信息化時代下圖書館檔案管理工作思考

郭萍

摘要：圖書館檔案管理工作是醫(yī)院實現(xiàn)長遠發(fā)展的重要環(huán)節(jié)之一，對于醫(yī)院穩(wěn)定高效運行能夠提供一定的保障能力?，F(xiàn)階段，隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，圖書館檔案管理必須做出變革創(chuàng)新以滿足新時代的需求。

關(guān)鍵詞：信息化；圖書館；檔案管理

1圖書館檔案管理的主要內(nèi)容

1.1政文檔案

政文檔案通常包括上下級所發(fā)布的黨政文件，圖書館工作會議的記錄材料，圖書館內(nèi)部研討資料，年度工作總結(jié)和年度工作計劃、圖書內(nèi)部的各項規(guī)章制度、內(nèi)查外調(diào)的資料和圖書館日常工作日志等內(nèi)容，由于圖書館內(nèi)部各部門發(fā)展?fàn)顩r存在差異，所以政文檔案常常很難收集齊全。

1.2人事檔案

人事檔案應(yīng)該包括兩個部分。其中第一個是關(guān)于本圖書館工作人員的人事記錄，包括人事的變動或調(diào)入、機構(gòu)的科員配置以及工作人員的相關(guān)培訓(xùn)記錄等，還包括各種報表與文字記錄、個人的業(yè)務(wù)成績與考核情況等等。第二個是關(guān)于用戶的檔案，其主要是包括讀者的個人信息以及借閱卡。在信息化時代下，這些檔案資料通常都保留在網(wǎng)絡(luò)上，如果不對其進行嚴(yán)格管理，那么很容易導(dǎo)致用戶隱私外泄，造成嚴(yán)重后果。

1.3業(yè)務(wù)檔案

業(yè)務(wù)檔案主要來自圖書館各個部門，它是各部門在工作過程中對各種工作資料進行有效保存而形成的文件材料。通常包括了工作執(zhí)行情況的材料、工作匯報材料、工作的后期總結(jié)、工作研究的論文等。還包括各種反映圖書館工作狀況的信息數(shù)據(jù)，如圖書館經(jīng)費也包含其中。

1.4設(shè)備檔案

設(shè)備檔案一般指的是圖書館中各種設(shè)施設(shè)備的資料，各種設(shè)備在引進、使用、維護等工作中的記錄。

2分析信息化時代下圖書館檔案管理工作面臨的困境

2.1缺乏足夠認識和重視，檔案信息化管理觀念薄弱

當(dāng)前，圖書館中負責(zé)檔案管理的部分領(lǐng)導(dǎo)對于檔案信息化管理的觀念較為薄弱，仍然對檔案信息化管理工作缺乏足夠的重視和支持，沒有緊跟時代發(fā)展變化趨勢和現(xiàn)實情況需要而做出一定的改變，難以使現(xiàn)代信息技術(shù)與圖書館檔案管理工作結(jié)合起來，在檔案信息化管理方面資金保障不到位，沒有足夠的經(jīng)濟能力來購進先進的檔案管理設(shè)備，使基本的檔案管理設(shè)備配置不健全，沒有建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，而且相關(guān)工作人員在檔案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，對于錯誤和已經(jīng)過時的檔案信息并沒有進行及時的修改和完善，使檔案管理信息數(shù)據(jù)不夠真實和完整并且在檔案管理安全建設(shè)方面，也沒有樹立網(wǎng)絡(luò)安全的意識，從而在檔案管理中出現(xiàn)電腦病毒或是黑客入侵等問題，使圖書館檔案信息化管理面臨著嚴(yán)重的安全隱患，使圖書館檔案信息化管理工作環(huán)境較差，

2.2圖書館檔案信息化管理的相關(guān)制度建設(shè)不夠完善

目前，圖書館檔案信息化管理制度中諸多規(guī)定已不適應(yīng)現(xiàn)階段的檔案管理工作需要，使得檔案管理制度不夠規(guī)范和完善。首先，一些圖書館檔案信息化管理中，現(xiàn)行的檔案管理制度中對檔案部門及工作人員的權(quán)責(zé)不夠明確，缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)。另外，圖書館對檔案員的職業(yè)考核制度和監(jiān)督管理制度不夠嚴(yán)格，導(dǎo)致檔案員可能會出現(xiàn)消極怠工，違法違紀(jì)行為，而又缺乏對其有力地懲戒措施，使檔案信息化管理工作效率較低，工作效果較差，使圖書館檔案信息化管理工作難以健康發(fā)展。

