淺談海外工程項目檔案的收集與整理

任嘉

【摘要】在海外工程項目中，現(xiàn)行的項目檔案收集和整理的方法與制度存在著一系列的問題，再加上項目背景和工程特點的不盡相同，對海外工程來說也是一項不小的挑戰(zhàn)。本文針對面臨的相關問題，重點闡述一下海外工程項目檔案的收集與整理。

【關鍵詞】 海外工程；項目檔案；收集；整理

一、項目檔案的重要性

項目檔案是企業(yè)中記錄工程的一項憑證，在工作中往往會起到非常重要的參考作用。海外工程項目檔案也是一樣，它會詳細并且毫無遺漏地記錄公司在海外生產(chǎn)經(jīng)營的實際狀況，并跟蹤記錄全部的管理、決策活動。通過項目檔案往往可以對未來決策作出參考，并有效規(guī)避風險。海外項目檔案在海外項目中占有非常重要的地位，它不但會影響企業(yè)應獲得的利益，還會關系到國家的整體形象。因此在進行企業(yè)文化教育時，要對企業(yè)員工進行宣傳教育，不論是中高層領導還是一線工人，都應該了解并重視檔案的重要性。檔案是非常重要的數(shù)據(jù)資料，在進行完各項工程任務后，應該及時做到檔案的收集和整理。海外項目檔案的管理工作也要始終存在于從項目啟動到工程結(jié)束的全過程。

二、海外工程項目檔案收集與整理中面臨的問題

項目檔案在企業(yè)發(fā)展中占有不容忽視的地位，因此檔案的收集就顯得非常重要。但多樣化的經(jīng)濟格局和海外工程復雜多樣的工作環(huán)境對檔案的收集與整理來說是一項巨大的挑戰(zhàn)。再加上我國針對海外工程的研究較少，經(jīng)驗不足，因此在收集與整理中往往會出現(xiàn)很多問題。

（一）檔案收集與整理人員的流動性較大。海外工程不同于國內(nèi)工程，缺乏團隊的穩(wěn)定性，經(jīng)常會出現(xiàn)一些機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)換等情況，工程項目檔案的收集與整理人員變動很大。部分單位往往不具備專職檔案員，更有少量單位經(jīng)常對專兼職檔案員進行頻繁更換，從而造成檔案人員思想不穩(wěn)定，對檔案的收集工作帶來不利的影響。在進行專兼職檔案管理人員調(diào)換的過程中，往往沒有按照已經(jīng)成文的規(guī)定進行文件的交接程序，甚至部分人員會將有價值的資料占為己有，導致了大量資料的丟失，從而影響了公司相關工作的開展。

（二）缺乏對項目檔案收集的意識。海外工程項目檔案收集工作是項目檔案管理不可或缺的一個環(huán)節(jié)，收集工作是否做得完善將會影響到整個項目檔案的管理和應用。缺乏檔案收集工作，那么檔案真正的價值將無法體現(xiàn)，同時檔案的完整性、實用性和真實性也就無法實現(xiàn)。檔案收集工作是整個檔案管理的起點，更是基礎環(huán)節(jié)，但多數(shù)職工對檔案收集工作的意識不強，不重視檔案工作的開展，導致項目檔案資料的收集工作存在很大的難度。

（三）檔案收集與整理人員的外語水平較差。在海外進行工作勢必會受到語言障礙的影響，尤其對于項目檔案收集工作來說更為嚴重，許多資料需要翻譯或整理，而檔案收集與整理人員的外語水平則決定了工作開展的程度。有限的翻譯人員需要投入到經(jīng)營銷售崗位中去，那么部分外文檔案收集工作只能由這些人兼任，由于不能細致地了解，便會出現(xiàn)很多資料混亂、整理無序的情況。項目檔案收集與整理人員的語言障礙對檔案的分類、整理、歸檔等造成明顯影響，只有加強對外語的學習，使其外語水平能夠與復雜的語言情況相稱，才能夠減少對檔案收集與整理工作的制約，從而更完整地完成檔案收集與整理工作。

三、 針對項目檔案資料收集問題的措施

海外工程項目檔案記錄了海外項目經(jīng)營、生產(chǎn)管理活動的重要過程。以具有查考和保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子、實物等文件材料的形式為當前和今后的工作提供參考的憑證。針對海外工程文件資料有以下9個重要的方面，分別是：收集、歸檔、接收、整理、立卷、對外發(fā)送、電子文件管理、鑒定與銷毀。其中檔案資料的收集是非常復雜的一環(huán)。因此從整個項目的準備階段開始到項目的完工驗收，都應該重視資料的收集和積累。檔案收集工作應該與工程項目建設一起進行，在項目建設期間進行資料的積累、審查和整理，在竣工后，完成對資料的歸檔和驗收。針對海外工程項目檔案收集現(xiàn)存的問題，提出項目檔案資料收集的措施。

