基于PDCA循環(huán)理論的企業(yè)應(yīng)收賬款管理研究

陳凡

摘要：面對激烈的市場競爭，企業(yè)由于賒銷業(yè)務(wù)的發(fā)生產(chǎn)生了應(yīng)收賬款，應(yīng)收賬款作為企業(yè)為擴(kuò)大銷售、提高盈利的一項投資，也會帶來一定的風(fēng)險，如何在充分發(fā)揮應(yīng)收賬款在擴(kuò)大銷售、鞏固市場、增加利潤作用的同時，對應(yīng)收賬款實施有效的管理，降低應(yīng)收賬款風(fēng)險，實現(xiàn)企業(yè)價值最大化是現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營與財務(wù)管理的一項重要內(nèi)容。本文將質(zhì)量管理學(xué)中PDCA循環(huán)理論應(yīng)用到應(yīng)收賬款管理之中，改變傳統(tǒng)的靜態(tài)管理模式，提高應(yīng)收賬款管理的質(zhì)量，以期為企業(yè)應(yīng)收賬款管理模式帶來新的思考。

關(guān)鍵詞：應(yīng)收賬款；PDCA循環(huán)理論；風(fēng)險

一、引言

在激烈的市場競爭中，企業(yè)為了拓寬市場，提高產(chǎn)品市場占有率，必然要大量銷售企業(yè)的產(chǎn)品。銷售產(chǎn)品分為現(xiàn)銷和賒銷兩種方式，即現(xiàn)金銷售和賒購銷售。對于買方而言，顯然他們更希望企業(yè)采取賒銷的方式銷售產(chǎn)品，這無形之中就節(jié)約了買方的現(xiàn)金支出，他們可以借助付款的真空期利用這些現(xiàn)金做其他的生產(chǎn)投資，但是對于賣方企業(yè)來說，未收到的現(xiàn)金就形成了應(yīng)收賬款，應(yīng)收賬款沉積過多為給企業(yè)帶來諸多財務(wù)風(fēng)險，至少體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，會影響企業(yè)的現(xiàn)金流，甚至導(dǎo)致資金鏈的斷截。應(yīng)收賬款的回收時間和數(shù)額上都具有不確定性，這很大程度上受到客戶經(jīng)營狀況的影響；第二，會充斥營業(yè)收入，夸大經(jīng)營業(yè)績。因此對應(yīng)收賬款的管理是企業(yè)持續(xù)經(jīng)營過程中必不可少的一項管理程序。

二、PDCA循環(huán)理論應(yīng)用的可行性

PDCA循環(huán)是一種動態(tài)循環(huán)，它認(rèn)為只有在不斷的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的無限循環(huán)過程中，研究的對象才有可能得到提升。企業(yè)的應(yīng)收賬款管理與這一過程十分吻合，應(yīng)收賬款管理制度在企業(yè)中的應(yīng)用也應(yīng)是一個循序漸進(jìn)的過程。應(yīng)收賬款始于銷售，止于現(xiàn)金的到賬，這中間有很長一段真空期，有很多企業(yè)的應(yīng)收賬款在一個會計年度都沒有收回，又推到下一年度，這需要我們對客戶的信用、還款能力等影響因素重新衡量，這一過程符合PDCA循環(huán)理論的原理。

三、應(yīng)收賬款管理的PDCA循環(huán)

1.P階段——計劃階段

此階段是pdca循環(huán)的開始階段，人們應(yīng)該對研究對象的發(fā)展做出宏觀布置和總體規(guī)劃。應(yīng)收賬款是由賒銷產(chǎn)生的，所以此階段應(yīng)該從銷售計劃開始。財務(wù)部門應(yīng)該根據(jù)企業(yè)以往的銷售規(guī)模和預(yù)計的銷售能力，運(yùn)用相應(yīng)的財務(wù)指標(biāo)，對下年度的銷售額以及銷售量做一個具體的測算；同時對應(yīng)收賬款的壞賬計提比例也應(yīng)該有一個額度的限制。銷售部門應(yīng)該明確怎樣具體的完成銷售計劃，包括客戶的選擇，銷售地區(qū)及銷售方式等；另外，業(yè)績考核體系也應(yīng)該綜合各因素制定，傳統(tǒng)的以銷售量評價銷售人員業(yè)績的方式是產(chǎn)生應(yīng)收賬款的重要原因，銷售人員為了取得好的業(yè)績只顧完成自己的銷售量而沒有考慮到賬款能否收回，銷售業(yè)績應(yīng)該把收款額結(jié)合起來，把現(xiàn)金流入作為衡量銷售能力的重要指標(biāo)。信用管理部門應(yīng)該加強(qiáng)客戶信用管理，首先企業(yè)應(yīng)對客戶進(jìn)行信用調(diào)查，搜集客戶的信用資料，下一步就是對客戶的信用狀況進(jìn)行分析、評估、分類，最后，根據(jù)企業(yè)的總體賒銷規(guī)模、客戶的具體情況確定給予客戶的信用限額或信用額度，建立數(shù)據(jù)庫把相關(guān)數(shù)據(jù)錄入其中。要加強(qiáng)對客戶的了解，通常采用“5C'系統(tǒng)，即：信用品質(zhì)（chamcterl、償付能力（capacity）、資本（capital）、抵押品（collateral）、經(jīng)濟(jì)狀況（Conditions）。

