多措并舉提升電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商服務(wù)水平

畢虎

【摘 要】電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商服務(wù)工作主要包括為供應(yīng)商提供與招投標(biāo)、合同訂立等業(yè)務(wù)相關(guān)的咨詢與辦理，接收供應(yīng)商的建議與投訴，以及物資管理工作有關(guān)的信息發(fā)布工作。供應(yīng)商服務(wù)是電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)鏈管理中重要一環(huán)，論文闡述了河北物資公司提升供應(yīng)商服務(wù)水平的做法，為廣大電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商服務(wù)工作提供參考。

【Abstract】The service work of supplier in power grid enterprise mainly includes providing business consultation and processing which is related to bidding and contract formation for the supplier， and receiving the suggestions and complaints of the supplier， and publishing information related with material management. The supplier service is an important part of the supply chain management of power grid enterprise. This paper expounds the practice of Hebei Material Company to improve the service level of the supplier， and provides reference for the supplier service of power grid enterprise.

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)企業(yè)；供應(yīng)商服務(wù)；模式

【Keywords】power grid enterprises； supplier service； mode

【中圖分類號(hào)】T-9 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）12-0027-02

1 引言

電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商服務(wù)工作主要包括為供應(yīng)商提供與招投標(biāo)、合同訂立等業(yè)務(wù)相關(guān)的咨詢與辦理，接收供應(yīng)商的建議與投訴，以及物資管理工作有關(guān)的信息發(fā)布工作[1]。

河北電力供應(yīng)商服務(wù)中心是河北電網(wǎng)企業(yè)服務(wù)供應(yīng)商的窗口，當(dāng)前，供應(yīng)商服務(wù)對(duì)象數(shù)量龐大，服務(wù)范圍覆蓋物資業(yè)務(wù)全鏈條，內(nèi)容復(fù)雜，政策形勢(shì)多變，服務(wù)需求多樣。面對(duì)新形勢(shì)新挑戰(zhàn)，河北電力供應(yīng)商服務(wù)中心主動(dòng)熱情服務(wù)，積極換位思考，準(zhǔn)確把握訴求，直面破解難題，持續(xù)提升優(yōu)質(zhì)服務(wù)水平。

2 完善供應(yīng)商服務(wù)中心軟硬件建設(shè)

以服務(wù)中心為契機(jī)，不斷加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，滿足了供應(yīng)商各方面的需求，提高了工作效率和效益。

一是提升硬件設(shè)施配置。新的營(yíng)業(yè)大廳面積約600平方米，合理設(shè)立了服務(wù)窗口、自助區(qū)、洽談區(qū)、等候區(qū)等功能區(qū)域[2]。共設(shè)立服務(wù)窗口21個(gè)，優(yōu)化窗口設(shè)置，增加自助區(qū)，加大洽談區(qū)和等候區(qū)面積，優(yōu)化服務(wù)環(huán)境，提升客戶體驗(yàn)。二是建立健全管理體制。重新梳理業(yè)務(wù)流程，明確崗位職責(zé)，清理工作界面，建立全方位管理機(jī)制，明確了合同管理部負(fù)責(zé)供應(yīng)商服務(wù)中心日常運(yùn)營(yíng)和管理，其他業(yè)務(wù)部門做好支撐工作，供應(yīng)商服務(wù)一口對(duì)外。逐步實(shí)現(xiàn)工作要求規(guī)范化、工作步驟流程化和工作內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化。三是加強(qiáng)人員培訓(xùn)。一方面開展服務(wù)培訓(xùn)，工作人員嚴(yán)格遵守服務(wù)行為規(guī)范，統(tǒng)一著裝，佩戴證件，規(guī)范儀容儀表要求；聘請(qǐng)了專業(yè)禮儀培訓(xùn)師，從服務(wù)用語(yǔ)到手勢(shì)動(dòng)作，每個(gè)細(xì)節(jié)都培訓(xùn)到位，禮貌用語(yǔ)、微笑服務(wù)、用心溝通。另一方面，開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)公司業(yè)務(wù)骨干親自授課，從理論到實(shí)際操作，細(xì)節(jié)一樣不少。

3 采用電子化招投標(biāo)模式進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)

在當(dāng)前招標(biāo)活動(dòng)中，普遍采用紙質(zhì)方式，投標(biāo)人需要購(gòu)買招標(biāo)文件，編寫投標(biāo)文件、打印裝訂、密封遞交給招標(biāo)公司，招標(biāo)公司再將大量的投標(biāo)文件搬運(yùn)到評(píng)標(biāo)基地，由評(píng)標(biāo)專家翻閱大量紙質(zhì)標(biāo)書進(jìn)行評(píng)標(biāo)。這種方式需要投標(biāo)供應(yīng)商和招標(biāo)公司投入大量的人力、物力。

