企業(yè)合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

宋軍強(qiáng) 胡枝柳

摘 要：企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)包括多種類型，合同風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)常見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)之一，利用信息化手段加強(qiáng)企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)管理，是降低合同風(fēng)險(xiǎn)的有效途徑。本文以某集團(tuán)合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)為視角，從系統(tǒng)調(diào)研、業(yè)務(wù)流程梳理、供應(yīng)商選擇與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)優(yōu)化與培訓(xùn)四個(gè)階段出發(fā)，介紹了合同管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)過(guò)程，總結(jié)了系統(tǒng)建設(shè)成果，提出了信息化建設(shè)過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)，例如要正確認(rèn)識(shí)信息化的作用、制定完善的配套制度作為支撐、提高員工思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)全員參與、信息化建設(shè)要符合公司戰(zhàn)略，保持適度前瞻等。

關(guān)鍵詞：風(fēng)險(xiǎn)管理 信息化 合同管理系統(tǒng)

隨著我國(guó)法治社會(huì)建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，特別是黨的十八屆四中全會(huì)的召開(kāi)，依法治國(guó)已成為我國(guó)主要的治國(guó)方針。隨著《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》《企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理指南》《關(guān)于推動(dòng)落實(shí)中央企業(yè)法制工作新五年規(guī)劃有關(guān)事項(xiàng)的通知》等一系列文件的發(fā)布，企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)管理被提升到了一個(gè)新的戰(zhàn)略高度。2016年，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳發(fā)布的《國(guó)家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》提出，要“最大程度發(fā)揮信息化的驅(qū)動(dòng)作用，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)計(jì)劃，引導(dǎo)新一代信息技術(shù)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)各領(lǐng)域深度融合”。在這樣的時(shí)代背景下，國(guó)家法治建設(shè)與信息化建設(shè)開(kāi)展得如火如荼。

某集團(tuán)是一家大型的綜合性民營(yíng)投資企業(yè)集團(tuán)，直接或間接控股多家上市公司，下屬產(chǎn)業(yè)投資領(lǐng)域包括移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、生態(tài)農(nóng)業(yè)、光通訊、供應(yīng)鏈、金融保險(xiǎn)、地產(chǎn)、能源。隨著集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的飛速發(fā)展，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)也越來(lái)越重視企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管理，明確提出要借助信息化，建立健全集團(tuán)全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系。全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系包括業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控、人力風(fēng)險(xiǎn)管控、法律風(fēng)險(xiǎn)管控等。

法務(wù)中心作為法律風(fēng)險(xiǎn)管控的主要責(zé)任部門，一直在思考與尋找信息化與全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)的切入點(diǎn)。合同是企業(yè)通向市場(chǎng)的橋梁，合同的簽訂、履行、管理貫穿于企業(yè)決策和經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，因此合同風(fēng)險(xiǎn)的防范顯得至關(guān)重要。隨著集團(tuán)全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系與信息化建設(shè)工作的開(kāi)展，引入或開(kāi)發(fā)先進(jìn)的合同管理信息化系統(tǒng)，以信息化為手段，實(shí)現(xiàn)合同的全流程閉環(huán)管理，不僅可以有效降低合同風(fēng)險(xiǎn)，還能推動(dòng)集團(tuán)的全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)。

建設(shè)階段

1.1系統(tǒng)調(diào)研

法務(wù)中心作為合同管理信息化系統(tǒng)建設(shè)的主導(dǎo)部門，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、實(shí)地調(diào)研、訪談等形式，在集團(tuán)（含下屬產(chǎn)業(yè)，下同）內(nèi)部進(jìn)行了大范圍的需求調(diào)研。調(diào)研目的是理清所有與合同相關(guān)的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)行業(yè)務(wù)規(guī)則與信息系統(tǒng)的匹配。

經(jīng)過(guò)調(diào)研，我們總結(jié)了集團(tuán)合同管理存在的主要問(wèn)題：

1.1.1單向?qū)徍酥疲瑢徟实?/p>

合同的審批有兩種方式：一是由經(jīng)辦人帶著紙質(zhì)合同找審批人審批；二是由經(jīng)辦人發(fā)郵件提請(qǐng)審批。合同實(shí)行單向?qū)徍酥?，如其中一個(gè)審核人審核不通過(guò)，整個(gè)流程需要重新開(kāi)始。由于合同數(shù)量多、種類雜、參與審批的人員多，一份合同的審批時(shí)間短則三五天，長(zhǎng)則十天半個(gè)月。審批效率難以滿足集團(tuán)的發(fā)展需求，有的合同需求部門甚至?xí)诤贤炗喼熬烷_(kāi)展業(yè)務(wù)，大大增加了合同風(fēng)險(xiǎn)。

