電力系統(tǒng)電子檔案管理現(xiàn)狀及發(fā)展方向探究

張媛

【摘要】：電子信息技術(shù)日益發(fā)展迅速的今天，檔案管理工作也融入了電子信息技術(shù)。使得電子檔案逐漸替代過去的檔案管理模式，檔案的安全性、實用性都大大提高。本文主要針對電力系統(tǒng)的電子檔案管理工作進行分析，探究其中的問題，以及未來發(fā)展的方向，希望能夠為檔案管理工作帶來一些幫助

【關(guān)鍵詞】：電力系統(tǒng)；電子檔案管理；現(xiàn)狀；發(fā)展方向

引言

隨著信息時代的到來，電子檔案逐漸成為企業(yè)檔案的重要存在形式。對電子檔案進行科學(xué)化管理，可以提高企業(yè)內(nèi)部檔案的管理水平，為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的參考依據(jù)。然而，目前我國許多企業(yè)在電子檔案管理方面還存在不足，尤其是信息時代的逐步推進，更是增加了電子檔案管理的難度。

1、電力系統(tǒng)電子檔案管理存在的問題

1.1是電子檔案的完整性問題

在我國電力系統(tǒng)電子檔案管理發(fā)展中，電子檔案管理存在真實性、完整性的問題，使得檔案的原本價值受損。對于電子檔案而言，其獨立性和變化性是其重要的特點，而電子檔案并不是固定不變的，管理人員可以隨著事情的變化進行檔案的修改，然而在修改之后其缺乏校驗工作的保障，因此使得電子檔案的真實性和準(zhǔn)確性存在嚴(yán)重的缺失。有些時候，檔案管理人員由于沒有根據(jù)要求，嚴(yán)格進行電子檔案的校驗和審核，因此導(dǎo)致電子檔案中存在很多的問題得不到及時的發(fā)現(xiàn)和修正，除此之外，因為現(xiàn)代電子檔案的系統(tǒng)安全系數(shù)較低，因此很容易被篡改。

1.2 電子檔案專業(yè)管理人才短缺

由于現(xiàn)階段，許多企業(yè)檔案正在由實體檔案形式向電子檔案形式轉(zhuǎn)變，其在檔案管理工作上的結(jié)構(gòu)安排還不到位，導(dǎo)致電子檔案管理缺少專業(yè)技術(shù)人員，影響了電子檔案管理效果。專業(yè)管理人員的缺失，首先會影響管理工作的正常開展，在檔案管理中，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案文件受損、丟失的情況，影響電子檔案的真實性。其次，電子檔案專業(yè)管理人員的缺乏，還會制約企業(yè)對電子檔案管理工作的創(chuàng)新，檔案管理理念還停留在實體檔案上，電子檔案的概念和理論是模糊不清的，無法根據(jù)信息時代的發(fā)展對電子檔案管理體系進行及時更新，導(dǎo)致電子檔案管理工作與企業(yè)發(fā)展不相符。

1.3電力系統(tǒng)電子檔案利用率偏低

檔案管理這項工作相對較為繁瑣，所以總是有很多的問題不斷出現(xiàn)在實際管理過程中。但是，就現(xiàn)在電子檔案管理實際情況來看，大多數(shù)工作人員無法對其中存在的相關(guān)問題予以收集整理，且也不能做出合理的分析和妥善的處理，以致于許多重要的信息都被丟失，從而無法保證檔案的真實性、完整性，大大制約了電子檔案管理的發(fā)展。除此之外，績效考核制度不完善仍然是當(dāng)前電子檔案管理中普遍存在的一個問題，諸多管理人員在實際工作中責(zé)任感不強，不重視網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)信息的收集，造成電子檔案利用率不高，電子檔案應(yīng)有的價值也未充分體現(xiàn)出來。

