加強(qiáng)檔案管理 更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

唐石梅

摘要 當(dāng)前，檔案于各個(gè)行業(yè)內(nèi)都是不可或缺的一個(gè)構(gòu)成版塊，對(duì)于地勘單位同樣也是如此。檔案不單能夠?qū)挝粌?nèi)部的各類信息實(shí)施記錄，還便于之后的查閱同運(yùn)用。為此，文章就對(duì)檔案管理期間的各類問題實(shí)施了闡明，并予以了相應(yīng)的解決對(duì)策，以更好地輔助地勘單位對(duì)檔案實(shí)施管理。

關(guān)鍵詞 經(jīng)濟(jì)建設(shè) 檔案管理 服務(wù)

檔案作為記載發(fā)展歷程和經(jīng)驗(yàn)成果的重要產(chǎn)物，隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，改革的逐漸深化，對(duì)檔案的利用需求逐漸加大，對(duì)檔案管理工作也提出了新的要求，要求我們更新觀念，加強(qiáng)檔案管理，確保檔案的完整和安全，管好用好檔案，發(fā)揮其在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理工作等方面的憑證和服務(wù)功能，為煤田地質(zhì)事業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展發(fā)揮巨大作用。

一、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理工作未得到相應(yīng)的重視

檔案之于經(jīng)濟(jì)，并無(wú)直接的經(jīng)濟(jì)效益，這樣使得很多人對(duì)檔案并不了解，乃至不甚重視，甚至有的利用檔案者也不太重視，當(dāng)檔案借到手后，只知道利用上面的材料，缺乏保管和愛護(hù)檔案的意識(shí)，當(dāng)歸還檔案時(shí)，管理人員時(shí)常發(fā)現(xiàn)上面有涂畫痕跡或破損，更為嚴(yán)重的還有丟失，他們并沒有意識(shí)到檔案作為一種不可再生資源的重要性，一旦丟失，將再難買回。

（二）檔案整理工作存在停滯現(xiàn)象

有些地勘單位由于前一位檔案管理人員的升遷和工作的調(diào)動(dòng)，以及新任兼職檔案管理人員對(duì)業(yè)務(wù)不太熟悉和時(shí)間緊缺的緣故，檔案存在多年未整理歸檔的問題。兼職檔案員，在忙完正常工作后才有時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，這樣，很不利于檔案的管理和利用，同時(shí)，也使檔案的完整和安全性得不到保障。

（三）檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)水平有待加強(qiáng)

我單位現(xiàn)有的2名檔案管理人員都是才引進(jìn)的學(xué)生，她們并非檔案專業(yè)畢業(yè)，也非專職檔案管理人員，由于兼職過多，缺乏足夠的時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，由于非檔案專業(yè)學(xué)生，專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)相對(duì)缺乏，對(duì)檔案的立卷歸檔等工作只能從頭學(xué)起。

二、檔案對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的重要作用

（一）檔案能夠減少重復(fù)勞動(dòng)和錯(cuò)誤，節(jié)約時(shí)間和資金

地質(zhì)檔案是地勘單位檔案的重要組成部分，地質(zhì)檔案是地質(zhì)技術(shù)活動(dòng)的直接記錄和實(shí)際反映，它真實(shí)地記述了地質(zhì)技術(shù)活動(dòng)的全過程和成果，是地質(zhì)技術(shù)人員在地質(zhì)勘探工作中的思想、方法和經(jīng)驗(yàn)的智慧結(jié)晶，是地質(zhì)工作不可或缺的信息資源。地質(zhì)工作有著連續(xù)性和繼承性。任何一項(xiàng)新的地質(zhì)工作都離不開已有的地質(zhì)檔案資料。所以，在進(jìn)行一項(xiàng)新的地質(zhì)工作勘查時(shí)，總要查閱有關(guān)的地質(zhì)檔案材料?？梢哉f，查閱地質(zhì)檔案資料，幾乎貫穿于一個(gè)地質(zhì)勘探工作全過程。通過查閱有關(guān)地質(zhì)檔案材料，可以幫助地質(zhì)技術(shù)人員了解過去的工作，便于在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上開展新的工作，同時(shí)又可以啟發(fā)思路，開闊眼界，少走彎路，減少不必要的重復(fù)勞動(dòng)，提高地質(zhì)工作的效率和水平，利用好檔案，可以減少重復(fù)施工，縮短工期，節(jié)約資金，不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。我單位洛表項(xiàng)目和大雪山項(xiàng)目的立項(xiàng)工作就是利用地質(zhì)檔案資料取得可喜的經(jīng)濟(jì)效益的有力證明。

（二）檔案是投標(biāo)工作的重要數(shù)據(jù)來源

當(dāng)前，地質(zhì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，承攬工程任務(wù)的要求很高，檔案管理人員如果積極提供資料數(shù)據(jù)，配合經(jīng)營(yíng)人員編制科學(xué)合理的工程標(biāo)書，優(yōu)化投標(biāo)方案，為地勘單位市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)服務(wù)，可大大提供中標(biāo)率，為地勘單位的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。09年，我單位經(jīng)營(yíng)人員通過查閱大量相關(guān)檔案資料，制定了優(yōu)質(zhì)的標(biāo)書，成功中標(biāo)了災(zāi)后重建第一標(biāo)，金額達(dá)1000多萬(wàn)元。

