射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

邱玉華

摘要：隨著我國的經(jīng)濟(jì)不斷增長，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，射頻識(shí)別技術(shù)成為了檔案管理工作中的重中之重，成為了必不可少的檔案管理的關(guān)鍵內(nèi)容，能夠有效利用射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象，在短時(shí)間內(nèi)獲取到和對(duì)象有關(guān)的數(shù)據(jù)信息，能夠幫助檔案管理工作人員降低工作的任務(wù)量，簡化檔案管理工作人員的工作程序，如此便能最大限度提升檔案管理工作的信息化水平和工作效率，促進(jìn)組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部穩(wěn)定地發(fā)展。本文會(huì)進(jìn)一步對(duì)射頻識(shí)別技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用展開分析與探討。

關(guān)鍵詞：射頻識(shí)別技術(shù)；檔案管理；應(yīng)用

引言：

當(dāng)前的社會(huì)是一個(gè)科技創(chuàng)新的社會(huì)，檔案管理工作的發(fā)展要與時(shí)俱進(jìn)，跟上科技創(chuàng)新時(shí)代前進(jìn)的腳步，針對(duì)檔案管理工作普遍存在的查詢問題，還有一些困難（檔案數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)處理效率較低），檔案管理工作者必須結(jié)合自身所在環(huán)境的發(fā)展情況和條件，加大對(duì)檔案管理工作的投資力度，將先進(jìn)的信息技術(shù)手段引進(jìn)到檔案部門，提高檔案管理工作的工作質(zhì)量和工作效率。射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)是當(dāng)前新興的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，能夠幫助檔案管理工作人員實(shí)現(xiàn)自動(dòng)識(shí)別檔案信息、處理信息和一些遠(yuǎn)程傳輸信息數(shù)據(jù)等管理功能，降低檔案管理人員的工作量，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的快速查詢，優(yōu)化檔案管理模式。

1.射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)簡要概述

1.1射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)的概念

射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)，又稱為無線射頻識(shí)別，它是一種通信技術(shù)，能夠通過無線電訊號(hào)識(shí)別出特定的目標(biāo)并讀寫出相關(guān)的數(shù)據(jù)，并且不需要識(shí)別系統(tǒng)就可以和特定目標(biāo)之間建立機(jī)械學(xué)接觸或者光學(xué)接觸。在這種射頻識(shí)別技術(shù)中，射頻一般是微波，頻率在1-1000GHZ，適用的是短距離的識(shí)別通信。RFID讀寫器有移動(dòng)式和固定式，射頻識(shí)別技術(shù)應(yīng)用的范圍比較廣，有圖書館、門禁系統(tǒng)、食品安全溯源等。

1.2射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)的特點(diǎn)

射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)作為一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過射頻信號(hào)識(shí)別出目標(biāo)對(duì)象并獲取有關(guān)的數(shù)據(jù)，識(shí)別工作可自行完成，而且可以在各種惡劣環(huán)境中工作。射頻識(shí)別技術(shù)能夠識(shí)別出高速運(yùn)動(dòng)物體，而且能識(shí)別出很多個(gè)標(biāo)簽，操作比較快捷方便。射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)主要有以下幾個(gè)優(yōu)勢(shì)：

第一，讀取數(shù)據(jù)非常迅速，一般條形碼只能讀取一個(gè)標(biāo)簽，但是這項(xiàng)技術(shù)能夠同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽。

第二，讀取的距離比較遠(yuǎn)，在讀取數(shù)據(jù)時(shí)如果出現(xiàn)了遮擋、隔層的情況，RFID技術(shù)能夠穿透紙張、木材、塑料等一些非金屬或者非透明的材質(zhì)，實(shí)現(xiàn)可穿透的通信工作。但是條碼掃描機(jī)只能在近距離范圍內(nèi)而且是沒有遮擋、隔層的情況才能讀取條形碼。

