探析計算機信息技術在高校人事檔案管理中的應用

孫靜

[摘要]本文從相關的基本概念切入，結合目前高校人事檔案管理所面臨的困難，繼而提出了解決問題的思路，并對信息時代下高校人事檔案管理工作的開展提出了幾點設想。

[關鍵詞]高校檔案 信息管理 技術創(chuàng)新 制度進步

引言

21世紀是信息時代，各類信息爆炸，社會競爭激烈，人才流動頻繁。新形勢下，高校人事檔案管理工作遇到了一些之前不存在或不突出的新問題，但與此同時，新的技術手段也是變革和進步的好機會。而若想讓技術更好地服務于高校人事檔案管理工作，還需要輔之以良好的配套管理模式，從制度層面找出這些挑戰(zhàn)和問題的對策。本文從高校人事檔案管理的基本概念入手，結合當前高校人事檔案管理工作中存在的問題，以期能得到相關的解決辦法，并對信息時代的高校人事檔案管理工作的開展提出了展望。

高校人事檔案管理的概念

檔案是什么？其定義有很多種，但這些定義對于檔案屬性的理解大體上是統(tǒng)一的，即檔案本質上是社會生活的原始記錄。人在社會生活中，要進行各種各樣的社會活動，而這些活動常常要形成具有保存、查詢、備考價值的記錄，承載了相關的社會活動信息。有學者認為，檔案作為一種歷史記錄，其本身就是信息的一種形式，也是一種特殊的“文化資源”。以高校人事檔案為例，它記錄了高校人員的工作經(jīng)歷、獎懲情況、學歷學位等信息，一定程度上反映了一個人的學術科研能力乃至道德水平，有著重要的參考價值。在教學管理、人才引進、資源整合、信息平臺的建設等事項上，高校的人事檔案管理工作都居于基礎性的地位，其重要意義自然不言而喻。與一般的檔案比起來，高校里的人事檔案又獨具其專業(yè)性和復雜性：除了要為管理層提供參考，為人事工作服務，更要應對教學科研的獨特需要，使人事檔案發(fā)揮更大的作用。當前，高校改革不斷深化，人事制度改革逐步完善，伴隨著高校人才的頻繁流動，這給高校的人事檔案管理帶來了新的要求與挑戰(zhàn)。

當前高校人事檔案管理的問題分析

自改革開放以來，尤其是進入21世紀之后，高校之間對優(yōu)質人才的需求日益強烈，人才在不同學校之間的流動較之以往也頻繁了很多。如此，高校的人事檔案管理工作就顯得更加重要了。然而，一種普遍存在的現(xiàn)象是，高校的相關工作模式和管理水平卻沒有得到相應的提升，這就在某些特定的場合造成了一些問題，例如出現(xiàn)了人事檔案材料內容不完善、無意義，存在人檔不匹配的問題，管理手段比較落后，信息難以整合。造成這些問題的原因既有歷史觀念，也有經(jīng)濟、技術條件的制約，更有人事檔案管理人員對于新形勢下的工作特點認識還不夠充分，沒能及時轉變工作模式和工作習慣有關系，總之需要針對具體的問題作具體分析以便找到合理的應對策略。

1.人事檔案信息不完整

傳統(tǒng)的人事檔案更偏重于對個人基本信息的記錄，例如記錄了個人履職經(jīng)歷、獎懲等內容，而與教師的教學能力和科學研究水平相關的材料等，有時甚至難以見諸人事檔案。隨著近年來許多高校的擴招和科研實力的快速發(fā)展，對人才的關注和引進成為高等院校發(fā)展的重心。然而，不少高校引進的高層次人才都存在檔案材料漏缺的情況，教師的教學經(jīng)歷和科研活動材料有缺失是常有現(xiàn)象，而這都是能極大影響對一個人教學水平和科研能力評判的材料。如果這些信息不能被全面而完整地記錄于人事檔案之中，就不能準確而客觀地反映高校人才的素質能力，會使人為主觀判斷的因素所占比重加大。檔案的客觀性一旦受到了影響，其記載的信息的參考價值也就下降了。

