新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理SWOT分析

王紹軍　張立華

摘要 檔案管理是醫(yī)院管理中的重要組成部分，為醫(yī)院的發(fā)展提供著接收、分類、提前、保存等重要工作。本文運(yùn)用SWOT分析法全面、準(zhǔn)確對(duì)醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)、威脅進(jìn)行分析，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)院檔案管理發(fā)展進(jìn)程具有重要作用。

關(guān)鍵詞 醫(yī)院檔案管理 SWOT 數(shù)字化 人員素質(zhì)

SWOT分析法是利用分析企業(yè)自身的優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅，從而應(yīng)用到企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展的一種科學(xué)分析方法，運(yùn)用這種方法，可以對(duì)研究對(duì)象所處的情景進(jìn)行全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的研究，形成了自己結(jié)構(gòu)化的平衡系統(tǒng)分析體系。將SWOT分析方法應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理之中，可以更加全面地了解醫(yī)院檔案管理中的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅。

一、優(yōu)勢(shì)分析

（一）專業(yè)隊(duì)伍不斷壯大，醫(yī)院檔案管理重視程度不斷提高

目前，越來(lái)越多的高校設(shè)立檔案管理專業(yè)，為醫(yī)院檔案管理發(fā)展提供人才保障，進(jìn)一步證明擁有大量人才，有利于醫(yī)院在檔案管理過(guò)程中，建立自己的檔案管理體系與網(wǎng)絡(luò)，證明新形勢(shì)下，社會(huì)越來(lái)越重視檔案管理工作。同時(shí)，醫(yī)院也逐漸意識(shí)到檔案管理的重要性，通過(guò)加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，將更好地為醫(yī)院發(fā)展保駕護(hù)航。

（二）數(shù)字化管理有利于信息的連續(xù)性和檔案的利用率

當(dāng)前，紙質(zhì)傳統(tǒng)媒介的檔案管理模式出現(xiàn)查閱不方便、利用率較低、更新困難等問(wèn)題，越來(lái)越多的醫(yī)院在檔案管理方面運(yùn)用數(shù)字化、信息軟件，使得醫(yī)院檔案管理中信息的存儲(chǔ)具有連續(xù)性，極大地提高了檔案查閱、存儲(chǔ)功能。隨著醫(yī)院職工的人員不斷擴(kuò)大、醫(yī)院工作范圍和功能越來(lái)越拓寬，在檔案管理中，保存檔案信息的連續(xù)性至關(guān)重要。

二、劣勢(shì)分析

（一）檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足，檔案管理格局不明確

雖然醫(yī)院在發(fā)展過(guò)程中，越來(lái)越意識(shí)到檔案管理工作的重要性，但是作為醫(yī)院，首先要發(fā)展醫(yī)療設(shè)施建設(shè)和人才培養(yǎng)，落實(shí)到檔案管理時(shí)，檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)嚴(yán)重不足。同時(shí)，由于檔案管理工作涵蓋面特別廣，多數(shù)醫(yī)院存在檔案管理格局不明確，科室分工含糊不清。

（二）管理人員素質(zhì)有待進(jìn)一步加強(qiáng)

現(xiàn)在，大多數(shù)醫(yī)院從事檔案管理工作人員并非檔案專業(yè)出身，管理人員素質(zhì)低下，工作意識(shí)還停留在傳統(tǒng)的檔案管理之中，不能適應(yīng)新形勢(shì)下數(shù)字化檔案管理模式。比如，一些檔案管理人員對(duì)于檔案的管理還單純停留在保存、查閱功能。

（三）管理制度不完善，歸檔工作不及時(shí)

