提高辦公室人員素養(yǎng)的途徑

謝德明

摘 要：辦公室是公司工作運(yùn)轉(zhuǎn)中的重要部門(mén)，起著承上啟下，協(xié)調(diào)各方的作用，是一個(gè)公司工作運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐和調(diào)度中心，辦公室工作的好壞，將直接影響公司的整體形象以及整個(gè)公司工作的開(kāi)展，而辦公室工作人員的整體工作素養(yǎng)也直接決定整個(gè)辦公室的工作好壞。筆者從提高辦公室人員素養(yǎng)的重要性入手，聯(lián)系辦公室人員的基本素養(yǎng)要求，結(jié)合本公司辦公室人員素養(yǎng)的基本現(xiàn)狀，對(duì)提高辦公室人員的素養(yǎng)途徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：人員素養(yǎng)；工作人員；辦公室

辦公室工作紛繁復(fù)雜，涵蓋管理、服務(wù)、行政等多方面，一直是公司工作中的核心。辦公室人員作為辦公室工作中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)公司之間溝通交流的橋梁，擁有優(yōu)秀的綜合素養(yǎng)能使辦公室工作開(kāi)展更為順暢，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)公司交流更加便利。特別是在信息化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展的時(shí)代，一名合格的辦公室工作者更要提高自身的綜合素養(yǎng)，保持思想與時(shí)代共同進(jìn)步，堅(jiān)持敢于創(chuàng)新的精神，緊密?chē)@公司的工作中心，熟悉公司業(yè)務(wù)，做到與社會(huì)發(fā)展水平相適應(yīng)，能及時(shí)跟隨時(shí)代，改變工作思路。基于此，筆者在下文中聯(lián)系實(shí)際，提出提高辦公室人員的重要性以及辦公室人員工作中的基本素養(yǎng)要求，仔細(xì)分析本公司人員工作現(xiàn)狀，結(jié)合現(xiàn)狀，針對(duì)性的提出提高辦公室人員素質(zhì)提高的途徑方法。

一、提高辦公室人員素養(yǎng)的重要性

辦公室是管理以及行政工作開(kāi)展的重要場(chǎng)所，其所承擔(dān)工作量相對(duì)較大，有承上啟下和協(xié)調(diào)工作的作用，要及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)工作的開(kāi)展情況，同時(shí)還得向下級(jí)傳達(dá)上級(jí)的各項(xiàng)指示和任務(wù)，是上下級(jí)之間溝通的橋梁。另外，辦公室也是公司門(mén)面，外公司人員前來(lái)辦事合作時(shí)，先接觸到的必然就是辦公室人員，辦公室人員起著與外公司人員聯(lián)系合作等的重要作用。因此，辦公室對(duì)內(nèi)要統(tǒng)籌兼顧企業(yè)之中的各項(xiàng)工作以及人員之間的關(guān)系，對(duì)外則要將溝通聯(lián)系與經(jīng)濟(jì)交易的各項(xiàng)工作做好，由此可見(jiàn)，辦公室人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和企業(yè)的內(nèi)部管理培訓(xùn)之間的關(guān)系密不可分，而辦公室在公司中又承擔(dān)著重要作用，所以公司要充分系統(tǒng)的培訓(xùn)，將辦公室人員整體綜合素養(yǎng)進(jìn)行有效的提高。

二、辦公室人員的基本素養(yǎng)要求

（一）扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)理論基礎(chǔ)

辦公室工作職責(zé)要求員工有“基本三辦”，即辦文、辦會(huì)、辦事。它的意思是辦公室人員必須具備優(yōu)秀的文秘、會(huì)務(wù)、公關(guān)能力。因此，辦公室人員必須具備扎實(shí)的專業(yè)理論基礎(chǔ)，對(duì)基本辦公軟件掌握良好，制造表格，寫(xiě)報(bào)表能力也應(yīng)十分優(yōu)秀，并且能十分熟悉國(guó)家有關(guān)法規(guī)和方針政策以及行業(yè)內(nèi)的各種業(yè)務(wù)規(guī)定以及技能技巧，將它們靈活的運(yùn)用到自己的工作中。

