基于工作流的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)

摘 要

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，辦公方式也在發(fā)生的快速的變化，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用使得傳統(tǒng)的單機(jī)辦公向著系統(tǒng)化與集成化方向發(fā)展。隨著國(guó)家對(duì)教育工作的重視，院校的規(guī)模也在持續(xù)的擴(kuò)大，為了更好的適應(yīng)社會(huì)環(huán)境的變化就需要改變傳統(tǒng)的辦公方式，使不同部門能夠有效的配合從而更好的開(kāi)展工作。本文就基于工作流的高職院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)研究與設(shè)計(jì)作簡(jiǎn)要闡述。

【關(guān)鍵詞】工作流 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 研究與設(shè)計(jì)

辦公自動(dòng)化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而逐漸形成的概念，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展則使辦公自動(dòng)化能夠更加廣泛的應(yīng)用于生活的多個(gè)方面。辦公自動(dòng)化應(yīng)用于高校管理工作，一方面是由于高校自身發(fā)展情況，而另一方面則是技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然。自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的應(yīng)用使原有的管理方式得以轉(zhuǎn)變，同時(shí)也改變了人們的管理思想。但是從另一方面而言，新的辦公方式同時(shí)也會(huì)為工作帶來(lái)一定的問(wèn)題，需要工作人員在實(shí)際過(guò)程中不斷的反思，通過(guò)利用技術(shù)，為工作開(kāi)展提供便利。

1 工作流技術(shù)

該項(xiàng)技術(shù)源于辦公自動(dòng)化，形成于信息化建設(shè)工作開(kāi)展的過(guò)程中，而隨著技術(shù)的發(fā)展其應(yīng)用的領(lǐng)域日益廣泛，比如工程、銀行、保險(xiǎn)等，同時(shí)使日常管理工作與辦公實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。此項(xiàng)技術(shù)在國(guó)外商用已經(jīng)比較成熟，并且系統(tǒng)趨向于開(kāi)放化，相比之下國(guó)同的信息化應(yīng)用與現(xiàn)代化管理處于發(fā)展階段，通過(guò)引進(jìn)一些外國(guó)的先進(jìn)產(chǎn)品從而達(dá)成管理工作的目標(biāo)。

工作流的實(shí)現(xiàn)需要依托于管理系統(tǒng)，而管理系統(tǒng)則是通過(guò)軟件進(jìn)行定義與創(chuàng)建的系統(tǒng)，并且能夠管理與執(zhí)行，可以在多個(gè)或者是一個(gè)工作流管理引擎中運(yùn)行，并且能夠?qū)α鞒潭x進(jìn)行解釋，在需要時(shí)調(diào)用應(yīng)用工具或者是IT。功能主要體現(xiàn)在通過(guò)對(duì)工作流進(jìn)行定義管理與執(zhí)行，協(xié)調(diào)工作的過(guò)程及對(duì)群體成員信息交互。而工作流系統(tǒng)在高層區(qū)功能主要體現(xiàn)在，定義態(tài)，運(yùn)行態(tài)交互與控制。前者是指對(duì)工作流進(jìn)行建模與定義，后者主要是指對(duì)其過(guò)程進(jìn)行管理調(diào)試等。

工作流管理聯(lián)盟對(duì)其系統(tǒng)制定了相應(yīng)的規(guī)范，對(duì)管理工具與接口等進(jìn)行了定義。具體內(nèi)容如圖1所示。

接口1主要是提供業(yè)務(wù)過(guò)程分析及建模的手段，生成過(guò)程定義便于計(jì)算機(jī)識(shí)別。接口2主要接口間交互，獲得過(guò)程控制與引擎服務(wù)功能。接口3主要是通向被調(diào)用的程序，接口4主要是交互功能的實(shí)現(xiàn)。

2 工作流技術(shù)應(yīng)用于辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)

工作流技術(shù)作為辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵之一，是辦公自動(dòng)化應(yīng)用的重要組成。依據(jù)技術(shù)理論，工作可以將其看作是任務(wù)間與任務(wù)集的流轉(zhuǎn)關(guān)系集。任務(wù)集作為工作項(xiàng)集合是相對(duì)獨(dú)立的，有對(duì)應(yīng)的工作人員執(zhí)行相關(guān)操作。而任務(wù)間存在的流轉(zhuǎn)關(guān)系則是對(duì)象處理與傳遞的關(guān)系?？紤]到高校管理工作的重要性，崗位多，涉及到的工作面廣，流程比較繁瑣等，將工作流技術(shù)應(yīng)用于管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)能夠有效提升工作的效率，從而使工作人員有更多的時(shí)間處理其它的問(wèn)題，工作的質(zhì)量也能夠得到有效提升?；诠ぷ髁骷夹g(shù)建立自化辦公系統(tǒng)其優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在，工作實(shí)現(xiàn)了流程化，流程化在一定程度意味著工作向著規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化方向發(fā)展，對(duì)于不同的工作環(huán)節(jié)定義工作內(nèi)容與職責(zé)，降低人為因素對(duì)工作結(jié)果造成的影響，從而使辦公的公正性與高效性能夠得到保障。不同的部門能夠有效的協(xié)調(diào)，利用技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)平級(jí)與上下級(jí)之間的協(xié)調(diào)，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用則可構(gòu)建公共平臺(tái)，集成業(yè)務(wù)及開(kāi)展工作的相關(guān)應(yīng)用，并對(duì)資源進(jìn)行整合，從而使傳統(tǒng)工作開(kāi)展的限制被打破。流程調(diào)整的影響能夠被有效的降低，避免了不同流程之間相互影響而造成的不利結(jié)果。

