基于集成化供應(yīng)鏈模式的醫(yī)院物資采購管理實踐及探索

何葵, 吳小龍, 黃偉, 劉曉

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入,醫(yī)院管理越來越向精細化方向發(fā)展,要求醫(yī)院引入現(xiàn)代化的物資采購管理策略,以更好地保障醫(yī)療質(zhì)量和安全,提高醫(yī)院管理效率和效益。集成化的供應(yīng)鏈模式是通過信息技術(shù)把所有供應(yīng)鏈成員的采購、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等業(yè)務(wù)進行整合,使之成為協(xié)調(diào)的整體。公立醫(yī)院目前物資采購多分為政府采購和醫(yī)院采購兩種。政府采購是指由政府投資的大型設(shè)備為主的采購,由政府采購部門集中組織招標采購。此外,還有相當一部分物資由醫(yī)院組織招標采購或直接采購。過去公立醫(yī)院僅重視醫(yī)療服務(wù),但對采購成本控制、物流管理的投入相對不足。物資采購管理不規(guī)范,庫存積壓明顯,因管理不善造成供應(yīng)不及時、不到位,同時不必要的損耗增加經(jīng)營成本,管理效率低下[1]。本文通過分析深圳市某三級綜合醫(yī)院傳統(tǒng)采購模式下存在的問題,發(fā)現(xiàn)公立醫(yī)院在物資采購及供應(yīng)方面存在一些通病,鑒于此,本研究根據(jù)集成化供應(yīng)鏈理論,探索構(gòu)建高效規(guī)范的醫(yī)院物資采購管理體系,以提升醫(yī)院后勤保障工作效率。

1 傳統(tǒng)醫(yī)院物資采購存在的主要問題

1.1 缺乏統(tǒng)一規(guī)范的采購流程和管理制度

醫(yī)院采購物資種類繁多,分屬于不同部門管理,各部門自行采購。不同的部門基于自身的管理需求制定各自的操作流程和管理規(guī)定,缺乏協(xié)調(diào)性和一致性,臨床科室往往無所適從,辦事效率低,而且采購?fù)该鞫炔粔蚋?也給尋租行為提供了空間[2]。

1.2 物資供需矛盾突出

傳統(tǒng)的采購模式常是為庫存而采購,采購部門對臨床需求了解不足,臨床科室又很難及時準確地提出需求,根據(jù)科室申請和庫存制定的計劃很難適應(yīng)實際需求,因此,往往應(yīng)急采購多,工作量大。同時,由于醫(yī)院的物資采購、儲存和使用等涉及的部門多,相互之間缺乏及時溝通,科室長時間收不到申領(lǐng)的物資且采購部門沒有回應(yīng),造成信息不對稱導致部門之間相互抱怨。

1.3 庫存管理問題多

由于醫(yī)院物資需要的多樣性,而且隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)量的波動,物資需求的種類和數(shù)量也常有變化。如果倉庫庫存量過多,很容易造成浪費,如果庫存不足,又會造成供應(yīng)的不及時。采購部門為滿足臨床需求,要花費大筆的現(xiàn)金來購買庫存物資,從而占用流動資金,增加醫(yī)院運營資金壓力。庫存過大不但增加運營成本,還占用了寶貴的醫(yī)療空間,加劇醫(yī)療用房緊張。醫(yī)院在物資采購管理中,對倉儲的重視程度不夠,庫存物品過期、損壞浪費現(xiàn)象突出。

1.4 管理效率低下

臨床科室要向多個采購部門提出采購申請,而且物資申領(lǐng)和訂單處理采用紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn),由人工統(tǒng)計操作,不僅費時費力,而且容易出差錯。

1.5 供應(yīng)商管理困難

醫(yī)院物資采購種類繁多,涉及的供應(yīng)商不僅數(shù)量大,而且行業(yè)范圍廣,醫(yī)院也沒有建立有效的評價體系,為醫(yī)院的管理帶來很大難度[2]。醫(yī)院的物資采購、儲存、使用以及物流管理環(huán)節(jié)信息反饋和溝通常常不及時,工作中差錯多,醫(yī)院常常責怪公司服務(wù)不到位,公司認為醫(yī)院工作人員不負責任,各種抱怨和扯皮的事情較多。雙方工作人員很多時間和精力消耗在解決日常矛盾問題上,影響了物資供應(yīng)的協(xié)調(diào)性。同時,臨時性的買賣關(guān)系導致供應(yīng)商的短視行為,醫(yī)院管理人員專業(yè)性不強客觀上限制了對供應(yīng)商的有效管理。

