基于信息化的高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化的研究

曹峰

摘要：財務(wù)報賬是高校財務(wù)工作中的重要環(huán)節(jié)，財務(wù)報賬工作的質(zhì)量有利于提升高校財務(wù)管理水平，提高資金的使用效率。本文將在信息化的背景下，分析高校財務(wù)報賬流程的優(yōu)化舉措，闡述當前財務(wù)報賬流程中存在的問題，提出有效的優(yōu)化對策。以期能夠提升高校財務(wù)管理水平，優(yōu)化財務(wù)報賬流程，提升財務(wù)工作效率，促使高校財務(wù)工作轉(zhuǎn)向信息化、現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：信息化；高校；財務(wù)報賬；流程優(yōu)化

隨著信息時代的到來，人們更加追求高效率的工作方式，傳統(tǒng)的財務(wù)報賬流程已無法滿足當校園發(fā)展的需求。而信息技術(shù)的運用，徹底改變了傳統(tǒng)財務(wù)報賬工作的方式，實現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的工作模式。故此，要研究信息化的財務(wù)報賬流程，優(yōu)化報賬方式，為高校財務(wù)工作提供保障。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)報賬、網(wǎng)絡(luò)審批、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)等報賬流程，改善當前高校財務(wù)管理工作現(xiàn)狀。

一、高校財務(wù)報賬現(xiàn)狀

當前，高校財務(wù)工作基本都已經(jīng)采取網(wǎng)絡(luò)自助報賬的方式。網(wǎng)絡(luò)自助報賬系統(tǒng)的流程為：管理人員登錄自助報賬系統(tǒng)，并自主選擇所要進行的經(jīng)濟業(yè)務(wù)類型，選擇支出費用的項目，并根據(jù)實際的報銷內(nèi)容，選擇科目。輸入金額、原始憑證附件，選擇支付方式，輸入銀行卡號、經(jīng)辦人姓名、聯(lián)系方式等。全部環(huán)節(jié)完成后，打印網(wǎng)絡(luò)報銷單，并將原始憑證裝訂在一起，找到相關(guān)負責人，簽字確認，最后上交到財務(wù)管理人員手中進行審核，打印交與二審人員，并審核錄入網(wǎng)報單，自動生成憑證。這種報賬方式有效提升了工作效率，不再受到時間、地點等的限制。但在實際的工作流程中，仍舊存在一定的問題[1]。

返單率較高。雖然采取這種報賬方式后，經(jīng)辦人不需要親自等待單據(jù)處理完畢。但若單據(jù)在一審期間，未發(fā)現(xiàn)存在的問題，而在二審或后續(xù)環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題，財務(wù)人員需要以各種聯(lián)系方式與經(jīng)辦人進行溝通，甚至需要刪除原有憑證單，再次填寫報賬流程。這樣一來，難免浪費大量時間，降低溝通效率，難以發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)報賬的優(yōu)勢。

單據(jù)審批較慢。高校財務(wù)審批過程中，不同類型的單據(jù)需要經(jīng)過多層不同層級人員，并得到相應(yīng)的審批與簽字蓋章，才能完成單據(jù)審批的所有環(huán)節(jié)。由于流程相對較為繁瑣，導(dǎo)致審批時間較長，甚至在進程中出現(xiàn)錯誤時，需要返回重新填寫審批單，進入新一輪的審批流程。報賬時間將被大大延誤，降低工作效率。

審核效率低下。當經(jīng)辦人員對業(yè)務(wù)流程不熟悉時，將導(dǎo)致單據(jù)粘貼不規(guī)范。而審批人員在審批過程中，需要對雜亂無章的票據(jù)重新粘貼，自然需要大量的時間，降低工作效率。

財務(wù)軟件落后。信息時代的科技更新?lián)Q代較為頻繁，但高校財務(wù)軟件卻遲遲未能更新。導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)缺失，軟件性能落后，維護不及時進而出現(xiàn)各種問題。

