提升煙草企業(yè)采購管理“規(guī)范高效”的措施探討

李敏

摘 要：采購工作是任何一家企業(yè)都會(huì)經(jīng)歷的活動(dòng)過程，同時(shí)采購工作也容易出現(xiàn)問題，體現(xiàn)了企業(yè)管理工作的水平。煙草行業(yè)較為特殊，煙草企業(yè)采購工作同樣需要對(duì)其嚴(yán)格管理，控制其中的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保采購工作能夠順利完成。就提升煙草企業(yè)采購管理“規(guī)范高效”的措施探討作簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞： 煙草企業(yè)；采購管理；措施

中圖分類號(hào)：F25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A doi：10.19311/j.cnki.1672-3198.2018.03.014

由于煙草行業(yè)特殊的經(jīng)營體制，其資金運(yùn)作量大，采購工作不只是出于自身發(fā)展的需要，同時(shí)也是行業(yè)發(fā)展要求。考慮到行業(yè)的特殊性，因此需要對(duì)其采購工作進(jìn)行規(guī)范。

1 煙草企業(yè)采購工作控制過程容易出現(xiàn)的問題與原因

企業(yè)在采購工作過程中可能會(huì)出現(xiàn)圍標(biāo)與串標(biāo)的情況，某些企業(yè)在招標(biāo)的過程中可能會(huì)合謀哄抬標(biāo)價(jià)，或者是承包商使用不同企業(yè)名義投標(biāo)，導(dǎo)致串標(biāo)情況出現(xiàn)。招標(biāo)過程中可能會(huì)出現(xiàn)招標(biāo)書雷同情況，投標(biāo)企業(yè)在報(bào)價(jià)方面與標(biāo)價(jià)十分接近，受到利益損失的是招標(biāo)人。

項(xiàng)目招標(biāo)過程可能會(huì)出現(xiàn)掛靠或者是轉(zhuǎn)包的現(xiàn)象，中標(biāo)后沒有依據(jù)相關(guān)規(guī)定履行相應(yīng)責(zé)任，在沒有獲得招標(biāo)人同意授權(quán)的情況下，將承包的工程全部或者是部分轉(zhuǎn)包給其它承包單位。而在轉(zhuǎn)包的過程中，中標(biāo)企業(yè)也不承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，比如管理方面，質(zhì)量方面，技術(shù)方面等。如果工程轉(zhuǎn)包給了沒有資質(zhì)廠家，就可能會(huì)導(dǎo)致無法近期供貨，導(dǎo)致計(jì)劃推遲，從而使后期一系列工作都會(huì)受到嚴(yán)重的影響。

某些企業(yè)會(huì)在招標(biāo)的過程低價(jià)搶標(biāo)，或者是不平衡報(bào)價(jià)，從而在競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)并中標(biāo)。但是實(shí)際中標(biāo)企業(yè)不具備履行合同內(nèi)容的能力，為了達(dá)成最終目的就會(huì)要求業(yè)主對(duì)原有的設(shè)計(jì)方案進(jìn)行修改，或者是以其它的方式作為理由使工期推遲，影響到正常的工程進(jìn)度。

某些項(xiàng)目雖然經(jīng)過比價(jià)，但是市場(chǎng)零銷與采購價(jià)格二者之間沒有優(yōu)勢(shì)，邀標(biāo)與競(jìng)爭(zhēng)性談判，詢價(jià)競(jìng)爭(zhēng)充分，在操作過程中，容易使一些深層次的問題被掩藏。單一來源議價(jià)能力弱，而在煙草行業(yè)中，購置專賣設(shè)備，檢測(cè)與科研儀器，行政事業(yè)性收費(fèi)等多是此類型。

企業(yè)采購過程出現(xiàn)問題的原因可以將其分為以下方面，法制不健全，市場(chǎng)行為受到多項(xiàng)因素的影響。法規(guī)法律在利益保護(hù)方面更多的是傾向于投標(biāo)人，沒有對(duì)招標(biāo)一方充分考慮，對(duì)于不正當(dāng)行為沒有采取有效的制約措施。企業(yè)部分管理人員對(duì)招標(biāo)工作的重要性沒有正確認(rèn)識(shí)，部分管理人員只重于工作形式，沒有對(duì)其過程正確把握。個(gè)別工作人員受到利益誘惑，從而使招標(biāo)工作正常秩序受到影響。參與工作的企業(yè)人員經(jīng)驗(yàn)缺乏，工作能力需要提升，沒有招標(biāo)活動(dòng)的復(fù)雜性有充分認(rèn)識(shí)，不能熟練的運(yùn)用各項(xiàng)工具。缺乏對(duì)供應(yīng)商的了解，缺乏對(duì)中標(biāo)單位的制約能力。

