信息化支持下的電力企業(yè)合同管理優(yōu)化策略研究

張宇

[摘 要] 社會(huì)的快速發(fā)展在一定程度上推動(dòng)了信息技術(shù)的發(fā)展。在此背景下我國(guó)電力企業(yè)各方面均受到一定沖擊，作為企業(yè)管理重要組成部分的合同管理出現(xiàn)了合同制定滯后、合同履行難以控制的問(wèn)題。因此，如何利用信息化手段優(yōu)化電力企業(yè)合同管理，是文章探討的重點(diǎn)。

[關(guān)鍵詞] 信息化；電力企業(yè)；合同管理；優(yōu)化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 23. 027

[中圖分類號(hào)] F279.23 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2018）23- 0067- 02

0 引 言

電力企業(yè)與國(guó)計(jì)民生密切相關(guān)，在信息技術(shù)不斷發(fā)展、電力體制不斷改革、顧客需求不斷增長(zhǎng)的今天，電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)境日益復(fù)雜，面臨著越來(lái)越多的競(jìng)爭(zhēng)與風(fēng)險(xiǎn)，這無(wú)疑增加了合同內(nèi)容復(fù)雜性與合同管理難度。針對(duì)這種情況，本文認(rèn)為應(yīng)該將信息技術(shù)應(yīng)用到合同管理之中，使電力企業(yè)合同管理朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展。

1 信息化合同管理概述

合同是企業(yè)交易的重要契約，項(xiàng)目管理與企業(yè)管理需要提高對(duì)合同管理的重視，將合同管理理念貫徹落實(shí)到實(shí)際，以信息化手段促項(xiàng)目安全、質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。企業(yè)信息化合同管理體系強(qiáng)信息技術(shù)作用，換言之，企業(yè)信息化合同管理體系是基于信息技術(shù)所構(gòu)建，現(xiàn)階段的企業(yè)信息化合同管理體系具有單獨(dú)性，集成于電力企業(yè)體系之中，利用電力企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的管理理念與思想構(gòu)建與經(jīng)營(yíng)績(jī)效評(píng)價(jià)相關(guān)合同管理平臺(tái)。企業(yè)合同管理涉及多方面內(nèi)容，如合同業(yè)務(wù)、合同項(xiàng)目等，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，其中合同業(yè)務(wù)管理在合同管理中占據(jù)重要地位，是合同管理不可或缺的部分與需求，信息化合同管理可以有效提高業(yè)務(wù)管理效率與質(zhì)量，使企業(yè)合同管理朝著信息化、規(guī)范化、動(dòng)態(tài)化方向發(fā)展，并拓展合同管理作用與功能，主要包括合同更改、合同支付、合同過(guò)程管理等。

2 信息化電力企業(yè)合同管理可行性分析

合同管理在電力企業(yè)管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，首先合同管理在工作總量上占據(jù)較大比重，其次合同管理指的是企業(yè)在遵循相關(guān)法律規(guī)定的基礎(chǔ)上將自己視作當(dāng)事人進(jìn)行合同訂立、調(diào)整、解除與監(jiān)督等行為的總稱。該概念強(qiáng)調(diào)合同管理存在系統(tǒng)性與動(dòng)態(tài)特征，與合同訂立、履行等密切相關(guān)，即貫徹整個(gè)系統(tǒng)，深入相關(guān)細(xì)節(jié)，而且高度重視系統(tǒng)變化，一旦發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理與解決，避免造成損失，這在一定程度上也決定了合同管理存在不同層面的表現(xiàn)，其中以全局性表現(xiàn)與微觀性表現(xiàn)為主。但現(xiàn)實(shí)中，部分電力企業(yè)合同管理存在一邊倒的現(xiàn)象：在規(guī)避合同法律經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)方面投入過(guò)多的時(shí)間與精力，為合同訂立做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作；合同履行易受多種因素影響，只有做好合同監(jiān)管工作，才能更好地保障合同履行過(guò)程的合理性與科學(xué)性。但部分電力企業(yè)并未認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，對(duì)合同監(jiān)管有所忽視，增加了合同管理風(fēng)險(xiǎn)。以合同生命周期為依據(jù)來(lái)說(shuō)，合同履行相較于合同簽訂而言在合同生命周期上占據(jù)的比較更大，只有在注重合同簽訂的同時(shí)重視合同履行，才能有效避免相關(guān)隱患，提高合同管理效率。