二、高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化的有效手段

（一）優(yōu)化溝通渠道

信息時代下，溝通呈現(xiàn)多樣化趨勢。財務(wù)部門應(yīng)針對票據(jù)粘貼、不同經(jīng)濟業(yè)務(wù)報銷的方式與流程，以及各種流程操作方法等制作成視頻、流程導(dǎo)圖等，及時發(fā)布在官方網(wǎng)頁中。應(yīng)建立統(tǒng)一的溝通渠道，如微信群、QQ群等，簡化人們之間的溝通方式。定期在群內(nèi)開展指導(dǎo)性會議，將最新的財經(jīng)法規(guī)、以及學(xué)校相關(guān)的報賬規(guī)章制度等上傳到群內(nèi)，詳細講授，系統(tǒng)解析。而師生們也可以通過該平臺，向財務(wù)人員提出疑問。財務(wù)人員將相類似的問題進行整理，以文件形式上傳到平臺，永久保存。避免同一問題反復(fù)解答，浪費時間，也便于師生的學(xué)習(xí)。

另外，可優(yōu)化交流平臺，針對師生們的疑問以及訴求給出具體的答復(fù)。同時，將財務(wù)報賬過程中存在的問題加以整合，以免再次出現(xiàn)相同類型的錯誤。而經(jīng)辦人員可向財務(wù)人員提供賬號與密碼，減少財務(wù)人員與經(jīng)辦人員的溝通時間，降低溝通成本，提升工作效率。當審核通過后，以短信等各種形式，告知經(jīng)辦人審核成功的信息[2]。

（二）完善崗位設(shè)置

結(jié)合高校實際情況，完善審核人員崗位設(shè)置。在收單環(huán)節(jié)，以初審崗位嚴查票據(jù)是否符合標準，如項目經(jīng)費支出范圍、簽字審批手續(xù)、票據(jù)真?zhèn)?、票?jù)粘貼等，都要進行預(yù)審，發(fā)現(xiàn)問題時要及時通知經(jīng)辦人，進行更正。初審環(huán)節(jié)確認無誤后，再進行單據(jù)錄入系統(tǒng)環(huán)節(jié)，流轉(zhuǎn)到二審分配制單環(huán)節(jié)。以此，將大大減少單據(jù)不符合標準的情況，降低單據(jù)返工現(xiàn)象，提升工作效率。

而二審環(huán)節(jié)應(yīng)結(jié)合財務(wù)報銷的類型，分別設(shè)置崗位。如借款、校內(nèi)轉(zhuǎn)賬、工資發(fā)放、出國人員報銷等，將崗位采取精細化設(shè)置后，將有助于崗位人員強化自身的專業(yè)技能，熟能生巧，進而提高單據(jù)審核的準確性，以及工作效率。同時，相應(yīng)的復(fù)審崗位也應(yīng)以業(yè)務(wù)類型進行劃分，每個崗位僅負責自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的事項，以專業(yè)贏得效率。

對于未能掌握網(wǎng)絡(luò)報賬的人員，應(yīng)聘用學(xué)生或其他人員，在財務(wù)大廳、報賬大廳等處進行引導(dǎo)，幫助，提供咨詢。同時，應(yīng)對引導(dǎo)人員加強培訓(xùn)，必須熟練的掌握學(xué)校經(jīng)費報銷流程，高校職能的基本權(quán)限以及職責，具備基礎(chǔ)的財務(wù)知識等。不僅如此，還應(yīng)具備答疑解惑的能力，協(xié)助前來報賬的經(jīng)辦人，完成查詢、打印項目明細等工作，協(xié)調(diào)大廳內(nèi)秩序等[3]。

（三）信息管理系統(tǒng)的開發(fā)