造成這種情況的原因有很多。比如，傳統(tǒng)的檔案管理是以被動的方式進行收集的，即相關部門通過郵寄的方式將人事檔案寄送至檔案室。如果規(guī)章不夠或移送不到位，或是工作人員操作不規(guī)范，就容易造成檔案缺失、遺漏、內容不完整等問題。再比如，相關基礎設施不完善，可能存在相關工作人員數(shù)量不足，達不到國家規(guī)定編制的情況；管理人員缺少必要的專業(yè)技術水準和相關知識，專業(yè)化不夠，無法應對一些專業(yè)問題；檔案管理場所和設備簡陋，影響工作效率等原因?？傊斍霸S多高校里面的人事檔案還存在著材料不完善、檔案質量不夠高的問題。而只有檔案的內涵豐富、客觀、完整了，其才能真正完成其作為人事變動依據(jù)的使命。

2.管理手段比較落后

由于受歷史觀念的影響以及經(jīng)濟水平帶來的硬件條件制約，當下高校人事檔案管理的手段還比較落后，與高校對優(yōu)質人才日益強烈的需求是不能匹配的。比如，以山東省的部分高校為調查對象，相關數(shù)據(jù)顯示，除了一小部分還在純粹依賴人工管理模式之外，絕大多數(shù)高校采用的人事檔案管理模式可用“人工為主、計算機為輔”來概括，信息技術手段并未充分應用于檔案管理工作當中去，這種模式雖正在改變，但仍然顯得太落后。高校的人事檔案管理部門的計算機配備數(shù)目基本不超過兩臺，甚至有的高校人事檔案管理部門根本沒有配備計算機等現(xiàn)代化的設備。對人力手工管理的過度依賴，不僅使得工作開展的效率不高，也影響了人事檔案管理的科學性、專業(yè)性和機密性?；蛟S是受到了資金預算的限制，有些地方的人事檔案管理工作的管理手段和方法還是比較落后。對于那些已經(jīng)采用了信息技術和信息手段管理人事檔案的高校相關部門而言，很多也只是停留在將基本信息錄入電子系統(tǒng)的階段，而對于人事檔案中的大量人才信息，還無法做到充分的信息化進而進行有效的利用。

3.工作人員的專業(yè)素養(yǎng)還需提高

作為一名合格的高校人事檔案工作人員，應具備一定的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力，比如，能對檔案進行科學歸納、篩選與分類，應當掌握一定的計算機技能促進工作的完成。其次，高校人事檔案管理人員應具備一定的公文寫作能力，對于上級下達的工作指示和政策精神能在準確理解的基礎上形成書面文字材料。如果人事檔案管理人員的能力不足以勝任此項工作，就容易產生材料不真實全面、管理不規(guī)范等問題。

在思想上，一些高等院校及其檔案管理人員還有這樣一種想法，即不清楚究竟為何要進行人事檔案管理，不清楚進行科學的人事檔案管理有什么意義，而只是將其當成一種慣例去機械地完成工作。在思想上首先應該梳理這樣一種認識，人事檔案管理不是一項普通的工作，它承擔著人才引進的基礎性任務，也是人事管理工作的重要依據(jù)。如不能以一種極其嚴肅的態(tài)度對待人事檔案管理工作，就很難將科學管理內化為一種自覺的行動。即便是掌握了專業(yè)的信息化人事檔案管理技能，也要建立起服務意識，主動為高校的決策層提供服務和建議。endprint

