淺談文秘人員如何做好歸檔文書材料的前期管理工作

柯梅　唐石梅

摘要 本文重點(diǎn)探究文秘人員如何做好文書材料的前期管理工作以促進(jìn)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞 文秘工作 檔案管理 問題 建議

文秘工作和檔案管理工作是息息相關(guān)的，文秘工作的成果是文書檔案歸檔的對(duì)象，文秘工作是文書材料歸檔的前期工作。如今，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，文秘工作和檔案歸檔工作都面臨新的形勢(shì)，新的挑戰(zhàn)。文秘人員如何做好本職工作，促進(jìn)信息時(shí)代的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)信息共享，值得我們立足本職工作，深刻分析。

一、歸檔文書材料前期管理工作的重要性

文書檔案，是將各類文書材料按歸檔的制度進(jìn)行分類、整理，由檔案人員編制索引后，裝訂成盒后存入庫(kù)房上架管理。文書檔案的來源就是文秘工作中形成的各類印發(fā)文件和收文材料。歸檔前文書材料制作的質(zhì)量、簽發(fā)文審批手續(xù)的完整、原始材料的修改痕跡；收文材料傳閱過程中領(lǐng)導(dǎo)的簽發(fā)意見，傳閱對(duì)象的簽字流程等都是歸檔原始材料。所以，歸檔文書材料前期管理工作是非常重要的，前期工作直接影響存檔文書檔案的質(zhì)量。

二、歸檔文書檔案的發(fā)展變化

在無紙化辦公時(shí)代來臨之前，文書材料多為紙質(zhì)，不管是印發(fā)件還是收文材料，都是以紅頭、紅章、紙質(zhì)件來完成的，往檔案室移交的也只有紙質(zhì)材料。

隨著計(jì)算機(jī)的普及，現(xiàn)在已進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)+的時(shí)代，無紙化辦公是相當(dāng)普及。文書材料的記錄載體不再拘泥于紙質(zhì)，非涉密文件、材料大多使用數(shù)字化的方式通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)傳播。無紙化辦公，使用方便、快捷、及時(shí)、有效。比如四川省煤田地質(zhì)局使用的辦公系統(tǒng)OA軟件，通過該軟件不僅實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公，還建立了內(nèi)部通信平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了工作流程的自動(dòng)化，既能及時(shí)有效傳達(dá)各文件精神，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)管控能力，還可以節(jié)約資源，節(jié)省成本，提高了工作效率。

三、公文處理中歸檔文書材料存在的問題

（一）電子文檔歸檔的不完整性

電子公文有傳達(dá)及時(shí)的優(yōu)勢(shì)，但也存在在歸檔時(shí)不完整的現(xiàn)象。比如通過四川省煤田地質(zhì)局OA系統(tǒng)接收的電子公文，沒有發(fā)文單位的印章，在歸檔時(shí)不能滿足存檔的要求，即使是將此電子公文打印成紙質(zhì)，仍然無法解決無發(fā)文單位印章的困惑，一旦以后需要使用此類文件作為憑證，就會(huì)出現(xiàn)無單位印章不具有法律效力的情況。

（二）電子文檔歸檔的失真性

現(xiàn)在的電子文件多采用以PDF等形式進(jìn)行寫保護(hù)，防止在傳送過程中被修改了內(nèi)容，但是也有個(gè)別少數(shù)文件用WORD文件格式進(jìn)行傳送，沒有任何寫保護(hù)，這樣的電子檔文件就會(huì)存在內(nèi)容被修改的可能，那么這種電子版文件是否有存檔價(jià)值呢？如果因直接用沒有寫保護(hù)設(shè)置的文檔發(fā)送，那么還會(huì)存在收文者在不小心的情況下更改源文件內(nèi)容的可能，這也就容易造成電子版文件的錯(cuò)誤。

（三）部分電子文檔存檔的隱患

在工作中通常會(huì)收到傳真件，而有時(shí)傳真件的內(nèi)容需要存檔，但傳真件往往是復(fù)印件，多數(shù)時(shí)候接受的傳真件不夠清晰，短期內(nèi)便會(huì)變得模糊不清，造成重要信息無法存檔的隱患。

（四）部分電子版文件存檔與紙質(zhì)版存檔的不一致性

作為以后工作中查閱、取證的憑據(jù)，文書材料特別是重要的文書材料，通常要將電子版與紙質(zhì)版同時(shí)交檔案室存檔，對(duì)于四川省煤田地質(zhì)局使用OA系統(tǒng)傳輸?shù)奈募?，電子版與紙質(zhì)版的命名十分好統(tǒng)一，但對(duì)于部分不使用OA系統(tǒng)傳送的文件，存在著電子版文件存檔與紙質(zhì)版存檔不一致性。如在收到一份外來紙質(zhì)公文材料時(shí)，登記保存只能登記公文名，就沒有相應(yīng)的電子版文檔。此類文件如果需要下載傳閱，只有打印成紙質(zhì)，因?yàn)椴荒苡没ヂ?lián)網(wǎng)電腦進(jìn)行傳送，在存檔的時(shí)候就需要掃描上傳。

