試議企業(yè)采購成本控制

饒加強(qiáng)

【摘 要】采購是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)產(chǎn)品成本控制的關(guān)鍵，控制采購成本對于增強(qiáng)企業(yè)競爭力具有深遠(yuǎn)的戰(zhàn)略意義。在過去的采購市場中，企業(yè)在采購成本控制方面還存在很大的問題，而現(xiàn)代企業(yè)的采購管理，是面向市場按質(zhì)、按量、按時(shí)、以低成本采購企業(yè)所需的各種物資，因此在市場競爭越來越激烈的形勢下，積極采取相應(yīng)措施來控制好采購成本成為企業(yè)發(fā)展與生存的關(guān)鍵。

【關(guān)鍵詞】采購成本；采購因素；成本控制

我國的中小企業(yè)由于企業(yè)規(guī)模小、資金不足，管理理念不先進(jìn)，缺乏成本控制意識等局限性，大多數(shù)中小企業(yè)的成本控制主要以降低直接材料、直接人工和制造費(fèi)用為主要手段，忽視了對企業(yè)采購成本的控制，不能適應(yīng)現(xiàn)代成本管理的需要。本文結(jié)合采購及采購成本控制的理論并聯(lián)系實(shí)際，針對中小企業(yè)采購成本控制問題作淺易探討。

一、采購及采購成本的概念

采購，是指在市場經(jīng)濟(jì)條件下，在商品流通過程中，各企業(yè)及個(gè)人，為獲取商品，對獲取商品的渠道、方式、質(zhì)量、價(jià)格、時(shí)間等進(jìn)行預(yù)測、抉擇，把貨幣資金轉(zhuǎn)化為商品的交易過程。所以說，采購不是單純的購買行為，而是指從市場預(yù)測開始，經(jīng)過有選擇的市場交易，直到采購的商品進(jìn)入到需求企業(yè)的倉庫為止的全部過程。其中包括：了解需要，市場調(diào)查，市場預(yù)測，參與設(shè)計(jì)規(guī)劃，制定計(jì)劃，確定采購方式，選擇供貨廠商，確定質(zhì)量價(jià)格，交貨期，交貨方式，包裝運(yùn)輸方式，協(xié)商洽談，簽訂協(xié)議，催交訂貨，質(zhì)量檢驗(yàn)，控制成本，清結(jié)貨款，加強(qiáng)協(xié)作，廣集貨源等一系列工作環(huán)節(jié)。

企業(yè)采購成本，采購成本的高低是衡量采購是否成功的重要指標(biāo)。采購過程中發(fā)生的成本可以劃分為顯性成本（可計(jì)算的成本）和隱性成本（計(jì)劃成本）。顯性成本是指在采購過程中實(shí)際可能發(fā)生的貨幣支出成本；隱性成本是指在采購活動中的機(jī)會成本。它們在采購活動中又通過各種表現(xiàn)形式影響著采購成本的大小。

二、影響采購成本的因素

實(shí)現(xiàn)利潤的最大化是企業(yè)共同追求的目標(biāo)，從企業(yè)經(jīng)營的全過程看，收入-成本=利潤，由此可見，企業(yè)利潤的高低會受到成本因素的嚴(yán)重影響。動態(tài)性和多樣性是采購成本構(gòu)成所具有的特征，對采購成本造成影響的主要有如下因素：

一是采購價(jià)格。采購價(jià)格是構(gòu)成企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，是決定采購成本高低主要因素。

二是采購數(shù)量。采購數(shù)量要建立在批量生產(chǎn)物品核算定額以及儲備定額的基礎(chǔ)之上，相對而言，采購數(shù)量越大，單位成本價(jià)格就會越低。

三是物流信息。物流信息即物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等信息。

四是采用運(yùn)送方式。采購物品里程越少、時(shí)間越短、費(fèi)用越少，其采購成本就越低。

五是物品儲備方式。其主要表現(xiàn)在人力和運(yùn)費(fèi)以及資金占用率上。

六是采購策略。采購策略只有具有預(yù)見性和靈活性，才不會造成成本的浪費(fèi)，還可以大大節(jié)約成本。

七是員工的素質(zhì)。良好的采購工作是控制采購成本的關(guān)鍵，而良好的采購工作需由素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平強(qiáng)的采購人員來完成。

三、采購環(huán)節(jié)的重要性

現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理中，采購越來越重要。外購件與原材料的采購成功與否，大大影響到企業(yè)的競爭力。走出傳統(tǒng)采購的誤區(qū)，正確理解采購和采購管理的重要性、運(yùn)作模式與方法，是當(dāng)今企業(yè)在全球化信息化市場經(jīng)濟(jì)競爭中賴以生存的一個(gè)基本保障，更是現(xiàn)代企業(yè)謀求發(fā)展壯大的一個(gè)必然要求。敏捷、快速、質(zhì)量、成本這四個(gè)維度是企業(yè)得以生存乃至成功的基石。

四、目前中小企業(yè)采購成本控制中存在的問題

1.不注重與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系

長期以來，企業(yè)在采購中只注重談判、比價(jià)、壓價(jià)，缺乏從關(guān)注談判向建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系轉(zhuǎn)變，更沒有從一味壓價(jià)向建立雙贏機(jī)制轉(zhuǎn)變。采購就是“一次性”交易，一手交錢一手交貨，貨款兩清各自走人。在這種沒有售后服務(wù)保障的采購方式下，一旦所采購的商品出現(xiàn)了問題，就很難找到原供應(yīng)商進(jìn)行換貨或者是賠償，重新尋找其他供應(yīng)商提供相同或類似產(chǎn)品又需要付出新的成本。供應(yīng)商關(guān)系成本、訂貨成本、運(yùn)輸成本等采購成本的重復(fù)支付，無形中就增加了采購成本，因此，與供應(yīng)商建立長期可靠的關(guān)系對于企業(yè)來講至關(guān)重要。