2 基于集成化供應(yīng)鏈采購管理模式的構(gòu)建及應(yīng)用

2.1 建立統(tǒng)一的采購部門

集成化的物資供應(yīng)鏈要求對物流、信息流和資金流進行計劃、協(xié)調(diào)、控制,使其成為一個無縫銜接的過程,建立專門的采購部門有助于集成化管理。采購獨立能夠通過提高對市場信息捕捉的能力和采購工作的專業(yè)水平,降低采購成本和在運作中的成本支出,以達到總體的成本控制。2014年7月,本研究樣本醫(yī)院針對采購中存在的問題,首先對醫(yī)院組織架構(gòu)進行調(diào)整,成立招標采購辦公室作為統(tǒng)一的采購部門,負責全院物資的招標及采購工作。在采購工作部門統(tǒng)一、流程統(tǒng)一的基礎(chǔ)上,建立以下采購管理機制:一是采購決策機制。醫(yī)院成立采購管理委員會主要負責采購管理工作的相關(guān)決策,并建立采購專家?guī)?作為招標、評標專家來源。二是建立分工明晰的運行機制。設(shè)備、總務(wù)、信息等部門作為管理部門,對物資采購進行審批、項目參數(shù)論證、驗收及日常管理,而采購工作則由招標采購辦公室負責完成。三是監(jiān)管制約機制。醫(yī)院紀檢監(jiān)察室全程參與重大項目的招標采購,開展全過程監(jiān)督,審計科負責內(nèi)部管控;同時,管理部門與采購部門之間形成橫向制約,對采購物資驗收把關(guān),保證采購質(zhì)量。

2.2 醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)的應(yīng)用

建立高度集成的醫(yī)院信息化網(wǎng)絡(luò)是集成化供應(yīng)鏈高效運行的必要條件[3]。在供應(yīng)鏈運作過程中,醫(yī)院的采購、庫存、倉儲、配送、供應(yīng)商管理等環(huán)節(jié)均需依托信息化工具實現(xiàn)有效管控[4]。為此,該院結(jié)合醫(yī)院資源規(guī)劃系統(tǒng)(hospital resource planning,HRP)建設(shè),將物資采購全過程進行信息化改造。主要思路是充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),從供應(yīng)鏈角度來實施物流一體化管理,達到各環(huán)節(jié)信息實時同步、資金流可視可控的目標,實現(xiàn)采購計劃-采購訂單-出入庫-物資請領(lǐng)-費用計價-財務(wù)結(jié)算-供應(yīng)商平臺-追蹤管理等全流程閉環(huán)管理[5]。該院對物資字典、招標采購價格字典、供應(yīng)商字典進行維護,對物資請領(lǐng)、訂單、退換、出入庫、調(diào)撥、結(jié)算等流程進行梳理優(yōu)化,上線以下模塊。

2.2.1 采購計劃模塊 制定準確的采購計劃是物資供應(yīng)管理的基礎(chǔ)。系統(tǒng)支持根據(jù)當前庫存狀況、未實現(xiàn)計劃、最低庫存、各科室物資需求計劃等相關(guān)信息制定醫(yī)院的物資采購計劃。系統(tǒng)能提供采購計劃清單、計劃未到貨物清單、采購預(yù)算執(zhí)行情況等報表。2.2.2 訂單管理模塊 對采購訂單進行管理,提供修改、審核、打印、查詢及分析功能,確保貨物信息的準確性,能為出現(xiàn)問題時查找源頭、處理糾紛提供依據(jù)。

2.2.3 庫存管理模塊 庫存管理包括出入庫管理、物資調(diào)撥、庫存轉(zhuǎn)移、物資盤點及庫存賬管理等。還能提供物資的安全庫存、保質(zhì)期限、呆滯積壓等的預(yù)警管理。醫(yī)院通過采用先進的技術(shù),提高庫存管理的效率和質(zhì)量。該院通過條形碼技術(shù)和倉庫管理系統(tǒng)技術(shù)等,有效減少了整個供應(yīng)鏈的庫存費用,實現(xiàn)各倉庫、各部門之間,院本部與分院之間的調(diào)配與管理,并且能夠?qū)崟r查看物流信息。