相關的對策研究：技術創(chuàng)新與制度建設

1.加強檔案信息網(wǎng)絡建設

人事檔案上網(wǎng)，利用數(shù)據(jù)庫軟件進行聯(lián)網(wǎng)管理，可以極大方便高效人事檔案管理工作，效率的提高也能在一定程度上解決人檔分離的問題。前提是高校要增加相關投入，提升硬件水平，配備計算機等先進設備；同時對管理人員進行專業(yè)化培訓使其與新的工作環(huán)境相適應，提高勞動效率。需要注意的是，計算機設備不應僅僅用于打印、打字等基礎性機械工作，以及檔案信息的錄入等基礎活動，還應被用于建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案管理滿足信息化的要求。信息是寶貴的財富，如果能充分開發(fā)利用散落于高校檔案中的信息資源，將會使我們的管理水平實現(xiàn)質的提高。

要快速實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，提升相關工作水準，學校層面應給予高度重視。體現(xiàn)為：首先應該重視現(xiàn)代化信息管理和信息開發(fā)工作，并在投入上予以體現(xiàn)。只有認識到實現(xiàn)人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化所能帶來的收益，才能真正將有限的資源用到需要的地方去，提高管理水平和競爭力。此外，應該大力引進具有專業(yè)知識和技術的管理人員，完成專業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在數(shù)據(jù)分析的基礎上，高校將更有效率地進行檔案管理工作。在信息技術的支持之下，一方面方便了本校的人員管理、人才引進，另一方面也是為所有用戶提供了便利。

2.人事檔案管理模式創(chuàng)新

信息應當保證客觀、準確，這是其作為參考依據(jù)的前提。人事檔案材料的真實性需要管理人員嚴格地審查、把關予以保證，否則極容易出現(xiàn)材料失真的情況。然而由于人事檔案與個人的利益緊密相關，當制度無法予以監(jiān)督或者監(jiān)管不到位時，人事檔案的真實性極容易受到人為因素的干擾，比如更改學歷學位和歷史獎懲等重要信息的情況就會時有發(fā)生。因此，檔案管理部門的相關規(guī)范建設必須跟上，管理模式也到了非創(chuàng)新不可的時候。要做好信息公開的制度建設，確保人事檔案管理的權力在陽光下運行，接受群眾的監(jiān)督，杜絕因為私利影響檔案真實性的現(xiàn)象發(fā)生，將真實客觀的要求擺在第一位。當前，學界的一種觀點是，高校人事檔案管理工作主要有納入式和非納入式兩種。納入式管理不需要總的專門檔案管理機構，人員精簡但是有失專業(yè)；非納入式則需要一個比較完善的管理部門。兩者各有利弊，并無定論說孰優(yōu)孰劣，但是總體來說，多數(shù)學者和工作人員的觀點是，應該逐步以非納入式管理取代納入式管理，以便實現(xiàn)綜合管理，統(tǒng)籌協(xié)調。

信息時代的高校人事檔案管理工作展望

信息化是社會發(fā)展大勢所趨，信息手段高效、便捷、準確的特性使其必將成為新時代高校人事檔案管理工作建設的重要依托。當然，這種由傳統(tǒng)向新型的工作模式轉變不可能立即完成，其中必然經(jīng)過諸多階段。首先是觀念的轉變，高校的領導應該認識到加大人事檔案管理信息化建設的必要性，檔案管理工作者則應加強自身素質和業(yè)務水平建設，以適應信息化管理工作的需要。其次是人事檔案信息化建設相關規(guī)章制度的健全，各高校應按照《歸檔文件整理規(guī)則》，結合本單位實際建立起健全的制度，保障人事檔案的真實和人事檔案管理工作的高效。

高校人事檔案現(xiàn)有制度的存在有其歷史原因，直接的原因是因資金和硬件設施的落后來的技術落后，深層的原因則是對人事檔案重要性的認識不足而帶來的投入不足、管理落后。要改變這樣的局面，必須要從技術和制度兩個方面同時人手，既要提高信息化手段在管理活動中所占的比重，又要依靠專業(yè)的人才來完成相關的工作。“軟件”“硬件”兩手都抓，兩手都要硬。這不是一朝一夕能完成的工作，但是當前已經(jīng)有著令人欣喜的轉變正在發(fā)生了。endprint