通過(guò)了解發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前部分電力企業(yè)之所以存在重前期管控的現(xiàn)象，很大一部分原因在于電力企業(yè)管理工作模式與體系在信息控制方面處于薄弱地位，在進(jìn)行合同訂立前可以輕而易舉地獲取所需信息與資料，并加以控制；而合同履行是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，信息既復(fù)雜又凌亂，整理難度較大，這在一定程度決定了合同訂立以歸檔為主要標(biāo)志，少數(shù)電力企業(yè)甚至將合同訂立視作合同管理完成的標(biāo)志。在社會(huì)不斷發(fā)展的今天，信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)各領(lǐng)域，其中包括電力企業(yè)管理領(lǐng)域，隨著信息技術(shù)與電力企業(yè)管理體系的不斷融合，電力企業(yè)合同管理有了新的變化，越來(lái)越多的信息被管控與追蹤，而且移動(dòng)設(shè)備廣泛應(yīng)用到信息反饋上，在加快信息錄入速度的同時(shí)提高了數(shù)據(jù)時(shí)效。另外，信息化手段的應(yīng)用為管理人員信息獲取與監(jiān)督提供了極大的便利，這些信息對(duì)管理工作實(shí)施具有決定性影響，而傳統(tǒng)的合同管理存在合同履行難以追蹤的問(wèn)題，影響了合同管理工作的順利進(jìn)行。

3 如何應(yīng)用信息化手段優(yōu)化電力企業(yè)合同管理

3.1 做好風(fēng)險(xiǎn)管理信息化建設(shè)工作

風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)管理一直以來(lái)都是合同管理的重點(diǎn)工作，是否進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理衡量對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管控質(zhì)量有著決定性影響。電力企業(yè)相較于其他企業(yè)而言存在一定的特殊性，結(jié)合電力企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)際來(lái)看，合同風(fēng)險(xiǎn)受多方面因素影響，來(lái)源于不同方面，信息獲取難度較大。信息化支持下的合同管理信息采集與信息系統(tǒng)發(fā)生了一定的變化，首先就信息采集來(lái)說(shuō)，信息采集不再拘泥于固有環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提高了合同風(fēng)險(xiǎn)管理效率與質(zhì)量；其次就信息系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，信息系統(tǒng)可以依據(jù)合同管理相關(guān)信息與資料進(jìn)行其他相關(guān)歷史行為與經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程控制，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理監(jiān)控體系進(jìn)行優(yōu)化與完善。

3.2 體現(xiàn)信息化合同管理建設(shè)原則性

信息化支持下的電力企業(yè)合同管理優(yōu)化需要嚴(yán)格遵循一體化、一致性與適用性三個(gè)原則，只有這樣才能更好地促進(jìn)合同管理優(yōu)化與建設(shè)，使之朝著信息化方向發(fā)展。首先就一體化原則來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)基于對(duì)現(xiàn)有資源的了解進(jìn)行了有效整合，解決了以多口對(duì)外為主的部分顯著問(wèn)題，在改善工作環(huán)境的同時(shí)提高工作質(zhì)量；其次就一致性原則來(lái)說(shuō)，該系統(tǒng)明確規(guī)定了相關(guān)部門的具體職責(zé)與義務(wù)，并將它們?nèi)谌胪黄脚_(tái)，提高管理效率，這里所提及的相關(guān)部門主要包括計(jì)劃經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)與財(cái)務(wù)管理等部門；最后就適用性原則來(lái)說(shuō)，該系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)督與控制各流程，使項(xiàng)目進(jìn)度具體化、清晰化，為考核與決策提供便利。

3.3 注重合同履行信息化建設(shè)

電力企業(yè)合同管理在取得快速發(fā)展的同時(shí)也面臨著一定的挑戰(zhàn)，即合同履行管控與合同訂立相對(duì)薄弱，不僅影響了電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)正常運(yùn)行，而且增大了電力企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。信息時(shí)代正催生著一種和以往不通的合同管理方式，移動(dòng)終端的廣泛應(yīng)用信息化合同管理成為了可能，即合同履行工作人員在信息技術(shù)不斷發(fā)展的背景下可以借助移動(dòng)終端等技術(shù)進(jìn)行合同履行狀況錄入，換言之，合同履行狀況成為數(shù)據(jù)系統(tǒng)的一部分。因此，合同履行信息化建設(shè)也是信息化支持下電力企業(yè)合同管理優(yōu)化的重要方面。

3.4 提高信息化合同管理模式針對(duì)性與有效性

我國(guó)大部分電力企業(yè)屬于國(guó)有企業(yè)，具有獨(dú)有的特征，在信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用的今天，電力企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展特征與經(jīng)營(yíng)規(guī)模進(jìn)行合同管理模式創(chuàng)新，在加強(qiáng)合同管理工作與其他工作聯(lián)系的同時(shí)保證合同管理模式的適應(yīng)性與科學(xué)性。也就是說(shuō)電力企業(yè)需要將與合同管理相關(guān)的機(jī)構(gòu)、體制、人員全部落實(shí)到實(shí)際，形成健全的合同管理系統(tǒng)。