2.2.4 財務(wù)管理模塊 通過數(shù)據(jù)庫中的信息及時進行財務(wù)處理,保證操作的準確性和效率性,從而縮短采購周期?？砂凑諅}庫、物資類別和業(yè)務(wù)類型制作物資明晰收發(fā)保存的匯總表。同時支持ABC成本分析、費用差異分析、全院價量因素分析、物資儲備分析等分析發(fā)放和分析統(tǒng)計內(nèi)容,產(chǎn)出各類賬表,滿足會計記賬和成本核算要求。

2.2.5 供應(yīng)商選擇和管理模塊 為做好供應(yīng)商管理,該院建立了專門的供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫,將供應(yīng)商資質(zhì)及有關(guān)產(chǎn)品、廠商信息錄入系統(tǒng),實現(xiàn)醫(yī)用耗材、供應(yīng)商、生產(chǎn)廠商的證件管理和預(yù)警提醒,并滿足醫(yī)院對供應(yīng)商定級、評價的需要。供應(yīng)商可在客戶端添加、修改證件信息,供醫(yī)院審核。醫(yī)院與供應(yīng)商實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián),能夠?qū)崟r了解供應(yīng)商的信息變化,同時方便供應(yīng)商對賬、接受訂單以及打印院內(nèi)條碼等工作。供貨商通過管理平臺對醫(yī)院采購訂單進行發(fā)貨處理、入庫查詢等,有利于提供及時穩(wěn)定的供貨服務(wù)。

2.3 加強供應(yīng)商的管理

傳統(tǒng)采購模式中,醫(yī)院與供應(yīng)商之間是簡單的買賣關(guān)系和商業(yè)競爭關(guān)系,雙方之間博弈大于合作,猜忌多于信任,遇到問題難以有效協(xié)調(diào),往往扯皮不斷也就不能有效解決供應(yīng)鏈中的問題[6]。因此,有必要建立新型的供應(yīng)商管理模式。首先應(yīng)做好供應(yīng)商評價,為此醫(yī)院制定《供應(yīng)商評價管理辦法》,建立供應(yīng)商信用檔案和評分系統(tǒng),定期對供應(yīng)商進行評估。對分數(shù)低、評價差的供應(yīng)商進行淘汰,對信譽好、服務(wù)好的供貨商在采購過程中優(yōu)先選擇。醫(yī)院還構(gòu)建了多部門聯(lián)動的綜合管理機制,制定了《醫(yī)院物資采購合同履約監(jiān)督管理辦法》,對供應(yīng)商履約情況進行驗收,以確認貨物、工程或服務(wù)符合合同的要求。大型或者復(fù)雜的政府采購項目,還應(yīng)邀請國家認可的質(zhì)量檢測機構(gòu)或具有鑒定資質(zhì)的機構(gòu)組織聯(lián)合驗收。采購過程中,對供應(yīng)商的選擇堅持公開透明的原則,同時要將質(zhì)量、服務(wù)和價格的評估有機結(jié)合。日常管理中要注重供應(yīng)商資料及信息的收集,結(jié)合醫(yī)院的評價結(jié)果,選擇對醫(yī)院最有利的公司作為醫(yī)院長期的合作伙伴。醫(yī)院應(yīng)根據(jù)物資采購需求的特點,在符合政府采購管理規(guī)定的前提下,結(jié)合實際合理選擇戰(zhàn)略合作伙伴,以降低采購成本,提高工作效率。

3 醫(yī)院在集成化供應(yīng)鏈模式下取得的成效

經(jīng)過近3年的運行,新的采購管理模式取得了滿意的效果,物資采購、供應(yīng)的及時性有效提升,物資采購質(zhì)量得到保障,臨床滿意度明顯提升,醫(yī)院運營成本下降。

