機關(guān)事業(yè)單位檔案文化建設(shè)的反思與探究

連伯欽

摘 要：近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和進(jìn)步，我國機關(guān)事業(yè)單位的檔案文化建設(shè)有了實質(zhì)性的突破，與所在單位的結(jié)合程度也有了前所未有的密切，尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與機關(guān)事業(yè)單位檔案文化數(shù)字化管理的結(jié)合，有效地提高了機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平，不僅將更多的人員從以往紙質(zhì)的檔案管理工作中解放出來，對于一些比較復(fù)雜的檔案通過數(shù)字化管理后，還很好地延長了保管時間，避免了遺失錯亂的現(xiàn)象。然而，當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案文化發(fā)展建設(shè)中還存在許多問題，這些都制約著檔案文化的快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位；檔案文化；發(fā)展建設(shè)；反思探究

在機關(guān)事業(yè)單位中，檔案文化是非常重要的，往往檔案文化從機關(guān)事業(yè)單位成立的時候就已經(jīng)開始大量出現(xiàn)，機關(guān)事業(yè)單位對于檔案文化建設(shè)也是非常的重視，無論是對檔案保存硬件設(shè)施建設(shè)，還是專門檔案文化建設(shè)的人才培養(yǎng)等相關(guān)方面投入都是非常大的。但是，隨著時間的推移，許多機關(guān)事業(yè)單位的檔案文化建設(shè)出現(xiàn)了弱化的現(xiàn)象，這些是在當(dāng)前及今后的檔案文化建設(shè)中必須要引起足夠重視的。

檔案管理的基本現(xiàn)狀調(diào)查

對檔案文化建設(shè)的重視程度不夠

在當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位中，雖然都設(shè)置了專門的檔案管理部門，檔案文化建設(shè)也有了一定的氛圍，但是，不少機關(guān)事業(yè)單位對于檔案的重視程度還是明顯不夠，體現(xiàn)在往往從事檔案管理工作的人員普遍年齡偏大，檔案管理科室在很多人看來是一個閑職科室等。隨著以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化成為一個新的發(fā)展方向，不少大型企業(yè)都建立了專門的數(shù)字化檔案管理機制，但是，在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，對于檔案管理的數(shù)字化認(rèn)識還是沒有完全跟上，也缺少足夠的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員來支撐檔案管理工作。在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，對所有參與檔案管理的人員的培訓(xùn)學(xué)習(xí)工作存在著不規(guī)范現(xiàn)象，這對于他們?nèi)娴厣钊腩I(lǐng)會檔案的重要性，深挖檔案潛在的價值，形成濃厚的檔案文化都是不利的。此外，檔案管理非常復(fù)雜，還需要建立完善相關(guān)的規(guī)章制度，明確檔案管理人員的基本職責(zé)，盡量減少權(quán)責(zé)交叉現(xiàn)象。然而，在實際的檔案管理中，不少機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理人員在實際的檔案管理中存在著非常嚴(yán)重的個人隨意性行為，對于當(dāng)前新興的數(shù)字化認(rèn)識也是明顯不夠，不熟悉數(shù)字化的基本要求，在深化檔案文化建設(shè)及管理上的積極性也不是太高，并且不少管理制度都是流于形式。

硬件方面的調(diào)查與分析

在當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，雖然當(dāng)前基本上都建成了專門的檔案室，也具備了一定數(shù)量的檔案管理設(shè)備，但是，這些與高水準(zhǔn)的檔案管理要求還是存在一定的差距，機關(guān)事業(yè)單位在檔案管理經(jīng)費投入上缺少持續(xù)性和規(guī)范性，同時，許多硬件設(shè)備處于疏于管理的狀態(tài)。

技術(shù)方面的調(diào)查和分析

檔案包括的內(nèi)容非常復(fù)雜，在這一點上重點要圍繞檔案管理數(shù)字化進(jìn)行分析。數(shù)字化是對紙質(zhì)檔案管理的極大補充和提升，也是今后檔案管理工作的重中之重。當(dāng)前現(xiàn)有的機關(guān)事業(yè)單位檔案人員在做好紙質(zhì)檔案工作的基礎(chǔ)上，還必須掌握一定的檔案數(shù)字化管理的基本技術(shù)手段，因為檔案管理數(shù)字化具有非常強的技術(shù)性特點，需要檔案管理部門有一定的技術(shù)人員具備熟練使用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多種科學(xué)技術(shù)的能力，然而在實際的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，這方面還是明顯欠缺的。當(dāng)前從事檔案管理工作的人員以年齡較大的職工為主，他們對傳統(tǒng)的檔案管理工作有一定的經(jīng)驗，但是對科學(xué)技術(shù)卻缺少一定的了解，隨著各個機關(guān)事業(yè)單位年輕人才的不斷引進(jìn)，這種現(xiàn)象會得到一定的改善。