第三，能夠重復(fù)使用，條形碼一般印刷上就不能更改，但是射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)能夠?qū)懭牒筮M(jìn)行反復(fù)修改。

第四，信息儲(chǔ)存，射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)可以存儲(chǔ)信息，其容量要遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出條形碼存儲(chǔ)的字符數(shù)，隨著該項(xiàng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)數(shù)量也在不斷擴(kuò)大。

第五，能夠抗污染，比較耐用，一般條形碼的載體是紙張，這樣就很容易受到污染，但是RFID標(biāo)簽是不同于該紙張的，它能夠抗水、油、化學(xué)藥品的腐蝕、污染。條形碼一般附著在包裝的外壁上，比較容易受到損害，但是RFID標(biāo)簽則是把數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在芯片上，相對(duì)能夠免受一定程度的損壞。

1.3射頻識(shí)別技術(shù)在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用

現(xiàn)實(shí)生活中有很多行業(yè)都運(yùn)用了射頻識(shí)別技術(shù)，將標(biāo)簽粘附在生產(chǎn)中的汽車，生產(chǎn)方能夠追蹤該輛車在流水線中的進(jìn)度。倉庫也可以追蹤藥品的位置。射頻標(biāo)簽也能夠粘附在牲畜、寵物上，對(duì)牲畜和寵物進(jìn)行識(shí)別。射頻識(shí)別技術(shù)能夠?yàn)楣镜膯T工設(shè)置身份識(shí)別卡，讓員工通過刷卡進(jìn)入有門禁的建筑內(nèi)，汽車上的射頻應(yīng)答器也能夠通過射頻識(shí)別技術(shù)征收停車場(chǎng)內(nèi)的停車費(fèi)用。但需要注意的是有的射頻標(biāo)簽粘附在個(gè)人的衣物、財(cái)物上可能會(huì)泄露個(gè)人的隱私。

檔案管理部門引進(jìn)射頻識(shí)別技術(shù)，能夠有效發(fā)揮出該項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，改善檔案管理工作。優(yōu)勢(shì)有這幾點(diǎn)：在存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)可以又快又方便；使用的期限比較長，可以重復(fù)使用；電子標(biāo)簽的掃描效率會(huì)很高，可以及時(shí)甚至同時(shí)讀取出多項(xiàng)數(shù)據(jù)；更加安全，可以在標(biāo)簽數(shù)據(jù)上設(shè)置上讀寫密碼保護(hù)；數(shù)據(jù)的容量比較大，進(jìn)行擴(kuò)容升級(jí)。

2.檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案的編目流程復(fù)雜

檔案的編目是檔案管理工作中很重要的部分，主要的內(nèi)容是能夠?qū)Ω鞣N檔案進(jìn)行著錄、標(biāo)引、組織和目錄的制作等，這項(xiàng)工作主要是讓檔案資料能夠科學(xué)地進(jìn)行分類和整理，方便檔案利用者對(duì)檔案調(diào)用、閱讀。在檔案管理工作模式中大部分的問題是檔案編目流程設(shè)計(jì)很復(fù)雜。檔案的管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、合理化的工作，為檔案入庫做好準(zhǔn)備；檔案管理人員要仔細(xì)閱讀檔案的內(nèi)容，依照檔案內(nèi)容的不同對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。檔案條目要逐個(gè)進(jìn)行編排，形成科學(xué)的檔案目錄。檔案管理的工作人員要將檔案目錄謄寫到檔案盒上，然后將裝訂成冊(cè)的檔案放到檔案盒中存檔。檔案管理工作人員要認(rèn)真填寫檔案編目，提升管理效率。

2.2檔案借調(diào)使用不是很方便，花費(fèi)時(shí)間較長

過去的檔案借調(diào)使用需要檔案管理工作人員按照目標(biāo)類型找到對(duì)應(yīng)的檔案架，找到與之匹配的檔案編目信息，雖然能夠縮短檔案工作人員的檔案借調(diào)花費(fèi)的時(shí)間，但是檔案的增加，通過檔案編目信息尋找檔案便不再那么快捷，會(huì)導(dǎo)致很多工作繁瑣程度的增加，過度消耗檔案管理工作人員的精力。