3 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)涉及到大量代碼，因此需要選擇好的開(kāi)發(fā)工作與環(huán)境，通常情況下開(kāi)發(fā)工作選擇的都是Java語(yǔ)言，Eclipse環(huán)境。Java作為一種程序設(shè)計(jì)語(yǔ)言，相比于C語(yǔ)言，最本質(zhì)的區(qū)別在于前者體現(xiàn)的是面向?qū)ο蠓独?，而后者體現(xiàn)的是過(guò)程范例。Java的特性體現(xiàn)在面向?qū)ο?，?jiǎn)單高效，安全性，并發(fā)性與動(dòng)態(tài)擴(kuò)展等。Java語(yǔ)言其目標(biāo)之一就是能夠使語(yǔ)言在網(wǎng)絡(luò)上良好的運(yùn)行、JavaEE是以JavaSE為基礎(chǔ)而構(gòu)建的工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或者是解決問(wèn)題的方案，并且能夠提供相應(yīng)的服務(wù)，適用多層式、分布式的應(yīng)用程序開(kāi)發(fā)。作為一種框架技術(shù)能夠幫助人員更好的了解與構(gòu)建程序。其提供的公共結(jié)構(gòu)是可重用的，而工作人員則無(wú)需關(guān)心公共問(wèn)題，而將工作的重點(diǎn)置于業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)。Java架構(gòu)包含三層結(jié)構(gòu)，業(yè)務(wù)邏輯層，表示層與數(shù)據(jù)訪問(wèn)層。

3.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作開(kāi)展需要遵循相應(yīng)的指導(dǎo)思想，內(nèi)容包括了信息共享，管理規(guī)范化，可提擴(kuò)展性，易維護(hù)，簡(jiǎn)潔易用，安全可靠。系統(tǒng)設(shè)計(jì)前需要了解用戶的需求，需要開(kāi)展調(diào)研工作，通過(guò)對(duì)不同工作崗位工作人員進(jìn)行訪談，了解其工作的內(nèi)容與工作要求，現(xiàn)有工作模式存在的問(wèn)題。需求調(diào)研工作結(jié)束后需要對(duì)各項(xiàng)需求進(jìn)行分析，教職工與管理員、學(xué)生各自的需求不同，因此其操作權(quán)限也不同，管理員主要是對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)獲得相關(guān)的原始數(shù)據(jù)，并利用數(shù)據(jù)開(kāi)展相關(guān)工作。系統(tǒng)軟件部分主要采用的是B/S結(jié)構(gòu)，將行為與數(shù)據(jù)、功能三要素要分離，構(gòu)成了前端客戶層，中間應(yīng)用層，后端服務(wù)與設(shè)計(jì)隔離層等。系統(tǒng)從大的方面可以分為前臺(tái)與后臺(tái)兩個(gè)部分，前者主要功能是信息收集，查詢、發(fā)布、共享等。后臺(tái)則包括辦公管理等一系列子系統(tǒng)。除此之外系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與設(shè)計(jì)工作內(nèi)容還包括工作流設(shè)計(jì)，對(duì)不同功能模塊進(jìn)行劃分，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，系統(tǒng)安全管理機(jī)制等。由于工作的特殊性，系統(tǒng)會(huì)涉及到大量個(gè)人信息，需要確保個(gè)人信息安全，因此在安全工作方面需要予以重點(diǎn)關(guān)注。針對(duì)不同環(huán)節(jié)與對(duì)象采取相應(yīng)的管理措施，從而確保系統(tǒng)能夠?yàn)楣ぷ鏖_(kāi)展提供服務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

高校管理工作涉及到的內(nèi)容多，范圍廣，而結(jié)構(gòu)通常比較的復(fù)雜，工作流程也比較繁瑣。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)下社會(huì)環(huán)境工作開(kāi)展的需要，而辦公自動(dòng)化則能夠提升高校管理工作的水平，推動(dòng)其實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，需要管理人員予以足夠的重視。

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作者簡(jiǎn)介

韓冰（1983-），女，河南省南陽(yáng)市人。大學(xué)本科學(xué)歷。助理研究員。研究方向?yàn)橄到y(tǒng)自動(dòng)化研究。

作者單位

江蘇海事職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇省南京市 211170endprint