1.1.2合同從審核、歸檔到履行各環(huán)節(jié)分散，缺乏部門協(xié)同性

合同從提出需求至履行完畢，需要各個(gè)部門人員的參與，但各部門均只在合同的某一特定環(huán)節(jié)參與，部門之間缺乏協(xié)同性，導(dǎo)致實(shí)際履行合同的人不了解合同內(nèi)容，了解合同內(nèi)容的人不參與合同的履行，一旦出現(xiàn)人員調(diào)動(dòng)或離職，合同某一環(huán)節(jié)的信息就可能丟失。

1.1.3集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)單位之間缺乏合同信息的即時(shí)共享l

集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)的合同審批流程與審批人員不一樣，合同的履行、歸檔、保管也歸各自管理。各級(jí)人員很難有統(tǒng)一的途徑進(jìn)行合同查閱和共享。集團(tuán)只能定期去抽查產(chǎn)業(yè)的合同簽訂履行情況，或者等發(fā)生爭(zhēng)議糾紛時(shí)再去了解與合同相關(guān)的情況，往往為時(shí)已晚。

1.1.4合同示范文本管理不統(tǒng)一

法務(wù)中心會(huì)不定期增加和修訂合同示范文本，但集團(tuán)在實(shí)際應(yīng)用示范文本時(shí)，經(jīng)常會(huì)用錯(cuò)版本，新老版本混用，不僅增加了與相對(duì)方談判的難度，也加大了我方的合同風(fēng)險(xiǎn)。

1.1.5合同信息匯總困難、檔案管理分散

合同信息記錄是采用手工臺(tái)帳報(bào)表，由于集團(tuán)各部門數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、信息采集滯后，匯總工作需要耗費(fèi)大量人力，難以為集團(tuán)的決策提供數(shù)據(jù)支持。產(chǎn)業(yè)單位缺乏統(tǒng)一的合同管理人員、合同編號(hào)，不方便合同查找與保管。

通過(guò)調(diào)研及需求分析，我們明確了合同管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的目標(biāo)：通過(guò)信息化系統(tǒng)，降低勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作效率，規(guī)范流程，輔助內(nèi)部監(jiān)管與控制，形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、透明化、網(wǎng)絡(luò)化的合同管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)合同信息共享，為決策提供數(shù)據(jù)支撐。

1.2梳理業(yè)務(wù)流程，明確系統(tǒng)邊界

調(diào)研結(jié)束后，在集團(tuán)高層的發(fā)起與各部門負(fù)責(zé)人的配合下，法務(wù)中心順利對(duì)不同類型合同的履行節(jié)點(diǎn)、審核流程進(jìn)行了梳理。

通過(guò)梳理，精簡(jiǎn)了合同審批流，將單向?qū)徍酥聘臑榱硕嘞虿④墝徍酥?，各審核人可同時(shí)對(duì)合同進(jìn)行審核并反饋審核意見(jiàn)，以達(dá)到提高審核效率、減少重復(fù)工作的目的；明確了合同各節(jié)點(diǎn)的責(zé)任部門與責(zé)任人，梳理了合同審核流程中各審核人的職責(zé)，明確了各審核人的審核要點(diǎn)，輸出了《合同審核風(fēng)險(xiǎn)清單》。在梳理過(guò)程中，有部分合同因涉及商業(yè)秘密等特殊原因不適合線上審批，對(duì)這部分合同，我們也規(guī)范了線下的審批流程。

1.3供應(yīng)商選擇與系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

因集團(tuán)業(yè)務(wù)模式各具特色、發(fā)展程度不一，接觸的多家供應(yīng)商均沒(méi)有可供使用的成品，考慮到供應(yīng)商可能對(duì)集團(tuán)的合同風(fēng)險(xiǎn)管控、業(yè)務(wù)流程的理解不足，最終選擇了由供應(yīng)商、集團(tuán)的IT團(tuán)隊(duì)與法務(wù)中心共同開(kāi)發(fā)。法務(wù)中心借鑒供應(yīng)商豐富的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，對(duì)需求與流程不斷進(jìn)行優(yōu)化；供應(yīng)商根據(jù)需求描繪系統(tǒng)原型，指導(dǎo)法務(wù)中心優(yōu)化需求，攻克開(kāi)發(fā)中的技術(shù)難點(diǎn)；集團(tuán)IT團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)系統(tǒng)與集團(tuán)內(nèi)部辦公系統(tǒng)的對(duì)接、內(nèi)部流程的設(shè)置，三方在開(kāi)發(fā)過(guò)程中取長(zhǎng)補(bǔ)短，相互配合，相互促進(jìn)。

1.4系統(tǒng)優(yōu)化與培訓(xùn)

