淺析新環(huán)境下的人事檔案管理

吳瑤

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛躍發(fā)展，企業(yè)的內(nèi)部管理在不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行著深刻變革。人事檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)的適應(yīng)新環(huán)境發(fā)展需要。本文從加強(qiáng)人事檔案管理的必要性入手，針對(duì)當(dāng)前人事檔案管理現(xiàn)狀，提出人事檔案管理革新的優(yōu)化辦法，以促進(jìn)企業(yè)人力資源科學(xué)合理配置，保證企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)有利地位。

關(guān)鍵詞：新環(huán)境；人事檔案；內(nèi)部管理

一、人事檔案管理的工作內(nèi)容

人事檔案管理是企業(yè)人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，人事檔案管理是指人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等系列管理活動(dòng)。企業(yè)人事檔案管理工作貫穿企業(yè)員工入職到離職的全過(guò)程，涉及員工錄用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲、選拔和任用等工作中形成文件材料，跨度時(shí)間長(zhǎng)，工作內(nèi)容繁雜，具體工作內(nèi)容可以細(xì)分為如下幾個(gè)部分：

1、人事檔案的收集。人力資源管理部門(mén)要按照人力資源工作規(guī)范對(duì)員工招聘入職的面試資料、人員履歷信息、考勤及保險(xiǎn)檔案、績(jī)效及專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱等方面內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)收集整理及存檔保管，協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)密切配合，對(duì)檔案資料科學(xué)分級(jí)，統(tǒng)一規(guī)范管理，確保人力資源檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。

2、人事檔案的鑒別工作。人事檔案管理人員必須運(yùn)用專(zhuān)業(yè)能力，鑒別人力資源檔案的真實(shí)性、完整性和連續(xù)性，剔除虛假偽造、過(guò)時(shí)重復(fù)及補(bǔ)充手續(xù)不完整的人力資源檔案，遵守管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人力資源檔案成為企業(yè)培養(yǎng)和選拔人才的可靠依據(jù)。

3、人力資源檔案的傳遞和調(diào)閱。人力資源檔案在申請(qǐng)人、辦理人、審核人員之間的傳遞過(guò)程中，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理傳遞規(guī)范，遵循安全、準(zhǔn)確、及時(shí)、嚴(yán)謹(jǐn)、保密的檔案管理準(zhǔn)則，注重交接數(shù)據(jù)保存及稽查工作的落實(shí)，保證人力資源的安全性與完整性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題

人事檔案直接關(guān)系到人力資源的配置情況，近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理工作在規(guī)模和管理深度上都取得了很大進(jìn)展，但也存在著如下一些問(wèn)題：

1、人事檔案材料內(nèi)容空洞，信息不準(zhǔn)，實(shí)用價(jià)值差。人事檔案資料內(nèi)容匱乏、簡(jiǎn)單，職工履歷中的內(nèi)容大多反映員工一段時(shí)間的學(xué)習(xí)成果及工作職務(wù)等基本信息，對(duì)員工具體工作經(jīng)歷、成長(zhǎng)歷程、個(gè)性特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)特長(zhǎng)等缺乏詳細(xì)記錄，不能生動(dòng)、全面、客觀的反映實(shí)際狀況，缺乏為企業(yè)選用和提拔人才的信息指導(dǎo)作用。

2、人事檔案材料不齊全，管理不規(guī)范。人事檔案中工作實(shí)際操作性不強(qiáng)，檔案交接制度不完善，基本要素不齊全；考核鑒定材料不連續(xù)；學(xué)籍、黨籍等材料不完整；招錄、聘用、任免材料不齊全；工資福利保險(xiǎn)資料不完備。

3、人事檔案體制陳舊，管理手段匱乏。人事資源檔案管理工作沿襲固有管理模式，對(duì)檔案管理工作缺乏規(guī)范合理性指導(dǎo)，工作手段陳舊單一，不能借助科學(xué)的信息管理技術(shù)收集和處理人事檔案，檔案內(nèi)容更新速度緩慢，信息滯后，資源浪費(fèi)，增加檔案管理成本。

4、管理人員素質(zhì)不高。一方面，我國(guó)人事檔案管理人員多是兼職，人員流動(dòng)性大，工作量大，人事檔案管理人員對(duì)相關(guān)政策知識(shí)掌握不夠全面，缺乏必要的職業(yè)判斷和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平；另一方面，有的管理人員實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)不足，對(duì)人事檔案具體問(wèn)題缺乏有效的判定標(biāo)準(zhǔn)和流程指導(dǎo)，不能保證人事檔案管理工作有序開(kāi)展。

三、職工人事檔案管理的優(yōu)化辦法

1、完善人事檔案管理內(nèi)容，提高人事檔案管理實(shí)效性。企業(yè)管理層要加大宣傳力度，加強(qiáng)新環(huán)境下人事檔案管理重要性和緊迫性的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，明確崗位職責(zé)，完善人事檔案管理內(nèi)容，重視關(guān)鍵崗位和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的管理，加強(qiáng)檔案管理更新速度，為人事決策提供有力的保障。

2、推進(jìn)員工人事檔案工作制度化建設(shè)。明確員工人事檔案工作人員職責(zé)，完善人事檔案材料收集、借閱、鑒別、整理、傳遞、檢查和保管制度，加強(qiáng)日常監(jiān)督和檢查，加強(qiáng)人事檔案管理的制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3、提高檔案管理人員素質(zhì)。企業(yè)管理工作的有效執(zhí)行需要綜合素質(zhì)高、業(yè)務(wù)水平過(guò)硬的管理隊(duì)伍，企業(yè)管理層要加強(qiáng)人事檔案管理人員業(yè)務(wù)知識(shí)和實(shí)操培訓(xùn)，培養(yǎng)管理者良好的職業(yè)道德，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍。一方面通過(guò)定期在崗培訓(xùn)提高現(xiàn)有管理人員素質(zhì)，另一方面加大力度引進(jìn)和吸納專(zhuān)業(yè)人才，拉動(dòng)管理人員整體職業(yè)素質(zhì)和管理能力的提升。

4、大力開(kāi)展人事檔案信息化管理，提高人事管理質(zhì)量和效率。人事檔案信息化管理可以把管理人員從繁雜的檔案收集、整理工作中解脫出來(lái)，人力資源檔案管理人員要利用現(xiàn)代化管理手段把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化信息電子檔案有機(jī)結(jié)合，促進(jìn)人事檔案管理更加信息化、規(guī)范化、高效化。

四、結(jié)束語(yǔ)

人事檔案是企業(yè)發(fā)展的重要依據(jù)，加強(qiáng)人事檔案管理具有十分重要的作用。在新環(huán)境下企業(yè)要完善人事檔案管理內(nèi)容；推進(jìn)人事檔案工作制度化建設(shè)；提高檔案管理人員素質(zhì)；大力開(kāi)展人事檔案信息化管理，確保提高人事檔案管理工作水平，推動(dòng)企業(yè)的管理水平的整體的進(jìn)步。

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