淺談集團(tuán)財(cái)務(wù)公司賬戶管理電子化的實(shí)施

陳靜心

摘要：隨著金融企業(yè)信息化的快速發(fā)展，金融行業(yè)管理模式也發(fā)生著改變，互聯(lián)網(wǎng)金融的強(qiáng)勢(shì)崛起對(duì)銀行的支付、吸收存款、融資、數(shù)據(jù)挖掘、資產(chǎn)管理等領(lǐng)域都產(chǎn)生了不可小覷的影響。企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)公司作為集團(tuán)的“內(nèi)部銀行”，在經(jīng)營(yíng)管理上的轉(zhuǎn)變勢(shì)在必行，基于提高客戶服務(wù)能力，簡(jiǎn)便業(yè)務(wù)流程的前提，如何優(yōu)化集團(tuán)財(cái)務(wù)公司賬戶管理的問(wèn)題，提出建立相應(yīng)的創(chuàng)新解決策略。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)公司；電子化；賬戶管理

一、實(shí)施背景

隨著信息化發(fā)展，金融電子化發(fā)展迅速，促使全客戶、全業(yè)務(wù)的檔案管理電子化形成必行趨勢(shì)。

（一）內(nèi)在需求

1.集團(tuán)成員單位的需求。即開(kāi)展電子化管理的核心需求，集團(tuán)成員單位的基本需求目前包括以下幾個(gè)方面：（1）提高業(yè)務(wù)效率；（2）加速資金周轉(zhuǎn)；（3）操作過(guò)程快捷（4）防范資料泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

2.財(cái)務(wù)公司管理方面的需求。此類(lèi)需求可以概括為：提高效率，節(jié)約成本，控制管理風(fēng)險(xiǎn)，提高服務(wù)水平及客戶滿意度。

3.其他方面的需求。其主要指檔案資料傳遞、上級(jí)機(jī)構(gòu)監(jiān)管和調(diào)取信息效率等方面的需求，基本都可以概括為節(jié)約成本、提高效率、滿足監(jiān)管統(tǒng)計(jì)和客戶需求。

（二）外在條件

1.人民銀行賬戶管理的情況?；贏dobe Acrobat及Adobe PDF的中國(guó)人民銀行電子檔案系統(tǒng)使中國(guó)人民銀行各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)歸檔保存的文件材料可以自動(dòng)轉(zhuǎn)為PDF文件，并及時(shí)歸入檔案庫(kù)。有效地提高了查尋檔案的運(yùn)作效率，業(yè)務(wù)運(yùn)作的安全性和準(zhǔn)確性得到了顯著的提升。

2.銀行業(yè)金融機(jī)構(gòu)管理方面的情況。目前，國(guó)內(nèi)銀行均已建立網(wǎng)上銀行系統(tǒng)或電子銀行系統(tǒng)，內(nèi)部建立了授信審批無(wú)紙化系統(tǒng)、客戶信用評(píng)級(jí)系統(tǒng)等；既滿足人民銀行嚴(yán)格賬戶管理的需求及反洗錢(qián)監(jiān)測(cè)與分析的需求，又滿足信息共享的時(shí)代發(fā)展。

3.政策導(dǎo)向?！吨袊?guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》中明確提出：“銀行應(yīng)改善保管設(shè)施，采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)代化?！?/p>

二、問(wèn)題闡述

（一）開(kāi)立賬戶的檔案資料傳遞時(shí)效長(zhǎng)

開(kāi)立賬戶檔案資料的傳遞，由溝通開(kāi)立賬戶的檔案資料開(kāi)始，到收到完整的開(kāi)戶資料、開(kāi)戶審批等流程后，交由前臺(tái)人員開(kāi)立賬戶。整個(gè)過(guò)程要經(jīng)過(guò)多次溝通、跟蹤信息、確認(rèn)資料。整個(gè)開(kāi)戶業(yè)務(wù)時(shí)效主要浪費(fèi)在資料傳遞上；同時(shí)，傳遞過(guò)程中遺失，存在成員單位資料外泄或盜用的可能性。

（二）開(kāi)立賬戶檔案資料的保管壓力大

按照《中國(guó)人民銀行會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定》的要求，保管場(chǎng)所應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物、防日光和防其他毀損等條件。因此開(kāi)立賬戶檔案資料的保管部門(mén)需要保證資料保管環(huán)境、專(zhuān)人保管、獨(dú)立保存，還要保證在資料調(diào)閱的過(guò)程中資料不能丟失與損毀。

（三）查閱及清理效率低，隱藏管理風(fēng)險(xiǎn)

紙質(zhì)檔案的調(diào)閱需要專(zhuān)人查找翻閱。在資料變更不及時(shí)或登記不完整的情況下查閱或梳理變更開(kāi)戶檔案資料更是耗時(shí)費(fèi)力。而且，內(nèi)外部檢查時(shí)該部分檔案資料還隱藏缺失風(fēng)險(xiǎn)，檢查效果受影響。

