商務(wù)局檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化方向

張文清

摘要：檔案管理作為商務(wù)局的日?；A(chǔ)工作，真實地記錄了城市商務(wù)活動的歷史發(fā)展過程，因此也當(dāng)作城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一大見證。做好商務(wù)局檔案管理工作，理所應(yīng)當(dāng)成為信息社會發(fā)展的必然結(jié)果。但是通過研究調(diào)查發(fā)現(xiàn)，即使檔案管理工作的重要性非同一般，檔案管理工作過程中依然會存在一些問題，甚至引起檔案內(nèi)容流失，檔案資料不全等類似問題的頻繁出現(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理;商務(wù)局;優(yōu)化方向;現(xiàn)狀

商務(wù)局檔案管理真實反映著城市商務(wù)發(fā)展的點滴過程，具有重要的參考價值。商務(wù)局主管著該地區(qū)的內(nèi)外貿(mào)易、商品流通與國際經(jīng)濟(jì)合作事項，不免涉及大量的人員和事物性文件內(nèi)容，管理人員有責(zé)任對本部門的文件與工作內(nèi)容進(jìn)行歸檔，且將檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效的存儲，必要時也可以拿來應(yīng)用或公之于眾。大數(shù)據(jù)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供了便捷，但是檔案管理工作中也會出現(xiàn)了一些的問題，比如檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)不夠等。由此可見，要想做好檔案管理工作，需根據(jù)時代的發(fā)展變化與商務(wù)局所在地的實際情況，才能有效促進(jìn)地區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。本文主要分析商務(wù)局檔案管理現(xiàn)狀以及提出一些可行性的優(yōu)化方向，同時也是希望可以為后續(xù)研究檔案管理工作提供參考意見[1]。

一、商務(wù)局檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理工作人員的問題

近年來，隨著社會的不斷進(jìn)步和城市經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，商務(wù)局檔案管理工作重要性受到了廣泛的關(guān)注，但是落實到具體的管理當(dāng)中，相關(guān)的檔案管理工作人員卻產(chǎn)生許多的問題。主要包括以下兩個方面：（1）在目前的發(fā)展過程中，由于體制問題使得從事檔案管理的人員大多屬于兼職，因此他們既無法專注地對檔案管理工作進(jìn)行合理安排和調(diào)度，又缺乏專門且全面的檔案管理培訓(xùn)，造成難以完成專業(yè)的檔案管理工作的結(jié)果。

（2）檔案管理在制度上的不足，尤其是一些基層行政事業(yè)單位，沒有配備專職人員進(jìn)行檔案管理工作，對檔案的收集整理歸檔問題也不重視，使得許多材料的整理和保管不規(guī)范。

（3）電子檔案管理的建設(shè)對管理人員的計算機(jī)知識提出更高的要求。檔案管理從原來的紙質(zhì)檔案發(fā)展到電子檔案，這種檔案信息化建設(shè)是現(xiàn)代檔案管理工作的需求與未來趨勢，可以明顯提高工作效率，但對管理人員的工作方式及思維模式提出全新的要求[2]。

檔案管理是一項比較復(fù)雜且需要一定耐心的工作，檔案的文件和資料是商務(wù)部門重要的內(nèi)部信息載體，也是信息源之一[3]。真正想要做好檔案管理工作，則需要及時改善當(dāng)前檔案工作人員的工作現(xiàn)狀。

1.2缺乏資金支持與設(shè)備陳舊

在檔案管理的過程中，需要的是政府與各方面資金的持續(xù)投入。但是從當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，還是明顯存在設(shè)備陳舊落后等問題，難以滿足檔案信息化所需要的存儲和電子檔案處理。例如存放檔案的櫥柜仍舊是老式的木質(zhì)柜，檔案室也沒有完善的防火、防蟲等保護(hù)設(shè)施。對這些問題進(jìn)行更深層次研究發(fā)現(xiàn)，缺乏資金支持的主要原因并不僅僅在于地方政府，而在于有關(guān)商務(wù)局部門本身。主要表現(xiàn)為二方面：一相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，并沒有將政府投入的資金充分運用到檔案管理工作中，導(dǎo)致于專業(yè)的硬件設(shè)施沒有購置，從而間接引發(fā)檔案管理的問題。二是檔案工作考核機(jī)制不健全，正是因為缺乏相應(yīng)的約束和懲罰，從而在一定程度上使得商務(wù)局核心領(lǐng)導(dǎo)人對檔案工作不關(guān)心，從而影響到該方面的資金投入[4]。

