基于信息化的企業(yè)管理變革—PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)構建

嚴紅軍

摘要：隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭也越來越激烈。面對嚴峻的市場形勢，企業(yè)必須增強自己的綜合實力才能在競爭中脫穎而出。從企業(yè)的采購角度來說，傳統(tǒng)的采購系統(tǒng)耗時耗力，作業(yè)效率低下，對于企業(yè)的效率有一定的負面影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，信息技術在采購系統(tǒng)中的應用，將極大地節(jié)約時間和空間成本，促進企業(yè)效益的提升。本文主要從信息化的角度，分析論述企業(yè)如何構建PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)

關鍵詞：信息化；企業(yè)管理變革；采購管理系統(tǒng)

采購管理在企業(yè)的運營中發(fā)揮著重要的作用，直接關系著企業(yè)的經(jīng)營效益和管理水平。從生產(chǎn)的角度來說，企業(yè)的管理主要可以分為：采購管理、生產(chǎn)管理和銷售管理。采購管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的基石，是企業(yè)展開后續(xù)生產(chǎn)的保證。所以企業(yè)要想提高收益，必須完善采購系統(tǒng)。

一、傳統(tǒng)采購管理系統(tǒng)中存在的主要問題

很多企業(yè)對于采購管理不夠重視，采用的傳統(tǒng)的手工管理。這種管理形式比較適合小型的企業(yè)。隨著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營國模不斷擴大，企業(yè)采購的物質也在成倍上漲。采購部門每天都要處理經(jīng)手的單據(jù)。顯然單純依靠人力不僅經(jīng)工作效率低下，而且非常容易出現(xiàn)差錯。

很多企業(yè)為了防止出現(xiàn)貨物積壓，實行零庫存的政策，所以貨物的出庫和進庫都非常頻繁，當前的采購系統(tǒng)難以有效地記錄和整理產(chǎn)品的屬性描述等問題，所以會出現(xiàn)庫存賬目不實、庫存呆滯料過多等庫存管理的難題，給企業(yè)的運運營造成了極大的困難。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術的興起深刻地改變了社會和人們的生活，對于企業(yè)的運作方式也產(chǎn)生了深遠的影響。為了降低人工成本，減少因為人為主觀因素出現(xiàn)的差錯，企業(yè)應該引進信息技術，對采購系統(tǒng)進行信息化改革，規(guī)范操作和管理，改變傳統(tǒng)采購管理中的固有弊端。

二、采購信息化的現(xiàn)狀

（一）采購信息化的興起

采購信息化的設想最初是由日本人提出的。后來這個設想被西方的學者重視，開始結合企業(yè)的運營進行相關研究。加拿大的研究人員隨后發(fā)現(xiàn)在企業(yè)的采購中運用信息化技術有如下優(yōu)點；采購信息化可以有效地降低人工成本，減少勞動時間；處理采購信息更加及時、迅速；處理分析采購信息更加全面；降低成本，提高企業(yè)的效益。采購工作不僅僅涉及采購部門，還需要為公司的上層的決策提供科學可靠的依據(jù)。管理層在做決策的時候需要綜合考量各種信息數(shù)據(jù)。PCP采購協(xié)同管理系統(tǒng)可以從產(chǎn)品的成本、收益、競品對比等多方面為管理層提供可靠數(shù)據(jù)，而且呈現(xiàn)信息的方式也比較直觀，一目了然。

（二）國內(nèi)采購信息化發(fā)展

隨著改革開放和市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的企業(yè)出于企業(yè)效率的考量，也在逐步對采購系統(tǒng)進行信息化改革。沈陽機床廠使用的MRPII程序，標志著我國信息化采購的開端，并且取得了一定的成績，為后來的企業(yè)提供了一定的實踐經(jīng)驗，信息化采購得到大范圍地推廣。

（三）采購信息化亟待解決的問題

當前采購信息化建設急需要的解決的問題主要包括管理流程的變革和管理人員專業(yè)素質等方面的問題。雖然很多企業(yè)采用了信息化的采購系統(tǒng)，但是還是存在信息不夠公開透明、信息無法共享的問題。企業(yè)引進信息化技術，必須制定一整套的方案，對于采購中涉及的預算、組織和評價等方面的內(nèi)容有著明確嚴格的規(guī)定。建立健全信息共享機制，促進信息在企業(yè)內(nèi)部的流通，實現(xiàn)資源的有效整合。

