高校行政管理中的有效溝通策略

欒晶

摘 要：有效地溝通是高校行政管理中的重要一環(huán)，影響著學(xué)校內(nèi)部重要信息的傳遞與交流，對于正常教學(xué)和科研等工作的開展都有具有十分重要的作用。目前高校相關(guān)部門行政管理中的溝通存在一些障礙，應(yīng)該制定有效地溝通策略，實現(xiàn)高校行政管理中溝通的暢通無阻，應(yīng)該從提升溝通的質(zhì)量、健全溝通的體制等方面下手。

關(guān)鍵詞：高校 行政管理 溝通 障礙 策略

引言

隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，高校的作用越來越重大，高等教育擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)高質(zhì)量人才的重要使命，高校的和諧穩(wěn)定對于社會發(fā)展和教育事業(yè)的進(jìn)步有著十分重要的意義。要實現(xiàn)高校內(nèi)部的和諧穩(wěn)定，高校內(nèi)部的有效溝通就顯得至關(guān)重要。高校由于教職員工數(shù)目較大、機構(gòu)較為龐雜，因此有必要重視溝通的作用，從而促進(jìn)學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展。本文從這個角度入手，深入分析當(dāng)前高校行政管理中的溝通存在的問題與對策，以求為存在溝通問題的高校提供有益的借鑒和參考。[1]

一、高校行政管理中的溝通概述

1.高校行政溝通的內(nèi)涵

簡單來說，高校行政溝通指的就是高校內(nèi)部各部門之間行政信息的傳遞與交流過程。具體說，行政溝通也是社會溝通的一種，高校行政信息在行政管理過程中尤其是政策制定和執(zhí)行過程中具有十分重要的作用。因此，行政溝通是學(xué)校各機構(gòu)正常運行的基礎(chǔ)，決定著學(xué)校行政效率的高低。[2]

2.高校行政溝通的作用

一是消除矛盾，改善人際關(guān)系的必要手段。當(dāng)學(xué)校內(nèi)部不同機構(gòu)、不同人員存在矛盾和沖突的時候，必須通過行政溝通，及時地進(jìn)行交流，交換意見，在彼此交流的過程中，改善相互之間的關(guān)系。二是是調(diào)節(jié)矛盾，提高效能的重要途徑。通過互相有無思想與信息交流，使各部門協(xié)調(diào)一致，以形成一種精神合作的行政內(nèi)部環(huán)境，為提高行政效能，發(fā)揮整體效應(yīng)創(chuàng)造良好的條件。三是鼓舞士氣，克服官僚主義的有效措施。行政溝通能增進(jìn)行政組織內(nèi)部人與人之間的友誼，增強認(rèn)同感和凝聚力，以高昂的士氣投身到行政管理活動中去。[3]

二、高校行政溝通中存在的問題

1.行政溝通意識缺乏

很多高校的管理者和領(lǐng)導(dǎo)層從主觀意識層面上不重視行政溝通，很少探索行政管理中有效溝通的策略，并且各個管理部門的領(lǐng)導(dǎo)也忽略相互的溝通，這樣長此以往，行政溝通就會形同虛設(shè)，也不會發(fā)揮應(yīng)有的作用，各部門、不同人員之間的矛盾和問題會越來越多，無法有效促進(jìn)學(xué)校教育事業(yè)和科技的發(fā)展與進(jìn)步。[4]

2.溝通組織層級過多

當(dāng)前，很多高校實行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制，學(xué)校的決策機構(gòu)一般是黨委常委會。但是黨委系統(tǒng)和行政系統(tǒng)有著眾多的中層管理機構(gòu)，黨委直屬的機構(gòu)通常包括黨委辦公室、組織部、宣傳部、統(tǒng)戰(zhàn)部、團委、工會等，而行政部門則通常包括校長辦公室、教務(wù)處、科研處、學(xué)生處、人事處、財務(wù)處等。此外又有多個學(xué)院，下設(shè)諸多的院辦、教務(wù)、學(xué)生等科室，溝通組織的層次過多，這樣信息傳遞經(jīng)歷的環(huán)節(jié)過多，受到的干擾過大，信息遞減的過大。

