淺談行政事業(yè)單位貨幣資金定期對(duì)賬制度的建立

陳學(xué)磊

摘要：本文以行政事業(yè)單位的貨幣資金對(duì)賬為切入點(diǎn)，以防范和及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員舞弊為防控對(duì)象，通過(guò)分析定期對(duì)賬的優(yōu)點(diǎn)，提出建立貨幣資金定期對(duì)賬制度的有效方法。

關(guān)鍵詞：定期對(duì)賬制度；優(yōu)點(diǎn)；方法

行政事業(yè)單位作為行使國(guó)家行政職權(quán)、從事社會(huì)服務(wù)的重要貨幣資金控制和使用者，管理者往往重視行政職權(quán)的行使或行業(yè)業(yè)務(wù)的管理，而對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的管理過(guò)于粗放，長(zhǎng)期以來(lái)形成信任代替監(jiān)督、習(xí)慣代替制度的財(cái)務(wù)管理意識(shí)。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)常常因內(nèi)部控制不嚴(yán)、監(jiān)督不到位、對(duì)賬不及時(shí)造成財(cái)務(wù)人員通過(guò)簽發(fā)空白支票、“大頭小尾”支票，偷盜票據(jù)、印鑒，篡改賬簿等方式套取、挪用、貪污公款且長(zhǎng)時(shí)間不被發(fā)現(xiàn)，給單位和國(guó)家造成不可彌補(bǔ)的損失，尤其是隨著便捷的電子支付方式的普及，貨幣資金控制風(fēng)險(xiǎn)大大提高，因此建立有效的可執(zhí)行的貨幣資金定期制度就顯的尤其重要。

一、貨幣資金定期對(duì)賬制度的概念

筆者認(rèn)為，所謂貨幣資金定期對(duì)賬制度，是指會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)在每月月初的一定時(shí)期內(nèi)組織相關(guān)人員對(duì)上月特定時(shí)點(diǎn)（基準(zhǔn)時(shí)點(diǎn)，一般以每月最后一日為基準(zhǔn)時(shí)點(diǎn)）的貨幣資金進(jìn)行賬賬相對(duì)、對(duì)庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)、對(duì)銀行存款進(jìn)行賬實(shí)核對(duì)的制度，是貨幣資金對(duì)賬的業(yè)務(wù)操作規(guī)范，更是防范或及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員舞弊的內(nèi)部控制手段。

二、貨幣資金定期對(duì)賬的優(yōu)點(diǎn)

對(duì)賬是為了保證賬簿記錄正確可靠，對(duì)賬簿中的有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和核對(duì)的工作，貨幣資金定期對(duì)賬則是對(duì)對(duì)賬會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的具體細(xì)分，經(jīng)過(guò)筆者分析，細(xì)分的定期對(duì)賬制度具有獨(dú)特的優(yōu)點(diǎn)，可以有效防范或及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員舞弊。貨幣資金定期對(duì)賬的優(yōu)點(diǎn)體現(xiàn)在制度明確了對(duì)賬方式，杜絕了“口頭報(bào)數(shù)對(duì)賬”，把對(duì)賬工作落到實(shí)處；設(shè)置了對(duì)賬載體，實(shí)現(xiàn)事中全程監(jiān)控，事后有據(jù)可查；設(shè)定了對(duì)賬工作流程，規(guī)范了對(duì)賬業(yè)務(wù)操作，確保了對(duì)賬工作有章可循；規(guī)定了對(duì)賬基準(zhǔn)時(shí)點(diǎn)和對(duì)賬完成時(shí)限，把舞弊發(fā)生時(shí)間縮短在一個(gè)月之內(nèi)，降低了財(cái)務(wù)人員長(zhǎng)時(shí)間舞弊的可能性；細(xì)化了對(duì)賬、監(jiān)督工作人員職責(zé)，明確責(zé)任分工，捆綁相關(guān)人員責(zé)任，增強(qiáng)相互牽制的力度。

三、貨幣資金定期對(duì)賬制度的建立基本要點(diǎn)

