采購業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)

于衛(wèi)衛(wèi) 王國永

摘要：高校根據(jù)日常運(yùn)行情況，采購設(shè)施設(shè)備家具。近年來學(xué)校采購的資產(chǎn)在種類、數(shù)量、形態(tài)上都發(fā)生了巨大的變化，可以通過信息化系統(tǒng)規(guī)范學(xué)校采購行為，提高采購資金的使用效益，維護(hù)學(xué)校利益，基于對(duì)高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)的了解探究，并在此基礎(chǔ)上闡述其實(shí)現(xiàn)過程與應(yīng)用意義。

關(guān)鍵詞：采購業(yè)務(wù);管理信息系統(tǒng);設(shè)計(jì)

0 引言

隨著高等教育事業(yè)的發(fā)展，國家對(duì)高等教育投入的力度不斷加大，各地高校在物資采購方面的投入也日益增長，采購任務(wù)急劇增加，傳統(tǒng)的高校物資采購模式已不能適應(yīng)當(dāng)前我國高等教育事業(yè)內(nèi)涵發(fā)展的需要，探索高校物資采購信息化，以便更好地為高校教學(xué)、科研服務(wù)，已成為當(dāng)前高校物資采購部門所面臨的一項(xiàng)重要且緊迫的實(shí)踐性課題。本文以此為背景，通過分析當(dāng)前物資采購存在的問題，探討高校物資采購信息化建設(shè)的必要性，探索物資采購信息化建設(shè)的思路，旨在為當(dāng)前高校物資采購信息化的實(shí)踐提供參考。

1 當(dāng)前物資采購中存在的問題

1.1 管理制度有待完善，制度執(zhí)行有待加強(qiáng)

目前，一些學(xué)校在物資采購方面沒有構(gòu)建完善的物資采購管理制度體系，沒有形成規(guī)范高效、監(jiān)督有力的內(nèi)控體系，沒有制定“分類實(shí)施”的采購工作全流程規(guī)范;有些學(xué)校有相關(guān)的院物資采購管理辦法，制度涵蓋內(nèi)容很多、很全面、指導(dǎo)性較強(qiáng)，但實(shí)際執(zhí)行中尚需細(xì)化，需制定相關(guān)配套制度。

1.2 高成本

傳統(tǒng)物資采購模式的高成本主要體現(xiàn)在兩方面：一是在申購人的采購申報(bào)、技術(shù)參數(shù)的確定、標(biāo)書制作、查詢發(fā)布，招標(biāo)投標(biāo)評(píng)標(biāo)以及合同的洽談簽約結(jié)算等各個(gè)環(huán)節(jié)，高校物資采購部門要與校內(nèi)外不同的部門和單位（如校內(nèi)申購人、招標(biāo)代理公司等）進(jìn)行多輪次的協(xié)商溝通，耗費(fèi)了大量的時(shí)間成本和人力成本;二是傳統(tǒng)物資采購模式下，高校物資采購部門難以對(duì)年度采購信息進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)與分析，很難掌握最新的產(chǎn)品信息、供應(yīng)商信息和市場(chǎng)行情，使后期物資采購計(jì)劃的制訂及采購預(yù)算的分配等無科學(xué)依據(jù)可依，領(lǐng)導(dǎo)決策費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

1.3 管理層級(jí)程序增多，采購程序周期偏長

根據(jù)調(diào)查研究，一般高?，F(xiàn)行的采購程序是由使用部門提出請(qǐng)購申請(qǐng)，本單位負(fù)責(zé)人簽字～資產(chǎn)處簽字～分管院領(lǐng)導(dǎo)審批～分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批～大宗物資報(bào)集團(tuán)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，然后交給資產(chǎn)處，資產(chǎn)處進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查或組織論證、招標(biāo)等一系列程序后才能確定中標(biāo)供應(yīng)商。繁冗的程序與環(huán)節(jié)導(dǎo)致學(xué)校物資采購的不及時(shí)，也一定程度上影響了物資采購的效率，最終影響教育經(jīng)費(fèi)的使用效益。

2 高校物資采購信息化建設(shè)

2.1 申購系統(tǒng)設(shè)計(jì)

