探析新形勢下人事檔案管理信息化建設(shè)

劉雨微

【摘要】：目前正處于知識信息時代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷指導(dǎo)跟引導(dǎo)也逐漸的在改變著人們的生活水平跟工作方式，信息化已成為當前時代的主題，也是當下時代的主要體現(xiàn)，信息化時代的來臨為檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建提供了基礎(chǔ)，電子文件的大量出現(xiàn)也為人事檔案系統(tǒng)信息化的構(gòu)建管理與實現(xiàn)帶來了巨大挑戰(zhàn)，因此，開發(fā)人事檔案信息系統(tǒng)化、提高人事檔案管理工作的效率、實現(xiàn)檔案資源共享、搜索符合自己需求的檔案信息化建設(shè)之路，具有很重要的意義。

【關(guān)鍵詞】：人事檔案管理；信息化建設(shè)；措施

【引言】：人事檔案中包含了人員工作能力、工作經(jīng)歷、學(xué)歷、思想品質(zhì)等內(nèi)容，在人員分工、干部任免等工作中，人事檔案都是重要的信息依據(jù)，因此長期以來，檔案管理一直時人事管理工作中的重點環(huán)節(jié)。近些年來，由于市場制度改革不斷深入，人事檔案管理工作遇到了更高的挑戰(zhàn)和難度，在實際工作中也暴露出了一些問題，為了保證人事管理工作的高質(zhì)高效，就必須要及時解決這些問題。

1、現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

1.1人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)偏低

由于在很多人眼里，人事檔案管理工作技術(shù)含量不高，似乎是人人都能從事的工作，導(dǎo)致很多部門的領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作很不重視，從而導(dǎo)致我國人事檔案管理人員普遍的文化程度偏低，所以他們綜合素質(zhì)偏低，對人對事的服務(wù)態(tài)度不端正，沒有盡職盡責地做好人事檔案的工作，比如員工私自將自己的檔案抽出來進行涂改造假為自己謀私利的現(xiàn)象難以避免，這樣的話就對人事檔案的真實性造成了嚴重的影響。其中還有不少的人事檔案管理人員沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)也導(dǎo)致了他們的專業(yè)水平不足，他們不知道怎么整理處理好檔案材料，稀里糊涂的盲目完成任務(wù)草草了事，不能確保檔案材料工作及時到位。因此，在目前看來，提高人事檔案管理人員素質(zhì)成為了目前緊迫需要解決的問題。

1.2人事檔案管理工作存在不規(guī)范現(xiàn)象

人事檔案管理工作離不開完善的硬件支持，但是就眼下來看，一些用人單位的硬件設(shè)施尚且不夠完備，一部分用人單位根本沒有專門的檔案室，也有一些用人單位雖然設(shè)置了檔案室，但是檔案室的實際環(huán)境很難滿足工作需要，例如有的檔案室過于狹窄，也有的檔案室存在嚴重潮濕等問題，還有的檔案室沒有設(shè)置防火設(shè)備，在這種情況下，人事檔案的完整性、實用性、安全性都會受到很大威脅。一旦出現(xiàn)霉變、蟲蛀、火災(zāi)等問題，人事檔案就會出現(xiàn)殘缺現(xiàn)象。此外硬件設(shè)施不健全不僅僅體現(xiàn)在檔案室方面，其他一些方面也存在硬件設(shè)施不完善的情況，比如在一些用人單位中，切刀和檔案夾等設(shè)備尚且沒能配置齊全，也有一些用人單位中，沒能對檔案資料進行科學(xué)的分類，雖然一部分用人單位認識到了檔案分類保管的重要性，但是存在分類不準確的現(xiàn)象，這樣就給檔案查閱工作增添了難度，而且一些用人單位尚且沒能規(guī)范人事檔案的制作材料，比如檔案材料標準用紙原本應(yīng)該是16開辦公用紙，但是一些用人單位有時會使用A4紙來制作人事檔案，這樣就導(dǎo)致檔案材料規(guī)格不一，給檔案整理以及裝訂工作都帶來了很多不必要的麻煩。