二、商務(wù)局檔案管理的優(yōu)化方向

2.1做好檔案管理人員工作以及業(yè)務(wù)建設(shè)

雖然檔案管理人員在工作中存在一些的問題，但最主要的問題還是需要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)新時期檔案管理工作的要求。首先需要加強(qiáng)培訓(xùn)使得檔案管理人員具備專業(yè)的檔案管理知識。這也就要求他們不但要深入鉆研專業(yè)知識，還需要在日常工作實踐中總結(jié)各種管理技能和技巧，才能有效提升自己的工作的能力。定期舉辦一些業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，并時常邀請省市地區(qū)的檔案行政管理部門的專業(yè)人員到場指導(dǎo)授課，這樣才能從根本上提高干部的檔案業(yè)務(wù)工作能力。與此同時，還可以在檔案業(yè)務(wù)整理工作方面做出一些規(guī)范：按規(guī)定收集整理文書、財會、實物等檔案;檔案分類科學(xué)，保持前后一致;定期開展檔案鑒定、銷毀工作[5]。

2.2加大對商務(wù)部門的資金投入力度

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展，國家對于商務(wù)局檔案管理工作的資金投入也需要逐漸加深，才能有效確保檔案管理工作能夠正常開展。資金的投入和使用主要可以體現(xiàn)在以下兩方面：一方面增加人員培訓(xùn)資金。管理人員在檔案管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，所以提高他們的工作能力與專業(yè)素質(zhì)也就變得十分重要，鑒于不定時會聘請部分專業(yè)的人士進(jìn)行知識的宣講，因此也就意味著人員培訓(xùn)的資金投入會相應(yīng)增加。

另一方面則需要增加硬件設(shè)施的資金投入。在整體資金的投入上應(yīng)事先采取統(tǒng)籌安排，在局領(lǐng)導(dǎo)的重視下，完善我局檔案工作硬件設(shè)施，確保檔案的安全完整：將檔案室安排為二間房，做到庫房、閱覽分開;檔案室設(shè)備齊全，空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防磁柜、防紫外線窗簾等都需一應(yīng)俱全，使庫房達(dá)到“八防”要求，優(yōu)化了檔案室的環(huán)境[6]。只有逐步增加硬件設(shè)施投入，才有可能保護(hù)檔案室內(nèi)存在的重要資料，并進(jìn)一步確保檔案的完整性。此外，還需加強(qiáng)計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，配備高性能的計算機(jī)，進(jìn)一步加快檔案管理數(shù)字化、信息化的建設(shè)，將目光著眼于前沿技術(shù)，如云計算、大數(shù)據(jù)等，以互聯(lián)網(wǎng)的思維去探索和分析新時代檔案工作模式的改進(jìn)與配置，積極推動檔案管理的及時轉(zhuǎn)型，有效發(fā)揮檔案管理的開發(fā)與利用。

參考文獻(xiàn)

[1]伍云. 商務(wù)局檔案管理現(xiàn)狀及優(yōu)化方向[J]. 讀書文摘，2017（22）：54.

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[3] 李鳳琴. 事業(yè)單位在檔案管理方面存在的現(xiàn)狀及相關(guān)應(yīng)對機(jī)制[J]. 科學(xué)與財富，2018（10）：159.

[4]吳霞英. 探析商務(wù)局檔案的管理與利用[J]. 農(nóng)村經(jīng)濟(jì)與科技，2019，30（24）：230-231.

[5]王鳳. 探討文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J]. 蘭臺內(nèi)外，2020（20）：16-18.

[6]高春峰. 關(guān)于商務(wù)局檔案管理優(yōu)化的幾點思考[J]. 消費導(dǎo)刊，2020（32）：124.50541D67-EF20-43FC-87C3-1617011753E4