財務(wù)管理系統(tǒng)應(yīng)隨著時代的發(fā)展，不斷更新與變革，以促使管理系統(tǒng)更加符合當前學(xué)校財務(wù)工作的基本需求。在信息管理系統(tǒng)中，要實現(xiàn)財務(wù)報賬流程的優(yōu)化，最基礎(chǔ)的便是打破環(huán)節(jié)之間的壁壘，消除信息化初級階段形成的信息孤島。進而在該系統(tǒng)內(nèi)，形成一個大的、透明的信息管理系統(tǒng)。一般而言，在信息管理系統(tǒng)的選型上十分重要。即要求，執(zhí)行層面正確做事，數(shù)據(jù)層全面收集，決策層正確分析。故此，高校應(yīng)借助校園網(wǎng)絡(luò)平臺，實現(xiàn)獨立運行的財務(wù)系統(tǒng)，并成立單獨的財務(wù)報賬管理模塊，包括報賬預(yù)約、報賬審批、報賬完成等信息接口，以適應(yīng)當前高校財務(wù)管理的基本形式。財務(wù)數(shù)據(jù)在使用期間無需重新初始，進而降低成本，節(jié)約時間。而這種清晰的財務(wù)報賬模塊，可使得財務(wù)人員在短時間內(nèi)便熟悉這種工作流程，也為經(jīng)辦人員提供簡潔明了的審批環(huán)節(jié)。根據(jù)新業(yè)務(wù)的流程，軟件需求，要求該系統(tǒng)收集所有的靜態(tài)數(shù)據(jù)，動態(tài)數(shù)據(jù)，加以整理并分析。包括財務(wù)報銷審核編碼、報銷審批單業(yè)務(wù)類型等，經(jīng)過梳理整頓后，對系統(tǒng)進行維護，完成新系統(tǒng)的初始化工作。經(jīng)過反復(fù)的收集、整理、分析，最終實現(xiàn)完善的，適合高校自身發(fā)展情況的業(yè)務(wù)流程。

（四）優(yōu)化財務(wù)人員專業(yè)技能

針對業(yè)務(wù)能力低下的人員，應(yīng)加強對其的宣傳與培訓(xùn)，講解規(guī)章制度，宣傳政策要求。并增加員工之間的交流，促進知識的流動性，強化彼此的專業(yè)技能，增加知識含量，互幫互助。同時，高校應(yīng)定期開展培訓(xùn)，讓財務(wù)人員盡可能增加知識的儲備量，邀請專家做專題培訓(xùn)會，解讀最新的政策內(nèi)容。以此，全方位提升財務(wù)人員的專業(yè)能力，優(yōu)化財務(wù)報賬流程。

三、結(jié)論

綜上所述，本文在信息化背景下，分析高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化的有效舉措。得出，應(yīng)優(yōu)化溝通渠道，建立微信群、qq群等方式，統(tǒng)一上傳有關(guān)報賬的知識，簡化溝通方式；完善崗位職責，增加初審崗位，細化崗位職責；優(yōu)化信息系統(tǒng)，結(jié)合高校財務(wù)自身發(fā)展的實際情況，優(yōu)化系統(tǒng)組成；優(yōu)化財務(wù)人員專業(yè)技能，增強財務(wù)人員專業(yè)技能，增加員工之間的交流，保證知識的流動性。以此，全面優(yōu)化報賬流程，提升工作效率，縮短審核時間。

參考文獻：

[1]魏頌媛，張亞中.關(guān)于構(gòu)建我國高校財務(wù)共享服務(wù)中心研究——以A大學(xué)為例[J].教育財會研究，2018，29 （03）：92-96.

[2]謝奇妙.基于信息化時代的高校財務(wù)報賬流程優(yōu)化研究[J].財會學(xué)習(xí)，2018 （13）：63.

[3]龔一沛，龍珺.優(yōu)化財務(wù)報賬流程，推動高校財務(wù)管理的建設(shè)發(fā)展[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2014 （13）：156.