2.重銷售，輕采購

采購與銷售是企業(yè)價(jià)值鏈中兩個(gè)重要的戰(zhàn)略因素，而我國企業(yè)對二者的重視程度是不同的，多數(shù)企業(yè)都是重視如何把產(chǎn)品銷售出去，而忽視對采購環(huán)節(jié)的管理。所以在很大程度上影響了企業(yè)采購行為的合理性。

3.過度利己，缺乏戰(zhàn)略目光

我國企業(yè)在采購觀念中的誤區(qū)還表現(xiàn)為一味考慮節(jié)支，更多地考慮利己。采購管理的目標(biāo)主要集中于對供貨商壓低采購價(jià)格，缺乏長遠(yuǎn)發(fā)展的角度培養(yǎng)與供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作關(guān)系。這些短視性采購行為都不會給企業(yè)帶來長遠(yuǎn)利益。

隨著生產(chǎn)力的不斷提高，經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，使得產(chǎn)品的生命周期越來越短，企業(yè)的經(jīng)營縫隙就會增大。能否跟上需求變化的步伐，甚至領(lǐng)先一步不斷創(chuàng)造新的需求，成為企業(yè)繼續(xù)生存、發(fā)展的重要命題。因此，我們不能再如以往那樣認(rèn)為采購是相對獨(dú)立的面向物料的業(yè)務(wù)活動，而應(yīng)將采購放入企業(yè)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的過程中來思考。并且更進(jìn)一步關(guān)心與供應(yīng)商關(guān)系的發(fā)展，將供應(yīng)商亦作為企業(yè)的一項(xiàng)戰(zhàn)略資源，制定采購過程新的策略，將采購過程集成于企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)過程中進(jìn)行思考，獲得整體過程效益最優(yōu)化。

4.采購計(jì)劃和時(shí)機(jī)不合理

一些企業(yè)在編制采購計(jì)劃時(shí)，沒有深入調(diào)研生產(chǎn)消耗和庫存，編制過于隨意，從而導(dǎo)致經(jīng)常存在庫存積壓或缺貨并存的現(xiàn)象。而另一些企業(yè)盡管制定了合理的采購計(jì)劃，但對于采購物資市場的供求關(guān)系未能進(jìn)行深入調(diào)查，從而使得在采購時(shí)沒能很好地把握采購時(shí)機(jī)。

5.企業(yè)不注重自身的采購管理方法

部分企業(yè)不重視采購管理，導(dǎo)致采購制度不規(guī)范，基礎(chǔ)工作薄弱。很多企業(yè)的管理者單純地認(rèn)為采購只要錢花的少就是好的。公司還有其他諸如市場、銷售、研發(fā)等等重要的工作要做，公司的低成本擴(kuò)張和謀求更大發(fā)展空間才是最重要的。采購只是后勤部門的小事，不會影響發(fā)展大局。一些企業(yè)雖然制定了采購制度但并不完善，從而使采購活動不規(guī)范，采購工作無章可依，給采購人員提供了暗箱操作的機(jī)會，給采購各環(huán)節(jié)增加了不必要的浪費(fèi)，增加了采購成本。

五、中小企業(yè)采購成本控制實(shí)施的有效策略

1.建立完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作

采購工作涉及的方面很廣，并且主要是和外界打交道。因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅使采購工作無章可依，還會給采購人員提供作弊的機(jī)會。

2.對采購工作進(jìn)行嚴(yán)格的日?？刂?/p>

（1）事前批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按采購審批權(quán)限執(zhí)行

所有采購， 必須事前獲得批準(zhǔn)。未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn)，不得采購。采購員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià)。報(bào)價(jià)單必須經(jīng)采購管理會計(jì)審核簽名并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批，審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購員填制正式采購訂單，同時(shí)分發(fā)采購管理會計(jì)留存?zhèn)洳?。采購訂單?jīng)采購管理會計(jì)審核無誤并簽字后由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可， 然后送總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理批準(zhǔn)后的采購訂單才為執(zhí)行采購的有效憑據(jù)， 由財(cái)務(wù)部分發(fā)至采購部門及需求部門和倉存部門。所有采購的審批， 必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行。

（2）規(guī)定各種采購及時(shí)結(jié)算

（3）召開采購管理會議

針對采購工作中存在的問題、有關(guān)采購管理的政策修改或更新、重大的采購事項(xiàng)等，財(cái)務(wù)部定期或不定期主持召開采購管理會議， 采購管理會議可以固定在每個(gè)月月末舉行，也可以根據(jù)需要臨時(shí)性地召開，一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理主持，各采購部門參加，有必要時(shí)請總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加。

六、結(jié)束語

我們要認(rèn)清樹立采購成本控制的效益思想?，F(xiàn)代的企業(yè)經(jīng)營必須要將市場需求作為企業(yè)管理的導(dǎo)向，不但要使自己的產(chǎn)品和服務(wù)精益求精，經(jīng)得起市場考驗(yàn)，同時(shí)力求讓企業(yè)利潤得到最大化。成本效益觀念作為企業(yè)的一切成本管理活動的支配思想從投入與產(chǎn)生的比率分析來看待投入成本的必要性，在保證產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量的前期下，盡可能的以最小的成本，攝取盡可能多的經(jīng)濟(jì)利潤。

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