淺議高職院校干部人事檔案的信息化建設

陸燕華

摘 要：高職院校的干部人事檔案在干部人事管理工作中發(fā)揮著重要作用。在目前的形式下，干部人事檔案的信息化管理成為干部人事檔案工作的發(fā)展趨勢。筆者從高職院校干部人事檔案信息化建設的實際出發(fā)，明確了干部人事檔案信息化建設的必要性，以及在現(xiàn)有情況下，如何進行有效的干部人事檔案信息化建設。

關鍵詞：高職院校；干部人事檔案；信息化建設

一、引言

事業(yè)單位的干部人事檔案是對干部人個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務能力、學歷職稱、年度考核等內容的文字記錄，是開展干部管理工作的重要信息。在干部考核、職稱評定的時候都需要用到關鍵性的檔案信息材料，從而能夠保證審查工作的公正和公平性。目前信息化背景下，科技的大發(fā)展為干部人事檔案的發(fā)展提供了機遇，實現(xiàn)干部人事檔案的信息化建設也是干部人事檔案工作的必然趨勢。在新形勢下，高速發(fā)展的網(wǎng)絡技術、計算機技術、通信技術和多媒體技術等也為干部人事檔案信息化建設的快速化發(fā)展提供了必要的技術支持。

二、加強高職院校干部人事檔案信息化建設的必要性

（一）高職院校干部人事檔案工作的現(xiàn)狀

1.領帶重視不夠，高職院校的干部人事檔案工作往往會被領導忽略

有部分領導會認為人事檔案只是將個人學歷職稱、年度考核、工資信息等紙質材料歸總成冊，沒有什么好管，也沒有什么用途。

目前，以無錫城市職業(yè)技術學院為例，干部人事檔案工作還沒有被領導所足夠重視。全院1427份人事檔案，其中在職在編人員檔案642份，僅有一人從事干部人事檔案工作，還兼職本人事部門其他工作。在完成日常管理工作和紙質檔案的整理工作的基礎上，工作人員很難再進行其他信息化建設的工作。

2.缺少高素質復合性的人才

在干部人事檔案的信息化管理的背景下，檔案管理者不僅需要精通傳統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力，同時還要掌握計算機、網(wǎng)絡、多媒體技術等知識。而目前絕大多數(shù)高職院校從事干部人事檔案工作的，往往不是是檔案專業(yè)的專門人才，而是學校某個部門轉型過來從事干部人事檔案管理工作，因此干部人事檔案工作隊伍會存在知識缺乏老化、觀念保守、缺乏開拓精神的一些不良通病。

3.信息數(shù)據(jù)庫的完整性不夠

目前無錫城市職業(yè)技術學院的人事部門在職稱評審、工資調整和人事檔案工作分別采用不同的軟件，數(shù)據(jù)庫不兼容，數(shù)據(jù)通用性較差，因此很難達到信息、數(shù)據(jù)共享，在實際工作中利用率較低。由于數(shù)據(jù)庫各自使用，因此數(shù)據(jù)更新較慢，很難對已經(jīng)更新的數(shù)據(jù)實行實時修改，因此不能反映現(xiàn)實的實際情況。

（二）加強高職院校干部人事檔案信息化建設的意義

1.有利于干部人事檔案管理者提高工作效率

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，人們的工作管理對象是個人干部人事檔案這冊檔案實體。它需要工作人員通過收集、整理、加工、編目成冊，然后提供利用。在平常的工作中，我們檢索一冊人事檔案，往往是通過我們手中的干部名冊查詢到這冊人事檔案的檔案號，然后到庫房的指定位置找出這冊檔案，然后進行查閱利用。由于個人人事檔案的檔案實體是唯一性，在平時的工作中，不同的部門人員才查閱信息的話，我們需要一遍又一遍的重復此項工作，效率低下，浪費了工作人員大量的時間和精力。干部人事檔案進行信息化建設，完成信息化管理后，人事檔案信息一經(jīng)錄入，根據(jù)用途設置檔案查詢權限，就能實現(xiàn)多次查閱和利用，從而大大提高了工作效率。

2.大大有利于保護紙質檔案

在傳統(tǒng)的干部人事檔案利用過程中，我們是只有檢索查閱個人紙質檔案這一種途徑。在平時的工作，有很多時候其實是只要調用干部人事檔案中的相關信息，并不需要整本查閱。但是在人事檔案信息沒有其他途徑的查閱時，工作人員也只能一遍一遍翻閱原始信息，在一定程度上，加速了原始紙質檔案的破損，并不利于原始紙質檔案的長期保存。而在干部人事檔案完成信息化建設以后，檔案的管理人員只需輸入需要查閱材料的人員名字，就可以把人員的檔案信息從系統(tǒng)中調取出來，然后開放相應的權限，將信息傳遞給所需檔案內容的相關人員，方便高效，省去很多環(huán)節(jié)，在提高工作效率的基礎上，更是保護了紙質檔案，并且使損壞、涂改、抽取和替換相關材料的可能性為0。