系統(tǒng)初步開(kāi)發(fā)完成之后，在集團(tuán)內(nèi)部試運(yùn)行了3個(gè)月，根據(jù)各部門的反饋情況，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行了進(jìn)一步的優(yōu)化。為幫助集團(tuán)人員改變思維習(xí)慣，盡快熟練使用合同管理系統(tǒng)，法務(wù)中心通過(guò)會(huì)議、辦公系統(tǒng)、郵件等對(duì)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行了宣導(dǎo)，編寫了合同管理系統(tǒng)使用指南等文件，并舉行了多次現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)。

建設(shè)成果

2.1提高了審核效率，優(yōu)化了審核流程

合同審核系統(tǒng)建立后，合同無(wú)需再進(jìn)行線下紙質(zhì)或郵件審批，合同的立項(xiàng)、起草、審核均可通過(guò)系統(tǒng)一步到位的實(shí)現(xiàn)，省去了審核人線下多次郵件溝通往來(lái)的環(huán)節(jié)。同時(shí)，將《合同審核風(fēng)險(xiǎn)清單》固化入系統(tǒng)，系統(tǒng)自動(dòng)提示各審核人的審核要點(diǎn)，便于審核人能快速精確的找到審核點(diǎn)，明確了各自職責(zé)劃分，也提高了審核效率?？紤]到審核人可能會(huì)因各種原因不方便電腦審核，在開(kāi)發(fā)PC端的同時(shí)，法務(wù)中心一同開(kāi)發(fā)了手機(jī)端。一份合同可在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)快速完成審核，大大縮短了審核時(shí)間。

法務(wù)中心在集團(tuán)與下屬產(chǎn)業(yè)設(shè)置了專門的法務(wù)對(duì)接人，將法務(wù)對(duì)接人嵌入集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)內(nèi)部的審批流，通過(guò)流程再造，不僅實(shí)現(xiàn)了所有合同文件法務(wù)強(qiáng)制審核的目標(biāo)，也有利于業(yè)務(wù)部門與集團(tuán)充分共享數(shù)據(jù)，增進(jìn)法務(wù)人員與產(chǎn)業(yè)單位的互相熟悉，實(shí)現(xiàn)審批過(guò)程的優(yōu)質(zhì)高效。

2.2實(shí)現(xiàn)了合同全流程的標(biāo)準(zhǔn)化管理，增強(qiáng)了部門之間的協(xié)同性

標(biāo)準(zhǔn)化可以使信息被正確識(shí)別并實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)溝通，合同管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化流程包含立項(xiàng)、談判、起草、審核、蓋章、歸檔、履行，涵蓋了合同生命周期的各個(gè)環(huán)節(jié)。通過(guò)系統(tǒng)，將合同從立項(xiàng)至歸檔、履行環(huán)節(jié)的各個(gè)參與人歸集到一起，使各個(gè)參與人能實(shí)時(shí)了解合同的當(dāng)前情況。合同立項(xiàng)即提出合同需求，由合同經(jīng)辦人的直接上級(jí)對(duì)合同簽訂的必要性進(jìn)行第一道把控。合同談判是對(duì)談判過(guò)程的記錄，便于責(zé)任溯源。合同起草嵌入了合同編號(hào)規(guī)則，實(shí)現(xiàn)了合同編號(hào)的自動(dòng)生成，保證了每份合同編號(hào)的唯一性。合同示范文本的系統(tǒng)嵌入簡(jiǎn)化了合同的起草、審核，避免了新老版本混用的情況。系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別每份合同的檔案管理員，解決了因檔案管理員不一致導(dǎo)致的合同查找保管困難。合同審核通過(guò)之后，由系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的蓋章人員直接線上打印審核通過(guò)的合同并進(jìn)行蓋章，杜絕了篡改合同的風(fēng)險(xiǎn)，也有利于企業(yè)印章管理的統(tǒng)一性。合同歸檔實(shí)現(xiàn)了已簽署合同的線上存檔，提高了檔案的查詢效率。合同履行實(shí)現(xiàn)了合同的全流程跟蹤，減少了因合同簽訂與履行兩條線分開(kāi)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。

2.3實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)之間的合同信息共享

通過(guò)系統(tǒng)能實(shí)時(shí)查詢集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)的合同簽訂、履行、蓋章、檔案管理情況，查詢供應(yīng)商的履約信用情況，實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨業(yè)務(wù)的合同關(guān)鍵信息管控，實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同信息的動(dòng)態(tài)管理，降低了因信息不對(duì)稱帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)，也為集團(tuán)和產(chǎn)業(yè)單位員工提供了信息共享的平臺(tái)。

