第三方物流公司包裝材料管理流程優(yōu)化

汪蕓芳+王興賓

【摘 要】本文針對(duì)北京KJ物流公司包裝材料流程管理進(jìn)行案例研究，在理論的基礎(chǔ)上進(jìn)行流程梳理與優(yōu)化，對(duì)公司原有的包裝材料管理流程及模式進(jìn)行介紹，分析包裝材料在實(shí)際操作中遇到的問題及原因。根據(jù)公司的實(shí)際情況，制訂了包裝材料管理的流程改善方案，將包裝材料管理推向商品化、流程化管理的模式，最后從管理角度及成本效益方面對(duì)新的包裝材料管理模式進(jìn)行評(píng)價(jià)，總結(jié)全文。

【關(guān)鍵詞】包裝材料管理；管理信息系統(tǒng)；流程管理

一、引言

近年來，第三方物流業(yè)如魚得水發(fā)展迅速，各中小物流公司層出不窮，而公司之間的較量不僅停留在物流的業(yè)務(wù)量、及時(shí)率、客戶滿意度上，最重要的還是保持公司維持在一個(gè)可持續(xù)發(fā)展的利潤(rùn)之上，但由于包裝材料的采購(gòu)價(jià)格上升，增加了翻倍的物流成本，現(xiàn)階段急需解決包裝材料費(fèi)用高的問題。北京KJ物流公司是國(guó)內(nèi)大規(guī)模的第三方物流公司之一，提供全面的供應(yīng)鏈服務(wù)。近幾個(gè)月來KJ物流公司不斷召開會(huì)議來討論與改進(jìn)包裝材料的使用情況，部分發(fā)貨庫(kù)房由于采購(gòu)不到規(guī)定的包裝材料，甚至出現(xiàn)裸機(jī)發(fā)貨的情況。部分庫(kù)房對(duì)包裝材料亂堆亂放，擺放不合理、使用不規(guī)范的問題層出不窮。部分庫(kù)房雖然已經(jīng)成功實(shí)施二次包裝材料的使用，但是卻無法準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)來進(jìn)行新舊包裝材料的統(tǒng)一管理。針對(duì)以上出現(xiàn)的包裝材料市場(chǎng)成本增長(zhǎng)的大趨勢(shì)以及公司內(nèi)部出現(xiàn)的問題，本文將以循環(huán)經(jīng)濟(jì)理論作為基礎(chǔ)理論指導(dǎo)，LMS系統(tǒng)作為流程管理手段，運(yùn)用成本分析、管理信息系統(tǒng)應(yīng)用等理論及工具，研究第三方物流公司包裝材料成本控制問題，同時(shí)為物流企業(yè)流程管理提供參考，具有一定的理論及現(xiàn)實(shí)意義。

二、包裝材料管理研究現(xiàn)狀

東秀靜從網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)入手對(duì)開發(fā)瀘州老窖包裝材料管理系統(tǒng)進(jìn)行研究，包括包裝材料信息管理、訂單管理、庫(kù)存管理、OA（Office Automation，辦公自動(dòng)化）結(jié)算系統(tǒng)等多個(gè)方面，瀘州老窖包裝材料管理系統(tǒng)采用集中式管理模式，客戶端采用簡(jiǎn)單高效的方法，提高了業(yè)務(wù)的效率和穩(wěn)定性[1]，為本文KJ公司的包裝材料管理流程的操作起了一定的啟示作用。周澤江從項(xiàng)目入手，以實(shí)際操作為出發(fā)點(diǎn)，詳細(xì)的論述了包裝材料物流倉(cāng)儲(chǔ)配送及配送系統(tǒng)的物流流程，包括包裝材料入庫(kù)流程的區(qū)域劃分，包裝材料抽檢流程設(shè)計(jì)，包裝材料出庫(kù)配送流程以及包裝材料反庫(kù)和退庫(kù)流程等諸多包裝材料使用細(xì)節(jié)[2]，為接下來本文包裝材料的流程處理起到了關(guān)鍵作用。