2.3檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)有待提高

在圖書館檔案信息化管理中還存在著相關(guān)工作人員的專業(yè)技術(shù)和職業(yè)素質(zhì)等方面能力較差的問題。由于圖書館缺乏專業(yè)優(yōu)秀，熟悉計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的檔案管理員，而且圖書館檔案人員不穩(wěn)定，也不會定期進行檔案信息化管理專家座談會等規(guī)范化和職業(yè)化的培訓(xùn)工作，使得圖書館檔案管理員的工作觀念和方法較為落后，應(yīng)用計算機能力水平較差，工作責(zé)任心較差，極易出現(xiàn)檔案信息化信息收集不完備，不及時等各種工作失誤情況，從而給圖書館檔案信息化管理工作造成較大的危害。

3信息時代下提升圖書館檔案管理工作水平的途徑分析

3.1創(chuàng)新工作模式

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用及發(fā)展，極大地改變了圖書館檔案管理工作的環(huán)境，在此環(huán)境背景下，檔案管理人員應(yīng)該迎合時代發(fā)展的需要，以實際情況為依據(jù)，創(chuàng)新工作模式。圖書館傳統(tǒng)的檔案管理模式是以人工為主，不僅效率不高，而且為用戶所提供的信息服務(wù)具有局限性。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，構(gòu)建檔案信息化管理模式和網(wǎng)絡(luò)工作平臺，為各部門提供線上服務(wù)。通過線上服務(wù)，提高各部門間信息交流的效率，使各部門間的配合更加緊密，充分發(fā)揮檔案管理的整體優(yōu)勢。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，圖書館檔案管理過程中應(yīng)該加強各類數(shù)字化信息技術(shù)的應(yīng)用，從而將檔案信息資料完整、安全、長期地保存下來。

3.2提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

目前，大多數(shù)圖書館檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待進一步提升，尤其是在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，加強管理人員的培訓(xùn)，提高管理人員的專業(yè)知識和技術(shù)水平是非常必要的。管理人員的培訓(xùn)工作主要包括兩個方面：一是專業(yè)技術(shù)的培訓(xùn)。幫助管理人員掌握更多的檔案知識和計算機技術(shù)，尤其是要掌握現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，從而提高檔案管理工作的效率。二是安全意識的培訓(xùn)。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中為人們提供便捷的同時，也帶來了許多安全問題，這就要求不斷提高管理人員的安全防范意識，運用防火墻、電子身份認證等技術(shù)保證檔案的安全性。

3.3設(shè)立專項資金

圖書館管理人員應(yīng)該積極與政府相關(guān)部門協(xié)商，申請設(shè)立專項資金用于檔案的管理。圖書館管理人員還可以通過上級補貼、社會捐款等途徑來爭取資金。此外，要加強財政監(jiān)管，檔案管理工作需要用到的設(shè)備，比如溫濕度計、檔案柜、攝像機、掃描儀、照相機和復(fù)印機等要及時申請采購，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，但是，設(shè)備的采購工作一定要嚴(yán)格按照相關(guān)程序進行，防止出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。

3.4完善檔案管理制度

完善的檔案管理制度是保證檔案管理工作順利開展的重要前提和有效依據(jù)，檔案管理制度主要包括安全保密制度、存放和保護制度、整理收集制度以及責(zé)任劃分制度等。如果沒有一套完善的檔案管理制度，不僅很容易導(dǎo)致檔案資料的混亂，甚至有可能造成一些保密檔案資料的外泄，后果不堪設(shè)想。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，更應(yīng)該注重檔案管理制度的完善，只有制度完善了，才能使檔案管理工作有章可循，規(guī)避風(fēng)險和漏洞的產(chǎn)生，提高工作的效率和質(zhì)量。

3.5構(gòu)建檔案信息的資源體系

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，全國圖書館檔案信息的資源體系正逐步形成。在此背景下，圖書館相關(guān)工作人員在實際檔案管理工作中要積極探索網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，加強檔案信息庫和數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建，實現(xiàn)檔案管理的合理化、科學(xué)化、智能化，從而進一步促進檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的利用和開發(fā)。

4結(jié)語

隨著信息化的不斷推進，我國的圖書館建設(shè)在慢慢變得更好，而圖書館的檔案整理工作當(dāng)中，更要合理利用好信息化帶給我們的便捷性，同時要提高自身的素質(zhì)，使自己的高度也可以駕馭這份工作，喜歡書的人就想讓圖書館越來越好，而對于我們工作人員來說，推動圖書館信息化進程，是我們每一個人的心愿。

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