淺談“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下智慧檔案建設(shè)策略

方璇

摘要：隨著計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，在很多領(lǐng)域因為這些新進(jìn)的變革，發(fā)生了翻天覆地的變化。很多行業(yè)在這種背景下逐步融合了“互聯(lián)網(wǎng)”思維在競爭中，極大的促進(jìn)了行業(yè)的發(fā)展。筆者通過對“互聯(lián)網(wǎng)”在檔案管理方面的發(fā)展進(jìn)行研究，就如何增加檔案管理水平提出一些建議，期望能夠給相關(guān)的人員帶來一些參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)+”思維；智慧檔案；建設(shè)策略

檔案管理是很多政府單位需要進(jìn)行的重點工作，對于現(xiàn)在的機(jī)構(gòu)管理模式而言，良好的檔案管理模式能夠很好的記錄各方面的信息，對于后續(xù)的管理和人員信息的保存有著重要意義。隨著計算技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸消失，很多的政府和機(jī)關(guān)已經(jīng)開始使用了電子檔案，電子檔案已經(jīng)作為信息管理的主要載體。但是隨著電子檔案管理方式的發(fā)展，大部分機(jī)構(gòu)都出現(xiàn)了落后的管理模式和信息持續(xù)增長的檔案之間的矛盾[1]。電子檔案同傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比存在巨大的優(yōu)勢，就可以用較低的成本實現(xiàn)大量的數(shù)據(jù)記錄工作，可隨著檔案數(shù)量逐漸變多，檔案管理人員在不斷減少的情況下，對于檔案管理工作已經(jīng)形成了極大的矛盾。為此，依托于當(dāng)前的信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，采用智慧檔案管理方式逐漸成為了目前檔案管理的主流趨勢。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案服務(wù)理念的解讀

在“互聯(lián)網(wǎng)”背景下所建立的智慧檔案管理方式，雖然在很大的程度上依托于現(xiàn)在的計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，但是在發(fā)展檔案管理的過程中，還是需要重視“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀，再將共建共享的資源整合觀、注重效率和公共服務(wù)觀以及創(chuàng)新發(fā)展服務(wù)觀，全部融合到檔案管理的發(fā)展中，才能夠讓檔案管理的發(fā)展方向更加符合社會對于檔案管理工作的要求[2]。

（一）“以人為本”的核心服務(wù)觀

檔案管理工作主要是對人民群眾的各個方面的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行收集和整理，對于普通大眾而言，這一工作在很大的程度上屬于國家機(jī)關(guān)的專項工作，是屬于權(quán)力的象征，普通大眾難以對這一工作進(jìn)行具體的了解，這一觀念在信息技術(shù)還未全面發(fā)展的時代特別流行，所以在推行智慧檔案的管理過程中，就需要將檔案管理工作切實作為服務(wù)于任命大眾的一項工作，將“以人為本”的科學(xué)發(fā)展觀融入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作能夠在擁有“互聯(lián)網(wǎng)”思維的情況下，為大眾創(chuàng)建一個良好服務(wù)性平臺，打破傳統(tǒng)的檔案管理工作中只有具體機(jī)關(guān)單位參與檔案建設(shè)的情況[3]，促進(jìn)檔案服務(wù)的縱深發(fā)展，使得檔案管理能夠形成一個涵蓋公眾檔案資源的體系，使得檔案管理工作在新的形勢下綻放出全新的活力。

（二）共建共享的資源整合觀

首先，在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下所創(chuàng)建的智慧檔案管理體系，在很大的程度上是一個服務(wù)于大眾的公共信息平臺，為了實現(xiàn)服務(wù)水平的提升，就需要在進(jìn)行資源中心創(chuàng)建過程中，對各方面的資源進(jìn)行細(xì)致的整合，并及時的將各個部門的信息和資源進(jìn)行合并，形成一個統(tǒng)一的信息平臺，目前的國內(nèi)的信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)而，這一工作在執(zhí)行難度上并不是很高，所以通過對檔案管理工作的最終目的進(jìn)行分析[4]，可以發(fā)現(xiàn)單一的信息管理數(shù)據(jù)庫在很大程度上并不能擁有良好的發(fā)展前景，將所有的檔案資料庫進(jìn)行合并，才是當(dāng)前檔案管理工作的主流趨勢，但同時，在建立共享的檔案管理系統(tǒng)時，還需要遵循相關(guān)被服務(wù)人員的意愿，在獲得其認(rèn)可的情況下，利用現(xiàn)在的云技術(shù)、大數(shù)據(jù)等手段，將各個方面的資源全部進(jìn)行正確的整合，以實現(xiàn)檔案管理工作對人民大眾服務(wù)質(zhì)量的提升。

