高校檔案信息化發(fā)展趨勢與設(shè)想

王媛媛

近年來，高校發(fā)展較快，檔案信息化建設(shè)發(fā)展可以說是與時俱進的需求，也是必然要求。然而，卻也凸顯出不少問題，檔案資源功能發(fā)揮效能受到制約，檔案工作缺乏高層次督導，亟待為高校檔案信息化發(fā)展尋找切合實際的路徑，為高校發(fā)展提供強勁后勤保障。

一、互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展對高校檔案信息化的影響

隨著互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展和進步，社會信息化發(fā)展給高校檔案信息化發(fā)展帶來動力，也對高校檔案信息化建設(shè)提供科技支持，可見高校檔案工作和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展關(guān)系密切。

高校檔案是高校事業(yè)發(fā)展的重要部分，隨著高校的發(fā)展，檔案種類、內(nèi)容、載體等形式，以及檔案職能和管理也突飛猛進。同時，也給檔案管理帶來不小壓力。高校檔案應基于高校發(fā)展的利用需求，圍繞檔案收集、整理、檢索、利用等各環(huán)節(jié)進行建設(shè)?！肮蚕怼币呀?jīng)成為當今社會信息化發(fā)展的主流方向，更是高校檔案資源管理和信息利用的“心中所想”，勢必給高校檔案帶來不可抗拒的助推力。

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)從上世紀70年代開始應用于檔案管理中，至今先后經(jīng)歷了多個階段，檔案信息化發(fā)展、網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)普及發(fā)展，輔助檔案管理的具體工作和實體業(yè)務。高校檔案工作更是如此，已經(jīng)有很多高校利用各種條件自主研發(fā)和引入檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程，創(chuàng)設(shè)的檔案信息化水平已經(jīng)很高了?？梢?，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)環(huán)境中，高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展速度可謂是“一日千里”。

二、高校檔案信息化發(fā)展的供與求

高校檔案工作從1984年國教委頒布實施《普通高等學校檔案管理辦法》以來，正式開啟了建設(shè)特色高校檔案工作道路，這也意味著高校檔案工作期待更高層次的飛躍。

從檔案庫藏規(guī)模和管理建設(shè)看，高校檔案實行全宗并藏，隨著學?；顒雍蜋C構(gòu)運轉(zhuǎn)的增加，高校文書檔案數(shù)量增加；高校學術(shù)科學研究和學科實力的提高，給檔案庫藏帶來無形壓力；學校師資和學生合并考量，高校教學檔案倍級增長；高?；窘ㄔO(shè)擴充、儀器設(shè)備對應的大量檔案等等。高校檔案庫藏資源與日俱增，要求檔案信息化建設(shè)發(fā)展與時俱進。高校檔案資源的增多，意味著需要檔案機構(gòu)管理建設(shè)的跟進。高校檔案管理應依托高校管理條件，嚴格遵照檔案利用和檔案活動為管理準繩，確保高校檔案機構(gòu)有序運轉(zhuǎn)。

高校檔案資源中雖然占據(jù)主導地位的仍然是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，但電子檔案、聲像檔案、縮微檔案等特殊載體檔案也大量存在，對高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展提出更大需求，需要尋找檔案保存、利用和傳遞更有效的新方法、新手段。高校各類活動中電子文件的興起運用，需要檔案部門能夠提供與之匹配的利用方式與設(shè)備。檔案機構(gòu)作為高校檔案管理工作機構(gòu)部門，負責與學校各項工作相關(guān)資源信息檔案的管理，面向社會和學校，既要服務社會各界和廣大師生，也需要服務學校行政運轉(zhuǎn)和科研教學等。因此，無論是社會推廣還是學校師生都需要提高高校檔案利用率，這對高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展也提出新的需求。

此外，互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，改變了大眾辦公和生活方式，尤其是高校學生對互聯(lián)網(wǎng)的關(guān)注度更高，高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展可以將檔案管理視角轉(zhuǎn)移至利用方式上，這也說明高校檔案信息化發(fā)展刻不容緩。

三、高校檔案信息化的挑戰(zhàn)與發(fā)展

高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展前景好，但也面臨諸多挑戰(zhàn)，可謂是曲折中前進，前進中摸索。

（一）信息技術(shù)