賴曉雯認(rèn)為A公司粗放型的庫(kù)存管理成為企業(yè)發(fā)展的障礙，對(duì)A公司包裝材料物流的品類及特點(diǎn)對(duì)庫(kù)存管理各流程進(jìn)行梳理，發(fā)現(xiàn)各流程存在的問題及庫(kù)存管理的影響，最后找出庫(kù)存管理問題的根本原因[3]。流程管理（process management），包括對(duì)現(xiàn)有的流程進(jìn)行改善和再造，其本質(zhì)是建立在公司現(xiàn)有的實(shí)際業(yè)務(wù)之上的流程管理措施，目的是為公司更好的服務(wù)，滿足客戶的需求，流程管理的優(yōu)化，可以從管理手段、操作人員、操作環(huán)節(jié)、操作環(huán)境、公司資源等多個(gè)方面來進(jìn)行，對(duì)流程的改造進(jìn)行理論驗(yàn)證，不僅在理論上符合條件，而且公司實(shí)際層面也要符合，以實(shí)際務(wù)實(shí)為最終標(biāo)桿[4]。從理論上來說，包裝材料的費(fèi)用與所產(chǎn)生的業(yè)務(wù)有關(guān)系，有相應(yīng)的業(yè)務(wù)就會(huì)產(chǎn)生對(duì)應(yīng)的包裝材料采購(gòu)。在競(jìng)爭(zhēng)激烈的大背景下，KJ公司如何在保證產(chǎn)品安全，及時(shí)率的基礎(chǔ)競(jìng)爭(zhēng)力之下，有效的降低物流成本，成為了公司盈利的重要手段。本文經(jīng)過與庫(kù)房人員共同調(diào)研，認(rèn)為需在原有包裝材料使用的基礎(chǔ)上，尋找包裝材料系統(tǒng)的突破口，提出適合公司本身的方案，完善KJ公司包裝材料使用系統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上解決包裝材料存在的問題及對(duì)現(xiàn)有包裝材料流程進(jìn)行優(yōu)化。

三、包裝材料管理系統(tǒng)案例分析

本節(jié)將以KJ物流公司工作所遇到的實(shí)際問題為出發(fā)點(diǎn)，優(yōu)化及改善各環(huán)節(jié)的流程問題，基于系統(tǒng)內(nèi)部循環(huán)、流程優(yōu)化，以LMS（Logistics Management System，物流管理系統(tǒng)）系統(tǒng)為基礎(chǔ)整合T MS（T ransportation Management System，運(yùn)輸管理系統(tǒng)）、OA系統(tǒng)的包裝材料管理體系。將包裝材料的采購(gòu)、使用、調(diào)撥、盤點(diǎn)等功能整合，加強(qiáng)包裝材料使用全流程的可視性，使包裝材料管理工作更加透明。流程優(yōu)化首先需熟悉每個(gè)模塊的相互聯(lián)系的交集點(diǎn)，流程之間相互排列順序，不僅便于管理者管理，更要使操作者簡(jiǎn)單、快捷。包裝材料管理的主要內(nèi)容包括：包裝材料的采購(gòu)、出庫(kù)、盤點(diǎn)等。包裝材料流程的優(yōu)化也是整個(gè)公司部門之間的協(xié)調(diào)和發(fā)展，最終達(dá)到高效率操作、減少包裝材料數(shù)量、節(jié)約成本的關(guān)鍵。

（一）包裝材料采購(gòu)流程優(yōu)化

包裝材料采購(gòu)流程作為整個(gè)包裝材料業(yè)務(wù)的開端起著至關(guān)重要的作用，而流程的優(yōu)化也著重體現(xiàn)在此環(huán)節(jié)，這其中主要涉及包裝材料的采購(gòu)員、庫(kù)房主管、總部核算及制單崗，之間的相互聯(lián)系、相互溝通，完成采購(gòu)。以往采購(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)往來的郵件確認(rèn)及反饋，無法嚴(yán)格控制采購(gòu)的成本與數(shù)量，不方便管理，但經(jīng)過流程優(yōu)化，將包裝材料的LMS與OA系統(tǒng)部分模塊結(jié)合，各環(huán)節(jié)所需單據(jù)一應(yīng)俱全，在系統(tǒng)中有據(jù)可查，使得采購(gòu)環(huán)節(jié)流程化、透明化，如圖1所示。