經(jīng)過(guò)筆者研究，行政事業(yè)單位如要建立有效的可執(zhí)行的貨幣資金定期對(duì)賬制度，制度的設(shè)計(jì)就需要具備四個(gè)基本要點(diǎn)，一是定期對(duì)賬須以紙質(zhì)文檔為載體，即對(duì)賬行為需具有適合的規(guī)范化的且可流轉(zhuǎn)的，體現(xiàn)對(duì)賬、監(jiān)督過(guò)程的會(huì)計(jì)文檔；二是定期對(duì)賬行為應(yīng)具有規(guī)范性，即定期對(duì)賬的操作程序、對(duì)賬內(nèi)容與范圍、對(duì)賬基準(zhǔn)時(shí)點(diǎn)、對(duì)賬時(shí)限要求、參與對(duì)賬相關(guān)人員崗位職責(zé)分工等需要統(tǒng)一設(shè)計(jì)、統(tǒng)一要求；三是定期對(duì)賬過(guò)程須有監(jiān)督，即監(jiān)督人員對(duì)出納、會(huì)計(jì)人員的對(duì)賬過(guò)程和填報(bào)的對(duì)賬文檔、對(duì)賬結(jié)果進(jìn)行全方位監(jiān)督；四是定期對(duì)賬須有會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管參與，以增大行政領(lǐng)導(dǎo)威懾力，提高制度執(zhí)行力，使會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)、監(jiān)督監(jiān)盤(pán)人員相互牽制的力度增強(qiáng)、責(zé)任捆綁的緊密程度提高。

四、貨幣資金定期對(duì)賬制度的建立的基本步驟

行政事業(yè)單位在充分考慮上述基本要點(diǎn)的基礎(chǔ)上，建立適合本單位的定期貨幣資金定期對(duì)賬制度應(yīng)分兩個(gè)步驟完成，具體步驟如下：

第一步是制定適合本單位定期對(duì)賬的載體。相關(guān)載體以規(guī)范的格式，流轉(zhuǎn)于不相容崗位人員之間，達(dá)到相互牽制、相互監(jiān)督的目的。一般而言，貨幣資金定期對(duì)賬應(yīng)依托《銀行存款對(duì)賬表》、《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》、《庫(kù)存現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表》以及開(kāi)戶銀行出具的銀行存款對(duì)賬單四個(gè)載體，不同崗位人員填制各自的賬簿數(shù)、實(shí)物情況，檢驗(yàn)是否賬賬、賬實(shí)相符。一是《銀行存款對(duì)賬表》的設(shè)置，該表應(yīng)按照單位開(kāi)設(shè)的銀行賬戶進(jìn)行明細(xì)設(shè)置，其中財(cái)政專(zhuān)戶還應(yīng)按照國(guó)庫(kù)集中支付相關(guān)規(guī)定分功能分類(lèi)進(jìn)行明細(xì)設(shè)置；表中應(yīng)設(shè)置出納日記賬數(shù)據(jù)欄、會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)欄以及銀行對(duì)賬單數(shù)據(jù)欄，充分體現(xiàn)賬賬、賬實(shí)相核對(duì)的要求；根據(jù)內(nèi)部管理要求，設(shè)置對(duì)賬基本時(shí)點(diǎn)和實(shí)際對(duì)賬、監(jiān)盤(pán)時(shí)間欄次。二是《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》的設(shè)置，調(diào)節(jié)表應(yīng)根據(jù)銀行賬戶、功能分類(lèi)明細(xì)分別設(shè)置本單位、開(kāi)戶銀行已收未收、已付未付、調(diào)整后余額相關(guān)欄次，相關(guān)欄次中的調(diào)整內(nèi)容應(yīng)按照多條明細(xì)設(shè)置，確保未達(dá)款項(xiàng)能夠清晰明了的反映實(shí)際情況。三是《庫(kù)存現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表》的設(shè)置，該表應(yīng)根據(jù)庫(kù)存現(xiàn)金賬簿明細(xì)分別設(shè)置日記賬與會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)欄，增加設(shè)置庫(kù)存現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)記錄欄，用于記錄庫(kù)存現(xiàn)金的面額、數(shù)量、金額、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果等實(shí)際情況以及差異原因說(shuō)明；根據(jù)內(nèi)部管理要求，設(shè)置對(duì)賬基本時(shí)點(diǎn)和實(shí)際對(duì)賬、監(jiān)盤(pán)時(shí)間欄次。四是相關(guān)載體應(yīng)在特定位置標(biāo)識(shí)出納人員、會(huì)計(jì)人員、監(jiān)督監(jiān)盤(pán)人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管人員簽字確認(rèn)的要求，以簽字確認(rèn)達(dá)到真實(shí)對(duì)賬、全程監(jiān)督、實(shí)地監(jiān)盤(pán)的目的。