3.1 提升了采購管理效率

新的采購模式下,采購周期明顯縮短了。一方面信息化使得采購流程得到簡化,同時信息化使采購流程易于管控,各個環(huán)節(jié)可以規(guī)定時限,申請、審批等各環(huán)節(jié)均可追溯,大大加快了整個進度;另一方面,由于采購功能集中到招標采購辦公室后,各管理部門不再為采購分散精力,集中精力做好項目論證、審批,招標采購辦公室按規(guī)定程序完成采購,拖延現(xiàn)象明顯減少。

3.2 提升了采購管理的規(guī)范性

公立醫(yī)院物資采購政策性較強,專門的采購部門對采購管理的政策把握更精準,加上制定了統(tǒng)一規(guī)范的流程,物資采購均有制度可依,各項采購工作有章可循,對需求部門、管理部門、供應(yīng)商的要求也明確下來,各部門不再因為政出多門而不知所措,工作配合易于協(xié)調(diào)一致。同時,在采購流程上實現(xiàn)全過程監(jiān)控,實現(xiàn)了部門之間的相互制約,采購不再是由單個部門統(tǒng)囊,有效避免了不規(guī)范操作和商業(yè)賄賂的發(fā)生。

3.3 提升了采購管理效益,降低了成本

醫(yī)院采購部門成立后,通過對采購人員的專業(yè)化培訓,采購人員對市場的熟悉程度和采購技巧均有明顯提升。在管理部門的共同努力下,采購的質(zhì)量也有相當提高,臨床使用部門的滿意度明顯改善,采購成本也明顯下降。同時,在信息化改造后,采購管理人員得到了縮減,采購、倉管都節(jié)省了人力,降低了人力成本。2014年以來,在新的采購管理的基礎(chǔ)上,該醫(yī)院很好地完成了各項招標采購任務(wù)。到目前為止,成功完結(jié)院內(nèi)招標采購項目271期,共計452個項目(其中醫(yī)用設(shè)備類132項、醫(yī)用耗材類274項、設(shè)備維修類36項、其他10項),招采項目年增長102.8%。節(jié)約資金約270萬元,資金節(jié)約率達15.78%,有效控制了采購成本,取得了良好的經(jīng)濟效益。

3.4 提高了外部協(xié)調(diào)性

由于加強了對供應(yīng)商的評價,為供應(yīng)商的選擇和管理提供了重要參考依據(jù);同時,與供應(yīng)商的信息聯(lián)系和合作更加順暢。新的供需合作模式,促進了競爭與合作的利益共同體形成,有助于發(fā)揮企業(yè)的專業(yè)能力,挖掘了供應(yīng)商的能動性,提升了醫(yī)院的后勤保障水平。2016年,該院與專業(yè)的醫(yī)療設(shè)備技術(shù)服務(wù)公司合作,由公司提供包括設(shè)備安裝、維護、維修、調(diào)試、保養(yǎng)、校準等技術(shù)服務(wù)及相關(guān)綜合管理。為1 000余臺設(shè)備完善了電子檔案,還對設(shè)備使用操作人員進行操作維護保養(yǎng)培訓及臨床應(yīng)用支持培訓,全年組織了50余場培訓。通過大量有效的人員培訓、維護保養(yǎng)工作,設(shè)備故障率顯著下降,保障醫(yī)院業(yè)務(wù)正常開展,有效的保養(yǎng)維護有利于延長設(shè)備的生命周期,進一步降低了整體維修保養(yǎng)費用。

3.5 需注意的問題

由于該管理模式下物資采購和日常管理職能分離,可能帶來采購部門與管理部門之間協(xié)調(diào)困難的問題[7]。這需要在明晰責任、科學考核的基礎(chǔ)上加強上級的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。新的模式對采購人員的要求提高了,需要配備素質(zhì)較高、有一定專業(yè)水平的人員,同時應(yīng)重視培訓,加強培養(yǎng)。另外,還需要醫(yī)院具有較強的信息化管理水平。

醫(yī)院的物資采購是一項繁雜的綜合性較強的工作。高效的采購管理不僅能通過減少支出提高經(jīng)濟效益,還有助于保障醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。集成化供應(yīng)鏈模式下的采購需要應(yīng)用現(xiàn)代的信息技術(shù)和管理工具,對傳統(tǒng)的管理方式和流程進行優(yōu)化整合,重塑供需雙方的合作模式。同時,完善的制度和配套的考核與激勵也是實現(xiàn)采購管理高效運作不可或缺的。