基于信息化環(huán)境下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程的優(yōu)化建議

翁倩

摘 要：我國(guó)高等教育隨著我國(guó)教育的全面改革快速發(fā)展，高校的財(cái)務(wù)消耗也隨之增加。當(dāng)今信息化時(shí)代快速發(fā)展，在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的背景下“報(bào)銷”問(wèn)題顯著。目前的高校報(bào)銷情況揭露了高校師生報(bào)銷的反饋時(shí)間較長(zhǎng)，報(bào)銷收據(jù)憑條被退回的幾率較大，財(cái)務(wù)報(bào)銷人員工作效率低，會(huì)計(jì)軟件運(yùn)行卡頓等情況頻頻發(fā)生。本文根據(jù)高校財(cái)務(wù)部門的報(bào)銷流程的工作現(xiàn)狀作出了分析，并針對(duì)高校財(cái)務(wù)部門就報(bào)銷問(wèn)題提出了應(yīng)對(duì)的措施和解決辦法，以提高高校財(cái)務(wù)報(bào)銷效率為宗旨結(jié)合現(xiàn)代信息化的發(fā)展進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞：信息化；高校財(cái)務(wù)；報(bào)銷流程

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的磅礴發(fā)展，我國(guó)高校師生圍繞高校的花費(fèi)逐漸加大，財(cái)務(wù)系統(tǒng)出現(xiàn)了許多問(wèn)題，并且隨著現(xiàn)代信息化的發(fā)展，與信息化系統(tǒng)相互連接，高校的財(cái)務(wù)工作出現(xiàn)了翻天覆地的變化。對(duì)財(cái)務(wù)工作提出了更為嚴(yán)苛的要求。并且高校的教育招生改革后，擴(kuò)大了對(duì)于高校的招生規(guī)模，教職工和學(xué)生人數(shù)與日俱增，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)報(bào)銷的工作大大翻倍。高校的招生人數(shù)隨著時(shí)代進(jìn)行增加，但高校財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)處于落后地位，造成財(cái)務(wù)報(bào)銷的效率低下，業(yè)務(wù)進(jìn)行遲緩，導(dǎo)致學(xué)生和教師對(duì)報(bào)銷流程中的簽字、蓋章、排隊(duì)都產(chǎn)生許多困難。雖然財(cái)務(wù)部門消耗許多人力物力想要扭轉(zhuǎn)現(xiàn)狀，卻都毫無(wú)成效。

高校財(cái)務(wù)報(bào)銷流程顯現(xiàn)的問(wèn)題

工作量大，等候時(shí)間長(zhǎng)

總結(jié)分析國(guó)內(nèi)各大高校的報(bào)銷流程，報(bào)銷工作人員要逐一比對(duì)發(fā)票金額、發(fā)票合同真實(shí)性和經(jīng)費(fèi)花銷的合理性。工作人員審查后將材料交給財(cái)務(wù)部門，財(cái)務(wù)部門再對(duì)材料二次審查，若發(fā)現(xiàn)某一項(xiàng)不符合規(guī)定要求的問(wèn)題出現(xiàn)，就會(huì)將全部報(bào)銷材料退回給報(bào)銷人。報(bào)銷人將問(wèn)題解決后從第一步開(kāi)始進(jìn)行新一輪的報(bào)銷流程，若一筆業(yè)務(wù)出現(xiàn)了問(wèn)題，將會(huì)在同一部門進(jìn)行反復(fù)多次的報(bào)銷流程，增大了報(bào)銷流程中人數(shù)的同時(shí)，也使等待的師生等待時(shí)間加長(zhǎng)。在對(duì)同一項(xiàng)目進(jìn)行反復(fù)審查的情況下，工作效率逐漸下降，工作任務(wù)也逐漸增多。

財(cái)務(wù)人員工作繁重導(dǎo)致效率下降

目前許多高校的報(bào)銷業(yè)務(wù)在采用辦公窗口報(bào)銷，財(cái)務(wù)人員在為師生辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)的同時(shí)需要對(duì)所保險(xiǎn)的教師和學(xué)生進(jìn)行報(bào)銷的問(wèn)題的講解和解決，同時(shí)還存在許多師生來(lái)窗口進(jìn)行報(bào)銷事宜的詢問(wèn)。工作中既需要應(yīng)對(duì)窗口前的教師和學(xué)生的報(bào)銷和問(wèn)詢，同時(shí)也要對(duì)辦公室的電話進(jìn)行接聽(tīng)，工作思維和工作流程容易受到各個(gè)方面的影響，增加了財(cái)務(wù)人員的工作，造成財(cái)務(wù)人員身心的壓力。與此同時(shí)，高校普遍采取院系領(lǐng)導(dǎo)或高校輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)審批，分管校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)大額經(jīng)費(fèi)支出的審批。但是具備審批權(quán)力的教師同時(shí)肩負(fù)教學(xué)科研或行政工作，工作量較大，領(lǐng)導(dǎo)簽字也成為一件不容易的事情，若得到簽批的報(bào)銷單被退回，將要在此進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)簽批，導(dǎo)致報(bào)銷人員和簽批領(lǐng)導(dǎo)的工作受到干擾，降低了報(bào)銷效率。