現(xiàn)在，許多醫(yī)院在管理崗位的考核制度中，缺乏對(duì)檔案管理制度的具體性、規(guī)劃化考核。隨著醫(yī)院規(guī)模擴(kuò)大和人員數(shù)量增多，檔案工作量也越來(lái)越大，使得很多檔案工作存在歸檔不及時(shí)現(xiàn)象，檔案管理工作具有時(shí)效性的特點(diǎn)，應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確記錄醫(yī)院、職工、患者的各個(gè)方面，歸檔工作不及時(shí)，會(huì)給檔案管理帶來(lái)非常大的隱患，漏記、錯(cuò)記對(duì)將產(chǎn)生嚴(yán)重問(wèn)題。

三、機(jī)會(huì)分析

（一）數(shù)字化時(shí)代，給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)新的希望

醫(yī)院檔案管理一直存在于醫(yī)院發(fā)展建設(shè)之中，但是一直處在一個(gè)比較封閉、乏味的環(huán)境之中，而隨著信息化、數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，也給醫(yī)院檔案管理帶來(lái)了新的機(jī)遇與希望。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理實(shí)施數(shù)字化管理模式，會(huì)不斷提高醫(yī)院檔案管理的利用率，增強(qiáng)醫(yī)院職工的興趣和使用率。同時(shí)也大大提高了醫(yī)院檔案管理的準(zhǔn)確性。

（二）檔案管理制度比較完善，管理信息逐漸走向標(biāo)準(zhǔn)化

隨著新醫(yī)改時(shí)代的到來(lái)，借助《中華人民共和國(guó)檔案法》，對(duì)檔案管理制度和管理要求都提出了具體的、規(guī)范化的規(guī)章制度。比如，醫(yī)療檔案作為醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，患者的入院、出院、轉(zhuǎn)院等會(huì)出現(xiàn)多次重復(fù)性的檢查和診斷，通過(guò)醫(yī)療檔案的信息化功能，各家醫(yī)院可以做到資源共享，這樣既方便了患者就醫(yī)，減輕不必要的花銷，更提高了醫(yī)院的診治的效率。

四、威脅分析

（一）檔案存儲(chǔ)的威脅

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式，對(duì)檔案管理存在很高的要求，比如防火、防水、高溫潮濕等都會(huì)對(duì)檔案帶來(lái)很大的損失，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，檔案將不復(fù)存在，無(wú)從復(fù)制，對(duì)檔案管理存在重大影響。同時(shí)，計(jì)算機(jī)的病毒等不穩(wěn)定因素也會(huì)造成檔案威脅的重要影響。

（二）醫(yī)院檔案管理安全保密問(wèn)題

醫(yī)院檔案管理具有保密性，特別是涉及到患者的隱私、病情等都需要保密，特別是數(shù)字化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)共享過(guò)程中很容易泄露患者信息，造成影響。同時(shí)，管理檔案的人員也必須具有保密的意識(shí)，也能更好地管理檔案工作。

（三）醫(yī)院檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)不足

醫(yī)院各個(gè)崗位雖然是以技術(shù)水平為主要標(biāo)準(zhǔn)，但是隨著新時(shí)期、新形勢(shì)，主動(dòng)服務(wù)已經(jīng)成為衡量管理人員能力的主要標(biāo)準(zhǔn)，特別是醫(yī)院檔案管理人員無(wú)論是個(gè)人心態(tài)還是世人眼光，都認(rèn)為檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)較差。所以，提高檔案管理人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)迫在眉睫。

五、討論

在新醫(yī)改、新形勢(shì)下，醫(yī)院檔案管理工作尤為重要。通過(guò)對(duì)醫(yī)院檔案管理進(jìn)行SWOT分析，充分了解現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅，認(rèn)清工作情況，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展和完善起到推動(dòng)作用，面對(duì)醫(yī)院檔案管理工作，應(yīng)積極探索，不斷創(chuàng)新，以便更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。同時(shí)，需要醫(yī)院高度重視檔案管理工作，提高檔案管理人員素質(zhì)和主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)安全管理，利用數(shù)字化、信息化平臺(tái)，更好地發(fā)揮檔案的效能，充分利用檔案管理信息，提高檔案工作質(zhì)量。endprint