（二）優(yōu)秀的個(gè)人能力

辦公室起著上傳下達(dá)，協(xié)調(diào)各方的作用，因此，辦公室人員應(yīng)具備良好的個(gè)人能力，即基本的溝通交流能力，組織協(xié)調(diào)能力，管理能力和分析解決問(wèn)題能力。其中溝通交流能力尤為重要，辦公室的主要任務(wù)就是與人打交道，如果不能很好地領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)或同事的反饋意思并與他們建立良好的溝通，是絕對(duì)不能良好的完成工作的。而組織協(xié)調(diào)能力是指能根據(jù)工作任務(wù)，靈活的運(yùn)用各方面資源，并對(duì)其進(jìn)行合理分配，控制和協(xié)調(diào)群體活動(dòng)過(guò)程，使之相互融合，從而實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)的能力，這也是一名辦公室人員應(yīng)具備的基本素養(yǎng)。另外，辦公室人員的工作范圍十分寬廣，每天沉浸在繁序復(fù)雜的機(jī)關(guān)事務(wù)中，這就要求辦公室人員具有較強(qiáng)的管理能力。辦公室人員其中一個(gè)重要職責(zé)就是充當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)分析問(wèn)題，為企業(yè)解決事情，這就要求一個(gè)辦公室人員應(yīng)具備良好的分析解決問(wèn)題能力，能多角度、多方位、多辦法的解決問(wèn)題。

（三）良好的個(gè)人品德修養(yǎng)

身為一名辦公室工作人員，必須具備一定的個(gè)人品德修養(yǎng)素質(zhì)。辦公室作為一個(gè)公司的窗口和門(mén)面，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)前來(lái)檢查，群眾來(lái)訪以及其他公司人員前來(lái)辦事合作時(shí)，先接觸到的就是辦公室的工作人員，這不但要求辦公室全體人員具備扎實(shí)的專業(yè)理論知識(shí)和優(yōu)秀的個(gè)人能力外，還應(yīng)具備良好的個(gè)人品德修養(yǎng)。辦公室人員的著裝打扮，精神面貌均代表著一個(gè)單位的形象，辦公室人員要不斷地加強(qiáng)自己的職業(yè)道德修養(yǎng)，對(duì)前來(lái)辦事的人員禮貌接待，熱心服務(wù)，即使遇到難處，也應(yīng)不急不躁。同時(shí)，辦公室人員應(yīng)做到胸懷寬廣，淡泊名利。辦公室作為一個(gè)與外來(lái)人員對(duì)接最多的部門(mén)，很容易受到外來(lái)誘惑，犯下不可挽回的錯(cuò)誤。因此，一名合格的辦公室人員要經(jīng)得起誘惑，不能以權(quán)謀私。

三、公司辦公室人員素養(yǎng)的基本現(xiàn)狀

（一）專業(yè)理論知識(shí)基礎(chǔ)掌握較差

公司辦公室部分人員存在專業(yè)理論基礎(chǔ)知識(shí)掌握較差的現(xiàn)狀，對(duì)辦公軟件技能并不熟悉，國(guó)家政府有關(guān)法律法規(guī)知識(shí)掌握面也較窄，缺少辦公室工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對(duì)本單位的業(yè)務(wù)知識(shí)也不太熟悉，缺乏學(xué)習(xí)提高的興趣。如在領(lǐng)導(dǎo)交代一個(gè)報(bào)表任務(wù)時(shí)，會(huì)出現(xiàn)不知道如何下手或者做出來(lái)報(bào)告格式文件錯(cuò)誤，或者表格不太規(guī)范的問(wèn)題。

（二）個(gè)人綜合能力較差

公司內(nèi)部也有少部分員工存在個(gè)人綜合能力較差的現(xiàn)狀，其中與領(lǐng)導(dǎo)溝通交流能力，分析解決問(wèn)題能力的缺失較為明顯。如有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)或者部門(mén)人員之間出現(xiàn)工作上的誤會(huì)，但是辦公室工作人員沒(méi)有依靠自己的協(xié)調(diào)溝通交流能力消除可能出現(xiàn)的誤會(huì)，導(dǎo)致部門(mén)與部門(mén)之間，或者領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生隔閡，沒(méi)有完成一個(gè)辦公室人員應(yīng)盡到的協(xié)調(diào)作用。