2 提升煙草企業(yè)采購管理“規(guī)范高效”的措施

2.1 嚴(yán)格落實(shí)企業(yè)采購管理規(guī)定，規(guī)范采購項(xiàng)目

企業(yè)采購工作要相關(guān)規(guī)定，各公司要落實(shí)規(guī)定，嚴(yán)格依據(jù)規(guī)定內(nèi)容開展工作。工作過程中要持續(xù)宣傳，進(jìn)一步強(qiáng)化員工認(rèn)識(shí)。企業(yè)文化宣傳部門需要利用各種形式，宣傳與管理工作相關(guān)的會(huì)議精神，工作制度，具體事例等。使員工深刻認(rèn)識(shí)到工作規(guī)范的重要性，認(rèn)識(shí)到落實(shí)管理規(guī)定對(duì)工作的積極影響，增強(qiáng)依法辦事意識(shí)，摒棄過去那種靠人際關(guān)系辦事的陋習(xí)，從而對(duì)規(guī)范工作產(chǎn)生認(rèn)同。企業(yè)在開展宣傳工作的同時(shí)，也可以配合開展培訓(xùn)教育工作，通過入企培訓(xùn)、講座培訓(xùn)、實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)等方式加強(qiáng)采購教育和培訓(xùn)，普及政府采購法、招標(biāo)投標(biāo)法及相關(guān)法律，理論學(xué)習(xí)，使工作人員更好的理解企業(yè)相關(guān)文件精神，同時(shí)也提升工作人員能力與業(yè)務(wù)技能，尤其是采購部門工作人員。加強(qiáng)與采購工作相關(guān)的法律法規(guī)宣傳與學(xué)習(xí)工作，避免工作人員在具體操作過程無據(jù)可依，同時(shí)也避免工作人員出現(xiàn)違法或者違規(guī)行為。完善現(xiàn)有的工作制度，通過對(duì)工作流程進(jìn)行優(yōu)化，使工作程序得以簡(jiǎn)化，對(duì)采購制度進(jìn)行全面梳理，使制度的有效性與可靠性提升。由采購部門主導(dǎo)，相關(guān)部門配合，依據(jù)采購規(guī)定，建立相應(yīng)的采購工作規(guī)范，提升制度適用性。

2.2 完善與健全保障機(jī)制，促使工作落實(shí)

建立相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，強(qiáng)化項(xiàng)目采購方式審核工作，對(duì)采購方式適用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，對(duì)非公開招標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，禁止通過各種形式避開招標(biāo)環(huán)節(jié)。對(duì)于供應(yīng)商管理方面，某些零散的小項(xiàng)目難以調(diào)動(dòng)供應(yīng)商積極性，解決問題的方法是降低供應(yīng)商準(zhǔn)入門檻，增大項(xiàng)目額度等。對(duì)于業(yè)務(wù)部門而言，需要強(qiáng)化規(guī)范意識(shí)，項(xiàng)目需求要明確更要準(zhǔn)確，從而制定科學(xué)的方案，項(xiàng)目方案制定前期需要做好市場(chǎng)調(diào)研工作，了解內(nèi)需，對(duì)本單位所需產(chǎn)品進(jìn)行調(diào)查，確定種類及最低要求，了解市場(chǎng)行情，避免預(yù)算緊張，標(biāo)價(jià)設(shè)置要合理，要加強(qiáng)溝通，征求相關(guān)專家意見，對(duì)產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)進(jìn)行把關(guān)，防止排他及要求過高，編制的文件要有確保質(zhì)量，從而使采購風(fēng)險(xiǎn)降低。

招標(biāo)工作要對(duì)其內(nèi)部流程進(jìn)行全面控制，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)需要加強(qiáng)監(jiān)督，比如投標(biāo)資質(zhì)設(shè)置，評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，施工過程，合同簽訂，傾向性審核等。對(duì)于各個(gè)環(huán)節(jié)存在的不規(guī)范行為要及時(shí)指出并糾正。某些重大項(xiàng)目可以考慮第三方監(jiān)督從而使項(xiàng)目各個(gè)環(huán)都能夠得到有效監(jiān)控。