第二步是制定定期對(duì)賬流程規(guī)范性要求。定期對(duì)賬流程除對(duì)業(yè)務(wù)操作進(jìn)行流程性規(guī)范外，還應(yīng)明確對(duì)賬工作完成的時(shí)間限制、相關(guān)人員職責(zé)工作分工以及簽字確認(rèn)后的文檔保管要求。一是每月月初在規(guī)定期限內(nèi)，出納應(yīng)根據(jù)登記完畢的日記賬在《庫(kù)存現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)表》、《銀行存款對(duì)賬表》日記賬數(shù)據(jù)欄次填制賬簿數(shù)，簽字確認(rèn)后，并及時(shí)傳遞給會(huì)計(jì)。二是會(huì)計(jì)在收到出納填制的表格后，補(bǔ)充填制會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)欄數(shù)據(jù)、銀行存款對(duì)賬單數(shù)據(jù)欄數(shù)據(jù)，并進(jìn)行賬賬、賬實(shí)核對(duì)，如存在未達(dá)款項(xiàng)，會(huì)計(jì)還應(yīng)編制《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》，簽字確認(rèn)后及時(shí)將相關(guān)表格和銀行存款對(duì)賬單返回出納處，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)。三是出納認(rèn)真檢查、核對(duì)會(huì)計(jì)返回的相關(guān)資料，對(duì)核對(duì)一致的表格進(jìn)行整理，同時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)填制的《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，無(wú)異議后簽字確認(rèn)，等待監(jiān)督監(jiān)盤(pán)人員復(fù)核、檢查；若核對(duì)不一致的，出納、會(huì)計(jì)共同查找原因，發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)及時(shí)更正，確保賬賬相對(duì)并相符，如發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)報(bào)告部門(mén)或單位領(lǐng)導(dǎo)。四是監(jiān)督、監(jiān)盤(pán)人員在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管的組織下對(duì)填制的表格、賬實(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查和盤(pán)點(diǎn)并簽字確認(rèn)，并將簽字后文檔復(fù)印一份備查，原件交由會(huì)計(jì)人員作為會(huì)計(jì)檔案與記賬憑證一起歸檔，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并根據(jù)問(wèn)題的大小要求出納、會(huì)計(jì)現(xiàn)場(chǎng)處理或立刻報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

五、結(jié)語(yǔ)

貨幣資金作為行政事業(yè)單位所擁有或控制的流動(dòng)性最強(qiáng)、控制風(fēng)險(xiǎn)最高的資產(chǎn)，各單位雖有管理要求，但并沒(méi)有對(duì)貨幣資金對(duì)賬方式、對(duì)賬過(guò)程、相關(guān)人員責(zé)任以及對(duì)賬結(jié)果記錄進(jìn)行明確的規(guī)范的要求，易造成會(huì)計(jì)、出納之間推諉扯皮影響工作，同時(shí)增大財(cái)務(wù)人員舞弊的可能性?？梢哉f(shuō)，貨幣資金定期對(duì)賬制度的建立，有效彌補(bǔ)了行政事業(yè)單位內(nèi)部控制的缺失，不但明確了責(zé)任分工，規(guī)范了對(duì)賬業(yè)務(wù)操作，還可以有效防范或及時(shí)發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員舞弊，為國(guó)有資金的安全提供保障。

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