2013年5 月1日，國(guó)家發(fā)改委發(fā)布了《電子招標(biāo)投標(biāo)辦法》，為電子化招投標(biāo)提供了法律保障。為降低采購(gòu)成本，提升采購(gòu)效率，河北電力創(chuàng)新采取電子化招投標(biāo)方式。投標(biāo)人在電子化招投標(biāo)信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，按照相關(guān)要求對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行電子簽名，加密后上傳系統(tǒng)，在開標(biāo)時(shí)可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查看。在評(píng)標(biāo)階段，評(píng)標(biāo)專家通過(guò)電子化招投標(biāo)平臺(tái)下載投標(biāo)文件后，通過(guò)查閱電子投標(biāo)文件開展評(píng)標(biāo)工作，并實(shí)現(xiàn)在線打分和算分。

電子化招投標(biāo)模式采購(gòu)方式規(guī)范，是進(jìn)一步構(gòu)建公開、公平、公正招標(biāo)采購(gòu)環(huán)境的切實(shí)有效的舉措，解決了傳統(tǒng)招標(biāo)方式存在的流程復(fù)雜、效率低下、成本高等缺點(diǎn)[3]。

4 應(yīng)用電子簽章網(wǎng)上簽約，縮短合同簽訂周期

合同簽訂蓋章工作是河北電力供應(yīng)商服務(wù)中心的一項(xiàng)日常工作。簽訂紙質(zhì)合同時(shí)，一方面供應(yīng)商需要派人員前往供應(yīng)商服務(wù)中心現(xiàn)場(chǎng)辦理，尤其是業(yè)務(wù)集中時(shí)，需要供應(yīng)商排隊(duì)，等候時(shí)間長(zhǎng)，合同簽訂效率低下，供應(yīng)商滿意度降低。另一方面，隨著國(guó)網(wǎng)物力集約化不斷深入開展，河北電力縣公司“子改分”工作的完成，農(nóng)網(wǎng)升級(jí)改造、“煤改電”等工程的不斷推進(jìn)，河北電力物資合同簽訂的數(shù)量急劇增加，工作量翻倍上升，傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽訂模式和人員配置已不能滿足業(yè)務(wù)增長(zhǎng)需求。

為解決傳統(tǒng)紙質(zhì)合同簽訂方式成本高、工作量大、簽訂周期長(zhǎng)的問(wèn)題，河北電力提出使用電子簽章作為合同簽訂新模式。電子簽章的法律依據(jù)是2005年4月1日頒布實(shí)施的《中華人民共和國(guó)電子簽名法》，其中第14條指出“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力?！盵4]電子簽章技術(shù)安全可靠是因?yàn)樗赑KI/CA技術(shù)框架，運(yùn)用數(shù)字簽名技術(shù)，能夠保證電子合同的真實(shí)性、唯一性、來(lái)源確認(rèn)性和不可否認(rèn)性及印章本身的不可復(fù)制性。使用電子簽章后可使得相隔很遠(yuǎn)的供應(yīng)商與電網(wǎng)企業(yè)在網(wǎng)絡(luò)上完成合同簽訂工作，簽一份合同的時(shí)間從以前的十分鐘減少到兩分鐘，每份合同至少減少用紙20頁(yè)。endprint

5 實(shí)施寄存物資管理，提高物資供應(yīng)效率

在協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式下，由于各市、縣公司提出的采購(gòu)申請(qǐng)具有很大的隨機(jī)性，尤其是配網(wǎng)物資，往往貨物價(jià)值低、供應(yīng)分散、經(jīng)常出現(xiàn)需求提報(bào)后要求在較短的供貨周期內(nèi)完成供貨的情況。一方面從項(xiàng)目單位提出采購(gòu)申請(qǐng)到供應(yīng)商接到供貨單，中間要經(jīng)過(guò)物資公司匹配、省公司招投標(biāo)領(lǐng)導(dǎo)小組審批、訂單創(chuàng)建等環(huán)節(jié)，往往需要半個(gè)月時(shí)間；另一方面供應(yīng)商由于生產(chǎn)周期、天氣狀況、運(yùn)輸?shù)纫蛩兀鶡o(wú)法在規(guī)定的時(shí)間完成供貨，需求與供應(yīng)之間的矛盾異常突出。