同時企業(yè)還要注重采購人員的培訓和選拔，注重采購工作人員素質的提升。很多采購人員仍然習慣傳統(tǒng)的工作模式，對于信息化采購工作模式不夠熟練，缺乏對于系統(tǒng)的了解，沒有相關方面的專業(yè)知識，工作效率降低。企業(yè)應該注重員工的選拔，并對員工進行定期培訓，規(guī)范和完善考核制度。

三、PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)的設計目標

所謂的PCP協(xié)同采購就是電子信息平臺協(xié)同采購。企業(yè)在設計采購管理系統(tǒng)的時候，要綜合考量采購系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)，注重各個環(huán)節(jié)之間的優(yōu)化整合。在設計PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)之前，需要明確系統(tǒng)設計的目標。

①通過建立PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)，優(yōu)化企業(yè)采購，并且推動企業(yè)的信息化改革，提高企業(yè)的效率。

②規(guī)范企業(yè)采購的流程，降低人工成本和勞動強度，減少在采購中出現(xiàn)的差錯。

③通過信息化改革，整合數(shù)據(jù)資源，定期分析相關數(shù)據(jù)，為企業(yè)的決策和經(jīng)營戰(zhàn)略的制定提供科學的依據(jù)。

四、PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)的設計

要建設一個良好的采購管理系統(tǒng)，必須合理的規(guī)劃采購流程。

①生產(chǎn)部門制定采購計劃，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)任務匯總需要的生產(chǎn)材料，完成匯總后將清單交給采購計劃人員。

②計劃人員用采購管理系統(tǒng)提供的獨立用戶名和密碼登陸計劃管理模塊之后，可以查看生產(chǎn)制造部門提交的物資需求匯總文件。

③采購計劃人員在收到生產(chǎn)部門提供的物資清單之后，將清單上的物資信息錄入采購系統(tǒng)，完成錄入之后，系統(tǒng)會根據(jù)物質的屬性等特性自動分類，方便查看。

④對物資下達采購計劃，在下達采購計劃時，系統(tǒng)會將該物資的庫存數(shù)量告知計劃人員，計劃人員則根據(jù)實際情況來確定該物資的采購數(shù)量，在確定采購數(shù)量時，一定要全面考慮，既要降低庫存，又要避免浪費，在確定好采購數(shù)量之后，系統(tǒng)會生成采購計劃，采購計劃需領導進行審核。

⑤如果審核通過，系統(tǒng)會自動生成采購單，將采購計劃分配給采購員，如果審核不通過，那么計劃員就必須要重新修改計劃。

⑥采購人員在采購系統(tǒng)中輸入設定的用戶名和登錄密碼之后，就可以查看采購計劃。然后按照采購計劃提供的相關信息聯(lián)系供應商，供應商向采購系統(tǒng)提供采購需要的相關商品信息，采購人員將供應商提供的信息錄入采購管理系統(tǒng)即可。

⑦采購管理系統(tǒng)會對供應商的產(chǎn)品、價格等進行比對，然后，選擇最合適的供應商。

⑧采購人員會根據(jù)系統(tǒng)提供的供應商擬定一份采購合同，將其存入采購系統(tǒng)之中后上交領導查看審核。領導綜合企業(yè)的發(fā)展目標等方面的因素考核后，如果合同符合企業(yè)的利益，就予以批準，否則就要在進行磋商，變更合同。變更合同主要有兩種方式：供應商不便，與供應商協(xié)商合同的條款，制定最符合雙方利益的合同；第二種就是直接替換供應商。同樣地，在完成合同后還要再繼續(xù)進行審核。

⑨與供應商簽訂完合同之后，就是接收供應商發(fā)過來的物資，然后，對物資進行來料檢驗，并辦理入庫手續(xù)，并且在采購管理系統(tǒng)中更新庫存。

⑩辦理完成入庫手續(xù)之后，就可以由公司財務部門與供應商進行財務費用結算。

結語：

本文對企業(yè)采購管理系統(tǒng)進行了研究，基于當前采購管理當中存在的弊端，借助網(wǎng)絡技術和信息技術，引入PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)能夠有效解決當前采購管理過程中存在的一些問題。本文著重介紹了PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)的設計目標、以及相關的流程設計。PCP采購協(xié)同應用管理系統(tǒng)的設計，能夠真正實現(xiàn)集中采購，有效控制供應商的數(shù)量和質量，嚴格規(guī)范了采購流程，提高了采購效率，有效減少了庫存積壓，監(jiān)管力度和透明度也得到了很大的提升，為公司管理層進行科學決策提供了信息平臺支持。

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