淺談文書檔案管理工作的創(chuàng)新

王慧

【摘 要】文書檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，對企業(yè)發(fā)展有著巨大的借鑒作用。文書檔案作為企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄，是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法滿足企業(yè)發(fā)展需求。因此，必須要?jiǎng)?chuàng)新文書檔案管理工作，提高檔案管理質(zhì)量與效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的積極作用。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；檔案管理；創(chuàng)新；信息技術(shù)

文書檔案管理工作是檔案工作的重要組成部分，其本身所承載的內(nèi)容對企業(yè)單位的發(fā)展更具重要性，無論是在問題解決、科學(xué)決策還是生產(chǎn)管理等方面都具有很強(qiáng)的指導(dǎo)性作用。因此，對文書檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化創(chuàng)新非常重要。所以，我們需要做好相應(yīng)的創(chuàng)新工作，以保障文書檔案管理工作的順利開展和完成，從而促進(jìn)企業(yè)單位的發(fā)展。

一、文書檔案管理工作的重要意義

做好文書檔案工作是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位健康發(fā)展的前提。文書檔案工作是企事業(yè)單位管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。檔案記載著企事業(yè)單位發(fā)展的優(yōu)秀成果，對研究本單位的經(jīng)營業(yè)績和科學(xué)發(fā)展提供了第一手資料。文書檔案工作為決策者及時(shí)了解本單位整體經(jīng)營狀況、適時(shí)調(diào)整經(jīng)營策略提供準(zhǔn)確依據(jù)，為經(jīng)營決策提供支持性證據(jù)。因此，創(chuàng)新文書檔案工作對于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展、不斷提升企事業(yè)單位在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力具有重要意義。

二、新形勢下創(chuàng)新文書檔案管理工作的必要性、迫切性

改革開放以來，我國的經(jīng)濟(jì)水平發(fā)生了翻天覆地的變化，在經(jīng)濟(jì)全球化和政治民主化的影響下，人們對檔案服務(wù)的要求越來越高。手工管理的落后手段已無法解決當(dāng)前檔案工作面臨的種種難題，因此，改革落后的檔案管理手段已成為十分緊迫的任務(wù)。

1.文書檔案管理工作存在的滯后表現(xiàn)

制度創(chuàng)新缺乏，與科學(xué)化管理的要求不適應(yīng)。新的發(fā)展形勢下，大部分國企、事業(yè)單位制度創(chuàng)新力度很大，大的制度建設(shè)有分管領(lǐng)導(dǎo)主抓，而具體到檔案規(guī)制修編就很少有人問津，這嚴(yán)重地影響了檔案管理的科學(xué)化、法制化、規(guī)范化。

缺乏大局意識(shí)，機(jī)制變革遲緩，與新的外部環(huán)境不適應(yīng)；工作手段落后，與高效便捷的時(shí)代要求不適應(yīng)；人才隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，與豐富的人文需求不適應(yīng)。

2.創(chuàng)新文書檔案管理工作面臨的機(jī)遇

改革發(fā)展使文書檔案工作面臨新的人文環(huán)境。瞬息萬變的信息社會(huì)，對企事業(yè)單位信息的運(yùn)轉(zhuǎn)效率提出了更高的要求；國企及事業(yè)單位改革破題攻堅(jiān)，伴有大量的深層次歷史問題，需要文書檔案工作提供佐證；激烈的市場競爭，使得信息的收集、整理和利用比任何一個(gè)時(shí)期都更加重要，檔案部門理應(yīng)承擔(dān)起這些重任。

三、創(chuàng)新文書檔案管理工作的具體措施

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，保障執(zhí)行力度

著力推進(jìn)制度創(chuàng)新，即清理原有規(guī)章制度，在合法且不違背主管上級(jí)規(guī)定的前提下，根據(jù)本單位的管理體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)變化，甄別廢除完全不適宜的規(guī)定，修改完善部分不相宜的規(guī)則，建立新興業(yè)務(wù)的管理辦法，揚(yáng)棄結(jié)合，彌補(bǔ)缺失，反映變化，全面覆蓋。重構(gòu)制度體系，即梳理檔案領(lǐng)導(dǎo)和管理關(guān)系的變化，持續(xù)地完善領(lǐng)導(dǎo)體制、管理網(wǎng)絡(luò)和責(zé)任制，為檔案工作提供強(qiáng)有力的組織制度保障。在此基礎(chǔ)上，制定電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)將這些新的制度與原有制度有機(jī)結(jié)合，形成橫到邊、縱到底的完整體系。

建立階段性修編檔案規(guī)范的制度。在檔案部門外圍環(huán)境不斷演進(jìn)變化的過程中，檔案工作制度建設(shè)不可能一蹴而就。為此，我們應(yīng)定期對現(xiàn)有的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審，組織系統(tǒng)內(nèi)的管理力量集中進(jìn)行篩選、修訂或補(bǔ)充，以使我們的制度符合實(shí)際和行之有效。