（五）公文材料歸檔缺乏原始性和完整性

在公文編號(hào)的過程中，由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確，發(fā)生漏號(hào)、重號(hào)等亂號(hào)的情況，這既影響了公文的質(zhì)量又不符合立卷歸檔的要求。電子公文的存儲(chǔ)方式多樣，如果不及時(shí)作保護(hù)，很可能會(huì)因?yàn)橛布臍亩茐模瑢?dǎo)致電子文檔歸檔的缺失。

四、做好歸檔文書材料的前期管理工作的建議

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先一四一隊(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)特別是各專業(yè)公司、部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)該要高度重視檔案管理工作的重要性，注重印制文件和收文的規(guī)范性，同時(shí)全隊(duì)的職工也必然要強(qiáng)化歸檔的意識(shí)。有了檔案意識(shí)，再加強(qiáng)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，做到業(yè)務(wù)精而準(zhǔn)。在信息化時(shí)代，檔案管理工作數(shù)字化、信息化要求文秘工作者、檔案管理者、文件制作收發(fā)參與人員在接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)的同時(shí)，要深入學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)知識(shí)和信息技術(shù)，切實(shí)提高自己在文件處理過程中的技能。我隊(duì)有獨(dú)立法人資格的專業(yè)公司，對(duì)外可以制發(fā)公文或各管理部門對(duì)外有書面材料往來，我認(rèn)為應(yīng)該對(duì)制發(fā)公文的相關(guān)工作人員進(jìn)行公文基礎(chǔ)培訓(xùn)，包括格式、文體、印章等基本要素，提升公文質(zhì)量，對(duì)今后立卷歸檔的科學(xué)性和全面性打好基礎(chǔ)。

（二）嚴(yán)把公文質(zhì)量關(guān)

文書檔案的價(jià)值體現(xiàn)于文書檔案的利用。因此，公文質(zhì)量，決定文書檔案的利用價(jià)值。文秘人員在工作中，應(yīng)做到“三要”，一要及時(shí)登記接收的文件材料，二要主動(dòng)收集有保存價(jià)值的文書檔案，三要掌握公文的完整性、規(guī)范性。例如，有些文件的附件價(jià)值比紅頭更高，如果缺失，并沒有保存的價(jià)值，所以文秘人員在收文時(shí)需要主動(dòng)想辦法去搜集附件，力求完整。

（三）文秘人員要加強(qiáng)責(zé)任心

在公文生成的整個(gè)環(huán)節(jié)里，細(xì)節(jié)要求特別多，一不小心就容易出錯(cuò)，比如編號(hào)錯(cuò)，比如漏了字或者錯(cuò)別字，再或者序號(hào)錯(cuò)誤，再小到標(biāo)點(diǎn)符號(hào)出錯(cuò)，等等這些都很需要文秘人員的責(zé)任心。在文件生成時(shí)首先要十分仔細(xì)，對(duì)于公文的18個(gè)基本要素，逐一檢查核對(duì)，對(duì)于文字內(nèi)容最好的辦法就是帶著腦子逐字逐句地反復(fù)檢查。為避免編號(hào)混亂重復(fù)，最好的辦法就是及時(shí)登記，認(rèn)真核對(duì)。印制下發(fā)前再次復(fù)核，保證公文的正確性。公文生成的程序雖然看起來很花費(fèi)時(shí)間和精力，但是一份高質(zhì)量公文的形成是需要如此努力的。文秘人員養(yǎng)成細(xì)心的好習(xí)慣，公文質(zhì)量才能得以保證。有的公文在制發(fā)后需要返回蓋章的有效件，文秘工作人員要進(jìn)行跟蹤，及時(shí)催回，保證公文的有效性和完整性。

（四）加強(qiáng)公文電子版與紙質(zhì)一體化的規(guī)范性

文秘人員要在公文處理完畢后對(duì)其進(jìn)行紙質(zhì)電子化、電子紙質(zhì)化的相互轉(zhuǎn)變，確保歸檔后檢索方便有效，也為檔案管理的全面性和真實(shí)性提供保障。打印和掃描都比較簡(jiǎn)單，配備相應(yīng)的設(shè)備就行，只是掃描的工作量較大，特別是遇到頁數(shù)比較多的文件，很費(fèi)時(shí)費(fèi)力。文檔生成保存時(shí)，要使用全稱或者規(guī)范性簡(jiǎn)稱，方便在查閱時(shí)，只需輸入相應(yīng)的名稱就能檢索。

（五）建議使用電子印章

在電子信息化的今天，采用電子辦公系統(tǒng)下發(fā)公文已是一種非常普遍的方式，既然公文文頭可以采用紅頭，是否印章也可以是電子的，這樣就可以保證文件的真實(shí)性并符合法律效力。

五、結(jié)語

綜上所述，文秘工作和檔案管理工作兩者相輔相成、相互影響，基于電子信息化的時(shí)代背景下，文秘工作的科學(xué)性和全面性是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是文書材料歸檔的前期工作。此項(xiàng)工作不僅要求文秘人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，還需要引起一四一隊(duì)職工的重視，在開展各項(xiàng)工作中，嚴(yán)把源頭質(zhì)量關(guān)，這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)肅性和規(guī)范性，提升檔案前期管理的有效性。endprint