探究項(xiàng)目范圍管理

徐燕紅 徐載娟 張麗娜

摘要：70%的項(xiàng)目像一個(gè)“無(wú)底洞”，做了很久也沒(méi)做完，導(dǎo)致項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣低落、項(xiàng)目失敗。成功的項(xiàng)目范圍管理能有效地避免此問(wèn)題的出現(xiàn)。本文在研究項(xiàng)目范圍管理的概念、作用性及其失敗的原因分析的基礎(chǔ)上，對(duì)項(xiàng)目范圍管理提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：范圍管理；客戶需求；變更控制

一、引言

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和信息社會(huì)的進(jìn)步，項(xiàng)目管理體系越來(lái)越受到各行各業(yè)的重視與應(yīng)用，成為應(yīng)用最為廣泛的管理學(xué)科的新領(lǐng)域之一。然而，在企業(yè)的項(xiàng)目管理實(shí)踐過(guò)程中，新的問(wèn)題不斷涌現(xiàn)，導(dǎo)致項(xiàng)目管理失敗的案例遠(yuǎn)超成功的案例。這些高失敗率的項(xiàng)目案例，主要是由于項(xiàng)目范圍管理的失誤造成的。失敗的項(xiàng)目范圍管理在很大程度上影響著整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間、成本和性能，使整個(gè)項(xiàng)目陷于高度風(fēng)險(xiǎn)中。在實(shí)踐中，70%的項(xiàng)目沒(méi)有在規(guī)定的期限完成，90%的項(xiàng)目超出預(yù)算。由此可見(jiàn)，研究項(xiàng)目范圍管理的重要性與必要性。

二、項(xiàng)目范圍管理概述

項(xiàng)目范圍管理是指為了達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，對(duì)項(xiàng)目的全部工作內(nèi)容及范圍進(jìn)行定義，確定項(xiàng)目的目標(biāo)及其交付成果。在項(xiàng)目范圍管理的定義中，包含產(chǎn)出物范圍與工作范圍。產(chǎn)出物范圍是指項(xiàng)目所交付的產(chǎn)品或服務(wù)要包括的性能和功能。工作范圍是指完成交付物所要做的工作，即哪些工作需要做，要做到什么程度才能完成交付物。為了有效地達(dá)到項(xiàng)目目標(biāo)，產(chǎn)出物范圍與工作范圍需要保持高度一致。產(chǎn)出物范圍應(yīng)分解為一系列要素，確定最終交付物有哪些。而工作范圍則應(yīng)以產(chǎn)出物范圍為基礎(chǔ)進(jìn)行層層深入，為了完成交付物需要做哪些工作。即產(chǎn)出物范圍決定工作范圍。

三、項(xiàng)目范圍管理的作用

1.提高費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性。項(xiàng)目范圍沒(méi)有得到有效的確定，則工作內(nèi)容不明確，工作內(nèi)容不明確則項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算不明確。這樣對(duì)項(xiàng)目管理帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)，導(dǎo)致項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)性大大提高。項(xiàng)目范圍管理能提高項(xiàng)目費(fèi)用、時(shí)間和資源估算的準(zhǔn)確性，避免成本超支、延期交付等問(wèn)題。

2.確定項(xiàng)目進(jìn)度測(cè)量和控制的基準(zhǔn)。項(xiàng)目范圍確定項(xiàng)目的工作邊界，也為項(xiàng)目計(jì)劃提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。項(xiàng)目經(jīng)理能根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃不斷地監(jiān)測(cè)項(xiàng)目實(shí)際工作內(nèi)容與項(xiàng)目計(jì)劃的偏離程度，并對(duì)這種偏差進(jìn)行原因分析及采取相應(yīng)的措施。因此，項(xiàng)目范圍為項(xiàng)目進(jìn)度測(cè)量和控制提供了基準(zhǔn)。

3.有利于工作任務(wù)的委派。項(xiàng)目范圍確定了項(xiàng)目的具體工作任務(wù)后，才能進(jìn)行下一步的工作任務(wù)委派。項(xiàng)目范圍為工作任務(wù)的委派提供了必要的保障。

