(fā)展進(jìn)入或退出舞臺(tái)，無論取舍都是致力于將檔案事業(yè)推向達(dá)到更安全，高效，便捷的目標(biāo)。endprint