（三）個(gè)人形象不好，不會(huì)自我總結(jié)

辦公室人員必須具備良好的個(gè)人品德素質(zhì)，保持良好的精神面貌十分重要，而極少數(shù)辦公室員工存在接待外來(lái)重要客人時(shí)語(yǔ)言不規(guī)范，穿著不太得體的現(xiàn)象。也有少部分員工不會(huì)從工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，改正缺點(diǎn)，完善自己，會(huì)出現(xiàn)連續(xù)犯下兩次相同錯(cuò)誤的現(xiàn)象。

四、提高公司辦公室人員素養(yǎng)的途徑方法

（一）提高對(duì)專業(yè)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)

身為一名辦公室工作人員，必須具備勝任其工作職位的專業(yè)理論知識(shí)能力。一是加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提升理論素養(yǎng)。辦公室人員須時(shí)刻將理論學(xué)習(xí)放在第一位，平時(shí)可以多讀一些有關(guān)政治法律時(shí)事以及本公司業(yè)務(wù)相關(guān)的書(shū)，擴(kuò)展自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，提高自己的知識(shí)領(lǐng)域。而公司可在內(nèi)部加強(qiáng)對(duì)他們理論知識(shí)的培訓(xùn)，可以在辦公室里擺放書(shū)架，多放一些本公司業(yè)務(wù)書(shū)或相關(guān)法律法規(guī)書(shū)籍，定期舉辦讀書(shū)交流沙龍等活動(dòng)，提高人員對(duì)閱讀獲取知識(shí)的興趣。二是加強(qiáng)專業(yè)學(xué)習(xí)，提升專業(yè)素養(yǎng)。辦公室人員應(yīng)對(duì)基本的辦公軟件掌握熟練，撰寫(xiě)報(bào)表能力也應(yīng)十分優(yōu)秀，而針對(duì)有些人員出現(xiàn)的報(bào)表撰寫(xiě)能力較差的現(xiàn)狀，可以采用師傅傳授的方法，讓有經(jīng)驗(yàn)的熟練的老員工去適當(dāng)教導(dǎo)新員工，讓其專業(yè)素養(yǎng)得到提高，也可以采取獎(jiǎng)懲制度，對(duì)有能力、表現(xiàn)好的員工獎(jiǎng)賞，而對(duì)連續(xù)出現(xiàn)多次錯(cuò)誤的員工進(jìn)行適當(dāng)懲罰。

（二）注重對(duì)人員個(gè)人能力的培養(yǎng)

個(gè)人能力在辦公室這樣一個(gè)承上啟下，協(xié)調(diào)各方的部門(mén)里尤為重要，公司也應(yīng)多加強(qiáng)對(duì)人員個(gè)人能力的培養(yǎng)，公司可以通過(guò)系統(tǒng)的內(nèi)部培訓(xùn)、戶外素質(zhì)拓展、交流學(xué)習(xí)等方法提高員工的個(gè)人能力，也可以采取針對(duì)每一個(gè)人員的方式，根據(jù)每一個(gè)人不同的優(yōu)缺點(diǎn)分派不同的任務(wù)，以提高他們的個(gè)人能力。如可以在周末組織員工一起去做小組活動(dòng)任務(wù)，鍛煉員工溝通交流能力，也可以針對(duì)每一個(gè)員工，對(duì)與領(lǐng)導(dǎo)交流溝通能力較差的員工，給他們多安排一些與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接，日常溝通的任務(wù)，以提高其個(gè)人能力。當(dāng)面臨一項(xiàng)工作問(wèn)題時(shí)，公司領(lǐng)導(dǎo)也可以采用開(kāi)放式交流的方式，將這個(gè)問(wèn)題擺出來(lái)，讓辦公室整體人員一起分析原因，各自表達(dá)交流提出方案解決問(wèn)題，以提升他們分析解決問(wèn)題的能力。

（三）加強(qiáng)個(gè)人品德的自我修養(yǎng)