2.創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案規(guī)律

檔案工作要適應(yīng)日益開放和注重現(xiàn)實(shí)利益的環(huán)境，至少需要建立以下三種機(jī)制：

自我營銷機(jī)制，即根據(jù)企事業(yè)單位的總體部署和階段性安排，常做常新地宣傳檔案工作的作用，并在中心工作或重大活動(dòng)的籌劃、準(zhǔn)備階段提出檔案工作的相關(guān)要求，以期引起領(lǐng)導(dǎo)重視，為保證檔案生成質(zhì)量奠定前期基礎(chǔ)。主動(dòng)參與機(jī)制，把上游的生成環(huán)節(jié)延伸到下游的利用環(huán)節(jié)，有形有益地參與到中心工作或重大活動(dòng)中去，這不僅有利于提高檔案工作的質(zhì)量，更有益于彰顯檔案工作的作用，提高檔案管理的地位?；?dòng)、銜接、協(xié)調(diào)機(jī)制，即通過宣傳和參與，與相關(guān)業(yè)務(wù)或活動(dòng)的主辦部門就檔案工作要求達(dá)成共識(shí)，形成良性互動(dòng)的行動(dòng)路線；在參與實(shí)際活動(dòng)過程中履行指導(dǎo)、監(jiān)督、服務(wù)職責(zé)，使檔案工作的生成加工和利用環(huán)節(jié)順利對接。

3.優(yōu)化隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，滿足人文要求

合適的體制機(jī)制和制度，還必須有合適的人來執(zhí)行和落實(shí)。

把好入口關(guān)。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要引進(jìn)、招聘有一定文化層次、有相應(yīng)知識(shí)基礎(chǔ)的人員。

要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)鍛煉和培養(yǎng)，提高文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)修養(yǎng)及對文書檔案工作的認(rèn)識(shí)，對現(xiàn)有檔案從業(yè)人員本著“缺什么補(bǔ)什么”的原則，從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式、有計(jì)劃、有重點(diǎn)地進(jìn)行繼續(xù)教育，更新業(yè)務(wù)知識(shí)，提高綜合素質(zhì)；還可以組織地域性、行業(yè)性的管理業(yè)務(wù)橫向交流，實(shí)行系統(tǒng)內(nèi)的崗位輪換，增強(qiáng)檔案人員的復(fù)合能力。

建立優(yōu)勝劣汰的用人機(jī)制。一方面要公平，保證檔案工作人員在職務(wù)晉升、職稱評(píng)聘、福利待遇等方面享有與其他崗位平等的權(quán)利，保持骨干隊(duì)伍的穩(wěn)定；另一方面，要加強(qiáng)職業(yè)危機(jī)教育，建立日常的考核機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的良性循環(huán)。

4.深化管理變革，適應(yīng)需求變化

面對新形勢下企事業(yè)單位改革攻堅(jiān)的實(shí)際，檔案部門要隨時(shí)注意企業(yè)重組、資源整合、組織結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的變化，適時(shí)調(diào)整檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，保持健全的專兼職檔案管理骨干隊(duì)伍，使檔案工作始終有人管、有人干，有責(zé)任制，同時(shí)要做好歷史檔案的接轉(zhuǎn)傳承。

為適應(yīng)信息的開放性和對檔案的顯性化需求，檔案管理應(yīng)該由“閉系統(tǒng)”向“開系統(tǒng)”轉(zhuǎn)變。在符合保密規(guī)定的前提下，檔案部門可定期將庫存的檔案目錄和編研的專題成果在特定或公眾媒體上向用戶公布，方便用戶的選擇和查考，使大家隨時(shí)都能感受到檔案的用處，充分發(fā)揮檔案的作用，贏得社會(huì)的認(rèn)可。

四、著力技術(shù)創(chuàng)新，提高服務(wù)效率

要樹立現(xiàn)代的檔案管理理念，無論是檔案業(yè)務(wù)工作，還是檔案管理工作以及檔案信息的交流，都應(yīng)以現(xiàn)代化的技術(shù)手段作為媒介，充分利用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，幫助解決問題，提高管理水平和效率。要確立檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是信息化建設(shè)重要組成部分的主流意識(shí)，扭轉(zhuǎn)研發(fā)者對檔案管理無效益的片面認(rèn)識(shí)，克服軟件應(yīng)用者嫌麻煩的思想，轉(zhuǎn)變管理者認(rèn)為手工方式可靠的傳統(tǒng)觀念，形成研究新需求、接受新技術(shù)、應(yīng)用新手段的強(qiáng)烈使命感。

抓緊解決歷史問題，根據(jù)信息化建設(shè)整體需要，對檔案部門先期采用新技術(shù)的情況進(jìn)行排查，解決與整體信息化的系統(tǒng)接口、技術(shù)接口問題，使之融入網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。同時(shí)要著手解決歷史檔案的數(shù)據(jù)化問題，逐步實(shí)現(xiàn)全信息計(jì)算機(jī)檢索，滿足全方位、多層次、便捷高效的服務(wù)需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]王維.淺談文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（02）：111.

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