對(duì)系統(tǒng)積累形成的數(shù)據(jù)，做深層次的分析和挖掘，能為集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)提供更有價(jià)值的數(shù)據(jù)支撐。如通過(guò)對(duì)現(xiàn)有模版的使用頻率、修改頻率進(jìn)行分析，得出合同模版需要完善的條款；通過(guò)分析糾紛案件的產(chǎn)生、發(fā)展過(guò)程，追根溯源，進(jìn)一步完善合同各環(huán)節(jié)的履行，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)反哺業(yè)務(wù)的功能。

經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

3.1正確認(rèn)識(shí)信息化的作用

企業(yè)可以依托信息化技術(shù)，對(duì)現(xiàn)有資源進(jìn)行梳理和整合，搭建統(tǒng)一的風(fēng)險(xiǎn)管理信息化系統(tǒng)，構(gòu)筑一個(gè)通暢的信息溝通渠道和交流平臺(tái)，但信息化僅僅是手段和工具，目的是實(shí)現(xiàn)管理的精細(xì)和服務(wù)的便捷，更好地服務(wù)于人、服務(wù)于集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略。信息化也不是萬(wàn)能的，在借助信息化手段提升管理效率和工作效率的過(guò)程中，需要有明確清晰的信息化戰(zhàn)略，需要明確業(yè)務(wù)邊界，對(duì)一些無(wú)法通過(guò)信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的流程，不能生搬硬套，需要在快速變化的業(yè)務(wù)實(shí)際與相對(duì)穩(wěn)定的信息化系統(tǒng)中找到平衡，選擇與企業(yè)戰(zhàn)略最匹配的信息化技術(shù)。

3.2制定完善的配套制度作為支撐

合同管理信息系統(tǒng)只是搭建了一個(gè)現(xiàn)代化的平臺(tái)，其使用效果如何，關(guān)鍵在于管理是否到位，是否建立了一套行之有效的、完善的管理制度以及制度是否執(zhí)行到位。在建設(shè)合同管理信息化系統(tǒng)的過(guò)程中，各項(xiàng)制度要做到同步規(guī)劃、同步建設(shè)，以強(qiáng)化信息化工作的管理，促進(jìn)信息化與管理實(shí)際深度融合、良性互動(dòng)、同步提高。沒(méi)有制度相匹配的信息化系統(tǒng)很容易淪為形式，也容易出現(xiàn)運(yùn)營(yíng)管理與信息化各自為政的情況。

3.3提高員工思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)全員參與

信息化建設(shè)過(guò)程的本身就是流程再造的過(guò)程，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程，不可能一蹴而就，需要集團(tuán)各部門的協(xié)調(diào)與配合，特別需要高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與大力支持。集團(tuán)全體員工都是信息化建設(shè)的重要參與者，需要建立一支素養(yǎng)良好的員工隊(duì)伍，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性，提高員工參與信息化建設(shè)的思想意識(shí)，才能不斷創(chuàng)新，持續(xù)實(shí)踐。同時(shí)，要通過(guò)多種途徑的培訓(xùn)，確保每個(gè)員工都能認(rèn)識(shí)到信息化系統(tǒng)的作用，熟練使用信息化系統(tǒng)。

3.4信息化建設(shè)要符合公司戰(zhàn)略，保持適度前瞻

信息化不僅是技術(shù)變革，也是管理變革，公司無(wú)論采用怎樣的技術(shù)與手段，最終目的都是為了實(shí)現(xiàn)公司戰(zhàn)略。信息化建設(shè)要結(jié)合公司的管理水平、業(yè)務(wù)實(shí)際與發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)一規(guī)劃、明確建設(shè)目標(biāo)。盲目追求大而全或不切實(shí)際地迷信、跟風(fēng)新技術(shù)都是不可取的。

另外，隨著公司自身的快速發(fā)展，業(yè)務(wù)模式、管理流程也可能會(huì)隨之發(fā)生變化，信息化技術(shù)也在日新月異的發(fā)展，信息化系統(tǒng)建設(shè)在結(jié)合公司實(shí)際情況的前提下，需要有適度的前瞻性，為這種變化預(yù)留充分的拓展空間，總體規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)的實(shí)現(xiàn)信息化系統(tǒng)的迭代更新。

結(jié)語(yǔ)

合同管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)運(yùn)營(yíng)了近一年的時(shí)間，目前已經(jīng)進(jìn)入良性運(yùn)行的階段，后期將根據(jù)實(shí)際情況，不斷進(jìn)行升級(jí)調(diào)整和優(yōu)化，如增加系統(tǒng)的自動(dòng)預(yù)警功能、加強(qiáng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接。合同管理系統(tǒng)作為集團(tuán)全面風(fēng)險(xiǎn)管理體系建設(shè)的一部分，在自身不斷優(yōu)化的同時(shí)，也需要與集團(tuán)的其他信息化系統(tǒng)相輔相成，借助信息化的助推力，共同為集團(tuán)與產(chǎn)業(yè)的經(jīng)營(yíng)保駕護(hù)航。

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