2.3 優(yōu)化采購模式

企業(yè)采購工作應(yīng)用了定點(diǎn)采購模式，而此種模式雖然有利于采購工作開展，但是同時(shí)也會(huì)存在一定的問題，需要在模式應(yīng)用的過程中對(duì)其持續(xù)完善。對(duì)于已有的采購時(shí)限與種類要分，結(jié)合到?jīng)]項(xiàng)目特點(diǎn)與市場(chǎng)變化情況，并考慮項(xiàng)目實(shí)際需求，從而使采購標(biāo)準(zhǔn)更加的完善。結(jié)合到市場(chǎng)情況與采購標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)項(xiàng)目靈活變動(dòng)，從而使采購工作開展有序。嚴(yán)格控制供應(yīng)商，檢查供應(yīng)商是否具備資質(zhì)，進(jìn)一步考查供應(yīng)商技術(shù)，產(chǎn)品質(zhì)量，經(jīng)濟(jì)情況等，了解供應(yīng)商信譽(yù)。監(jiān)督供應(yīng)商過程確保其能夠按時(shí)交付。供應(yīng)商數(shù)量合理確定，供應(yīng)商數(shù)量過少會(huì)使其缺乏競(jìng)爭(zhēng)，供應(yīng)商在價(jià)格方面容易形成實(shí)現(xiàn)壟斷，產(chǎn)品質(zhì)量就難以得到保障。相反供應(yīng)商數(shù)量如果過多，企業(yè)管理工作就會(huì)十分復(fù)雜，同樣不利于企業(yè)工作開展。因此在供應(yīng)商數(shù)量確定方面只需要其保持良性的競(jìng)爭(zhēng)，確保市場(chǎng)活力，從而為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)過程控制

要提升采購風(fēng)險(xiǎn)防范能力，能夠準(zhǔn)確的辨別采購工作存在的風(fēng)險(xiǎn)，并且基于此而采取預(yù)防性的措施。強(qiáng)化對(duì)投標(biāo)人材料資質(zhì)審核，強(qiáng)化招標(biāo)等活動(dòng)的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制，強(qiáng)化招標(biāo)文件審核，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商管理，建立誠信記錄，從而使控制關(guān)口前移。采購工作的質(zhì)量不是體現(xiàn)于成本，同時(shí)體現(xiàn)在服務(wù)，質(zhì)量，信譽(yù)等構(gòu)成的綜合體系。采購過程公開，提升項(xiàng)目透明度，公開招標(biāo)及管理工作，要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范各操作環(huán)節(jié)。保障采購環(huán)節(jié)的真實(shí)性，避免出現(xiàn)同一供應(yīng)商以不同身份采用投標(biāo)的行為，接受廣大企業(yè)職工的監(jiān)督。

2.5 強(qiáng)化采購管理信息系統(tǒng)建設(shè)，通過信息系統(tǒng)固化采購程序

根據(jù)313號(hào)文件和1號(hào)文件精神，要通過信息化手段全面固化采購運(yùn)作流程及程序，通過采取固化流程、節(jié)點(diǎn)巡查、預(yù)警提醒等信息技術(shù)手段，突出對(duì)采購決策的“三關(guān)三審”、招標(biāo)采購的“六個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)”、非招標(biāo)采購的采購文件編制及中選供應(yīng)商確認(rèn)等重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的管控，以使“應(yīng)招盡招”、“真招實(shí)招”管控工作更加科學(xué)、規(guī)范。同時(shí)完善信息系統(tǒng)功能。一方面通過信息化手段全面固化采購運(yùn)作流程及程序，以實(shí)現(xiàn)“上一環(huán)節(jié)沒有通過不得進(jìn)入下一環(huán)節(jié)”的硬約束和業(yè)務(wù)、監(jiān)督、公開“三線并軌”的工作要求；另一方面，立足于構(gòu)建采購管理的“大數(shù)據(jù)”，以滿足多維度查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、共享等需求；同時(shí)還設(shè)計(jì)了系統(tǒng)自動(dòng)預(yù)警提醒和在線巡查等功能，將有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及苗頭，有效提高采購風(fēng)險(xiǎn)防范水平。

3 結(jié)束語

采購工作關(guān)系到企業(yè)日常經(jīng)營發(fā)展，同時(shí)也關(guān)系到企業(yè)資金流動(dòng)，企業(yè)成本控制等。尤其是對(duì)于大型企業(yè)而言，更加需要重視采購工作管理。采購工作涉及不同的單位，需要予以配合。為規(guī)范采購過程，企業(yè)需要完善相關(guān)管理制度，并加強(qiáng)制度執(zhí)行的力度。提升工作人員技能素質(zhì)，使工作人員能夠熟練操作。加強(qiáng)宣傳與教育工作，使工作人員了解與采購工作相關(guān)法律法規(guī)，避免操作過程出現(xiàn)違規(guī)、違法行為，從多方面開展工作，使采購工作規(guī)范，充分體現(xiàn)企業(yè)的文化內(nèi)涵和綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

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