三、干部人事檔案信息化建設的有效措施

（一）充分加強對干部人事檔案工作的硬件和軟件投入

目前我院是采用的江蘇省委組織部統(tǒng)一指定的組織（人事）信息管理系統(tǒng)。這套軟件已經(jīng)基本滿足干部人事檔案在日常工作的信息化管理的需要，因此軟件上的投入已經(jīng)完成，但是硬件上還需提高干部檔案信息電子化設備的級別，淘汰原先老舊的計算機，更換先進的計算機設備。還需增加掃描儀、液態(tài)硬盤、數(shù)碼照相機等先進的設備。硬件和軟件設備的不斷升級改善，是完成干部人事檔案信息化建設的設備保障。

（二）提高干部人事檔案信息化的規(guī)范化和標準化準則

干部人事檔案信息化建設是以錄入信息的標準化和規(guī)范化為基礎的，具體表現(xiàn)為干部人事檔案部門要制定規(guī)范的檔案數(shù)字化標準操作和管理規(guī)程，對檔案的信息數(shù)據(jù)的采集要嚴格按照統(tǒng)一的標準。具體要求如下：

1.確保數(shù)據(jù)采集的質量

準確無誤的干部人事檔案信息才能在干部檔案信息化管理中發(fā)揮強有力的作用。因此 在進行數(shù)據(jù)采集時，需要檔案信息錄入人員有很強的數(shù)據(jù)意識，保證錄入的數(shù)據(jù)準確無誤。沒有準確無誤的數(shù)據(jù)，就沒有高效有用的數(shù)據(jù)處理，更談不上干部檔案信息的信息化管理。因此在進行數(shù)據(jù)采集的這個階段，要求每個檔案信息錄入人員能否充分意識到數(shù)據(jù)采集質量的重要性。

2. 做好數(shù)據(jù)采集規(guī)劃

數(shù)據(jù)的準確錄入是干部人事檔案信息化建設的核心和基礎，這是一項系統(tǒng)而細致的工作。這項工作有著技術性強，涉及面廣的特點。因此采集的信息數(shù)據(jù)這項工作的開展需要有組織有計劃，全面安排，統(tǒng)一分類，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一采集，統(tǒng)一錄入，做到有組織，有步驟地分層次推進。這樣一項工程，如果沒有做到上述要求，在后期的實際工作中，通常會出現(xiàn)不斷錯誤，需要檔案管理人員不斷補漏洞，不斷調出原始材料修改錄入的信息數(shù)據(jù)。造成的直接后果就是，數(shù)據(jù)輸入的周期不斷延長。因此做好干部人事數(shù)據(jù)錄入的工作，一定要給數(shù)據(jù)錄入的相關工作人員明確工作流程，統(tǒng)一做好工作的計劃安排。

3. 把握好數(shù)據(jù)源頭審核關

干部人事檔案的信息化建設就是數(shù)據(jù)錄入的信息和紙質材料的信息要保持完全一致。而我們在做干部人事檔案信息數(shù)據(jù)錄入的工作時，除了錄入時做到信息錄入一致，同時還一定要把好數(shù)據(jù)采集的源頭關。采集的數(shù)據(jù)一定是真實有效準確的。因此數(shù)據(jù)采集工作完成的好壞與否直接與數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)質量相關。在實際操作中，工作人員要秉承“誰接收”、“誰審核”、“誰錄入”、“誰檢查”的工作方針。在業(yè)務操作中，要規(guī)定所要采集數(shù)據(jù)的內容、格式，這樣能保證所采數(shù)據(jù)的統(tǒng)一性。

4. 采用多種措施檢查維護檔案信息

在工作我們已經(jīng)對信息數(shù)據(jù)的源頭進行了把關，這還是不夠的。在平時的使用中，我們還會發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)或多或少的這樣或者那樣的問題，這就需要我們在實際的日常工作中進行不間斷的數(shù)據(jù)維護，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的問題，以保證數(shù)據(jù)的真實、準確、可用。我們可以在數(shù)據(jù)應用中對數(shù)據(jù)進行校對。這也需要檔案管理人員在日常業(yè)務工作中，有高度的責任心，不定時的將數(shù)據(jù)庫查詢出來的信息和個人檔案原件信息進行比對，及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)問題，從而及時糾正錯誤的數(shù)據(jù)。也可以通過數(shù)據(jù)庫統(tǒng)計結果和原始數(shù)據(jù)進行比較，從而找出誤差，及時糾正。

（三）加強檔案管理人員的隊伍建設

在干部人事檔案工作的信息化建設過程中，一支具有較高檔案管理業(yè)務素質和綜合能力的管檔干部隊伍是根本。一切工作都需要人來開展。這就需要高職院校在不斷引進專門的復合型人才的基礎上，對自己原有的干部人事檔案工作者加大理論培訓和實際操作能力的培養(yǎng)，通過集中培訓、以會代訓、觀摩學習等形式不斷提高人員的實際操作和實踐能力，從而保障高職院校干部人事檔案信息化的有序推進。同時高職院校不應將干部人事檔案信息化工作邊緣化，應該全面科學地建立積極的考評體系，使得高職院校的檔案部門從單一的服務型向服務型、學術型和研究型轉變，給管理人員以施展才華更廣闊的平臺，不斷提高干部人事檔案管理人員的積極主動性。在職稱晉升制度上，要因人制宜、因事制宜，兼顧個人的工作成績和專業(yè)背景，為干部人事檔案工作人員晉升疏通渠道，為優(yōu)秀人才的脫穎而出提供條件。

參考文獻：

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