高校檔案“微”信息服務路在何方

李曉飛

近年來，隨著微博、微信等智能移動終端的廣泛應用，全社會進入到微時代。在微時代，高校檔案信息服務各方面都發(fā)生了悄然變化。大學生作為微時代中最活躍的用戶群體，在利用高校檔案信息時就有更高更新的要求，高校檔案信息服務也應隨之進行變革，探尋檔案信息服務的“微”路。高校檔案工作人員如何利用微時代智能服務設備提高檔案信息服務水平，實現(xiàn)社會、高校、師生全方位、立體化服務，真正實現(xiàn)高校檔案價值，是本文探索解決的重要問題。

一、高校檔案“微”信息服務功能內(nèi)涵建設

高校檔案“微”信息服務是高校依托“微”平臺，圍繞廣大師生用戶，在智能移動終端上直接向用戶提供個性化、精準化的檔案信息服務“微內(nèi)容”。檔案“微平臺”包括高校檔案網(wǎng)、微用戶、微欄目、微咨詢、微推送、微解答、微統(tǒng)計，將檔案平臺和師生用戶對接起來。檔案“微”信息服務功能主要體現(xiàn)為憑證功能和文化教育功能，將其進行總結(jié)，包括兩大類：第一，利用智能移動終端宣傳傳統(tǒng)高校檔案，是高校檔案宣傳傳統(tǒng)媒介的補充；第二，利用自媒體擴展高校檔案信息服務領域，提供文化咨詢。

目前，高校檔案“微”信息服務中，以宣傳和傳遞檔案館、檔案知識的實時動態(tài)為主，承擔著高校史、文化知識查閱等功能?？偨Y(jié)高校建設的獨立檔案信息網(wǎng)看，主要集中在校史展覽、學校年鑒、精品檔案、名人檔案等欄目，廣大師生從中僅能獲取比較零碎的信息，無法查閱到詳細、系統(tǒng)的信息內(nèi)容，仍然需要親自到檔案館去查閱。在高校檔案“微”信息服務中，工作人員可以按照廣大師生用戶的瀏覽行為，分析出師生用戶的使用習慣，有針對性的推送檔案信息和內(nèi)容精髓，盡可能的有機結(jié)合傳統(tǒng)媒介和新媒體，開放師生用戶感興趣檔案信息，實現(xiàn)檔案營銷和信息服務目的。

此外，高校檔案信息服務功能還體現(xiàn)在日常行政檔案查詢、科研教學成果查詢、學籍和學歷查詢證明、在校生成績單、畢業(yè)生檔案查詢等。高校檔案信息資源可以說是廣大師生的信息寶庫，將檔案信息服務實現(xiàn)線上移動端服務，為師生用戶提供預約功能和在線解答功能，大大節(jié)約了信息服務時間。師生用戶通過智能化查閱，在終端精準定位信息服務要求，可以在最短的時間內(nèi)獲取所需信息。而且，師生用戶利用新媒體對高校檔案信息進行存儲，有效抓取信息鑒定后歸檔管理，擴大檔案信息搜尋范圍，更有價值的形成電子化檔案。

二、高校檔案“微”信息服務內(nèi)容有效整合

高校檔案信息面對的用戶是廣大師生，教師和學生群體有著一定的知識層次，對新鮮事物的接受度也很高，因此檔案“微”信息服務內(nèi)容直接影響了高校檔案信息服務效果。在微時代環(huán)境中，檔案傳統(tǒng)傳播形態(tài)和方式受到較大的沖擊，檔案“微”信息服務時，需要對廣大師生用戶群體進行細分，才能對師生用戶進行全覆蓋、精準化信息服務。在具體細分師生用戶時，可以結(jié)合用戶信息服務不同需求，規(guī)整差異化、細分化的檔案信息服務內(nèi)容，并依托綜合式“線上+線下”傳播渠道進行服務。高?？梢酝ㄟ^搭建高效的信息服務平臺，提前安排檔案知識宣講工作，利用微平臺互動，了解師生的檔案服務信息需求情況，提高師生用戶對檔案信息的關注度，把握檔案信息知識內(nèi)容。高校還可以利用微信公眾號，發(fā)起線上線下協(xié)同活動，對師生用戶檔案信息需求進行“微”調(diào)查，繼而針對性的規(guī)整檔案信息。