2.3檔案存儲(chǔ)的形式較落后，不夠安全

檔案管理工作人員存儲(chǔ)的檔案多為紙質(zhì)材料，光盤、照片等，這些材料基于它們的特點(diǎn)并不利于長久保存，可能會(huì)出現(xiàn)蟲蛀、照片模糊等的問題，影響檔案存儲(chǔ)的安全質(zhì)量工作。在對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)或調(diào)閱時(shí)，一些檔案很可能出現(xiàn)損毀，非常不利于檔案工作人員的檔案管理工作。射頻識(shí)別技術(shù)主要是將這些檔案信息轉(zhuǎn)化為相應(yīng)數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在芯片里，而芯片的保存相對(duì)前述的那些材料的保存比較安全、簡便，結(jié)合射頻識(shí)別技術(shù)的檔案信息存儲(chǔ)方式，能夠相應(yīng)減少因頻繁調(diào)用翻動(dòng)相應(yīng)檔案實(shí)體而造成檔案不必要損毀的情況。

3.射頻識(shí)別（RFID）技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用

3.1檔案的編目流程不再那么繁瑣

在檔案管理工作中采取射頻識(shí)別技術(shù)不需要在對(duì)檔案進(jìn)行繁瑣的編目流程，大大地減少了檔案工作人員費(fèi)時(shí)費(fèi)力的工作，射頻識(shí)別技術(shù)極大地增加了檔案工作人員的自由安排時(shí)間，認(rèn)真學(xué)習(xí)射頻識(shí)別技術(shù)，在檔案管理工作中運(yùn)用該技術(shù)，進(jìn)行優(yōu)化工作。

3.2提高檔案尋找效率，清點(diǎn)效率

射頻識(shí)別技術(shù)能夠結(jié)合圖像識(shí)別技術(shù)，清楚地顯現(xiàn)出檔案的擺放位置，檔案管理工作人員通過讀寫器掃庫房的柜架，找到需要的檔案。當(dāng)檔案擺放的位置有錯(cuò)誤時(shí)，讀寫器就會(huì)“報(bào)警”，能夠提示工作人員，讓工作人員立即查找出檔案，讓檔案歸到它應(yīng)該在的位置，便利檔案工作人員。

3.3通過動(dòng)態(tài)跟蹤，確定檔案的狀態(tài)

采用射頻識(shí)別技術(shù)能夠跟蹤、記錄檔案流動(dòng)的每個(gè)節(jié)點(diǎn)的情況，當(dāng)檔案經(jīng)過任何一個(gè)地方時(shí)，進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，通過內(nèi)網(wǎng)查詢到記錄，這樣系統(tǒng)用戶就能很快知道檔案的存放地點(diǎn)，確定出檔案的出入庫狀態(tài)。

3.4進(jìn)行身份識(shí)別，增強(qiáng)安全性

檔案管理部門通過射頻識(shí)別技術(shù)可以對(duì)利用檔案者進(jìn)行身份識(shí)別，結(jié)合當(dāng)前非常流行的指紋識(shí)別技術(shù)，通過將現(xiàn)場(chǎng)的指紋和數(shù)據(jù)庫的指紋進(jìn)行對(duì)比來確定出利用檔案者身份信息的真實(shí)性，判斷出正誤，來對(duì)是否借閱作出批復(fù)。射頻識(shí)別技術(shù)能夠?qū)顒?dòng)的物體進(jìn)行識(shí)別，增強(qiáng)檔案被借閱者辦理出入庫的安全性。

結(jié)束語：

重視檔案管理工作，提升檔案管理水平，確保檔案工作者的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，就要積極應(yīng)用先進(jìn)的射頻識(shí)別技術(shù)，建立起計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，完善檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理。

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