淺談事業(yè)單位檔案管理與利用工作心得

高春暉

摘要 檔案工作是社會(huì)分工中的重要組成，也是各行業(yè)領(lǐng)域業(yè)務(wù)工作開展的支撐依據(jù)。以事業(yè)單位工作事項(xiàng)為例，若要查考事業(yè)單位相關(guān)事項(xiàng)的處理進(jìn)度、結(jié)果和決策規(guī)劃等業(yè)務(wù)情況，通過調(diào)閱檔案便可獲得清晰、直觀的了解。本文主要探討了影響事業(yè)單位檔案管理與利用的因素，并提出了提高單位檔案管理與利用效率的工作建議，以期有益于事業(yè)單位檔案管理工作的有序開展。

關(guān)鍵詞 檔案管理 事業(yè)單位 管理思路 工作心得

一、影響事業(yè)單位檔案管理與利用的主要因素

（一）相關(guān)材料編制缺乏規(guī)范性

從整體上看，現(xiàn)實(shí)中仍有部分事業(yè)單位檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)不高，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)和檔案編制能力，沒有形成規(guī)范的檔案編制程序，使得事業(yè)單位檔案在收集、整理和編制過程中，未能形成有序銜接。比如，有的歸檔文件材料字跡、圖樣不清晰，有的文件內(nèi)容用鉛筆書寫，或是用復(fù)印件代替原件，這些問題嚴(yán)重影響了事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。

（二）檔案管理應(yīng)用人才略不足

客觀而言，當(dāng)前國內(nèi)檔案專業(yè)從業(yè)人員在理論、技術(shù)等方面的水平仍然呈現(xiàn)著良莠不齊狀態(tài)，整體綜合素質(zhì)有待提高。比如，部分事業(yè)單位從事檔案管理的人員仍然以兼職的形式在崗，沒有安排專人跟進(jìn)，而這部分兼任檔案管理工作的人員，由于專業(yè)的不對(duì)口，故而工作中普遍存在著“對(duì)資料存檔范圍把握不準(zhǔn)”、“在歸檔文件的整理上缺少經(jīng)驗(yàn)”等問題，不僅對(duì)事業(yè)單位檔案管理整體效率造成了影響，同樣也對(duì)檔案資料歸檔后的查閱利用造成了不同程度的阻礙。

二、提高單位檔案管理與利用效率的工作思路

（一）加強(qiáng)對(duì)檔案資源的規(guī)范管理

不論是單位還是企業(yè)，每年都會(huì)形成大量的檔案資料，為確保這些資料得到有效運(yùn)用，必須建立規(guī)范化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的管理機(jī)制。具體地說，首要將檔案資源管理納入檔案整體管理目標(biāo)中，建立完整科學(xué)的內(nèi)部檔案管理網(wǎng)絡(luò)。其次，在各業(yè)務(wù)部門設(shè)置兼職性質(zhì)的檔案聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)收集事業(yè)單位中心一段時(shí)間內(nèi)的整體檔案及移交工作，確保與中心檔案部門的無縫銜接。再者，結(jié)合實(shí)際情況制定具有業(yè)務(wù)特色的檔案管理規(guī)章制度，使事業(yè)單位檔案的收集、整理、銷毀等工作全面制度化、規(guī)范化，嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行，以此切實(shí)提高單位檔案工作的保密性，確保檔案兼具原始性、憑證性和長期可讀性。

（二）積極引入檔案數(shù)字化技術(shù)

數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)高效管理的有力手段，因而在事業(yè)單位檔案服務(wù)實(shí)踐中，檔案管理人員應(yīng)以實(shí)際需求為導(dǎo)向，加大數(shù)字化設(shè)施投入。具體地說，檔案管理人員要結(jié)合具體現(xiàn)狀，綜合考量事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃與財(cái)政預(yù)算，配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備，購置檔案柜、檔案盒、切紙打孔機(jī)、碎紙機(jī)、掃描儀、保險(xiǎn)箱、高內(nèi)存電腦、雙面打印機(jī)等，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的硬件支撐。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際和單位主導(dǎo)業(yè)務(wù)為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特性，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動(dòng)接收檔案逐步過渡為主動(dòng)開發(fā)檔案價(jià)值。

（三）推動(dòng)檔案結(jié)構(gòu)多元化發(fā)展

此舉是擴(kuò)大事業(yè)單位檔案服務(wù)范圍和拓展服務(wù)深度的有效途徑。這就要求檔案管理人員主動(dòng)適應(yīng)新形勢下中心面臨的新任務(wù)和新要求，著力開展檔案資源建設(shè)，延伸檔案工作觸角。首先，要在做好傳統(tǒng)領(lǐng)域檔案資源建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)一步健全當(dāng)?shù)爻鞘猩鐓^(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)中心和社會(huì)企業(yè)的建檔工作，秉持“應(yīng)歸盡歸、應(yīng)管盡管”的服務(wù)理念，全面落實(shí)事業(yè)單位檔案的業(yè)務(wù)指導(dǎo)義務(wù)。其次，要強(qiáng)化對(duì)檔案資源的整合工作。以疾控中心為例，疾控中心是負(fù)責(zé)社會(huì)公共事務(wù)的重要業(yè)務(wù)單位，因此，在其整合檔案資源的過程中，必須將涉及公共衛(wèi)生事件、重大疾病事故等檔案資料列入整合重點(diǎn)，重視疾控檔案的形成、整理、保管、借閱、利用，并將這類與民生相關(guān)的資料納入政府公開信息范疇，使檔案服務(wù)更貼近民生，滿足民眾需求，促使疾控中心檔案服務(wù)的民生價(jià)值不斷提升。

（四）遵循并落實(shí)檔案信息公開政策

隨著信息公開制度的全面落實(shí)，賦予了公民一定的權(quán)利對(duì)公共職能部門的檔案信息進(jìn)行查詢使用。因此，為保障這一政策的實(shí)施效果，事業(yè)單位檔案管理人員一方面要堅(jiān)守本職工作原則，按照既定規(guī)章制度開展檔案收集工作和提供檔案利用服務(wù)，同時(shí)也要及時(shí)積極回應(yīng)具體的檔案公開申請(qǐng)，對(duì)應(yīng)予公開的檔案信息進(jìn)行合理開放，保障檔案信息公開流程的公正與透明。但要注意，對(duì)公眾申請(qǐng)查詢檔案或者信息必須嚴(yán)格執(zhí)行統(tǒng)一的公開標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行受理，要確保工作作風(fēng)端正，服務(wù)和接待流程規(guī)范。

三、結(jié)語

實(shí)踐證明，不論是政府還是社會(huì)企業(yè)、民眾，對(duì)于檔案相關(guān)的需求從未間斷，且愈來愈趨向多元化發(fā)展。對(duì)此，事業(yè)單位檔案管理部門要積極踐行檔案事業(yè)的發(fā)展理念，建立健全檔案查閱相關(guān)制度，穩(wěn)扎穩(wěn)打，切實(shí)提高檔案利用效率，采取多種形式為廣大群眾提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。endprint