（三）檔案管理工作的制度化和規(guī)范化能夠減少腐敗滋生

工程項(xiàng)目管理是地勘單位檔案管理的重中之重，規(guī)范工程項(xiàng)目檔案管理，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，項(xiàng)目實(shí)施過程嚴(yán)格按章辦事，保證手續(xù)齊全，責(zé)任明確，這樣，既能減少腐敗滋生，又能為以后可能出現(xiàn)的責(zé)任追究提供詳細(xì)原始依據(jù)。

三、加強(qiáng)檔案管理的方法和措施

（一）提供對(duì)檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)

單位上下，從領(lǐng)導(dǎo)到職工都要充分認(rèn)識(shí)檔案工作“功在當(dāng)代，利在千秋”，真正把它作為不可再生的資源來保護(hù)和利用開發(fā)，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)、文化建設(shè)等方面的作用，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理，從制度上規(guī)定檔案的收集、規(guī)范整理、驗(yàn)收、保管等各環(huán)節(jié)的工作要求，確保檔案的完整和安全。

（二）加大對(duì)檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入

檔案要保管好利用好，前提是要有必要的硬件設(shè)備，如果硬件設(shè)施缺乏，將很難保障檔案的安全和完整性，這就需要相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)投入；其次，我單位檔案信息化建設(shè)尚未起步，隨著信息時(shí)代的必然趨勢(shì)，我單位應(yīng)加大這方面的投入，開通信息化服務(wù)，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新要求。

（三）建立健全檔案管理制度

建立一整套的建檔、歸檔、保管、借閱的規(guī)章制度，制度上墻，制定借閱服務(wù)流程圖，提高檔案的安全性和服務(wù)功能。

（四）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案員在檔案管理工作中扮演者重要的角色，檔案工作是一個(gè)政治性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，要求檔案人員既要有熟練的業(yè)務(wù)知識(shí)，又要有較高的文化素質(zhì)和政治覺悟。

一是加強(qiáng)培訓(xùn)工作的同時(shí)，制定激勵(lì)機(jī)制，發(fā)揮檔案員的主觀能動(dòng)性。選派檔案人員參加省市檔案部門舉辦的培訓(xùn)班，單位則采取多種形式對(duì)檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高檔案操作技能。檔案工作是默默無(wú)聞的工作，這就使得檔案管理人員的工作積極性不能得到充分調(diào)動(dòng)。這就需要單位出臺(tái)相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案員積極性，發(fā)揮檔案員的主管能動(dòng)性。

二是檔案管理人員要努力提高自身素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致、與時(shí)俱進(jìn)的工作，這就要求檔案管理人員：首先，應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和端正的工作態(tài)度。要樹立服務(wù)意識(shí)，堅(jiān)持原則，嚴(yán)守秘密，甘于平淡。當(dāng)有人借閱資料時(shí)，檔案人員應(yīng)主動(dòng)、熱情、耐心、及時(shí)的提供服務(wù)的同時(shí)，要認(rèn)真嚴(yán)格遵守《檔案法》，嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案借閱規(guī)定，確保檔案的安全。其次，要具備過硬的業(yè)務(wù)素質(zhì)。地質(zhì)檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，這就要求我們檔案員要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底。地勘單位非專業(yè)的兼職檔案員，一切只能從頭學(xué)起，努力學(xué)習(xí)科技檔案、地質(zhì)專業(yè)方面的知識(shí)，這樣才能對(duì)檔案進(jìn)行整理歸檔，才能真正做好檔案工作。比如：對(duì)全國(guó)涉密資料的清理工作就要求檔案員具備一定的地質(zhì)專業(yè)知識(shí)，能辨認(rèn)什么是地形地質(zhì)圖，比例尺多少，這就要求單位派檔案員到相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)習(xí)。再次，應(yīng)不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，養(yǎng)成思考的好習(xí)慣。檔案員在工作之余應(yīng)積極學(xué)習(xí)新的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)，從同行身上學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)和做法，從其他單位學(xué)習(xí)好的管理辦法，經(jīng)常跟同行保持交流，不然檔案員的知識(shí)結(jié)構(gòu)就會(huì)落后于時(shí)代的發(fā)展，單位的檔案管理水平也將得不到相應(yīng)的提高。學(xué)而不思則罔，思而不學(xué)則殆，檔案員不能盲目的學(xué)習(xí)，要學(xué)思結(jié)合，才能更好地做好檔案管理工作。

（五）做好檔案信息化建設(shè)，為檔案利用提供便利

當(dāng)今已是信息化時(shí)代，信息技術(shù)的發(fā)展迅猛，檔案手工操作的方式已經(jīng)落后，為了提高查閱利用的速度，提高工作效能，我單位應(yīng)安裝統(tǒng)一的檔案管理計(jì)算機(jī)軟件，并逐步完成檔案文件級(jí)目錄著錄，以便管理維護(hù)和利用。

（六）挖掘檔案資料的商業(yè)價(jià)值

檔案資料是有使用價(jià)值的信息資源，單位應(yīng)重視并努力挖掘和發(fā)揮檔案資料的商業(yè)價(jià)值。我單位檔案大多是系統(tǒng)內(nèi)部使用，一直實(shí)行免費(fèi)借閱，甚至沒要求借閱證交納押金，但這也使檔案的完整性和安全性得不到保證，借閱證在這方面并未引起重視。我單位應(yīng)制定相關(guān)規(guī)定和措施，予以解決檔案資料有償服務(wù)、計(jì)價(jià)借閱使用的問題，筆者認(rèn)為，這也更有利于檔案的保護(hù)和管理。endprint