事業(yè)單位人事檔案管理方面的探討

黃雯

摘 要：在事業(yè)單位中，人事檔案管理是重要的工作組成，是事業(yè)單位對內(nèi)部工作人員進行管理的重要依據(jù)，鑒于人事檔案管理工作的重要性，采取有效措施做好這一工作是非常有必要的。因此，本文就事業(yè)單位人事檔案管理進行了分析，并在分析人事檔案管理問題的基礎(chǔ)上提出了具體的解決對策，旨在促進人事檔案工作更好地落實。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；管理問題；管理對策

人事檔案是對個人從事社會活動加以記錄，并形成的系統(tǒng)性文件。事業(yè)單位中開展的人事檔案管理工作，是工作人員崗位晉升的重要依據(jù)。因此，單位應提高對人事檔案管理工作的重視程度，并采取行之有效的措施來落實人事檔案管理工作。

一、事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

（一）管理體制不健全

在對事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作進行分析中發(fā)現(xiàn)，管理體制不健全是比較突出的問題。事業(yè)單位在發(fā)展過程中，將精力集中在為人民服務(wù)方面，而分散給內(nèi)部人事檔案管理工作的精力是有限的。在人事檔案管理工作被忽視的情況下，事業(yè)單位所制定的人事檔案管理體制并不健全，對于責任的劃分并不是很明確，而且對人事檔案管理的工作內(nèi)容、工作范圍等界定不清晰[1]，導致了人事檔案管理部門在開展工作過程中得不到有力的支持，人事檔案管理工作流于形式，實質(zhì)性意義并不突出。

（二）人事檔案管理工作方式落后

事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，采用的管理方式比較落后。檔案都是以紙質(zhì)形式存在的，紙質(zhì)檔案在檔案管理過程中容易出現(xiàn)折損、破裂等情況，對檔案的后期利用有不利影響。同時，在進行紙質(zhì)檔案保存過程中，還需要注意保存檔案室內(nèi)的濕度，做好相應的防潮、防火等工作。這樣的檔案管理方式，不僅對人力資源的需求比較大，而且工作效率較低。所以說，事業(yè)單位開展的人事檔案管理工作方式比較落后，管理的效果并不理想。

（三）人事檔案管理工作落實不夠規(guī)范

在人事檔案管理工作開展過程中，存在工作落實不規(guī)范的情況。有些檔案管理人員在工作中因為粗心等原因，會導致檔案信息的錄入出現(xiàn)錯誤，導致檔案信息與本人實際情況不相符。有些檔案管理人員對工作的重要性不了解，認為檔案管理是一份清閑、無所事事的工作，在錯誤想法的引導下，部分檔案工作人員在日常工作中態(tài)度敷衍，沒有按照規(guī)定的要求開展管理工作[2]。人事檔案管理工作的落實不規(guī)范，這一問題造成的后果比較嚴重。因此，事業(yè)單位在發(fā)展過程中就注重人事檔案管理工作，為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作的有效開展提供幫助。

二、事業(yè)單位人事檔案管理工作有效開展的對策

（一）對人事檔案管理意識進行強化

在人事檔案工作落實過程中，檔案管理意識是非常重要的影響因素，若是檔案管理意識淡薄，或者是意識出現(xiàn)錯誤，那么檔案管理工作的效果自然不理想。事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，就應對管理意識進行強化。做好人事檔案的基本宣傳工作。在宣傳中，應對人事檔案管理工作開展的意義進行宣傳，讓事業(yè)單位中更多的人知道人事檔案這一工作是有其意義的，此工作并不是一個無聊且沒有價值的工作。在完成宣傳工作之后，需要對人事檔案管理工作的落實氛圍進行渲染，以此來確保人事檔案工作能夠有效地落實到實處。