信息化對(duì)高校報(bào)銷的有利影響

近年來(lái)，網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)逐漸趨于平緩，許多信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)得到相應(yīng)的完善和提高。信息管理系統(tǒng)被應(yīng)用在各大行業(yè)之中，許多高校在管理系統(tǒng)中也添加了信息化管理系統(tǒng)幫助學(xué)校更好地運(yùn)作。高校財(cái)務(wù)部門引入信息化管理系統(tǒng)，在保證財(cái)務(wù)部門工作效率和安全性的同時(shí)，提高了高校整體的管理水平。在信息化網(wǎng)絡(luò)的支持下，財(cái)務(wù)報(bào)銷流程得到了優(yōu)化，讓財(cái)務(wù)報(bào)銷流程效率更加快速，財(cái)務(wù)管理模式更加完善。

制定網(wǎng)絡(luò)排隊(duì)與現(xiàn)場(chǎng)等待相結(jié)合網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程系統(tǒng)。利用信息化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，制定與本高校相符合的報(bào)銷流程系統(tǒng)。在財(cái)務(wù)報(bào)銷的辦公室外設(shè)置排號(hào)系統(tǒng)，根據(jù)不同業(yè)務(wù)內(nèi)容進(jìn)行不同的隊(duì)列進(jìn)行排隊(duì)取號(hào)，按照號(hào)碼順序一一進(jìn)行報(bào)銷業(yè)務(wù)的辦理。若前方等待的師生較多，取完號(hào)后可以關(guān)聯(lián)手機(jī)實(shí)時(shí)關(guān)注排號(hào)進(jìn)展情況，在號(hào)碼進(jìn)行一定程度后，在排號(hào)大廳中稍作等待，最后進(jìn)行業(yè)務(wù)的辦理。避免了師生在辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)等待時(shí)間過(guò)久的問(wèn)題，提高了師生和報(bào)銷部門的業(yè)務(wù)效率。

在開(kāi)展現(xiàn)場(chǎng)排號(hào)的同時(shí)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批，在高校校園網(wǎng)內(nèi)設(shè)計(jì)財(cái)務(wù)模塊的網(wǎng)頁(yè)鏈接，將有關(guān)報(bào)銷的問(wèn)題流程進(jìn)行陳列，方便師生在進(jìn)行報(bào)銷前進(jìn)行查閱，解決自身對(duì)報(bào)銷流程產(chǎn)生的問(wèn)題。并且開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷申請(qǐng)表格的填寫和提交，在互聯(lián)網(wǎng)中進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)審批，避免了在人工層層審批后出現(xiàn)報(bào)銷材料退回的現(xiàn)象。在審批過(guò)后師生可以拿著形式模塊合格的材料報(bào)表給領(lǐng)導(dǎo)簽字，隨后拿著領(lǐng)導(dǎo)檢閱后的報(bào)表進(jìn)行上交，進(jìn)而得到報(bào)銷費(fèi)用。同時(shí)，師生可以在網(wǎng)站上預(yù)約報(bào)銷排號(hào)，將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷排號(hào)和現(xiàn)場(chǎng)報(bào)銷排號(hào)相結(jié)合，快速便捷地進(jìn)行有效的報(bào)銷的流程。

結(jié)語(yǔ)

網(wǎng)絡(luò)信息化對(duì)高校的滲透程度越來(lái)越深刻，高校對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)的依賴性越來(lái)越強(qiáng)，但高校存在許多年齡較大的教師和員工對(duì)網(wǎng)絡(luò)的使用存在困惑的情況。因此，高校財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)采用網(wǎng)絡(luò)信息化和傳統(tǒng)窗口報(bào)銷相結(jié)合的模式，在方便現(xiàn)代化師生進(jìn)行報(bào)銷的同時(shí)，也保障了年齡較大教職工的權(quán)益。信息化網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程的應(yīng)用，大大提高了報(bào)銷效率，降低了師生和財(cái)務(wù)人員的等候時(shí)間和工作量，為推動(dòng)高校的發(fā)展有著重要貢獻(xiàn)。在信息化環(huán)境中，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行了優(yōu)化升級(jí)。

（作者單位：北京林業(yè)大學(xué)）

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