圖1為包裝材料采購(gòu)流程圖，根據(jù)優(yōu)化之后的流程，改變之間比較粗狂的采購(gòu)管理方式，采購(gòu)的每個(gè)步驟都有據(jù)可查。包括采購(gòu)環(huán)節(jié)的責(zé)任明確，采購(gòu)費(fèi)用以及包裝材料的未來使用等等詳細(xì)而明確，其中還需要注意以下兩點(diǎn)：（1）在正式采購(gòu)之前，平臺(tái)需向總部提出包裝材料采購(gòu)需求，總部審批后，方能制入庫(kù)單、進(jìn)行采購(gòu)。（2）包裝材料系統(tǒng)推出之后，在進(jìn)行包裝材料采購(gòu)實(shí)行預(yù)算制報(bào)銷，如不填寫申請(qǐng)郵件直接采購(gòu)，后期費(fèi)用不予報(bào)銷。報(bào)銷的費(fèi)用應(yīng)該低于包裝材料的預(yù)算金額，如若超出，總部將對(duì)庫(kù)房問責(zé)。

入庫(kù)環(huán)節(jié)：入庫(kù)單據(jù)分為兩種，包裝材料采購(gòu)入庫(kù)單和包裝材料調(diào)撥入庫(kù)單。分別對(duì)應(yīng)包裝材料的正常采購(gòu)、各倉(cāng)間包裝材料調(diào)撥兩種業(yè)務(wù)情景使用。實(shí)物到貨前，入庫(kù)單狀態(tài)應(yīng)為“待確認(rèn)”狀態(tài)。清點(diǎn)確認(rèn)數(shù)量后負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，平臺(tái)修改入庫(kù)數(shù)量并完成單據(jù)。日常進(jìn)行包裝材料調(diào)撥時(shí)，包裝材料調(diào)撥出庫(kù)需對(duì)應(yīng)包裝材料調(diào)撥入庫(kù)。平臺(tái)無單據(jù)回退權(quán)限，如特殊原因需回退需聯(lián)系總部負(fù)責(zé)人。endprint

包裝材料采購(gòu)申請(qǐng)時(shí)需要上傳附件，如表1所示。包括平臺(tái)信息、所屬網(wǎng)點(diǎn)、采購(gòu)的箱號(hào)、數(shù)量、金額合計(jì)、申請(qǐng)日期等信息，表中信息按實(shí)際的需求如實(shí)填寫，不得提前預(yù)支包裝材料數(shù)量。

報(bào)銷環(huán)節(jié)：包裝材料的費(fèi)用報(bào)銷依舊在OA系統(tǒng)中進(jìn)行，進(jìn)入途徑為：協(xié)同辦公平臺(tái)——財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)——報(bào)銷申請(qǐng)——物流、運(yùn)輸費(fèi)報(bào)銷申請(qǐng)。包裝材料的費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在45日以內(nèi)進(jìn)行，到期郵件提醒，逾期不予審批。報(bào)銷申請(qǐng)須包括以下材料：抵扣發(fā)票明細(xì)、入庫(kù)單（雙方簽字）、臺(tái)賬掃描。

報(bào)銷時(shí)，不僅要上傳入庫(kù)單掃描件，同時(shí)應(yīng)在備注中注明對(duì)應(yīng)的LMS入庫(kù)單號(hào)，在附件中說明，如表2所示。

表2為報(bào)銷時(shí)需要提交的模版，制表的主要目的是明確報(bào)銷人、采購(gòu)的金額、日期等，在每個(gè)平臺(tái)下，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)周報(bào)、月報(bào)，進(jìn)行申請(qǐng)金額的控制。以便在今后的工作中有據(jù)可查。