2.D階段——執(zhí)行階段

此階段是計劃的實施階段，政策制度是否合理、目標(biāo)能否到達(dá)，都會在這一環(huán)節(jié)中體現(xiàn)出來。同時，各項工作安排、執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)與控制工作到位與否，對順利完成執(zhí)行計劃、實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)也是至關(guān)重要的。此時隨著銷售業(yè)務(wù)的發(fā)生，應(yīng)收賬款的數(shù)額也在逐漸上漲，財務(wù)部門、銷售部門以及信用管理部門應(yīng)該加強(qiáng)溝通，嚴(yán)格按照計劃階段的規(guī)劃執(zhí)行，此階段的重點工作是銷售部們對于合同的簽訂和管理，當(dāng)賒銷業(yè)務(wù)發(fā)生時，銷售人員必須與客戶簽訂合同來保護(hù)自己的合法權(quán)益。合同管理應(yīng)注意：合同必須齊全且符合法律規(guī)定，合同的傳遞、保管必須有明確的程序，同時，不同的客戶具有不同的盈利能力和償債能力，不同的客戶具有不同的信用額度，對于還款期以及逾期的規(guī)定都應(yīng)該明確的指出，以防某些客戶在逾期后由于沒有明文規(guī)定而拒絕賠償，間接的拉低企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.C階段——檢查階段

C階段這一環(huán)節(jié)，必須對以往的銷售業(yè)務(wù)進(jìn)行日常的、階段性的匯總檢查工作。為使應(yīng)收賬款的金額更準(zhǔn)確的反映企業(yè)的實際收入，財務(wù)部門應(yīng)該定期編制賬齡分析表對應(yīng)收賬款進(jìn)行質(zhì)量分析。通過編制賬齡分析表，對應(yīng)收賬款的金額、賬齡及增減變動情況做出及時的統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，對于尚未到償還期的應(yīng)收款項實施必要的跟蹤程序；同時與銷售部進(jìn)行溝通，應(yīng)當(dāng)及時提醒客戶依約付款；對超過信用期的應(yīng)收賬款，應(yīng)當(dāng)采取寫信催款、電話催詢等方式進(jìn)行催收。尤其是超過信用期很長的，發(fā)生壞賬的可能性比較大，必須保持高度警惕。此時，信用管理部門也要對預(yù)期客戶的商業(yè)信譽(yù)進(jìn)行分析，反思現(xiàn)有信用標(biāo)準(zhǔn)和信用審批制度存在的紕漏，并及時調(diào)整、改進(jìn)和完善。財務(wù)部門除加強(qiáng)會計基礎(chǔ)工作、規(guī)范會計核算外，還要制定往來款項的對賬制度并嚴(yán)格執(zhí)行，對應(yīng)收賬款組織定期清理；銷售部門要加強(qiáng)催收效率，以達(dá)到提高收賬效率、降低壞賬損失的目標(biāo)。

4.A階段——處理階段

這是整個循環(huán)的最后一個階段，需要對前幾個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行歸納處理。此時，應(yīng)該對不能收回的應(yīng)收賬款做壞賬處理，分析不能收回的原因，一般情況下，企業(yè)不能收回應(yīng)收賬款有以下幾個因素：一是信用不合理，企業(yè)對客戶的信用資料收集不全面，提供了超過其能力的信用額度，導(dǎo)致客戶還款能力不足；二是客戶的確發(fā)生財務(wù)危機(jī)，陷入財務(wù)困境以至短時間無法還款，三是企業(yè)自身的原因，由于產(chǎn)品的質(zhì)量出現(xiàn)問題，后期的維護(hù)服務(wù)不到位，客戶拒絕定期付款。針對以上幾個原因銷售部要定期分析無法收回賬款的原因并制定相應(yīng)的制度加以規(guī)定。企業(yè)還可以挑選一些工作能力強(qiáng)、性格適宜、道德品質(zhì)良好、有高度責(zé)任心的員工，借鑒、總結(jié)討債訣竅培養(yǎng)專業(yè)收賬員，提高應(yīng)收賬款的回籠率。財務(wù)部門計提壞賬準(zhǔn)備，重新審視壞賬比例的額度。對違約的客戶，信用管理部門要重新進(jìn)行信用資質(zhì)評估，從信用名單中刪除信用資質(zhì)很差的客戶。此階段結(jié)束，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對成功的經(jīng)驗標(biāo)準(zhǔn)化，把遺留的問題轉(zhuǎn)入下一個循環(huán)解決。

四、結(jié)語

應(yīng)收賬款的管理直接關(guān)系到企業(yè)的現(xiàn)金流，對企業(yè)的財務(wù)狀況有著巨大的影響。運(yùn)用質(zhì)量管理學(xué)中的PDCA循環(huán)理論對應(yīng)收賬款進(jìn)行管理，其根本目的是增加應(yīng)收賬款的管理質(zhì)量，提高應(yīng)收賬款的收回額。把PDCA循環(huán)理論運(yùn)用到應(yīng)收賬款管理之中，不僅解決了過去單純的事前、事中、事后管理的模式，還把事后管理和下一季度的開始相連接，在分析應(yīng)收賬款收回的可能性之后，對其原因進(jìn)行剖析并立即調(diào)整下一循環(huán)的信用額度，由此形成一個首尾相接的動態(tài)管理。