高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展離不開信息技術(shù)的支撐，但是想要更高水平的發(fā)展還需要解決幾個問題：第一，信息安全技術(shù)。高校檔案種類繁瑣，內(nèi)容豐富，形式各樣，但是對于電子檔案而言，首當其沖的就是其安全性，能否安全的保存、利用和傳遞對信息化水平有很大的依賴性。高校檔案信息化發(fā)展需要積極探索信息安全技術(shù)，保護電子檔案的信息安全，防止出現(xiàn)人為的篡寫更改，或者電子檔案的損壞丟失，要確保電子檔案的真實性、原始性。電子檔案的利用和傳遞也離不開信息安全技術(shù)，在聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境中，要注意設(shè)置網(wǎng)絡(luò)權(quán)限，加強網(wǎng)絡(luò)防范技術(shù)，防止遭受病毒侵襲，避免外界對電子檔案的非法訪問等，保證網(wǎng)絡(luò)保密性和安全性，維護電子檔案的保密性。第二，信息檢索技術(shù)。高校檔案是服務于高校各類活動的，廣大師生對檔案需求提出全、快、便、準、省五大要求，這就對檔案利用率提出高要求，學校需要應用高校檔案檢索技術(shù)，如詞位檢索、截詞檢索等，引入網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫、聯(lián)機數(shù)據(jù)庫等，將高校檔案庫和檢索技術(shù)進行完美融合，更好的提供檔案服務功能。第三，檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的對接技術(shù)。將檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)進行完美對接，是實現(xiàn)高校檔案信息資源整合，實現(xiàn)高校文檔一體化辦公的關(guān)鍵步驟。站在檔案工作的角度，從單一文件，到檔案管理，將高校檔案納入到一個完整的管理系統(tǒng)，提高檔案利用和管理效率。

（二）管理模式

高校檔案管理工作和檔案信息化建設(shè)發(fā)展是相輔相成的，檔案管理工作需要信息化建設(shè)支撐，信息化建設(shè)發(fā)展為檔案管理提供工作便利。

高校是以科研教學為中心，開展各項教學活動，所有的學?；顒佣贾赶蛄丝蒲薪虒W工作。因此，高校檔案管理工作關(guān)系到各項工作的目標，要加快高校檔案管理工作體制的改革，強化檔案管理職能，加大檔案管理監(jiān)督力度，推動檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展。檔案是高校活動的記錄記載，實施高校檔案管理標準化，在檔案管理中要提倡標準化、信息化標準，明確檔案管理的基礎(chǔ)標準、信息處理標準和技術(shù)標準，指導檔案工作有序開展。高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展還需要物質(zhì)條件的保障，配備數(shù)字化設(shè)備，引入新型載體檔案裝具，自動化設(shè)備，智能化監(jiān)控系統(tǒng)，等等，為高校檔案信息化發(fā)展提供數(shù)字化、電子化“后勤”保障。

（三）人員素養(yǎng)

高校檔案信息化發(fā)展離不開高素養(yǎng)人才支持，是檔案工作的主體，否則一切就是空想。檔案信息化建設(shè)有很強的實踐性，信息化建設(shè)帶來的是檔案知識的更新推進，工作人員的業(yè)務能力也需要同步提高，繼續(xù)教育與培訓就成為人員素養(yǎng)培育的重要途徑。檔案工作人員應積極學習現(xiàn)代化檔案管理理念，在日常工作中注重積累經(jīng)驗，多角度分析總結(jié)工作得失，將所學知識用于實踐，不斷完善檔案信息化工作知識體系和內(nèi)容。此外，鑒于檔案信息化發(fā)展的創(chuàng)新性，還需要加快工作人員業(yè)務創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，要求工作人員熟悉檔案工作法律法規(guī)、流程標準，具備專業(yè)檔案知識和科技知識，具備綜合行政基本知識，能夠使用現(xiàn)代化設(shè)備等能力。在互聯(lián)網(wǎng)時代，高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展意味著工作人員業(yè)務素養(yǎng)的創(chuàng)新發(fā)展，要具有檔案服務能力和檔案信息管理能力。高校檔案信息化發(fā)展促使高校檔案工作人員逐漸從檔案人才向計算機和檔案交叉學科方向發(fā)展，強調(diào)綜合信息管理能力，朝向靈活便捷檢索目標出發(fā)，注重數(shù)字化文件前端控制，注重數(shù)據(jù)邏輯安全和網(wǎng)絡(luò)功能設(shè)置，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，都是對檔案工作人員創(chuàng)新能力的高要求。

高校檔案信息化發(fā)展是順應互聯(lián)網(wǎng)時代發(fā)展的重大變革，是高校檔案工作不可逆的發(fā)展趨勢，前景良好，過程曲折。我們應正確看待互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展對高校檔案信息化的影響，立足高校檔案信息化發(fā)展的供與求現(xiàn)狀，加快信息技術(shù)發(fā)展，變革檔案管理模式，培養(yǎng)檔案人員綜合素養(yǎng)，促進檔案信息化建設(shè)發(fā)展進程。