1.3人事檔案管理的安全受到威脅

人事檔案的信息化管理有助于現(xiàn)在社會檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，更是整個社會檔案管理工作中最主要的組成部分。近年來，人事檔案信息化管理運用到了單位建設(shè)中來，其中單位局域網(wǎng)、人事信息網(wǎng)更是被開發(fā)出來，對單位人事信息的管理、分類等工作加強了保障，在很大程度上加快了查找信息的準確度和效率。但是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用，伴隨而來的網(wǎng)絡(luò)安全的隱患，存在著材料信息泄露、黑客侵入、計算機病毒等威脅，所以，解決計算機安全問題是人事檔案管理信息化工作中首要任務(wù)。

2、完善人事檔案信息化管理的對策

2.1全面推行并落實責任追究制

想要規(guī)范人事檔案管理工作，首先應(yīng)該全面推行并落實責任追究制，將人事檔案管理的責任落實到具體的部門和個人，促使工作人員能夠充分重視人事檔案管理工作，例如在對檔案進行分類時，一旦出現(xiàn)分類混亂的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案難以順利查閱，此時就要追究相應(yīng)責任人的責任。同時用人單位一定要設(shè)立專門的檔案室，并且要確保檔案室的大小、環(huán)境能夠符合使用要求，還應(yīng)該合理設(shè)置防盜、防火等設(shè)備，保證人事檔案的安全和完整。此外切刀、檔案夾等設(shè)備也應(yīng)該配置齊全，人事檔案的制作材料應(yīng)該滿足統(tǒng)一標準。有了責任追究制度和完善的硬件設(shè)施做保障，人事檔案管理工作就可以更加規(guī)范。

2.2提高人事檔案管理人員素質(zhì)

提高人事檔案管理人員素質(zhì)，需要人事檔案管理人員樹立責任意識、奉獻意識、服務(wù)意識以及服務(wù)意識這四大意識。人事檔案工作人員要忠于職守，在工作中要敢于堅持原則、嚴守制度，盡職盡責地管好用好人事檔案，使其更好地在企業(yè)的組織人事工作中發(fā)揮重要的作用。伴隨著人事檔案工作的發(fā)展，從事人事檔案的人越來越多，這些人不僅僅要求比較高的思想水平，更加要求從事檔案管理的人員具有較多的工作經(jīng)驗，最重要的是他們具備相對較強的責任感和熟練的操作以及累計的業(yè)務(wù)經(jīng)驗，還要緊跟時代潮流，吸取國外人事管理經(jīng)驗，熟練運用計算機和互聯(lián)網(wǎng)等多媒體工具進行人事檔案管理。他們是今后中國的人事檔案管理的重要支柱，因此需要不斷的學(xué)習科學(xué)文化技術(shù)，摒棄落后的管理技能觀念。

2.3實現(xiàn)信息資源共享

介于人事檔案管理的覆蓋面較廣泛，所接觸的管理對象以及服務(wù)對象有一定的社會性，導(dǎo)致了人事檔案的來源趨向于復(fù)雜性。人事檔案的利用可謂是無孔不入，像外資、國有企業(yè)管理、技術(shù)人才的招聘，優(yōu)秀人才的選拔或職位變遷，以及應(yīng)屆畢業(yè)生的就業(yè)甚至是國家公務(wù)員的考核或任職都與人事檔案息息相關(guān)。采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案，可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng)，采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)等方式，使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流，由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

結(jié)束語

綜上所述，信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實現(xiàn)單位的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有著非常突出的現(xiàn)實意義。只有采用高效的信息化管理模式，建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)，更好的發(fā)揮計算機在檔案管理方面的作用，才能盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)檔案管理的根本變革。

【參考文獻】：

[1]劉旭.事業(yè)單位檔案信息化管理的有效途徑探析[J].黑龍江檔案，2017（2）

[2]卜禹華.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創(chuàng)新[J].改革與開放，2011（18）.endprint