作為一名合格的辦公室人員，要時(shí)時(shí)刻刻注重自己的品德修養(yǎng)，嚴(yán)格要求自己，改正缺點(diǎn)和不足。第一，一名辦公室人員應(yīng)精通禮儀，言行舉止得體，在接待外來(lái)公司客人或者領(lǐng)導(dǎo)時(shí)注意自己的著裝形象，言語(yǔ)談吐，從細(xì)節(jié)上嚴(yán)格要求自己，接待客人前對(duì)著鏡子檢查自己著裝是否合理，與外賓領(lǐng)導(dǎo)交流時(shí)說(shuō)話慎重，想清楚再說(shuō)，三思而后行，要清楚自己代表的是公司的形象。第二，一名辦公室人員接觸到的機(jī)密事情較多，而一不小心的泄露會(huì)給自己乃至公司帶來(lái)巨大危害，因此要時(shí)刻注意自己的影響，必須具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不能狐假虎威妄自尊大，更不得打著領(lǐng)導(dǎo)旗號(hào)胡作非為，為自己謀取利益，這就要求辦公室人員要時(shí)刻注意自己的言行舉止，做到不出格、不越位，大事情慎重對(duì)待小問(wèn)題細(xì)心對(duì)待，注重加強(qiáng)人品修養(yǎng)，不能貪圖小便宜，也不能亂講一些捕風(fēng)捉影的事，未深思熟慮的事情也不要去做。第三，辦公室人員應(yīng)養(yǎng)成自我批評(píng)，善于總結(jié)的好習(xí)慣，在實(shí)際工作中，要學(xué)會(huì)學(xué)習(xí)他人的長(zhǎng)處，并不斷改正自己的缺點(diǎn)，知己所長(zhǎng)，知己所短，保持一顆平常心，不要覺(jué)得自己高人一等，并不斷反省自我，取長(zhǎng)補(bǔ)短，受到表?yè)P(yáng)時(shí)平常心對(duì)待，受到批評(píng)時(shí)更不要灰心，學(xué)會(huì)從失敗中找到缺點(diǎn)，及時(shí)改正。作為一項(xiàng)辦公室人員在一項(xiàng)工作做完后，回過(guò)頭來(lái)總結(jié)一下，找尋工作中的缺點(diǎn)和長(zhǎng)處，通過(guò)總結(jié)吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，這對(duì)于提高自身素質(zhì)是非常重要的，不能只知埋頭干，不懂回頭看，工作做了不少，自身提高不大。在總結(jié)的同時(shí)還要學(xué)會(huì)積累材料，養(yǎng)成收集材料作筆記的好習(xí)慣，辦公室人員可以準(zhǔn)備若干個(gè)筆記本，如政策規(guī)定摘抄本，調(diào)查研究筆記本等。

五、結(jié)語(yǔ)

作為一名辦公室工作人員，應(yīng)深知自己肩上的重任，清楚自己的每一項(xiàng)職責(zé)，認(rèn)真細(xì)致，一絲不茍的完成每一項(xiàng)任務(wù)，要注意每一項(xiàng)任務(wù)中出現(xiàn)的細(xì)小問(wèn)題，不能忽視，往往這個(gè)細(xì)小問(wèn)題就會(huì)導(dǎo)致大問(wèn)題，會(huì)給員工自己乃至企業(yè)帶來(lái)巨大損失，現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速的時(shí)代，公司競(jìng)爭(zhēng)也十分激烈，如果一不小心走錯(cuò)就會(huì)給公司帶來(lái)巨大危害，這不是人員個(gè)人所能承受的，所以，作為一名合格的辦公室人員，應(yīng)不斷地學(xué)習(xí)，充實(shí)自己的理論專業(yè)知識(shí)，從各方面培訓(xùn)去鍛煉提升個(gè)人能力，同時(shí)學(xué)會(huì)修身養(yǎng)性，加強(qiáng)對(duì)自我品德的監(jiān)控，才能提高自身綜合素養(yǎng)，跟緊時(shí)代的步伐，不被社會(huì)淘汰，為公司做出貢獻(xiàn)。

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