（三）注重效率的公共服務(wù)觀

對于傳統(tǒng)的檔案管理工作而言，計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，無疑是一個非常巨大的沖擊，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，在檔案管理方面的管理工作因為工作方式的原因，使得這一個工作一直難以給民眾帶來良好的服務(wù)體驗。再加上很多的檔案管理工作還需要進(jìn)一步的審核，在傳統(tǒng)檔案和進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的查閱和審核工作中，往往缺少相應(yīng)的工作效率，同時在很大的程度上，檔案管理工作因各個方面的掣肘，也使得這一工作必不可少的遇到很大的難題[5]。對于民眾而言，政府的服務(wù)質(zhì)量過低，對于一些政府介入的事件，一趟解決不了已經(jīng)成為了一種常態(tài)，所以在這方面的管理，需要政府建立起相應(yīng)的檔案管理工作的服務(wù)觀，依托于現(xiàn)在“互聯(lián)網(wǎng)+”思維下所建立的智慧檔案管理體系，實現(xiàn)各個部門的無縫對接，實現(xiàn)公共服務(wù)質(zhì)量水平的提升。在增加檔案管理工作的服務(wù)效率方面，首要完成的就是增加這一工作的工作效率，為此，第一要優(yōu)化檔案管理工作的公共服務(wù)流程，使得檔案在各個服務(wù)環(huán)節(jié)都可以快速的流通，第二，就是需要注重創(chuàng)新的發(fā)展觀念，對于檔案服務(wù)工作的管理方式和服務(wù)方式都需要與時俱進(jìn)，不斷的吸收好的技術(shù)和想法于檔案管理工作中，從而實現(xiàn)管理質(zhì)量的提升。

（四）持續(xù)創(chuàng)新的發(fā)展服務(wù)觀

檔案管理工作之所以能夠擁有良好的發(fā)展前景，實現(xiàn)服務(wù)質(zhì)量的提高，離不開當(dāng)前諸如大數(shù)據(jù)、云計算、互聯(lián)網(wǎng)思維等各種技術(shù)和思想的影響。云計算技術(shù)在智慧檔案的建設(shè)中，給該體系提供了良好的技術(shù)依托，使得可以建立起一個基礎(chǔ)的信息平臺，實現(xiàn)大量數(shù)據(jù)和信息的儲存，并且能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速檢索，這種信息處理方式在一定程度上實現(xiàn)了資源的拓展和備份，是信息儲存數(shù)量得到提升的關(guān)鍵所在。大數(shù)據(jù)技術(shù)更多的是對檔案管理工作提供檢索支持，實現(xiàn)對于信息平臺中大量數(shù)據(jù)的管理工作，使得檔案管理工作可以快速的實現(xiàn)數(shù)據(jù)查找和數(shù)據(jù)分析，極大的減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。當(dāng)然，在智慧檔案建設(shè)中，云計算、物聯(lián)網(wǎng)及大數(shù)據(jù)等技術(shù)并非孤立存在，而是相互聯(lián)通、相輔相成的。因此，在發(fā)展智慧檔案的管理體系時，需要對于這些核心技術(shù)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注，只有不斷的更新各方面的技術(shù)，才能實現(xiàn)提升服務(wù)質(zhì)量。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下智慧檔案服務(wù)的優(yōu)化策略

（一）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為了有效實現(xiàn)智慧檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，應(yīng)當(dāng)集成云平臺、大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)以及人工智能等多種技術(shù)，共同建立具有現(xiàn)代特征的檔案協(xié)同管理系統(tǒng)。