高校檔案工作人員通過“微”平臺，結(jié)合師生用戶特點，對檔案信息進行編研，選擇半娛樂化的信息發(fā)布形式，吸引師生用戶注意，根據(jù)用戶具體反饋和需求情況，推送檔案信息服務內(nèi)容，方便師生用戶瀏覽定位，培養(yǎng)師生用戶使用習慣，實現(xiàn)檔案信息服務長效效果。需要注意的是檔案信息內(nèi)容的編纂問題，尤其是檔案“微”信息內(nèi)容的編纂是一項高技術項目，蘊含多項形式，如明確定位的微信息內(nèi)容主題，加強微平臺框架和導航的使用管理，微賬戶資料管理以及微內(nèi)容發(fā)布管理等。

三、高校檔案“微”信息服務具體應用策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案“微”信息服務理念

新興事物的發(fā)展遵循生命成長周期規(guī)律，經(jīng)歷誕生、發(fā)展、被認知、應用的曲折過程。高校檔案工作人員要積極開拓，順應時代特點，利用微時代智能移動終端對檔案信息服務進行創(chuàng)新，不斷挖掘高質(zhì)量、有價值的檔案“微”信息服務內(nèi)容，依托“微”渠道高校推送檔案信息內(nèi)容。目前，很多高校檔案工作人員仍受傳統(tǒng)思想影響，對“微”檔案信息服務關注度不高，仍處于檔案信息服務“失語”狀態(tài)。因此，高校檔案工作人員可以主動出擊，利用“微”平臺大力宣傳檔案信息。當然，這是一項長期工作，高校檔案工作人員要持之以恒，在實踐中努力嘗試，逐漸提高檔案“微”信息服務能力。

（二）完善檔案“微”信息服務體系

高校檔案“微”信息服務旨在促進廣大師生用戶交流，為師生用戶提供檔案信息服務，高校檔案館應結(jié)合不同的“微”平臺特點，進行“微”營銷整合優(yōu)化，發(fā)揮各類型平臺優(yōu)勢，在差異化中實現(xiàn)統(tǒng)一的檔案信息服務傳播和傳遞，與廣大師生用戶進行雙向交流溝通。廣大師生用戶也可以在微平臺上，實時關注檔案信息動向，感受高校檔案信息“微”展示，獲得優(yōu)質(zhì)服務體驗。如，高校檔案館利用微信公眾平臺開展檔案信息移動服務，師生用戶在平臺進行互相溝通，檔案信息實現(xiàn)高效傳播，擴寬檔案信息服務影響面，帶動高校檔案“微”信息服務整體發(fā)展。高校檔案“微”信息服務體系中，面向廣大師生用戶服務對象，利用網(wǎng)上信息共享、查閱，網(wǎng)上咨詢交流，瀏覽檔案信息，通過移動設備、無線網(wǎng)等“微”平臺，最大化的整合利用碎片化檔案信息資源。

（三）培養(yǎng)檔案“微”信息服務人才

高校檔案“微”信息服務效能還取決于人員管理，作為一個創(chuàng)新型服務平臺，需要有高素養(yǎng)的檔案工作隊伍，有管理人員、信息資源建設人員、數(shù)據(jù)庫維護人員等，檔案工作人員是檔案信息服務的根本要素，只有做好檔案信息基礎工作，才能確保檔案信息服務內(nèi)容及時更新，解答廣大師生用戶咨詢等事宜，加強檔案信息服務線上和線下交流溝通。在高校檔案館中要確保檔案信息發(fā)布質(zhì)量，定時更新檔案信息，滿足師生用戶多元化需求。然而，目前有很多高校檔案館中仍然有不少學生兼職，這距離檔案“微”信息服務還存在一定差距，還需要配備更專業(yè)的工作人員，加強在職員工的繼續(xù)教育和培訓，讓檔案工作人員為檔案事業(yè)發(fā)展貢獻自己，才能確保充分發(fā)揮檔案“微”信息服務效能。

隨著高校檔案“微”信息服務發(fā)展，使用智能移動終端的師生用戶也越來越多，“微”平臺建設發(fā)展顯得非常必要和迫切。檔案“微”信息服務中蘊含著大量活動用戶，明確高校檔案“微”信息服務功能內(nèi)涵，遵循“微”平臺特點和師生用戶使用習慣，分析查找?guī)熒脩魴n案信息要求，有效整合高校檔案“微”信息服務內(nèi)容，通過轉(zhuǎn)變檔案“微”信息服務理念，完善檔案“微”信息服務體系，培養(yǎng)檔案“微”信息服務人才，才能真正發(fā)揮檔案“微”信息服務效能，滿足廣大師生用戶對檔案信息的需求。