當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案文化建設(shè)的實施目標(biāo)

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，以往形成的檔案資料的重要性進(jìn)一步凸顯，對于指導(dǎo)當(dāng)前及今后的改革發(fā)展起著非常重要的示范作用。無論是什么樣的機關(guān)事業(yè)單位，在自身發(fā)展建設(shè)中，所形成的檔案材料都是會越來越多的，并且會伴隨著所在單位的發(fā)展呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多元化的特點。有許多比較重要的文件材料是需要長期進(jìn)行保存的，這些材料越來越多，以往的檔案庫房等已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的檔案管理工作需要，針對此，必須要進(jìn)一步提高檔案管理的水平，這樣不僅能解決問題，也能在機關(guān)事業(yè)單位內(nèi)容營造一種良好的檔案文化，也有助于機關(guān)事業(yè)單位所有的人員更進(jìn)一步地認(rèn)識到檔案文化的重要性，從而在檔案工作開展中更加全身心地融入。一方面，機關(guān)事業(yè)單位要扎實做好傳統(tǒng)的文化檔案管理工作，確保各種紙質(zhì)檔案整理歸檔等工作有序進(jìn)行。另一方面，還要跟上檔案數(shù)字化的發(fā)展大潮，努力實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理與數(shù)字化的有機結(jié)合。當(dāng)前，隨著以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化是一種發(fā)展大勢，大量的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理經(jīng)驗告訴我們，通過數(shù)字化的融入，可以很好地提高檔案管理的質(zhì)量和水平，不僅能減少相關(guān)的費用投入，對于整體的檔案管理水平也有很大的幫助作用。

機關(guān)事業(yè)單位檔案文化建設(shè)管理的應(yīng)對策略

大力培養(yǎng)檔案管理方面的基本人才

伴隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，在機關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中，形成的檔案材料也是越來越多，許多檔案材料的內(nèi)容非常的復(fù)雜，為了更好地發(fā)揮這些檔案材料對于機關(guān)事業(yè)單位建設(shè)的指導(dǎo)作用，培養(yǎng)專門的檔案管理人才就顯得非常的迫切和重要。為了確保檔案管理人員在思想上能夠始終重視自身的工作，機關(guān)事業(yè)單位就需要通過各種方式組織檔案管理人員進(jìn)行各種形式的培訓(xùn)，讓他們充分認(rèn)識當(dāng)前機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特殊性，在實際學(xué)習(xí)的過程中，也有助于其認(rèn)識到自身存在的問題，從而有針對性地進(jìn)行改正。在當(dāng)前的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，數(shù)字化是一種基本的發(fā)展趨勢，機關(guān)事業(yè)單位對數(shù)字化要保持應(yīng)有的重視，同時，積極將這種數(shù)字化融入檔案管理中，從而不斷地提高檔案管理的質(zhì)量和水平。

積極完善現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施

尤其是在當(dāng)前的數(shù)字化發(fā)展背景下，以往的機關(guān)事業(yè)單位檔案管理設(shè)施存在著明顯的過時特點，為了讓機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員更好地融入數(shù)字化的進(jìn)程中，機關(guān)事業(yè)單位需要根據(jù)自身的情況，不斷推進(jìn)以互聯(lián)網(wǎng)為核心的各種基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和完善，并制定相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施推進(jìn)實施方案，這樣能很好地確保檔案文化建設(shè)數(shù)字化的制度化和規(guī)范化，對于機關(guān)事業(yè)單位整體的檔案管理水平也是起著非常大的作用。

制定明確的發(fā)展目標(biāo)

每個機關(guān)事業(yè)單位都要高度重視檔案文化建設(shè)管理工作，準(zhǔn)確分析當(dāng)前檔案文化建設(shè)中存在的問題，進(jìn)而明確基本的實施目標(biāo)，分階段、分層次地推進(jìn)符合自身的檔案管理工作。同時，還需要完善相關(guān)的考核評價標(biāo)準(zhǔn)，從而將檔案管理與機關(guān)事業(yè)單位的改革發(fā)展有機結(jié)合起來。

結(jié)語

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展和進(jìn)步，機關(guān)事業(yè)單位檔案文化建設(shè)的重要性進(jìn)一步凸顯，機關(guān)事業(yè)單位必須主動融入，抓好檔案文化建設(shè)傳統(tǒng)手段與數(shù)字化的結(jié)合，有針對性地采取目標(biāo)，逐步提升檔案文化的建設(shè)水平，這樣才能更好地推進(jìn)檔案文化管理工作。

（作者單位：莆田市秀嶼區(qū)商務(wù)局）

【參考文獻(xiàn)】

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