1、構(gòu)建“智慧檔案云”，實現(xiàn)資源共建共享

“智慧檔案云”建設(shè)是智慧檔案中的關(guān)鍵部分。傳統(tǒng)檔案館在進(jìn)行檔案查閱時，只能對本檔案館保存的資料進(jìn)行查詢，無法查詢關(guān)聯(lián)檔案館資料，這在很大程度上影響了用戶的查詢效率和服務(wù)體驗。借助大數(shù)據(jù)和云平臺技術(shù)建立的“智慧檔案云”可以將各檔案館分散的檔案進(jìn)行整合，由此便能在最大程度上方便用戶進(jìn)行查詢。

2、建立智能感知系統(tǒng)，實現(xiàn)實體檔案智能監(jiān)管

實體檔案管理是檔案館日常工作中的難題，智慧檔案建設(shè)過程中應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行兼顧。首先是在實體檔案檢索、定位方面，傳統(tǒng)檔案館雖然會對實體檔案進(jìn)行記錄，但也只是在某個特定的區(qū)域內(nèi)，無法實現(xiàn)精準(zhǔn)定位。另外，檔案使用者缺乏歸檔知識，在使用檔案后會導(dǎo)致檔案歸類錯誤的狀況產(chǎn)生，而這也在很大程度上妨礙了檔案管理工作的進(jìn)行[6]。為此，智慧檔案引入物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，通過建立完備的感知系統(tǒng)，形成對實體檔案的精準(zhǔn)追蹤。實體檔案的保存也是相關(guān)工作中的重點，只有溫度與濕度保持在合理范圍內(nèi)，檔案才能長期得到保存，智能化監(jiān)控設(shè)備的使用可以建立科學(xué)的管理系統(tǒng)，進(jìn)而為檔案的長期保存提供支持。檔案的智慧化源自對數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)分析與科學(xué)利用，檔案館應(yīng)當(dāng)在這方面保持關(guān)注。

3、搭建智能服務(wù)平臺，享受智慧查檔新體驗

檔案館的主要作用是查詢檔案，智能技術(shù)在智慧檔案的體現(xiàn)方面也集中于此。提高用戶的服務(wù)體驗，應(yīng)當(dāng)從查檔工作開始。在智慧檔案中，檔案館可以收錄用戶的指紋信息；當(dāng)用戶通過相關(guān)設(shè)備結(jié)束本次查檔后，通過指紋激活設(shè)備再次使用時，設(shè)備將自動彈出用戶查檔記錄等，并為用戶提供相似信息的推送，以此方便用戶操作。與此同時，智能化設(shè)備的存在還能強(qiáng)化檔案館的安全系數(shù)，在機(jī)密檔案的保存點設(shè)立人臉識別系統(tǒng)，防止非法進(jìn)入。另外，處于便利操作、方便更多人群使用的目的，人工智能設(shè)備也可以應(yīng)用語音識別等，便利查檔過程。

4、開發(fā)“掌上檔案館”，提供便捷優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

移動終端設(shè)備的普及化是智慧檔案建設(shè)不得不考慮的環(huán)節(jié)。現(xiàn)代人使用最頻繁的設(shè)備是手機(jī)，檔案館在普及智慧檔案的過程中可以有效利用這點。通過建立“掌上檔案館”等專用軟件，可以更加便利的為用戶提供檔案服務(wù)。當(dāng)然，只建立專用平臺無法大規(guī)模推動智慧檔案應(yīng)用，檔案館應(yīng)在各熱點應(yīng)用進(jìn)行推送，提高自身知名度，以便為更大范圍人群服務(wù)。

（二）軟環(huán)境建設(shè)

智慧檔案的建設(shè)固然需要設(shè)備、技術(shù)方面的支持，但缺乏軟環(huán)境的有效支持，建設(shè)工作也會顯得舉步維艱。

1、加快出臺政策法規(guī)，完善管理體制

智慧檔案建設(shè)的政策法規(guī)在國內(nèi)還處于空白狀態(tài)。基于這種現(xiàn)實狀況，政府部門應(yīng)當(dāng)積極做出回應(yīng)，派出專門調(diào)查人員，了解相關(guān)行業(yè)實際發(fā)展?fàn)顩r和行業(yè)基本規(guī)定等，繼而根據(jù)我國實情做出調(diào)整，出臺合理的政策法規(guī)，為智慧檔案的建設(shè)做出指導(dǎo)[7]。另外，智慧檔案建設(shè)是一個長期持續(xù)的過程，政府部門必須設(shè)立專業(yè)部門對其進(jìn)行管理，助力智慧檔案建設(shè)有序推進(jìn)。

