檔案管理信息化建設(shè)的改進(jìn)策略分析

李莉

摘要：檔案管理是確保檔案安全的必要工作，這正是我國檔案管理體系存在的原因。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的新趨勢下，信息技術(shù)進(jìn)一步普及，這也給檔案管理工作帶來了新的契機(jī)與挑戰(zhàn)，即是說做好信息化建設(shè)是檔案管理工作的首要任務(wù)，為此文中將進(jìn)一步分析改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);改進(jìn)策略

我國的檔案管理體系，其存在的初衷是為確保檔案的安全，并且進(jìn)一步提升檔案建檔、整理及分享的效率。這是重要且關(guān)鍵的任務(wù)。所以為提升管理效率與質(zhì)量，必須要從當(dāng)前的趨勢出發(fā)去思考，實(shí)現(xiàn)檔案管理體系的信息化建設(shè)。

1 提升檔案管理人員信息素養(yǎng)

檔案管理工作需要由檔案管理的專業(yè)人員隊(duì)伍去完成，這是眾所周知的，不可否認(rèn)的事實(shí)。但是雖然我國多數(shù)檔案管理機(jī)構(gòu)當(dāng)前都已經(jīng)開始實(shí)施信息化的管理方式，但是檔案管理人員的信息素養(yǎng)卻依然不符合檔案管理專業(yè)人員的基準(zhǔn)。檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致復(fù)雜的工作，包含了許多環(huán)節(jié)，從建檔到檔案歸納、管理與調(diào)用，每個(gè)環(huán)節(jié)，在信息平臺(tái)上進(jìn)行操作，都需要管理人員首先做到嫻熟的運(yùn)用相關(guān)軟件程序的不同功能。而且要具備檔案管理工作所必需的細(xì)心、謹(jǐn)慎、誠實(shí)等專業(yè)素養(yǎng)。所以為確保員工能夠具備這樣的素養(yǎng)，企業(yè)必須要更積極的開展員工培訓(xùn)，組織內(nèi)部檔案管理人員參與，并且要確保培訓(xùn)的系統(tǒng)性，對于培訓(xùn)課程要進(jìn)行細(xì)化安排，而不是將老帶新當(dāng)成培訓(xùn)，因?yàn)橹挥邢到y(tǒng)性的規(guī)劃培訓(xùn)，才能真正將理論與實(shí)踐結(jié)合起來，讓員工真正向著專業(yè)化的方向發(fā)展，更加?jì)故斓倪\(yùn)用信息技術(shù)去完成檔案管理工作。除此以外，還應(yīng)當(dāng)將職業(yè)道德教育融入培訓(xùn)體系中，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理工作的重要意義，所以必須要以嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，一絲不茍的態(tài)度去對待，不可有絲毫松懈怠慢，這才是檔案管理人員應(yīng)有的狀態(tài)。

2 引入創(chuàng)新性的管理技術(shù)

時(shí)代在不斷發(fā)展，趨勢在不斷變化，技術(shù)的發(fā)展與革新，也是時(shí)代更迭之下的必然走向。對于檔案管理工作來說亦是如此，為了達(dá)成信息化建設(shè)的目標(biāo)，如果內(nèi)部所使用的管理程序版本陳舊，功能不健全，是無法適應(yīng)當(dāng)前管理工作的。因?yàn)殡S著時(shí)代的不斷變化，檔案的類型越來越復(fù)雜，存儲(chǔ)量越來越多，管理難度便越來越高，工作量也會(huì)越來越大。所以只有不斷更新管理程序的版本，完善功能，才能確保管理工作效率更高，質(zhì)量更高。為此檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)引進(jìn)新的管理軟件或是革新軟件版本。確保系統(tǒng)功能與當(dāng)前的管理需求相符合。例如為了確保檔案安全，當(dāng)前許多重要檔案的調(diào)取，都需要用到驗(yàn)證技術(shù)，并不是單純的密碼驗(yàn)證，為避免出現(xiàn)密碼被破解的風(fēng)險(xiǎn)，虹膜認(rèn)證、面部認(rèn)證等認(rèn)證技術(shù)也都在不斷普及。所以檔案管理機(jī)構(gòu)也應(yīng)當(dāng)積極引入這類技術(shù)，以保證檔案管理系統(tǒng)的可靠性。確保檔案管理工作更加順利的推進(jìn)。

3 明確管理規(guī)章與權(quán)責(zé)

檔案管理工作并不是僅僅由一個(gè)人去完成的工作，每一份檔案，也都不能隨意的被任何人調(diào)取。特別是在信息化的趨勢下，檔案在信息化的平臺(tái)上，以信息形式存在，所以如果每個(gè)管理人員都有權(quán)限去調(diào)用檔案信息，而且無操作記錄可循，那么很容易導(dǎo)致檔案信息泄露的問題，或是在出現(xiàn)管理問題時(shí)將責(zé)任推給他人。所以要保證檔案管理工作的有序推進(jìn)，就必須要明確管理的權(quán)責(zé)，每天每個(gè)班次的管理人員，都應(yīng)當(dāng)在系統(tǒng)上有登錄信息，調(diào)取任何檔案檔案，都必須要首先進(jìn)行身份認(rèn)證，如指紋或是虹膜認(rèn)證等，確保他人無法盜用本人身份，檔案傳輸也應(yīng)當(dāng)有壟斷的專門渠道，例如在管理程序中可內(nèi)置郵箱，限制外部程序傳輸檔案，并且留存檔案查詢、調(diào)取、傳輸?shù)挠涗洠@樣才能夠保證檔案的管理流程，甚至每一步操作均有據(jù)可循。此外針對檔案管理規(guī)章責(zé)任制以及獎(jiǎng)懲機(jī)制也要不斷完善，要確保責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，獎(jiǎng)懲合理，體現(xiàn)規(guī)章的公正性與威懾力，才能具備實(shí)際的管理意義。

4 提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全度

信息化的建設(shè)基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，最應(yīng)重視的一個(gè)問題，便是網(wǎng)絡(luò)安全問題。特別是隨著大數(shù)據(jù)理念的普及，云技術(shù)的推廣，網(wǎng)盤、網(wǎng)絡(luò)郵箱成為了信息傳輸與存儲(chǔ)的主要渠道。即便是檔案管理機(jī)構(gòu)內(nèi)部的專屬系統(tǒng)，也都是要依靠個(gè)人數(shù)據(jù)信息去登錄的，而數(shù)據(jù)信息的加密方式如果缺乏可靠性，并且沒有可靠的安全檢測與病毒查殺程序去維護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，便很容易導(dǎo)致檔案信息泄露、被竊取或是被篡改等惡意行為的出現(xiàn)，影響檔案安全。所以為保證管理可靠性，必須要首先提升網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全度。首先必須要引入專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安保軟件，同時(shí)要普通以上所述，不斷完善信息管理系統(tǒng)的認(rèn)證功能，加入虹膜認(rèn)證、芯片認(rèn)證、人臉認(rèn)證等更加可靠的認(rèn)證方式，才能盡可能避免網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全風(fēng)險(xiǎn)的出現(xiàn)。

5 結(jié)語

檔案管理工作有著責(zé)任重大，技術(shù)要求高與工作量大等特征，特別是許多涉密文件的管理，甚至關(guān)乎社會(huì)安全。而在信息時(shí)代下，信息化建設(shè)則是檔案管理工作的首要課題。為此文章針對性討論了檔案管理信息化建設(shè)的要點(diǎn)，望促進(jìn)工作改革。

參考文獻(xiàn)

[1]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016，（05）：58.

[2]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（23）：150-151.

[3]郝小紅.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012，（15）：142-143.