（二）構(gòu)建完善的人事檔案管理機制

在人事檔案管理工作開展過程中，完善的人事檔案管理機制是非常重要的存在，可以為檔案工作的開展提供支持。因此，為了促使事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效開展，就應構(gòu)建完善的人事檔案管理機制。在管理機制構(gòu)建中，首先應對管理責任進行確定。管理主要責任在于人事檔案管理部門，而次要責任則在于所有事業(yè)單位內(nèi)部部門。人事檔案管理部門所開展的檔案管理，是對事業(yè)單位內(nèi)部所有員工的檔案進行管理，所以這一管理工作是一件覆蓋范圍十分廣泛，涉及較多主體的管理工作[3]。首先，事業(yè)單位內(nèi)部其他部門，需要配合人事檔案管理部門的工作，共同落實檔案管理。其次，應對檔案管理內(nèi)容進行確定。在檔案管理過程中，需要對檔案信息資料是否填寫完整、是否填寫正確等進行分析，之后需要將檔案內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫中進行統(tǒng)一的保存。在確定檔案管理職責及內(nèi)容之后，細化的條例可以為檔案工作人員落實工作提供文字依據(jù)。

（三）采用信息化人事檔案管理手段

在人事檔案管理過程中，信息化的檔案管理手段是非常有效的，可以有效地提高管理效率，同時可以減少管理人員出現(xiàn)失誤的次數(shù)，減輕管理人員的重擔。因此，事業(yè)單位在實際開展人事檔案管理工作過程中，就應采用信息化的手段。事業(yè)單位應為檔案管理部門配置計算機資源，之后管理人員就可以通過計算機文字錄入方式，將所有的紙質(zhì)檔案電子化。同時，管理人員還可以構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，將事業(yè)單位所有員工的檔案分類歸納之后集中保存到數(shù)據(jù)庫中，在查閱檔案時，只需要登錄數(shù)據(jù)庫輸入正確的搜索詞即可，極大提高了檔案的可利用性。另外，在檔案管理中，對于一些不需要保密的信息，可以借助網(wǎng)絡(luò)這一平臺實現(xiàn)信息的共享，信息共享局勢的形成有助于事業(yè)單位各部門更好地溝通交流。

（四）對人事檔案管理工作進行規(guī)范

在人事檔案管理工作落實過程中，這一工作的落實是否規(guī)范是非常重要的工作開展指標，若是檔案管理工作落實中存在不規(guī)范的行為，那么管理工作的作用發(fā)揮就會受到影響。鑒于這樣的情況，就應對人事檔案管理工作進行規(guī)范。在工作規(guī)范過程中，確定工作流程、工作范圍是非常重要的，在硬性規(guī)定完善之后，就需要對工作人員進行培訓。之所以要對管理人員進行培訓，是因為管理人員是執(zhí)行實際管理工作的主體，管理人員在工作中是否按照規(guī)定的要求進行是極為重要的影響因素[4]。因此，對人事檔案管理人員進行培訓是非常有必要的。一方面，應進行工作技能培訓，增加員工的管理知識積累，提高員工的管理實踐水平；另一方面是工作職業(yè)道德素質(zhì)培養(yǎng)，在道德素質(zhì)培養(yǎng)過程中，需要對管理人員的責任感進行培養(yǎng)，確保管理人員在工作中能夠投入更多的精力，積極地完成檔案管理工作。

綜上所述，事業(yè)單位人事檔案管理工作在開展過程中，首先要做的就是增強管理意識，其次是對人事檔案管理機制進行健全，再次是對人事檔案管理手段進行更新，最后需要對人事檔案管理工作進行規(guī)范。在實際落實人事檔案管理工作過程中，上述建議的采納，可以提高管理工作效率，促使檔案管理工作的作用能夠更好地發(fā)揮出來，充分展現(xiàn)人事檔案管理的價值，為事業(yè)單位更好地發(fā)展保駕護航。

參考文獻：

[1]劉麗峰.淺析事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及對策[C].2014.

[2]沈全保.淺析事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理，2015（8）：139-140.

[3]李超.新時期事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新改革實踐研究[J].黑龍江史志，2014（19）：234-234.

[4]朱珠.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理面臨的危機與契機[J].人力資源管理，2017（6）：350-351.endprint