四、項(xiàng)目范圍管理失敗的原因分析

成功的項(xiàng)目范圍管理需要客戶與承約商的共同努力。因此，對(duì)于失敗的項(xiàng)目范圍管理，客戶與承約商雙方都責(zé)任難逃。

首先，客戶需求不明確。客戶一開(kāi)始對(duì)項(xiàng)目需求定義不明確，在項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中對(duì)項(xiàng)目需求不斷地進(jìn)行修改，導(dǎo)致項(xiàng)目范圍不斷地變更，增加項(xiàng)目范圍管理的難度，影響項(xiàng)目的順利進(jìn)行。另外，客戶對(duì)項(xiàng)目需求表達(dá)不夠清晰，沒(méi)有把定性的需求表達(dá)為定量的需求，導(dǎo)致承約商對(duì)項(xiàng)目需求的理解與客戶脫離。比如，房屋裝修要時(shí)尚?！皶r(shí)尚”一詞就比較定性，每個(gè)人對(duì)“時(shí)尚”二字的理解都很可能不一樣。這樣定性的客戶需求容易導(dǎo)致項(xiàng)目的失敗。

其次，承約商的項(xiàng)目管理能力有限。承約商是指承接項(xiàng)目、滿足客戶需求的個(gè)人或組織。一個(gè)成功的項(xiàng)目需要完善的項(xiàng)目管理體系進(jìn)行指導(dǎo)。承約商的項(xiàng)目管理能力有限體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，承約商沒(méi)有很好地挖掘客戶需求。承約商在做需求采集的時(shí)候，沒(méi)有對(duì)全部關(guān)系人進(jìn)行訪談，只對(duì)部分核心人員進(jìn)行業(yè)務(wù)訪談，導(dǎo)致訪談效果不佳。承約商在與客戶溝通的過(guò)程中，沒(méi)有層層遞進(jìn)的提問(wèn)客觀地挖掘客戶需求。另外，也存在部分承約商對(duì)客戶需求挖掘不夠重視，認(rèn)為自己的技術(shù)水平比客戶高，比客戶更能理解該項(xiàng)目。第二，承約商缺乏必要的項(xiàng)目管理工具。例如IBM的項(xiàng)目管理平臺(tái)、Primavera公司的P3、Scifomla公司的ProiectScheduler、三峽工程管理系統(tǒng)TGPMS等，這些項(xiàng)目管理軟件從幾萬(wàn)元到幾百萬(wàn)元都有，如果能在項(xiàng)目范圍管理過(guò)程中引入這些相應(yīng)的工具，有利于項(xiàng)目的順利進(jìn)行。但有部分承約商為了節(jié)約成本，沒(méi)有引入相應(yīng)的項(xiàng)目管理工具。第三，在項(xiàng)目范圍變更的過(guò)程中，承約商的項(xiàng)目范圍變更控制手段不夠規(guī)范，缺乏規(guī)范的流程與標(biāo)準(zhǔn)。例如，在遇到趕工期的項(xiàng)目范圍變更時(shí)，承約商往往沒(méi)有通過(guò)正式的書(shū)面通知進(jìn)行變更，忽視了無(wú)依據(jù)決算的項(xiàng)目范圍變更帶來(lái)的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

五、建議

1.準(zhǔn)確理解項(xiàng)目需求。項(xiàng)目需求分析是一項(xiàng)需要承約商與客戶雙方不斷進(jìn)行溝通及確認(rèn)的復(fù)雜工作，但其重要性處于項(xiàng)目范圍管理系統(tǒng)之首。據(jù)研究表明，在項(xiàng)目實(shí)施階段糾正一個(gè)需求缺陷比在項(xiàng)目需求分析時(shí)糾正一個(gè)需求缺陷的成本要高100倍。為了準(zhǔn)確理解項(xiàng)目需求，承約商應(yīng)對(duì)全部的項(xiàng)目關(guān)系人進(jìn)行深入的溝通，最好采取面談的方式。承約商在與客戶進(jìn)行需求訪談時(shí)應(yīng)引導(dǎo)客戶進(jìn)行詳細(xì)描述，并注意需求的細(xì)節(jié)。需求訪談的相關(guān)內(nèi)容應(yīng)包括具體的需求、性能需求、屬性需求等。然后將收集到的需求信息進(jìn)行分析。對(duì)需求信息進(jìn)行分析時(shí)應(yīng)對(duì)各元素、各組成部分進(jìn)行逐步細(xì)化，深挖其聯(lián)系與區(qū)別，并進(jìn)行數(shù)據(jù)和功能建模等。最后，制作項(xiàng)目需求說(shuō)明書(shū)讓客戶簽名確認(rèn)。