此外根據(jù)《人民幣銀行業(yè)務(wù)賬戶管理辦法》第六十一條：“銀行應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)賬戶的開(kāi)立、使用和撤銷(xiāo)的審查和管理，負(fù)責(zé)對(duì)存款人開(kāi)戶申請(qǐng)資料的審查，并按照本辦法的規(guī)定及時(shí)報(bào)送存款人開(kāi)銷(xiāo)戶信息資料，建立健全開(kāi)銷(xiāo)戶登記制度，建立銀行業(yè)務(wù)賬戶管理檔案，按會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。銀行業(yè)務(wù)賬戶管理檔案的保管期限為銀行業(yè)務(wù)賬戶撤銷(xiāo)后10年?！币虼耍凑宅F(xiàn)行制度銷(xiāo)戶后10年進(jìn)行清理銷(xiāo)毀，這么長(zhǎng)的保管時(shí)限隱藏管理風(fēng)險(xiǎn)。

三、實(shí)施方案

（一）開(kāi)立賬戶檔案資料由業(yè)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一保管，由保管部門(mén)設(shè)置單位開(kāi)戶（資料變更）申請(qǐng)書(shū)的電子制式表格、法人授權(quán)書(shū)電子制式表格、印鑒卡片電子制式表格，并回收電子檔案，其中印鑒卡是蓋有開(kāi)戶單位公章和財(cái)務(wù)預(yù)留印鑒、的卡片，它與單位開(kāi)戶（資料變更）申請(qǐng)書(shū)均具有法律效力，需要回收原件。

（二）成員單位上傳開(kāi)立賬戶檔案資料PDF版掃描件，其中法人身份證復(fù)印件增加法人簽字或蓋章，法人授權(quán)書(shū)制定制式模板，電子資料不認(rèn)可電子簽字及復(fù)印件的復(fù)刻版。開(kāi)立賬戶電子資料完整后業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗即可開(kāi)展開(kāi)戶審批流程，由業(yè)務(wù)復(fù)核審核材料的真實(shí)性、正確性，并完成開(kāi)戶業(yè)務(wù)。業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗將電子檔案交至部門(mén)檔案管理員，部門(mén)檔案管理員建立賬戶檔案資料登記臺(tái)賬，對(duì)電子資料進(jìn)行加密管理。成員單位原件資料及工行返回的授權(quán)函由業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗督促收集并獨(dú)立保管。

（三）協(xié)同完善借閱審批，審批流程完成后，由業(yè)務(wù)部檔案管理員陪同，實(shí)行賬戶檔案資料的現(xiàn)場(chǎng)借閱。禁止通過(guò)網(wǎng)絡(luò)手段傳輸客戶資料，避免網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)。

（四）根據(jù)人民銀行印發(fā)的《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（銀發(fā)[2002]374號(hào)）第十條：“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門(mén)保管1年，期滿后由會(huì)計(jì)部門(mén)移交本單位檔案管理部門(mén)統(tǒng)一保管。未設(shè)立檔案管理部門(mén)的，由會(huì)計(jì)部門(mén)指定專(zhuān)人保管。”及公司電子檔案管理要求，部門(mén)專(zhuān)人保管每年年底形成電子檔案，按照制度進(jìn)行統(tǒng)一歸檔。

（五）賬戶檔案資料變更信息，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦崗直接交接部門(mén)檔案管理員，由部門(mén)檔案管理員更新電子檔案，并在賬戶檔案資料登記臺(tái)賬登記。如有涉及印章變更，賬戶檔案資料視同新開(kāi)賬戶檔案資料進(jìn)行管理。

四、風(fēng)險(xiǎn)防控

針對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全及《銀行會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（銀發(fā)[2002]374號(hào)）第十二條：“銀行應(yīng)嚴(yán)格會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱管理，防止會(huì)計(jì)檔案丟失和泄密。內(nèi)部查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)由調(diào)閱人提出申請(qǐng)，并經(jīng)會(huì)計(jì)部門(mén)和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的，應(yīng)嚴(yán)格有關(guān)控制制度?！阢y行專(zhuān)人陪同下查閱。查閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制，但不得將會(huì)計(jì)檔案拆封和借出。銀行會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄，并由查閱人簽字確認(rèn)?！?/p>

具體措施如下：

（一）通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸開(kāi)立賬戶檔案資料時(shí)，采取保密、認(rèn)證等安全措施。

（二）根據(jù)公司檔案借閱管理要求設(shè)置授權(quán)審批、檔案資料保管部門(mén)專(zhuān)人陪同，實(shí)行賬戶檔案資料現(xiàn)場(chǎng)借閱并登記臺(tái)賬。

五、預(yù)期成果

如果上述改進(jìn)方案得以實(shí)施，對(duì)于財(cái)務(wù)公司：有利于檔案整理保管的安全，節(jié)省人工壓力，同時(shí)為公司今后數(shù)據(jù)信息采集提供直觀依據(jù)。對(duì)于客戶：快捷方便，加快業(yè)務(wù)辦理時(shí)效，避免快遞丟失造成公司信息外泄或盜用的風(fēng)險(xiǎn)。這項(xiàng)管理創(chuàng)新將是財(cái)務(wù)公司建設(shè)電子化服務(wù)的新進(jìn)程，必將全面提高財(cái)務(wù)公司的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)品質(zhì)，實(shí)時(shí)快速地響應(yīng)客戶需求，減輕客戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的時(shí)效，推動(dòng)財(cái)務(wù)公司邁向電子化辦公的目標(biāo)。