3.5 發(fā)揮信息開放平臺(tái)作用

信息化支持下的合同管理信息收集相較于傳統(tǒng)環(huán)境而言有了一定的改善，更加方便、高效，但信息的意義與效用不僅局限于收集與處理，還體現(xiàn)在消費(fèi)與應(yīng)用方面。對(duì)于電力企業(yè)合同管理來(lái)說(shuō)，獲取廣泛信息是合同管理工作的重中之重，但信息價(jià)值僅僅體現(xiàn)在消費(fèi)與應(yīng)用方面，對(duì)此，電力企業(yè)應(yīng)在了解與掌握信息化手段與合同管理特征的基礎(chǔ)上構(gòu)建信息化合同管理系統(tǒng)端口，面向不同群體，同時(shí)授予一定的權(quán)利，促進(jìn)信息傳播與傳播，最大限度地發(fā)揮信息價(jià)值。

3.6 構(gòu)建符合現(xiàn)實(shí)需求的合同管理制度

合同管理制度是引導(dǎo)合同管理朝著信息化、規(guī)范化方向發(fā)展的主要影響因素，因此電力企業(yè)應(yīng)主動(dòng)完善相關(guān)制度，構(gòu)建符合現(xiàn)實(shí)需求的規(guī)章制度與合同管理制度，進(jìn)一步保證合同管理工作的有序性與制度性。結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看，電力企業(yè)可以配備合同管理規(guī)范、預(yù)算管理模式、會(huì)計(jì)管理規(guī)范等制度，同時(shí)構(gòu)建完整、合理的合同管理制度進(jìn)行相關(guān)制度貫徹與落實(shí)，只有切實(shí)將相關(guān)制度貫徹落實(shí)到實(shí)際，才能更好地發(fā)揮各項(xiàng)制度作用；電力企業(yè)應(yīng)明確管理層職責(zé)與義務(wù)，規(guī)范各程序，做好合同管理工作控制工作，保證合同管理工作得到全面、有效的控制，促進(jìn)體系完備、運(yùn)行高效制度與規(guī)范體系的形成，從而為信息化合同管理發(fā)展鋪墊基礎(chǔ)。

3.7 應(yīng)用科技進(jìn)步保證信息化合同管理安全

雖然信息化手段在合同管理中的應(yīng)用可以有效解決當(dāng)前合同管理存在的不足，提高合同管理效率與質(zhì)量，但信息化合同管理與網(wǎng)絡(luò)有著密切相關(guān)的聯(lián)系，存在一定的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)，因此，電力企業(yè)在積極開展信息化合同管理工作的同時(shí)還應(yīng)應(yīng)用科技進(jìn)步保證信息化合同管理安全。第一，信息化合同管理要求電力企業(yè)基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建信息化合同管理體系，做好網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)工作，但網(wǎng)絡(luò)存在廣泛性、虛擬性等特征，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題還處于尚待解決的狀態(tài)，因此，關(guān)注網(wǎng)絡(luò)安全是合同管理優(yōu)化的重要內(nèi)容；第二，信息化合同管理體系登陸要求電力企業(yè)工作人員以登錄名與密碼進(jìn)行登錄與操作，這里所提及的操作主要包括系統(tǒng)操作與權(quán)限操作，同時(shí)需要以電子簽名完成審核，因此，登錄密碼是必不可少的環(huán)節(jié)，若密碼泄露，則有可能會(huì)發(fā)生合同被篡改的現(xiàn)象，這就需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行問(wèn)題解決；第三，網(wǎng)絡(luò)信息相較于其他信息在存儲(chǔ)方面存在一定的難度，服務(wù)器管理不善與斷電都會(huì)導(dǎo)致信息丟失，為了減少信息丟失，則需要不斷完善科技；第四，電力企業(yè)信息化合同管理對(duì)電子合同打印無(wú)明確限制，可以無(wú)限制打印，雖然可以利用電子水印辨別合同，即不同合同具有不同電子水印，但無(wú)法保證合同準(zhǔn)備性，如何保證合同準(zhǔn)備性是電力企業(yè)需要解決的重要問(wèn)題。

4 結(jié) 論

總而言之，合同管理是電力企業(yè)管理的重要組成部分，其合理性與有效性不僅與企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)運(yùn)行密切相關(guān)，而且對(duì)企業(yè)發(fā)展及工作效率提升有著決定性影響，理應(yīng)得到重視。作為電力企業(yè)管理者，首先應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)管理理念，主動(dòng)強(qiáng)化合同管理；其次應(yīng)提高對(duì)信息化手段的認(rèn)識(shí)與了解，以信息化手段促合同管理優(yōu)化；最后應(yīng)做好員工培訓(xùn)工作，培養(yǎng)員工合同管理意識(shí)與能力。

主要參考文獻(xiàn)

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