為解決這一矛盾，河北電力根據(jù)配網(wǎng)改造所需物資的通用性特點(diǎn)，選擇配電變壓器、避雷器、隔離開關(guān)、低壓電力電纜、架空絕緣導(dǎo)線、鋼芯鋁絞線等幾類物資進(jìn)行寄存管理。寄存物資管理是指在協(xié)議庫(kù)存物資采購(gòu)方式下，將所有權(quán)歸屬供應(yīng)商的物資先存放在電網(wǎng)公司實(shí)體倉(cāng)庫(kù)內(nèi)，待貨物領(lǐng)取后與供應(yīng)商進(jìn)行定期結(jié)算，完成物權(quán)轉(zhuǎn)移的一種供應(yīng)管理方式。河北電力將協(xié)議庫(kù)存采購(gòu)模式與供應(yīng)商寄存管理方法相結(jié)合，建立物資采購(gòu)、供應(yīng)、結(jié)算的全業(yè)務(wù)鏈條寄存方案，運(yùn)用ERP標(biāo)準(zhǔn)功能進(jìn)行系統(tǒng)固化和實(shí)施。該模式通過(guò)動(dòng)態(tài)調(diào)用供應(yīng)商現(xiàn)有庫(kù)備資源，能提高物資供應(yīng)速度，有效降低中心庫(kù)建設(shè)成本及二次配送成本，提高供應(yīng)商庫(kù)存周轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)供需雙贏。

6 優(yōu)化合同結(jié)算環(huán)節(jié)，縮短結(jié)算周期

一是物資合同結(jié)算單據(jù)的收集電子化。以往供應(yīng)商與項(xiàng)目單位辦理完貨物交接驗(yàn)收手續(xù)或投運(yùn)、質(zhì)保手續(xù)后，由各市、縣公司將紙質(zhì)到貨驗(yàn)收單、貨物投運(yùn)單、質(zhì)保單等結(jié)算單據(jù)遞給到供應(yīng)商服務(wù)中心。這種模式成本高、時(shí)效性差，而且單據(jù)容易丟失，不易查找。因此在ERP系統(tǒng)開發(fā)了電子化合同結(jié)算單據(jù)收集模塊，由各市、縣公司將辦理完畢的到貨驗(yàn)收單、貨物投運(yùn)單、質(zhì)保單等結(jié)算單據(jù)掃描成電子文件，上傳ERP系統(tǒng)，由物資公司在ERP系統(tǒng)統(tǒng)一管理。二是使用自助發(fā)票掃描錄入系統(tǒng)接收發(fā)票。與供應(yīng)商完成發(fā)票交接是供應(yīng)商服務(wù)的重要組成部分。發(fā)票交接時(shí)主要驗(yàn)審內(nèi)容為：發(fā)票抬頭、開票供應(yīng)商信息是否正確、發(fā)票金額、稅率是否正確、開票日期是否在有效范圍之內(nèi)。以往人工驗(yàn)審方式是供應(yīng)商將發(fā)票送交至供應(yīng)商服務(wù)中心發(fā)票驗(yàn)審窗口，驗(yàn)審人員登錄ERP系統(tǒng)，找到對(duì)應(yīng)訂單后核對(duì)數(shù)據(jù)是否正確。人工驗(yàn)審效率較低，準(zhǔn)確度低，無(wú)法滿足現(xiàn)有業(yè)務(wù)量需要。如何使海量發(fā)票迅速準(zhǔn)確地傳遞至公司財(cái)務(wù)部門，成為供應(yīng)商服務(wù)建設(shè)的重要一環(huán)。因此，供應(yīng)商服務(wù)中心在自助區(qū)設(shè)立了自助發(fā)票掃描錄入系統(tǒng)，供應(yīng)商登錄系統(tǒng)后，通過(guò)掃描儀自助進(jìn)行發(fā)票掃描，系統(tǒng)自動(dòng)識(shí)別發(fā)票信息并審核，最后打印發(fā)票交接單，交給票據(jù)驗(yàn)審人員。

7 創(chuàng)新供應(yīng)商服務(wù)模式，開通微信公眾平臺(tái)

秉承“真誠(chéng)溝通，和諧共贏”的服務(wù)理念，國(guó)網(wǎng)河北電力供應(yīng)商服務(wù)中心于2014年12月推出微信公眾平臺(tái)，作為供應(yīng)商服務(wù)新模式。平臺(tái)為河北電網(wǎng)供應(yīng)商提供了招標(biāo)采購(gòu)、物資供應(yīng)、合同管理、客服留言等服務(wù)，使客戶能夠方便、快捷地查詢各類信息；同時(shí)為電網(wǎng)企業(yè)發(fā)布信息提供支撐，向廣大供應(yīng)商主動(dòng)發(fā)布溫馨提示或通知消息，為廣大供應(yīng)商提供準(zhǔn)確、貼心的服務(wù)。

8 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)以上各種措施，國(guó)網(wǎng)河北電力構(gòu)建了“全業(yè)務(wù)覆蓋、一站式服務(wù)”的供應(yīng)商服務(wù)體系，使合同簽訂效率大幅提高，合同履約情況改善，合同回款及時(shí)，供應(yīng)商問(wèn)題處理及時(shí)，提升了電網(wǎng)企業(yè)供應(yīng)商服務(wù)水平，展現(xiàn)了河北公司良好的品牌形象，用實(shí)際行動(dòng)踐行了電網(wǎng)企業(yè)的社會(huì)責(zé)任。

【參考文獻(xiàn)】

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