2.制作項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃。“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”。成功的項(xiàng)目范圍管理離不開(kāi)成功的管理計(jì)劃。項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃在確定項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目產(chǎn)出物的基礎(chǔ)上，明確項(xiàng)目范圍管理的具體實(shí)施方案。項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃應(yīng)說(shuō)明項(xiàng)目范圍管理的工作任務(wù)有哪些，這些工作任務(wù)需要在什么時(shí)候開(kāi)始或完成，有哪些人參與或負(fù)責(zé)這些工作任務(wù)等一系列問(wèn)題。而一個(gè)成功的項(xiàng)目范圍管理計(jì)劃應(yīng)有一個(gè)科學(xué)規(guī)范的項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)。項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)的主要內(nèi)容應(yīng)包括項(xiàng)目的合理f生說(shuō)明、項(xiàng)目的可交付成果、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目描述、技術(shù)規(guī)范等。項(xiàng)目范圍說(shuō)明書(shū)的詳細(xì)程度與相關(guān)內(nèi)容應(yīng)由客戶和承約商共同決定。

3.加強(qiáng)項(xiàng)目范圍變更控制力度。內(nèi)外環(huán)境的變化使項(xiàng)目范圍管理變更在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中成為經(jīng)常遇到的問(wèn)題。所以加強(qiáng)項(xiàng)目范圍變更控制力度變得至關(guān)重要。首先承約商應(yīng)認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目范圍變更的普遍性與重要性。承約商不應(yīng)遇到項(xiàng)目范圍變更就喪失戰(zhàn)斗力，也不應(yīng)忽視客戶的變更需求。承約商應(yīng)分析此次的項(xiàng)目范圍變更內(nèi)容，變更后對(duì)后續(xù)工作影響有多大等。承約商不能無(wú)條件地接受任何的變更，這樣會(huì)使項(xiàng)目陷入一個(gè)無(wú)底洞。承約商應(yīng)讓客戶認(rèn)識(shí)到此次變更的代價(jià)有哪些，并讓客戶簽字確認(rèn)。其次，科學(xué)規(guī)范項(xiàng)目范圍變更程序。無(wú)論任何時(shí)候都要嚴(yán)格按照項(xiàng)目范圍變更程序進(jìn)行，不應(yīng)因麻煩或趕工期等原因直接跳過(guò)變更審批單，讓項(xiàng)目陷入風(fēng)險(xiǎn)中。項(xiàng)目范圍變更管理時(shí)需要跟項(xiàng)目的三大制約因素（時(shí)間、成本、性能）結(jié)合起來(lái)。優(yōu)秀的項(xiàng)目范圍變更管理不僅能使承約商牢牢抓住項(xiàng)目的主動(dòng)權(quán)，還可能給承約商帶來(lái)新的項(xiàng)目。為了加強(qiáng)項(xiàng)目范圍變更控制力度，可通過(guò)相應(yīng)的控制方法進(jìn)行。如通過(guò)建設(shè)和使用項(xiàng)目范圍控制系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目范圍變更進(jìn)行文檔化管理與及時(shí)監(jiān)督等。通過(guò)建設(shè)和使用項(xiàng)目配置管理系統(tǒng)，對(duì)項(xiàng)目各要素進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的配置，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目變更各要素進(jìn)行控制與管理。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目偏差進(jìn)行分析，能讓項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)及時(shí)地采取相應(yīng)的預(yù)防及補(bǔ)救措施。

以上幾點(diǎn)建議不是獨(dú)立存在的，它們是相互影響、相互作用的，要科學(xué)做好項(xiàng)目范圍管理，需要結(jié)合以上幾點(diǎn)進(jìn)行。不能只重視某一點(diǎn)，而忽視其他點(diǎn)。在項(xiàng)目范圍管理過(guò)程中，承約商與客戶的溝通很重要。為了提高項(xiàng)目范圍管理的成功率，承約商與客戶需要及時(shí)保持聯(lián)系，并對(duì)項(xiàng)目的需求、計(jì)劃及變更等問(wèn)題要達(dá)成高度一致。

六、結(jié)語(yǔ)

在項(xiàng)目管理體系的九大模塊中，項(xiàng)目范圍管理占據(jù)首要的位置，是影響整個(gè)項(xiàng)目成功與否的重要因素。項(xiàng)目范圍管理的好壞在很大程度上影響著整個(gè)項(xiàng)目的時(shí)間、成本和性能的有效掌控，影響整個(gè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行?？茖W(xué)規(guī)范的項(xiàng)目范圍管理不僅能降低項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，還為成功的項(xiàng)目打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。