（二）包裝材料出庫(kù)流程優(yōu)化

出庫(kù)環(huán)節(jié)分為兩個(gè)部分包裝材料使用出庫(kù)單和包裝材料調(diào)撥出庫(kù)單兩種。需注意以下幾點(diǎn)：（1）包裝材料使用出庫(kù)單為系統(tǒng)自動(dòng)制單，不采用手工制單。（2）包裝材料調(diào)撥分為兩種業(yè)務(wù)情景，一為正常調(diào)撥。正常包裝材料調(diào)撥時(shí)，包裝材料調(diào)撥出庫(kù)單必對(duì)應(yīng)包裝材料調(diào)撥入庫(kù)單。二為項(xiàng)目分?jǐn)偟牟糠职b材料，制包裝材料調(diào)撥出庫(kù)單，并在備注中注明相關(guān)信息，如圖2所示。

圖2包裝材料出庫(kù)流程圖的優(yōu)化，主要在于將包裝材料出庫(kù)的兩種情況，正常使用和包裝材料的調(diào)撥相結(jié)合，共同管理，兩種情況的使用都會(huì)在包裝材料的總數(shù)進(jìn)行數(shù)量的銷減，并將流程過程詳細(xì)化，提高包裝材料出庫(kù)數(shù)量統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確率。

（三）包裝材料盤點(diǎn)流程優(yōu)化

包裝材料盤點(diǎn)作為每月下旬進(jìn)行的一項(xiàng)必備工作，盤點(diǎn)的結(jié)果作為下個(gè)月的初始數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，在系統(tǒng)流程優(yōu)化之前，盤點(diǎn)的目的與力度都由庫(kù)房人員操作，都是有所欠缺的，經(jīng)過優(yōu)化之后，針對(duì)這種情況來專門使用總部審計(jì)部門的同事來進(jìn)行操縱。盤點(diǎn)作為流程的結(jié)束，所以需要進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督，又可以控制庫(kù)房包裝材料的使用及浪費(fèi)情況，根據(jù)實(shí)際操作情況繪制流程圖，如圖3所示。

包裝材料盤點(diǎn)流程優(yōu)化圖除將包裝材料盤點(diǎn)的結(jié)果上傳總部和作為下月的初始數(shù)量之外，與之前的相比并無太大變化，只用來進(jìn)行LMS系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，保證月初數(shù)量的準(zhǔn)確性。

盤點(diǎn)環(huán)節(jié)：倉(cāng)內(nèi)每月進(jìn)行包裝材料實(shí)物庫(kù)盤點(diǎn)。

（1）包裝材料盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)有質(zhì)量控制崗參與，并在盤點(diǎn)表簽字確認(rèn)。

（2）包裝材料盤點(diǎn)定期進(jìn)行，每次期末數(shù)據(jù)核實(shí)無誤后成為下期期初數(shù)據(jù)。

（3）通過包裝材料實(shí)物盤點(diǎn)，控制倉(cāng)內(nèi)包裝材料異常損耗數(shù)量。

四、研究結(jié)論與展望

本文主要以KJ物流公司的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況作為實(shí)際出發(fā)點(diǎn)，包裝材料的成本及使用問題作為解決對(duì)象，從企業(yè)生存發(fā)展的大環(huán)境分析入手，采取了實(shí)際調(diào)查與理論相結(jié)合的方式，將包裝材料作為商品進(jìn)行系統(tǒng)的流程的補(bǔ)充及優(yōu)化。綜合使用成本分析、T MS運(yùn)輸管理系統(tǒng)、LMS系統(tǒng)管理應(yīng)用等理論及工具，根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)收集的信息作為分析的基礎(chǔ)，收集庫(kù)房反饋的問題，設(shè)計(jì)或改善KJ公司包裝材料管理作業(yè)流程，實(shí)現(xiàn)了公司整個(gè)流程的科學(xué)化管理，為其它存在同類問題的第三方物流公司提供借鑒與參考。

（北京物資學(xué)院物流學(xué)院，北京101149）

參考文獻(xiàn)：

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基金：中國(guó)物流學(xué)會(huì)面上項(xiàng)目（2017CSLKT3-002）；校級(jí)青年基金（2016XJQN13）

作者簡(jiǎn)介：汪蕓芳（1982—），女，河北石家莊人，北京物資學(xué)院物流學(xué)院講師，博士，研究方向：供應(yīng)鏈物流管理、決策理論與方法、運(yùn)籌學(xué)與最優(yōu)化。endprint