2、制定共性應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，形成行業(yè)規(guī)范

由于國內(nèi)智慧檔案發(fā)展時間較短，所以在其具體的應(yīng)用方面也處于無例可循的狀態(tài)。如果不能建立起比較完善的應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，必然會導(dǎo)致智慧檔案工作呈現(xiàn)出無需狀態(tài)。為此，檔案館要積極學(xué)習(xí)外國先進(jìn)經(jīng)驗，結(jié)合智慧檔案工作中的實際需要進(jìn)行調(diào)整，構(gòu)件合理應(yīng)用體系。

3、構(gòu)建多元融資機(jī)制，保證資金到位

智慧檔案建設(shè)需要增設(shè)智能化設(shè)備和大數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，而這無疑要消耗大量資金。眾所周知，檔案館不同于其他生產(chǎn)、管理部門，政府在日常工作中對其關(guān)注普遍不足，在建設(shè)資金投入方面尤是如此。所以，建成智慧檔案不能完全依賴政府投入，檔案館必須尋求更加廣泛的資金支持。比較可行的方法包括吸納民間資金、銀行借貸等。在獲得資金支持之后，檔案館必須高效的使用資金，建設(shè)比較完善的資金審核制度，確保每一筆錢都能落到實處，進(jìn)而穩(wěn)步推進(jìn)智慧檔案建設(shè)工作發(fā)展。

4、 加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，優(yōu)化發(fā)展環(huán)境

任何行業(yè)的發(fā)展都離不開專業(yè)人才的支持，智慧檔案建設(shè)工作同樣如此。為了推動智慧檔案建設(shè)工作整體發(fā)展，應(yīng)當(dāng)全面引入高素質(zhì)的專業(yè)人才，確保其建設(shè)過程和日常運行能夠得到穩(wěn)定支持。另外，智慧檔案的建設(shè)需要多方技術(shù)支持，單獨依靠檔案管理方顯然無法滿足要求。因此，檔案館要積極尋求科研單位的支持，開展人工智能、大數(shù)據(jù)等方面的長期合作，借助其科研優(yōu)勢強(qiáng)化智慧檔案整體效率[8]。針對目前檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低的現(xiàn)實問題，檔案館在引進(jìn)人才的同時，還需要開展各項專業(yè)培訓(xùn)，務(wù)必保證在工作人員能夠達(dá)到后續(xù)工作的基本要求。

5、 注重品牌宣傳推廣，牢記服務(wù)使命

事實上，即使實現(xiàn)上文中描述的各項技術(shù)要求，也不代表智慧檔案的建設(shè)達(dá)到了完美的狀態(tài)。隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案工作需要的提高，與之配套的服務(wù)也應(yīng)當(dāng)作出提升。因此，檔案工作者必須提前做好思想準(zhǔn)備，持續(xù)對檔案建設(shè)工作保持關(guān)注，與時俱進(jìn)，不斷提高自身專業(yè)能力，在必要情況下還需要加深對檔案使用者的聯(lián)系，以此有效發(fā)揮自身作用，為社會、群體提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。結(jié)合現(xiàn)實情況，可以將檔案平臺多樣化，依托各新興媒體進(jìn)行工作創(chuàng)新，以求提高檔案資源利用效率。

結(jié)語：

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)+”以強(qiáng)大的跨界融合、創(chuàng)新驅(qū)動、重塑結(jié)構(gòu)、開放生態(tài)、尊重人性、連接一切等特征引發(fā)了傳統(tǒng)檔案工作模式的巨大變革。未來“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”發(fā)展模式將以“智慧檔案”的形式呈現(xiàn)。借助云計算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能及移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，智慧檔案實現(xiàn)了館際間的互聯(lián)互通與信息資源 的共建共享，使人們享受到“一站式服務(wù)、一鍵式檢索”的便利，真正響應(yīng)了國家“讓信息多跑路，群眾少跑腿”的號召。

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