在高校的日常需求中，特別是科研型高校，設(shè)施設(shè)備、辦公和實(shí)驗(yàn)室家具的需求都會(huì)有，因此需要能保證所有設(shè)施設(shè)備家具都應(yīng)用該系統(tǒng)進(jìn)行申購。在具體的設(shè)計(jì)過程中，設(shè)計(jì)內(nèi)容包括整體界面和具體程序編寫兩方面，對(duì)于界面來說，在設(shè)計(jì)過程中需要保證界面的簡潔性，但是需要能夠讓申報(bào)人填寫相關(guān)信息，所以在設(shè)計(jì)過程中，將整個(gè)界面分為兩個(gè)部分，其一為日常辦公用品，通常情況下這些設(shè)備體積較小，并且費(fèi)用較低，但是會(huì)對(duì)辦公效率產(chǎn)生重大影響，對(duì)于高校的財(cái)務(wù)系統(tǒng)來說，需要優(yōu)先對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行審核。該部分界面中包括4個(gè)文本框，內(nèi)容分別為申報(bào)內(nèi)容、申報(bào)原因、申報(bào)單位和申報(bào)人員，當(dāng)申報(bào)人員填寫相關(guān)信息并提交后，有財(cái)務(wù)人員進(jìn)行審批。對(duì)于辦公家具以及實(shí)驗(yàn)設(shè)備等大型設(shè)備，優(yōu)先級(jí)可適當(dāng)降低，但是要求申報(bào)原因方面需要進(jìn)行細(xì)致填寫。在程序的設(shè)計(jì)過程中，最簡單的方式為應(yīng)用VB程序進(jìn)行編寫，通過局域網(wǎng)進(jìn)行信息傳遞。

2.2 信息化平臺(tái)主要功能模塊

信息化平臺(tái)包含項(xiàng)目計(jì)劃申報(bào)管理、信息發(fā)布管理、專家?guī)旃芾?、供?yīng)商管理、采購評(píng)審管理、統(tǒng)計(jì)查詢分析等主要功能模塊，基本涵蓋當(dāng)前高校物資采購業(yè)務(wù)從項(xiàng)目申報(bào)到采購評(píng)審的主要業(yè)務(wù)流程。

采購項(xiàng)目的計(jì)劃申報(bào)管理對(duì)申購計(jì)劃已獲批準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)已落實(shí)、承辦部門或承辦人員已明確、按規(guī)定向政府部門或相關(guān)校內(nèi)職能部門履行審批審核及備案手續(xù)的采購項(xiàng)目才能按計(jì)劃進(jìn)行采購。專家?guī)旃芾韺?shí)現(xiàn)對(duì)專家信息在線注冊(cè)、審核、維護(hù)，包括新增、修改、刪除等，并可根據(jù)相應(yīng)物資采購類別，自動(dòng)篩選符合條件的專家。供應(yīng)商管理模塊可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的在線注冊(cè)、準(zhǔn)入審批，供應(yīng)商信息和黑名單查詢等功能。學(xué)校通過供應(yīng)商管理模塊，可了解到供應(yīng)商的基本信息、財(cái)務(wù)信息和資質(zhì)信息，以及供應(yīng)商的供貨（履約）能力、交易記錄等。

2.3 實(shí)現(xiàn)對(duì)各類設(shè)備信息的有效記錄

在高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)的運(yùn)行過程中，為了降低采購員的重復(fù)工作量，可以在設(shè)備審批過程中按照設(shè)備的運(yùn)行時(shí)間確定設(shè)備采購的必要性，這就要求在系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，需要能夠記錄各類設(shè)備的應(yīng)用時(shí)間。要達(dá)成這一要求，設(shè)備采購部門在采購了設(shè)備后，可應(yīng)用掃描儀、計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行設(shè)備信息錄入，由信息化系統(tǒng)進(jìn)行信息記錄。從中可以看出，在信息化系統(tǒng)的建設(shè)中，需要對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，原因在于數(shù)據(jù)庫需要能夠有效存儲(chǔ)兩種信息：（1）為采購過程中產(chǎn)生的電子單據(jù);（2）為各類設(shè)備的基本信息，在該系統(tǒng)的應(yīng)用中，財(cái)務(wù)管理部門能夠從數(shù)據(jù)庫中調(diào)用各類信息，以對(duì)設(shè)備采購的必要性進(jìn)行探究。

3 結(jié)束語

綜上，物資采購信息化建設(shè)不僅可精簡傳統(tǒng)采購模式下冗雜的采購程序、優(yōu)化和完善采購流程、提高采購效率、降低采購成本，同時(shí)保障物資采購流程中的各關(guān)鍵環(huán)節(jié)可回溯、可倒查，為學(xué)校采購監(jiān)督部門實(shí)施事前、事中和事后監(jiān)督提供了便利，也為物資采購監(jiān)督的精準(zhǔn)化提供了科學(xué)依據(jù)，從而確保物資采購各關(guān)鍵環(huán)節(jié)黨風(fēng)廉政風(fēng)險(xiǎn)防控責(zé)任的落實(shí)，在當(dāng)下“全面從嚴(yán)治黨”的時(shí)代背景下具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。期望本文能為當(dāng)前高校物資采購信息化的實(shí)踐提供參考。