3.溝通渠道和方式不足

從高校行政溝通的渠道和方式來看，大多高校還存在創(chuàng)新度不強的問題。具體來說，比如上行溝通渠道不強體現(xiàn)在，很多文件、會議交流的參與者主要限于中層以上的領(lǐng)導(dǎo)，而不提倡越級向上匯報或提出意見，這就導(dǎo)致普通師生員工的信息很難通過正常的渠道向上反映。另外，從溝通方式來看，依托傳統(tǒng)的召開會議、手機短信微信QQ、書面文件、電話等方式較多，微信溝通作為流行趨勢，但一般限于平級溝通，在上下渠道當(dāng)中的應(yīng)用還并不多。

三、促進(jìn)高校行政管理有效溝通的策略

1.轉(zhuǎn)變思想，提升溝通意識

針對部分高校管理者在主觀上不重視行政管理溝通的問題，應(yīng)該切實轉(zhuǎn)變思想，提升溝通意識。比如可以積極主動的探索行政溝通的方式和方法，以使實際溝通工作更有效率，更具精確性。不斷加強工作人員的語言文字應(yīng)用教育、思想道德教育，嚴(yán)格職業(yè)操守，使各部門人員明確組織目標(biāo)和行為規(guī)范，樹立共同的價值觀和價值準(zhǔn)則。

2.增進(jìn)互動，提升溝通信任

在高校內(nèi)部人員的溝通過程中，一定要強化互動，提升溝通信任。相互信任是溝通的基礎(chǔ)， 如果每個人都把自己偽裝在面具背后， 那么很難獲得彼此的理解和信任，也就不可能達(dá)到良好的溝通效果。彼此的信任一方面是工作中的長時間接觸， 另一方面也是大家相互了解的結(jié)果。同時， 適當(dāng)?shù)臏贤记梢彩菍崿F(xiàn)有效溝通的助推劑。加強溝通技巧的訓(xùn)練、努力提高溝通藝術(shù)， 是每一位師生員工共同的努力方向。[5]

3.強化創(chuàng)新，完善溝通渠道

高校還應(yīng)該強化創(chuàng)新，逐步完善行政溝通渠道和方式。比如要在行政機構(gòu)實現(xiàn)辦公自動化，而且要充分利用電子網(wǎng)絡(luò)資源，利用網(wǎng)絡(luò)傳遞信息進(jìn)行溝通。利用校園新聞系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)、信息門戶系統(tǒng)等技術(shù)手段，直接以郵件、電子公告的形式把信息發(fā)送到每一個人，節(jié)省信息傳遞的中間環(huán)節(jié)。

結(jié)語

綜上所述，高校行政溝通是學(xué)校內(nèi)部各部門之間行政信息的傳遞與交流，在學(xué)校行政管理過程中起著重要的作用。但是高校行政溝通的不暢在我國高校中是一個較為突出的問題，因此，從未來發(fā)展的角度看，只有學(xué)習(xí)師生員工共同努力，逐步增強溝通意識和溝通技巧，不斷改善組織架構(gòu)、拓展溝通渠道，高校的溝通績效一定能夠得到提高。

參考文獻(xiàn)

[1]劉萍王煒李紅星行政管理學(xué)[M].經(jīng)濟科學(xué)出版社.2008.8.

[2]郭小聰行政管理學(xué)[M].中國人民大學(xué)出版社.2013.12.

[3]金太軍.政策制定中的信息系統(tǒng)[J].中國行政管理，2012，（7）.

[4]牛凡.校園行政溝通的障礙與管理之我見[J].河南教育學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2015，（2）.

[5]金太軍.重視對公共政策執(zhí)行的研究[J].江蘇社會科學(xué)，2017，（6）.