（一）檔案收集要注重全面。檔案是工程項目的真實記錄，它全面展現(xiàn)了整個項目活動的全部過程和結(jié)果。因此在進行檔案收集的過程中，必須要注重全面，要保持寧多勿漏的態(tài)度進行資料的收集。在檔案收集過程中，凡是認為有用處的資料都應該收集上來，無論用處大小都應該分類進行儲存保管。檔案的價值不僅僅在于其本身給企業(yè)帶來的利益，還要包括社會對檔案的屬性要求，只要有利于經(jīng)濟發(fā)展，對社會有借鑒意義的檔案資料均應該收集上來。

（二）規(guī)范資料收集與使用的步驟。文件材料收集起來的困難之處在于資料擁有者的私藏或抵制。這種情況的出現(xiàn)是因為現(xiàn)行狀態(tài)下材料使用的復雜性，為了方便自己的使用，他們便將資料進行自我保存。面對這種情況，檔案管理人員要做的就是改善自己的運行模式，提高服務質(zhì)量和效率。當文件材料可以很方便地進行取放時，材料擁有者便會主動地將材料上交進行保管。另外可以提供高效多樣的服務模式，例如工作人員可以通過年份、項目、特點查詢相關的資料，資料的豐富性會更加有力于材料的收集。

（三）防止文件材料的散失。檔案作為比較重要的文件材料，在工作的過程中，必須通過完整健全的檔案管理制度來進行資料管理，從而有效防止文件材料的缺失。加強管理，進行文件查閱等級制度來時刻把握資料的流向，制定相應時間標準，保證資料能夠在短期內(nèi)歸還。

四、針對海外工程項目檔案資料整理問題的措施

檔案在收集之后想要得到有效的應用，必須進行有系統(tǒng)的整理。項目檔案整理就是在歸檔前根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，以文件為單位進行歸納整理的過程。檔案資料是否得到有效的整理將影響以后文件查閱的便捷性，因此必須采取多種手段加強對海外工程項目檔案資料的整理。

（一）加強人員配備，責任落實到人。為了有效地對檔案資料進行掌控，必須安排專門的檔案管理人員，并設定相應崗位，使其在長期時間內(nèi)保持穩(wěn)定。對于較小的分支機構(gòu)，也要考慮安排兼職人員進行管理，不能出現(xiàn)檔案管理的空缺和漏洞。規(guī)定管理人員的職責范圍，將責任具體到人，并經(jīng)常開展檔案管理人員的培訓教育。

（二）對海外項目檔案進行科學分類。海外工程的復雜性導致檔案整理的復雜性，必須進行詳細的分類歸納才能夠?qū)n案進行妥善的安排。可以根據(jù)業(yè)務特點進行檔案劃分，也可以根據(jù)地區(qū)工程劃分檔案，還可以根據(jù)其重要程度劃分核心檔案或一般檔案。針對不同的情況對檔案進行妥善的安排和處置，制定相應的標準制度進行資料的有效整理。只有健全了相應的規(guī)范管理制度，才能夠明確資料的收集和取放，從而提高檔案整理的可操作性。

（三）利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行海外項目檔案的整理?，F(xiàn)代化信息技術(shù)和數(shù)據(jù)庫的發(fā)展給檔案管理帶來了新的革命。在復雜多樣的國際背景下，海外工程項目檔案完全可以依靠計算機網(wǎng)絡和數(shù)據(jù)庫技術(shù)進行整理。計算機網(wǎng)絡可以有效地進行電子版海外工程項目的整理工作，避免了整理紙質(zhì)檔案的不便。此外，電子檔案更有利于信息的流通和傳輸，可以很方便地在企業(yè)各部門之間進行傳輸查閱?？梢钥紤]建立各公司和各項目的電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高海外項目檔案的現(xiàn)代化管理水平。

在海外工程項目檔案管理中，項目檔案的收集和整理是其中很重要的環(huán)節(jié)，也是管理工作的基礎。因此企業(yè)應該仔細發(fā)現(xiàn)和分析項目檔案收集和整理過程中存在的種種問題，并根據(jù)問題作出相應改善方案，加強項目檔案的收集和整理工作，以支持企業(yè)的進步和發(fā)展。

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