2、電力系統(tǒng)電子檔案管理工作改進策略

2.1確保電子記錄管理的完整性

使用現(xiàn)代技術(shù)措施對電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性的進行保護，使其信譽得到提高。管理人員可以通過背景信息和元數(shù)據(jù)等方式來驗證電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性，或采用存儲用戶的相關(guān)信息進行認(rèn)證以及消息認(rèn)證。如果使用信息，則必須通過認(rèn)證才能獲取信息；使用數(shù)字簽名，光筆簽名等簽名技術(shù)。還可以使用防火墻技術(shù)在組織與其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間建立障礙，避免檔案管理系統(tǒng)被非法訪問或盜竊。做好電子檔案備份以及對電子檔案加密技術(shù)等等。使用這些措施將有助于電子檔案管理的真實性，原創(chuàng)性和完整性的維護，提高人們對電子檔案管理的信心，使更多的企業(yè)和機構(gòu)能夠更放心的使用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理不同，電子文件管理的核心是信息存儲的安全。文件歸檔管理存儲專用文件管理室，手動對文件進行管理和保護，使文件的安全性受到保護。而電子文件管理是利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸和共享數(shù)據(jù)，因此，電子文件管理的安全性考慮到單臺計算機對數(shù)據(jù)存儲的安全性，還要根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的特點設(shè)計和使用分布式數(shù)據(jù)存儲技術(shù)。根據(jù)一定的策略和算法分配存儲在遠(yuǎn)程位置的電子文件數(shù)據(jù)，還可以對所有的數(shù)據(jù)進行備份，使電子文件在被損壞之后，能夠快速的恢復(fù)。

2.2對電力系統(tǒng)電子檔案進行動態(tài)管理

由于企業(yè)是不斷發(fā)展的，其在各項交易活動中會不斷生成新的電子檔案。為了保證電子檔案信息的及時性，企業(yè)需要針對自身的發(fā)展趨勢，對電子檔案進行實時動態(tài)管理，以確保電子檔案不會缺失。首先，企業(yè)要明確檔案管理部門在檔案動態(tài)管理中所要負(fù)責(zé)的內(nèi)容，保證電子檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)。其次，企業(yè)在對電子文件進行收集與整理時，要對電子文件進行分類和檢驗，并及時歸檔，要保證電子歸檔的時間與準(zhǔn)確性，以確保檔案信息能夠得到及時更新。此外，還要做好實體檔案的數(shù)字化工作，保證電子檔案信息與原始信息全面一致。

2.3增強電子檔案管理意識

在新的市場經(jīng)濟環(huán)境下，電子檔案管理人員應(yīng)從傳統(tǒng)陳舊的觀念與工作態(tài)度中突破出來，重新認(rèn)識電子檔案管理工作，將電子檔案管理的相關(guān)規(guī)章制度予以有效執(zhí)行，進而促進管理意識的不斷增強，進一步規(guī)范發(fā)展電子檔案管理。同時，在實際工作中還需對管理的規(guī)章制度進行規(guī)范，制定科學(xué)合理的電子檔案管理績效考核標(biāo)準(zhǔn)，以促進電子檔案管理人員綜合素質(zhì)與專業(yè)水平的提高，最終使電子檔案管理工作的整體效用均得到提升。

2.4完善電力企業(yè)的電子檔案管理政策

在文件內(nèi)容的形成，處理，歸檔，管理和使用電子文檔的各個方面可能會發(fā)生變化和丟失，因此需要管理人員具備熟練的操作技術(shù)，并嚴(yán)格的根據(jù)相關(guān)的管理措施進行操作，實現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。為了保障電子檔案的真實性就需要建立嚴(yán)格的制度來予以保障，通過制度要求和規(guī)范，使得電子檔案管理人員能夠嚴(yán)格的按照管理要求進行操作，減少真實性缺失問題。

結(jié)語

總之，在現(xiàn)代社會中，電子檔案管理工作是未來檔案工作發(fā)展的主要方向，電力企業(yè)非常需要檔案管理工作，因此要重視電子檔案的改革工作，提升管理的效率和水平。在電子檔案管理工作中，要明確部門分工，要建立完善的責(zé)任制度，還要選拔和培養(yǎng)優(yōu)秀的員工，為管理工作提供更加堅實的人才基礎(chǔ)，還要追加檔案管理投入，使得管理工作能夠順利進行，希望電力企業(yè)能夠高度重視電子檔案管理工作，從根本上提升管理水平，從而為企業(yè)發(fā)展提供更強的動力。

【參考文獻】：

[1]王靜. 新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析[J]. 經(jīng)營管理者，2016，（11）：275.endprint